银泰物业文件起草发放管理规定

1. 目的：规范公司文件类别及行文格式2. 范围：公司全体员工3. 责任者：公司总经理办公室4. 程序： 4.1文件的种类： 4.1.1文件： 4.1.1.1对外文件：对外的文件包括对政府职能部门或相关公司，友邻部门所发的请示、报告、说明性、回复性文件、函等。此类文件一律以公司红头文件形式上报。对业务单位所发的各种业务联系单、函、回复性文件，一律使用公司业务联系单。4.1.1.2对内文件：对内文件指由公司同意下发给公司内部的通知、任命、决定等公文。此类公文一律使用公司内部文件头下发。 4.1.2标准工作程序：标准工作程序指需公司全体员工长期贯彻执行的各种规章制度、业务流程、操作规程等。此类文件一律使用“标准工作程序”文头下发。 4.1.3办公备忘：办公备忘指公司内部部门之间或对下属管理处之间明确职责、处理日常业务，避免口头传达的函件。 4.2文件签发职权：4.2.1对政府职能部门或相关公司，友邻部门所发的文件，由董事长、总经理签发。对业务单位所发的各种业务联系单、函、回复性文件，由部门负责人、管理处主任签发，牵扯增加的，由部门负责人、管理处主任报公司董事长、总经理授权签发。4.2.2对管理处主任、公司部门负责人以上员工的任命，工资调整等重要决定由公司董事长、总经理签发。其他文件由总办主任签发。4.2.3标准工作程序由相关部门起草，公司总经理签发。4.2.4办公备忘由相关部门负责人、管理处主任签发，牵扯全公司的执行性备忘录由总办主任签发。4.3文件登记存档：4.3.1对内、对外文件、标准工作程序，一律由总办登记归档保存纸质原件，建立电子文档并备份光盘。4.3.2办公备忘由经办部门登记归档保存纸质原件，并建立电子文档。4.4文件的解释权：所有文件解释权归文件原始起草部门，对其解释有争议的归总办主任直至签发该文件的领导。4.5文件行文规范：4.5.1所有文件一律使用4A纸打印或复印。4.5.2使用红头文件的按红头文件公文格式执行，其他文件一律使用公司专用文件头执行。4.5.3文件内条款编号一律使用码号形式按内容不同层次顺序编号。如 1，1.1，1.1.1，1.1.1.1。4.5.4文件标题用三号仿宋字，正文用四号仿宋字。4.5.5落款属公司的加盖公司公章，公章位置上不压正文，下不压时间。属领导个人签名的由本人签名。备忘录只用签名，不加盖所在部门公章。4.5.6落款时间用汉字大写形式。4.6文件的编号：4.6.1红头文件统一使用“海安物字200X0XX号”，对内文件统一使用“海安物内200X0XX号”。4.6.2标准工作程序、办公备忘统一使用“AT-XX指所在部门汉语拼音大写字母，如行政XZ，物业wy-NO-XX序号”。如行政一号标准工作程序，既“AT-XZ-NO-001”。4.7此规定解释、修改权归公司总经理办公室。5附文件头样式：5.1红头文件样式：海银物字20X X001号 秘 密海南银泰物业管理有限公司文件签发：XXX 20 X X年XX月XX日关于XXXX物业收费XXXX问题的报告XX省XX市XX局：5.2对内文件头样式：海南银泰物业管理有限公司文件文件号： 海银物字20XX00X号 共 页之第 页文件名称：关于XXX任职决定 起草人审核人：日期200X.XX.XX.批准人文件送达部门：XX部各管理处、公司各部门：5.3标准工作程序文头样式：标 准 工 作 程 序STANDARD WORKING PRO CEDURE标题：XXXXXXX管理规定起草xxx页 数共 页之第 页编号：yT-XX-N0-OOX审核xxx日 期200X年XX月XX日部门：XXX批准xxx生效日200X年XX月XX日1. 目的：2. 范围：3. 责任者：4. 程序：5.4办公备忘文头样式：海南银泰物业管理有限公司办 公 备 忘 录致：XXX自：XXX 签发：XXX事由：关于XXXXXXXXX事宜