吉林大学档案网上归档工作规范

吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源，充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用，特制定本规范。规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。第一部分 档案网上著录规则1 范围1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。1.2 本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。2 著录格式2.1 文件、案卷所属类别著录格式一级目录 二级目录 三级目录 2.2案卷级著录格式 信息分类号 档案馆室代号 全宗号 缩微号 实体分类号 案卷/盒号及馆编件号 保管期限 密级 正题名 副题名 附注 第一责任者 其他责任者 页数 规格 起止时间 归档单位 存址 主题词 出版项 奖励名称 获奖等级 获奖时间 接收人 移交时间 移交人 输入员 2.3文件级著录格式 信息分类号 档案馆室代号 全宗号 缩微号 实体分类号 案卷/盒号及馆编件号 保管期限 密级 正题名 副题名 附注 第一责任者 其他责任者 页数 规格 起止时间 归档单位 存址 主题词 出版项 奖励名称 获奖等级 获奖时间 文号、图号 载体 文本 文种 归档份数 电子文件编号 输入员 3 著录项目3.1 类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。这个类就称之为类目。 一级目录 一级目录著录年度号，使用阿拉伯数字。 二级目录 二级目录著录分类号的第一、二级类目。具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。 三级目录.1 博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。例如：“经济学院博士”。同等学力博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力博士”。例如：“经济学院同等学力博士”。不授予博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位博士”。例如：“经济学院不授予学位博士”。撤消博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位博士”。例如：“经济学院撤消学位博士”。.2 硕士学位档案全日制硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+硕士”。例如：“经济学院硕士”。专业硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+专业硕士”。例如：“经济学院专业硕士”。同等学力硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力硕士”。例如：“经济学院同等学力硕士”。不授予硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位硕士”。例如：“经济学院不授予学位硕士”。撤消硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位硕士”。例如：“经济学院撤消学位硕士”。.3 全日制本（专）科学生成绩档案全日制本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按本科、辅修、专科，分别著录为：归档单位全称+本科（或辅修、专科）。例如：“经济学院本科”。 .4 成人教育本（专）科学生成绩档案 成人教育本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按不同校区、不同教学方式、不同学历层次分别著录为：校区全称+成教办+夜大（或函授、脱产）+本科（或专科）。例如：“前卫校区成教办夜大本科”。.5 远程教育本（专）科学生成绩档案远程教育学生成绩档案，三级目录著录按本、专科学历层次分别著录为：远程教育学院+本科（或专科）。例如：“远程教育学院本科”。 .6 其它类档案三级目录著录归档单位全称。 3.2 排检与编号项 分类号.1 信息分类号暂不著录。.2 实体分类号实体分类号著录各类档案归属的年度号+分类号。分类号参看吉林大学各类档案管理工作规范。 档案馆（室）代号暂不著录。 案卷/盒号及馆编件号案卷/盒号及馆编件号是固定和反映互有联系的一个或若干文件组合成的档案保管单位中，档案或文件排列顺序的一组代码。.1 案卷级著录案卷级著录时，著录案卷号，使用阿拉伯数字。.2 文件级著录文件级著录时，著录案卷号+小数点+四位文件顺序号，使用阿拉伯数字。 电子文件编号电子文件编号是档案馆、室，管理电子文件的一组符号代码。 全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。著录为07。 缩微号缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号。 主题词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。档案管理软件自动标引。3.3 题名项 正题名.1 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。.2 文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“”方括号。.3 文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“ ”方括号。.4 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长（一般不要超过50个汉字）时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，在并列题名前加“=”号。 副题名副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。 附注附注在此是说明题名的文字，是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名的文字照原文著录。3.4 责任说明项责任说明项著录责任者。责任者也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 责任者只有一个时，照原文著录。 责任者有多个时，列居首位的责任者必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。多个责任者具有同一职责或身份时，必须全部著录，多个责任者之间以“、”号相隔。 机关团体责任者机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。 未署责任者或责任者不完整、责任者有误的文件，著录时应根据其内容、形式特征考证出真正的责任者，并加“ ”方括号；考证无结果时，以三个“ ”方框代之。 3.5 密级与保管期限项 密级密级是指文件保密程度的等级。.1 管理软件中已经给出了保密程度的等级，根据文件形成时所定的密级选择相应的密级即可。.2 对升、降、解密的文件，应著录新的密级。 保管期限保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。3.6 载体类型及形态项 载体类型档案的载体类型分为纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。载体类型据实著录。 载体形态.1 页数页数为阿拉伯数字。案卷级著录时为案卷的总页数。文件级著录时为每份文件的起始页码。.2 规格规格指档案载体尺寸及型号等。（略）3.7 时间项时间项视著录对象，分为文件级和案卷级。案卷级著录案卷内文件起止时间，文件级著录该份文件形成的时间。 文件形成时间一般文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日，年、月、日之间用小数点隔开。 没有标明形成时间的文件，应根据其内容、形成特征等考证出形成时间后著录，并加“ ”号。 文件形成时间考证不出时，著录为“”。 案卷内文件起止时间以一组文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成文件的时间。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。 移交时间著录文件或案卷实际归档的日期。3.8 归档单位与存址项 归档单位归档单位应著录归档单位全称（例如：校长办公室）。 存址暂不著录。3.9 文号、图号项 文号即文件编号，是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 文件编号照原文字符号抄录。3.10 文本与文种项 文本文本是指档案文件的文稿、文本和版本。文本项著录时，依实际情况在著录模板中选择草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原件、复印件等即可。 文种文种是指文件种类的名称。文种项著录时依实际情况在著录模板中选择命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其它等。4 著录用文字4.1 著录用文字必须标准化、规范化。4.2 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。5 著录信息源5.1 著录信息来源于被著录的档案。5.2单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。6 说明所有档案著录到文件级。第二部分 档案管理软件操作指南1 软件操作流程登陆档案管理网页打开档案表打开文件夹添加案卷添加文件校对（修改）打印2 档案管理网页的登陆 2.1 登陆吉林大学档案馆网页，在软件入口处输入用户名与密码。 2.2 在IE地址栏中，直接输入档案管理网页的网址。3 打开档案表 3.1 点击所要打开的档案表名称。3.2 点击所要打开的档案表后面的“打开”按钮。4 打开文件夹 4.1 一、二级目录，点击目录前的“+”。4.2 三级目录，点击目录的名称。5 添加案卷 5.1 点击画面中上部位的“添加案卷”按钮。5.2 点击“添加案卷”对话框左下角的“添加” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。6 添加文件 6.1 点击画面中上部位的“添加文件”按钮。6.2 点击“添加文件”对话框左下角的“添加” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。7 修改档案信息 7.1 点击需要修改的档案信息条目后的“编辑”按钮。 7.2 点击“编辑”对话框左下角的“保存” 按钮（该按钮只有在进行操作后才显示）。8 档案信息的打印 8.1 打印全部信息 点击画面中上部位的“打印当前类目”按钮。 按需要及打印要求和操作步骤打印。 8.2 选择性打印 将需要打印的条目选上。 点击画面下方的“添加到打印列队”按钮。 点击画面中上部位的“打印列队”按钮，进行查看。 点击画面中上部位的“打印当前类目”按钮。 将打印对话框中的“仅打印列队中的案卷”选上。 按需要及打印要求和操作步骤打印。第三部分 档案网上著录信息打印要求及操作1 研究生学位档案信息打印要求 1.1 打印表格的种类全引目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。1.2 打印要求 纸张型号“全引目录、备考表”用16开复印纸纵向打印。”“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。 打印数量“全引目录、备考表、案卷目录”为一式一份。“档案移交明细单”为一式两份。2 文件、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印要求2.1 打印表格的种类案卷封面、卷内文件目录、案卷目录、档案移交明细单2.2 打印要求 纸张型号“案卷封面”用档案馆提供的专用纸张打印。“卷内目录”用A4复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。打印数量“案卷封面、卷内目录、案卷目录”为一式一份。“档案移交明细单”为一式两份。3 打印操作3.1 “案卷封面”、“卷内文件目录”的打印打开打印对话框 选中“案卷封面”或“卷内文件目录 ” 在“案卷列表”中选择所要打印的案卷号 点击“打印预览” 点击 “打印”。3.2 “案卷目录”、“档案移交明细单”的打印打开打印对话框 选中“案卷目录 ” 或“档案移交明细单” 点击“打印预览 ” 点击“打印”。3.3 “全引目录”的打印打开打印对话框 选中“全引目录”在“案卷列表”选择所要打印的案卷号 将“纸张方向”选择“16开纵向”点击“打印预览 ” 点击“打印”。3.4 “备考表”的打印打开打印对话框 选中 “备考表 ”在“案卷列表”选择所要打印的案卷号 将“纸张方向”选择“16开纵向”将“自动设置页边距”设置取消点击“打印预览 ”点击“页面设置”将左、右、下页边距设置成19毫米，上页边距设置成10毫米 点击“打印”。