案例分析采购与付款业务循环内部控制

采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，目前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下：（1） 对需要购买的已经列入材料清单基础上的由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的由 相关需求部门填写请购单。每张请购单须由对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。（2） 采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3） 采购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，采购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。（4） 根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但由于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B公司材料的主要供应商。（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员 签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。（6） 对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。 （7） 应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联 保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发 票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。（8） 应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审 批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员J。出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。（9） 每月月末，财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单，针对发现的任何差异，追查本公司的会计记账是否有误，并与供应商及时联系，调整差异。试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷？ 答案：（1）不存在内控缺陷，因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单 的话则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购 单要由经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 （2）存在内部控制缺陷，因为对于询价和确定供应商是属于不相容的两个岗位，而该公司却由一人担 任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 （3）存在内部控制缺陷，因为企业应根据具体情况对办理采购业务的人员进行定期轮岗，防范采购人 员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企业利益的风险。 （4）存在内部控制缺陷，企业应该建立供应商评价制度，由采购、请购、生产、财务、仓储等部门共 同对供应商提供商品的质量、价格、交货及时性、付 款条件及供应商的资质等进行评价，并根据评价调整供应商。 （5）存在内部控制缺陷，因为验收单应当预先连续编号。 （6）存在内部控制缺陷，应当由采购部门编制借项凭单，通知财务部门调整应收账款。 （7）不存在内部控制缺陷。 （8）存在内部控制缺陷，出纳人员不能编制银行存款余额调节表，属于不相容的两个职务，是要由 不同的人员进行的。建议由会计编制银行存款余额调节表，由出纳登记现金和银行存款日记账。 （9）存在内部控制缺陷，应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的资源来进行。