6第六章书面商务文件-内部沟通文件

6 6第六章第六章 书面商务文件书面商务文件 内部沟通文件内部沟通文件学习内容学习内容备忘录备忘录会议议程会议议程会议记录会议记录123报告报告通告通告企业内部刊物企业内部刊物456学习目标学习目标(一一)掌握内部沟通文件的定义掌握内部沟通文件的定义(二二)理解内部沟通文件的主要形式理解内部沟通文件的主要形式(三三)能够作为读者或者作者使用这些沟通形式能够作为读者或者作者使用这些沟通形式商务沟通商务沟通实例一实例一u某日，总经理给新来的总经理助理曹小某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办。总门在当天下午两点之前上交总经办。总经理问曹小姐是否明白意思？她说完全经理问曹小姐是否明白意思？她说完全明白，于是就去执行。明白，于是就去执行。u结果到了下午，事情出来了：到了规定结果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有按时上交。总经理的时间，技术部没有按时上交。总经理问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思传达的。总小姐说，完全按正确的意思传达的。总经理又问为什么技术部没上交？曹小姐经理又问为什么技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不知道为什么。说技术部就是没上交，不知道为什么。商务沟通实例一商务沟通实例一u总经理把曹小姐和技术部都召集到总经总经理把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责人办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自己于上交时间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了，为什么公司十二个部门就确实传达了，为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？技术部负责人说，确技术部没听清楚？技术部负责人说，确实没有听到。实没有听到。u到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。到？没有书面的东西，说不清楚。启示：启示：u办公人员在传达文件的时候，一定办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照要严格按照ISO9001:2000的文件管的文件管理标准的要求，一定要有传达的书理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现上述情名的要求署名。否则，出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责况，既耽误了工作，又难以说清责任，同时还反映了管理水平的落后任，同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。和管理方式的不足。商务沟通实例商务沟通实例二二u某日，某日，某某公司外派维修的售后服务公司外派维修的售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务部门为其在安徽芜湖的维修现场发部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一个，按规定要求，陈某应送配件一个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的规格型号然后发当书面传真具体的规格型号然后发货，以保证准确性。货，以保证准确性。u结果陈某讲自己干了三年多，都很结果陈某讲自己干了三年多，都很熟，声称要节省传真费用，且客户熟，声称要节省传真费用，且客户很急，要求电话口头报告型号，售很急，要求电话口头报告型号，售后服务部担当人员鉴于这种情况，后服务部担当人员鉴于这种情况，就相信了陈某，按陈某说的型号发就相信了陈某，按陈某说的型号发去了配件，结果发到现场后，型号去了配件，结果发到现场后，型号错误，又要重发，造成出差费用、错误，又要重发，造成出差费用、运输费用等的增加，更重要的是影运输费用等的增加，更重要的是影响客户生产。响客户生产。u事后处理此事，陈某一口咬定自己事后处理此事，陈某一口咬定自己当初报告的就是第二次发的正确型当初报告的就是第二次发的正确型号；而售后服务担当人员则坚持陈号；而售后服务担当人员则坚持陈某当初报告的就是第一次错误的型某当初报告的就是第一次错误的型号。但是没有书面函件，该相信谁号。但是没有书面函件，该相信谁？最后因为双方都在明知公司规定？最后因为双方都在明知公司规定的情况下，违反了书面沟通程序规的情况下，违反了书面沟通程序规定，造成了损失，都有责任，分别定，造成了损失，都有责任，分别进行了处理。进行了处理。启示：启示：u处理不是目的，目的保证正常的执处理不是目的，目的保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的行到位。光有相关书面沟通函件的要求还不行，关键是执行中要严格要求还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造要求，如果不执行，结果还是会造成损失，耽误事情。不是双赢，而成损失，耽误事情。不是双赢，而是双损。是双损。u从以上实例和分析可以看出：在从以上实例和分析可以看出：在商商务沟通务沟通实践中，书面沟通实践中，书面沟通文文件不但件不但重要，而且必要，对企业来说，应重要，而且必要，对企业来说，应当采纳执行并监督执行到位。当采纳执行并监督执行到位。6.1.1 内部沟通文件的含义内部沟通文件的含义u内部沟通文件是指在组织内部人们互相内部沟通文件是指在组织内部人们互相沟通的书面方面沟通的书面方面6.1.2 内部沟通文件的要求内部沟通文件的要求u全面而准确全面而准确在充分的信息交流的基础上做出决策向全体员工发布指令必须告知员工该做什么，以使企业顺利运作组织内部同一层级员工之间的互相沟通同部门与不同部门向员工提供相关信息向员工提供对他们至关重要的信息 6.2.1 备忘录的含义和类型备忘录的含义和类型u备忘录是记录有关活动或事务，起备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。记事性文书。u备忘录的类型主要有个人备忘录、备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。交往式备忘录、计划式备忘录。6.2.2 备忘录的特点备忘录的特点u事务性事务性记录的事项两类：一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条；u提醒性提醒性提示当事人避免忘却的特性。6.2.2 备忘录的特点备忘录的特点u可以写在白纸上，而不一定是印有组可以写在白纸上，而不一定是印有组织抬头的信笺。织抬头的信笺。u要求简明扼要，较长信息采用附件。要求简明扼要，较长信息采用附件。u四个基本要素：日期、主题、送交、四个基本要素：日期、主题、送交、发送发送u有时可包括附件和复印件有时可包括附件和复印件u不需附加的问候、地址或签名不需附加的问候、地址或签名6.2.3 备忘录的结构和写法备忘录的结构和写法u标题标题u两种写法：两种写法：直接写文种名称，即备忘录。由单位、事由和文种组成。如：公司与集团公司合作开发机电产品会谈备忘录u正文正文商务谈判备忘录正文。个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。商务谈判备忘录正文的一般写商务谈判备忘录正文的一般写法法u1.导言。记录谈判的基本情况，包导言。记录谈判的基本情况，包括：双方单位名称、谈判代表姓名括：双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等、会谈时间、地点、会谈项目等。u2.主体。记录双方的谈判情况，包主体。记录双方的谈判情况，包括：讨论的事项、一致或不一致的括：讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。，通常采用分条列项式记录。商务谈判备忘录正文的一般写商务谈判备忘录正文的一般写法法u结尾。多数不另写结尾。结尾。多数不另写结尾。u商务谈判备忘录落款。各方谈判商务谈判备忘录落款。各方谈判的代表签字、标明时间。的代表签字、标明时间。u注意事项：内容详实、具体、完备注意事项：内容详实、具体、完备。语言要朴实、准确。语言要朴实、准确 备忘录样例备忘录样例1u 发给：发给：秘书秘书 发自：发自：行政部经理行政部经理 日期：日期：2003年年1月月6日日 u 内容：总经理来京行程安排内容：总经理来京行程安排 总经理将于总经理将于2003年年1月日月日8星期三到星期三到达北京，并将于达北京，并将于1月月10日下午离开返日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。到香港办公室。点评点评u企业内部计划式备忘录，格式规范，包企业内部计划式备忘录，格式规范，包含的内容齐全含的内容齐全u正文首部写收、发对象、时间和内容提正文首部写收、发对象、时间和内容提要要u主体部分内容是上司对下级近期工作的主体部分内容是上司对下级近期工作的提示提示u这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便可，很方便u重点应放在明确正文的首部应撰写什么重点应放在明确正文的首部应撰写什么内容内容 备忘录样例备忘录样例2u股份有限公司股份有限公司(以下简称甲方以下简称甲方)和公司和公司(以下简称乙方以下简称乙方)的代表的代表，于年月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方交，于年月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方交换了意见，达到了了解，形成了以下初步意向：换了意见，达到了了解，形成了以下初步意向：u一、产品技术转让问题一、产品技术转让问题u合资双方共同努力会加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判合资双方共同努力会加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判，若谈判成功，双方先签定合同，编写可行性研究报告。，若谈判成功，双方先签定合同，编写可行性研究报告。u二、乙方的合作意向二、乙方的合作意向ul年月，乙方组织了一批考察团对中国生产企业进行了考查之后年月，乙方组织了一批考察团对中国生产企业进行了考查之后，经董事会决定，只选择甲方谈技术转让或合资。，经董事会决定，只选择甲方谈技术转让或合资。u2.公司董事会认为，主要以技术转让为主，基本上不与国内公司董事会认为，主要以技术转让为主，基本上不与国内客车厂谈合资，即使合资，也只是象征性地投入非常少的资金。客车厂谈合资，即使合资，也只是象征性地投入非常少的资金。u三、甲方公司技术引进的意向三、甲方公司技术引进的意向u1.甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判，则会失去许多国内外的市合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判，则会失去许多国内外的市场，因此甲方希望尽快在合作上有所进展。场，因此甲方希望尽快在合作上有所进展。u2.甲方谈了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的甲方谈了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的优先权。优先权。备忘录样例备忘录样例2（续）（续）u四、甲方与乙方公司合作方式：四、甲方与乙方公司合作方式：u1.双方认为以引进技术的合作，则能生产国际性的最双方认为以引进技术的合作，则能生产国际性的最有竞争力的产品。这种国际问资源组合是产品成本降低的有竞争力的产品。这种国际问资源组合是产品成本降低的最有效途径。最有效途径。u2.双方均不赞成双方均不赞成50%+50%股份的合作方式。股份的合作方式。u3.认为开始合作时，最好以贸易方式进行。认为开始合作时，最好以贸易方式进行。u4.技术引进的主要产品为：技术引进的主要产品为：(略略)u五、这次洽谈，虽未能解决主要的问题，但双方都表达了五、这次洽谈，虽未能解决主要的问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在争后的两个月内再进行接触，以便进合作的愿望。期望在争后的两个月内再进行接触，以便进一步商洽合作亭宜，具体时间待双方磋商后再定。一步商洽合作亭宜，具体时间待双方磋商后再定。u中国股份有限公司中国股份有限公司 国际股份有限公司国际股份有限公司u代表代表(签字签字)代表代表(签字签字)u年月日年月日点评点评u正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。u主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示作用，或者提供基础平台。作用，或者提供基础平台。u全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。u注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别：注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别：u效力不同。商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘效力不同。商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘录只起提示、备忘作用，没有约束力。录只起提示、备忘作用，没有约束力。u内容不同。商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见内容不同。商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。单元综合测试二单元综合测试二u第三题第三题全真模拟演练一全真模拟演练一u第六题第六题P87 P87 课堂练习课堂练习1 1 写一份备忘录写一份备忘录 6.3.1 会议议程的定义会议议程的定义u会议议程是对会议所要通过的文件会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。前发给与会者。6.3.2 会议议程的内容会议议程的内容u列出将在会议上讨论的重要事项以及讨列出将在会议上讨论的重要事项以及讨论的次序。需指明公司名称、与会人员论的次序。需指明公司名称、与会人员、会议举行的时间与地点。、会议举行的时间与地点。u首先受到邀请而不能出席的表达缺席歉首先受到邀请而不能出席的表达缺席歉意意u每次会议都要做会议记录每次会议都要做会议记录u其他需要讨论的议题也会被安排在会议其他需要讨论的议题也会被安排在会议议程中议程中u进度报告进度报告u其他事项其他事项u确定下一次会议的时间确定下一次会议的时间6.3.2 会议议程的内容会议议程的内容u缺席致歉缺席致歉u对上次会议记录的确认对上次会议记录的确认u由上次会议记录提出的问题由上次会议记录提出的问题u本次会议要讨论的事项本次会议要讨论的事项u其他事项其他事项u下次会议的日期及时间下次会议的日期及时间6.3.3 会议议程的设计会议议程的设计u编制会议议程表时，首先应注意编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。明确规定。u议程表中，第一项是宣布议程，议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。质的问题集中排列在一起。u保密性较强的议题，一般放在后保密性较强的议题，一般放在后面面单元综合测试二单元综合测试二u第四题第四题全真模拟演练二全真模拟演练二u第六题第六题P88 P88 课堂练习课堂练习2 2 写一份会议议程写一份会议议程 6.4.1 会议记录的含义会议记录的含义u会议记录是用来概括会议所讨论的会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。要点，并被存档以供今后参考。u一般会议记录的格式包括两部分：一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。这是会议记录的核心部分。6.4.2 会议记录的特点会议记录的特点u会议记录具有原始性和凭据性的特会议记录具有原始性和凭据性的特点点。u原始性是指按会议发展顺序，将发原始性是指按会议发展顺序，将发言人的讲话内容、研究认定的问题言人的讲话内容、研究认定的问题，如实记录下来，一般不许加工、，如实记录下来，一般不许加工、整理。整理。u凭据性是指会议记录是会议原始情凭据性是指会议记录是会议原始情况的真实记录。因此，更为可靠，况的真实记录。因此，更为可靠，是会议查对情况的真实凭据。会议是会议查对情况的真实凭据。会议记录的写法和写作要求记录的写法和写作要求会议记录的写作要求会议记录的写作要求u（1）做好准备。）做好准备。事先要了解会议的议程，以便事先要了解会议的议程，以便于在记录过程中注意各有关方面的关系，将一于在记录过程中注意各有关方面的关系，将一些事宜有机地联系起来，加快记录的速度；记些事宜有机地联系起来，加快记录的速度；记准、记全。会议记录是原始凭证，所以贵在准准、记全。会议记录是原始凭证，所以贵在准确、齐全。采用速记和录音的办法，也是保证确、齐全。采用速记和录音的办法，也是保证“记录记录”准确、齐全的有效方法。准确、齐全的有效方法。u（2）记录方法。）记录方法。会议记录既可采用符号速记，会议记录既可采用符号速记，也可采用文字记录。重要会议、重要领导人讲也可采用文字记录。重要会议、重要领导人讲话可速记。一般会议，可使用文字摘要记录的话可速记。一般会议，可使用文字摘要记录的方法。方法。u（3）注意整理。）注意整理。通常情况下，现场记录是原始通常情况下，现场记录是原始记录，一般需要整理。整理的要求是，在原始记录，一般需要整理。整理的要求是，在原始记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议，纠正语法错误，合理划定段落。，纠正语法错误，合理划定段落。会议记录的基本要求会议记录的基本要求u准确写明会议名称（要写全称），开会准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质时间、地点，会议性质u详细记下会议主持人、出席会议应到和详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。署姓名、单位、职务等。会议记录的基本要求会议记录的基本要求u忠实记录会议上的发言和有关动态忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。的会场情况等，也应予以记录。u记录会议的结果，如会议的决定、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。决议或表决等情况。会议记录的重点会议记录的重点u会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；u会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；u权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；u会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；u会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；u对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。例文一：例文一：u 会议名称会议时间会议名称会议时间 u会议地点记录人会议地点记录人 u出席与列席会议人员出席与列席会议人员 u缺席人员缺席人员 u会议主持人审阅签字会议主持人审阅签字 u主要议题主要议题 u发言记录：发言记录：例文二：例文二：u 公司办公会议记录公司办公会议记录 u时间：一九年月日时时间：一九年月日时 u地点：公司办公楼五楼大会议室地点：公司办公楼五楼大会议室 u出席人：出席人：u缺席人：缺席人：u主持人：公司总经理主持人：公司总经理 u记录人：办公室主任刘记录人：办公室主任刘 u主持人发言：主持人发言：(略略)u与会者发言：与会者发言：u u散会散会 u主持人：主持人：(签名签名)u记录人：记录人：(签名签名)u(本会议记录共页本会议记录共页)全真模拟演练三全真模拟演练三u第六题第六题P93 P93 课堂练习课堂练习3 3 写一份会议议程记录写一份会议议程记录 6.5.1 报告的含义报告的含义u报告是涵盖一个特定的正式的书面交流形式，通常为内部使用。u报告是由某些人收集并研究材料，然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集研究这些资料的他人或小组的一种书面交流形式。报告通常是形成决策的依据。6.5.2 报告的应用领域报告的应用领域u以标准格式记录工作中的意外或因以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况病缺勤等情况u提交某些调查研究的结果，并建议提交某些调查研究的结果，并建议后续行动后续行动u评估政策变更的可能性评估政策变更的可能性6.5.3 报告的特点同时必须具备以下特点内容完整内容完整逻辑清晰逻辑清晰简洁直观简洁直观主题明确主题明确优秀图表优秀图表6.5.3 报告的特点主题明确并且符合TOPS标准章节名称标题行小标题清晰描述整份报告的主要信息章节传递的主要信息一页报告传递的主要信息符合TOPS标准某个栏目传递的主要信息 T-Targeted to our audience瞄 准 观 众 O-Over-arching周 延 完 整 P-Powerful掷 地 有 声 S-Supportable言 之 有 据 报告概述报告概述6.5.3 报告的特点您能用一句话介绍您的这本大作吗您能用一句话介绍您的这本大作吗?主题简洁,力求一句话表达6.5.3 报告的特点内容完整:以MECE原则为检验标准相互之间具有排他性整体而言毫无遗漏(不重叠)(不遗漏)M E C EMutually Exclusive Collectively Exhaustive(No overlaps)(No gaps)6.5.3 报告的特点1.修理车顶的破洞 2.买新的车内地毯 3.写报纸广告稿 4.买新的顶灯 5.修理车身凹陷处 6.喷漆遮盖锈斑7.写后窗售车广告 8.写公告板的售车海报 9.将车内吸尘 卖旧车前的准备练习一6.5.3 报告的特点车体修理车内部打理准备广告修理车顶破洞修理车身凹陷处喷漆遮盖锈斑买新的车内地毯买新的顶灯将车内洗尘写报纸广告稿写后窗售车广告写公告板的售车海报准备出售旧车练习一答案逻辑清晰 运用金字塔原理和MECE原则 注意每页之间的连续性与内在逻辑关系 关注图表的逻辑性6.5.3 报告的特点将文字转化为图表更令人印象深刻图表尽量简洁明了改进6.5.3 报告的特点使用不使用 简单图表 平面图形 演示报告可适当使用动画 使用动画时图形按照顺时针顺序出现 复杂图表 立体图形 图表的阴影 多于5种颜色的图示 动画过于频繁6.5.3 报告的特点图表与标题相辅相成少而精每张图表传达一个明确信息格式简单明了并且前后连贯清晰易读成功的图表成功的图表都具备以下五项关键要素6.5.4 报告的结构报告的结构u标题页标题页u目录目录u执行摘要执行摘要u授权范围授权范围u程序程序u研究结果研究结果u结论结论u建议建议u附录附录6.5.5 如何写报告写报告的方法如何写出一份一篇好报告？常烦恼自己写不出好的报告或者企划书？其实写作能力也是专业度的表现，如果你写的东西不够清楚，或缺乏重要的资讯，别人就容易感到困惑，也不知道该如何回应你的信息。以下列出12项原则，可以有效帮助你改善写作技巧。写报告的方法 知道你的目标是什么？在你写作之前，先想想你的目标是什么？你要写的是篇只有一页篇幅的摘要，或是长达5页的报告？试着先回答这个问题：我究竟想要读者知道、思考哪些事情、或者要他们做什么？1写报告的方法 列清单写下所有你想要涵盖的想法，可以帮助你抓住文章的重点。如果你做不到，试着和其他人讨论你的想法，反复推敲脑中的想法，可以帮助你理清目标。2写报告的方法 整理你的想法我们都有过在杂乱的抽屉里找东西的经验，你很难在这种情况下找到你要的东西。同样的，面对一篇没有组织的文章，读者也很难找到作者想表达的重点。你可以用一些方法来组织你的想法：依据重要性：先从最重要的资讯开始写起，然后再写 次重要的资讯；依先后顺序排列：描述一开始发生了什么，接着又发生 了什么 解决问题的模式：先解释问题所在，再提出解决方法；问答方式：先提出问题，再提出你的答案。3写报告的方法4写报告的方法 区隔重要论点每个段落开头必须要有主题句，清楚说明这段内容要讨论的重点观念。5写报告的方法 善用标识记号或数字6如果你要列出或者讨论一串事项，请用数字或其他标识记号来排列。写报告的方法 尽量使用简短的语句一个句子涵盖的字数最多不要超过12-15个字。根据美国新闻协会统计，读者看懂15个字以内的句子的概率是90%，但是看懂8个字以内的句子，概率是100%。7写报告的方法 用字精确一个句子涵盖的字数最多不要超过12-15个字。像是“大的”、“小的”、“尽快”等这些词都是语意模糊、不精确的，读者对这些词的解读和你想要表达的意思有落差。所以，用字尽量精确以减少沟通障碍。如有必要，请也对某些词汇下明确的定义。8写报告的方法 适当使用逗号、顿号将三个以上的事项用逗（顿）号隔开来。9写报告的方法 避免赘字、赘词没必要用许多意思相同的词来形容同一件事。10写报告的方法11 要有结论你真的喜欢看没有结局的电影或一场没有结果的运动比赛吗？当然不会，读者会想知道“最后的比数”是什么。文章最后的结论可以连接你所有的重点，加深读者的印象。写报告的方法12 进行最后的编辑将写好的内容反复念几次，甚至大声地念给你朋友听，看看他们是否能充分了解你想表达的意思，或者有哪些地方需要改进。好的报告需要反复的修改、润色。多一份细心，就可以减少错误的发生，别让小小的错误搞砸了一切。做完以上这些，再让我们来打造你的版面结构吧！漂亮的版面、合理的结构会让读者更轻松地看完报告。报告的审核 查验表 6.6.1 通告的含义通告的含义u制作并张贴通告，是用以告知员工制作并张贴通告，是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。有关他们可能感兴趣的某些事宜。通过可用来支持或批注已发送给员通过可用来支持或批注已发送给员工的其他信息。工的其他信息。6.6.2 通告的特点通告的特点u通告不应该被用于批评或评论员工通告不应该被用于批评或评论员工个体，而应用来提供那些可能影响个体，而应用来提供那些可能影响到每个人的信息到每个人的信息u必须是与当前问题相关的，而且没必须是与当前问题相关的，而且没有失去失效，所以必须有人负责清有失去失效，所以必须有人负责清除那些不再适用的通告除那些不再适用的通告u通告不会触犯任何人，而是试图向通告不会触犯任何人，而是试图向大多数员工进行呼吁大多数员工进行呼吁全真模拟演练四全真模拟演练四u第五题第五题P97 P97 课堂练习课堂练习4 4 写一份通告写一份通告 6.7.1 企业内部刊物的含义企业内部刊物的含义u企业内部刊物是传播企业信息的一企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。种方式。u它们由公司出版并分发给员工，通它们由公司出版并分发给员工，通常常1周或周或1月出版月出版1期，内容可能十分期，内容可能十分详尽。详尽。6.7.2 有效的企业内部刊物的特点有效的企业内部刊物的特点u有一个老龄员工专栏有一个老龄员工专栏u设置专注于员工事宜的版块设置专注于员工事宜的版块u关注运动及社交活动关注运动及社交活动u开辟杰出员工专栏开辟杰出员工专栏u设置讨论专区设置讨论专区u关注公司未来可能发生的变化关注公司未来可能发生的变化u由组织支持的任何慈善事业的详情由组织支持的任何慈善事业的详情u关注一两场比赛关注一两场比赛课堂练习课堂练习美乐冷冻食品公司有则最新新闻：美乐冷冻食品公司有则最新新闻：Gary是配送部的一名叉车司机，他是配送部的一名叉车司机，他已婚并酷爱足球，周末的一场足球已婚并酷爱足球，周末的一场足球比赛上，他打入制胜一球，以比赛上，他打入制胜一球，以1:0击击败了劲敌新锐食品公司的足球队。败了劲敌新锐食品公司的足球队。并且，他把这个进球送给刚刚出生并且，他把这个进球送给刚刚出生的儿子的儿子Zen。他的儿子在周五降生。他的儿子在周五降生的，出生时的，出生时3.5公斤，非常健康。对公斤，非常健康。对Gary来说，可谓双喜临门。来说，可谓双喜临门。请依次为企业内刊写一篇时事通讯请依次为企业内刊写一篇时事通讯参考答案：参考答案：美乐冷冻食品公司时事通讯美乐冷冻食品公司时事通讯月刊，月刊，2013年年3月，第三期月，第三期妻子顺利产子，他攻入制胜一球妻子顺利产子，他攻入制胜一球工作周里，工作周里，GaryGary是配送部的一名叉车是配送部的一名叉车司机，他已婚并酷爱足球。他的儿子司机，他已婚并酷爱足球。他的儿子周五在医院顺利降生，取名周五在医院顺利降生，取名ZenZen，体，体重重3.53.5公斤，非常健康。他们全家人公斤，非常健康。他们全家人都沉醉在第一个孩子到来的喜悦中。都沉醉在第一个孩子到来的喜悦中。Gary Gary是公司足球队的一员，恰好周是公司足球队的一员，恰好周末有比赛。为了末有比赛。为了给出生不久的儿子给出生不久的儿子送上一份礼物，他在比赛中特别努送上一份礼物，他在比赛中特别努力，并在比赛中打入制胜一球，以力，并在比赛中打入制胜一球，以1:01:0击败了劲敌新锐食品公司的足球击败了劲敌新锐食品公司的足球队。队。对于对于GaryGary来说，这真是一个难忘的来说，这真是一个难忘的周末！周末！P103 P103 课堂练习课堂练习5 5 写一份你自己写一份你自己的时事通讯的时事通讯考纲要求考纲要求u内部沟通文件内部沟通文件：在组织内部人们相：在组织内部人们相互沟通的书面形式。互沟通的书面形式。u备忘录备忘录：是组织内部沟通文件的一：是组织内部沟通文件的一种常见形式。备忘录一般很简短，种常见形式。备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且只限通常只记录一两个问题，并且只限于公司内部传阅。同一份备忘录可于公司内部传阅。同一份备忘录可能被发送给多个收件人。能被发送给多个收件人。u会议议程会议议程：会议议程列出将在会上：会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。讨论的重要事项以及讨论的次序。考纲要求考纲要求u会议记录会议记录：是用来概括会议所讨论：是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。的要点，并被存档以供今后参考。u报告报告：报告是涵盖一个特定主题的：报告是涵盖一个特定主题的正式的书面交流形式，通常为内部正式的书面交流形式，通常为内部使用。报告是由某些人收集并研究使用。报告是由某些人收集并研究的材料、然后将它送达给那些为某的材料、然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集并研究这些资特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面交流形料的他人或小组的一种书面交流形式。报告通常是形成决策的依据。式。报告通常是形成决策的依据。考纲要求考纲要求u通告通告：制作并张贴通告，是用以告：制作并张贴通告，是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。通告用来支持或批注已发送事宜。通告用来支持或批注已发送给员工的其他信息。给员工的其他信息。u企业内部刊物企业内部刊物：是传播企业信息的：是传播企业信息的一种方式。他们由公司出版并分发一种方式。他们由公司出版并分发给员工，通常给员工，通常1周或周或1月出版一期，月出版一期，内容可能十分详尽。内容可能十分详尽。关键词和术语关键词和术语u内部沟通文件内部沟通文件u备忘录备忘录u会议议程会议议程u缺席致歉：这是因不能参加会议而缺席致歉：这是因不能参加会议而对缺席表达歉意的人员列表。这通对缺席表达歉意的人员列表。这通常是会议议程的第一项内容。常是会议议程的第一项内容。u会议记录会议记录关键词和术语关键词和术语u其他事项：这是会议议程的最后一其他事项：这是会议议程的最后一项，在这里有机会提出会议中没有项，在这里有机会提出会议中没有涉及的问题。涉及的问题。u报告报告u执行摘要：提供对该报告要点和建执行摘要：提供对该报告要点和建议的概述。执行摘要可以让读者有议的概述。执行摘要可以让读者有一个快速、准确的概览。一个快速、准确的概览。u授权范围：撰写报告的原因，通常授权范围：撰写报告的原因，通常构成报告的引言部分。构成报告的引言部分。关键词和术语关键词和术语u企业内部刊物：企业内部刊物是传企业内部刊物：企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。它们由公播企业信息的一种方式。它们由公司出版并分发给员工，通常司出版并分发给员工，通常1周或周或1月出版月出版1期，内容可能十分详尽。期，内容可能十分详尽。u时事通讯：它是企业内部刊物一种时事通讯：它是企业内部刊物一种类型，但是他倾向于关注相关的工类型，但是他倾向于关注相关的工作和社会话题，如新产品、有关企作和社会话题，如新产品、有关企业的问题、出生、死亡、升职和退业的问题、出生、死亡、升职和退休。休。演讲完毕，谢谢观看！