原辅材料财务控制规范

1.目的为了降低原辅材料（生产性、非生产性原辅材料）采购成本，保证公司库存原辅材料安全、完整，保证其原辅材料消耗的正常进行，降低制造成本，明确管理与监督责任，特制定本规范。2.范围本规范控制对象包括公司所有原辅材料（含办公用品、印刷品等），涉及采购、库房、财务、生产等相关环节和部门。3.部门控制职责3.1财务部控制职责3.1.1负责对原辅材料采购、入库监督，并负责原辅材料结算工作。3.1.2负责定期与供应商核对账目，确保应付账款准确无误。3.1.3负责对原辅材料仓储、领用实施过程监督。对所有生产用原辅材料进行明细核算，确保随时能够提供每一种原辅材料的收、发、存情况。 3.1.4负责原辅材料消耗控制，降低制造成本，对原辅材料消耗进行考核，并落实成本责任。3.1.5负责监督每月原辅材料的盘点，出具盘点报告，并将盘点结果报财务部分管领导。3.2采购部控制职责3.2.1负责对原辅材料进行询价，确保能够以合理的价格、合格的质量购进需要的原辅材料。3.2.2在分管领导授权的前提下，与供应商进行价格、合同条款谈判，并按公司规定程序与供应商签订合同。3.2.3负责跟踪合同的执行情况，并及时与分管领导反馈执行信息，与相关业务部门传达异常信息。3.2.4按生产计划和投率，合理地、经济地按需采购生产所需原辅材料。3.2.5采购部需将经审核确认的报价单第一时间录入ERP系统内，并将电子文档及签字版本传递财务部。3.3生产部库房控制职责3.3.1按程序办理原辅材料的入库、保管、出库工作，确保原辅材料安全完整，并于每日早上10:00点前将昨日出、入库单据传递财务部；3.3.2将所有原辅材料入库、出库业务及时录入ERP系统，确保随时能够提供每一种原辅材料的收、发、存情况；3.3.3进行物料消耗及存量分析，确保合理库存，对购进两个月未经使用的原辅材料以书面形式报财务部；3.3.4每月在财务部监督下进行原辅材料盘点，并将盘点差异汇总表递交财务部；3.3.5每月与财务部核账账实差异，并落实盘点差异原因和责任，出具书面报告经审批后交财务进行账务处理。3.4质检部控制职责3.4.1负责原辅材料质量合格性的检验；3.4.2负责在库管开具的入库单上签字确认。4.控制环节4.1计划控制4.1.1根据原辅材料收入、发出和结存计划，对原辅材料业务实施计划管理与控制。通过年度、季度和月度用料计划、采购计划，控制原辅材料的采购及库存，该控制主要由采购部实施。4.2定额控制4.2.1通过制定各项原辅材料的投率及定额，对采购量和消耗量进行控制。该控制包括两个方面：一是根据生产计划和投率控制采购量，实现采购计划化，逐步实现合理库存，该控制由生产部和采购部实施；二是根据投率控制发料和消耗，该控制主要由生产部库房实施，由财务部考核。4.3合同控制4.3.1通过合同的签订和履行对实物采购业务进行管理和控制。该控制主要采购部询价、合同签订和财务部资金结算共同实施。4.4职能分工控制4.4.1该措施是通过职能分工，相互牵制，从而实现管理和控制；4.4.2请购。生产用原辅材料按经批准的计划采购，其余非生产性原辅材料由归口管理部门提出请购单，经领导、分管领导批准后，交采购部门执行；4.4.3询价。采购部通过对市场供应商价格调查，在同等供货条件下，选择售价最低、质量合格的供应商，将询价报告传递分管领导；4.4.4订购。采购部门在接到经批准的请购单，实施订购。对于大宗采购需签订合同；4.4.5验收。采购的原辅材料到达后，须由验收部门清点数量，检验质量，验收无误后办理入库。对于不能立即出具质检报告的原辅材料，可以先行办理临时性入库，但在付款之前，须出具质检报告，录入ERP系统内，打印正式的入库单，对不合格品由采购部办理退货；4.4.6付款。财务部收到入库单结算联（经质检、财务签字确认）、正式发票、送货单，按程序办理付款。有合同的需核对合同。4.4.7记账。财务部进行账务处理。4.5账簿体系控制4.5.1 ERP系统内体现原辅材料总账、数量、金额明细账；4.5.2生产部库房负责不定期和定期核对实物账和实物，并及时查明差异原因，书面报告交财务部；4.5.3财务部负责不定期和定期核对、检查生产部库管房账目，并对发现的问题提出整改意见；4.5.4财务部负责定期核对应付账款，确保应付账款核算准确；4.5.5生产部库房每日须将出、入库单据传递财务部，不传、漏传导致账实差异，由生产部库房负责；4.5.6涉及实物控制的部门，如果出现人员异动，须办理实物、账务交接，交接不清造成账实差异，由接手人员及其部门负责人承担责任，责任比例为6：4。4.5.7原辅材料明细账不得出现赤字，在本规范下发之日起10内，各相关部门将账簿红字情况报财务部，经审批后处理。4.6实物盘点控制4.6.1实物管理部门实行定期盘存制，无论实物存放于何处，所有权属于公司的均纳入盘点范围；4.6.2盘点主导部门为原辅材料实物归口管理部门，财务部实施监盘。盘点定于每月厂休日进行，运用与实物出、入库相同的计量单位和计算方法，点清数量，按规定填制实物盘点表，库房最终填报盘点汇总表交财务审核，对盘盈、盘亏实物，注明原因和责任人员；4.6.3盘点出现差异不得自行调账，须由实物管理部门作出原因说明后由财务部初审后报总经理、董事长审批。对于盘盈或小额盘亏（100元以下，含100元），可由财务部终审，经审批后进行调账处理。4.6.4盘点日，财务及库管人员均不得休假，在人员调配不当时，采购部、计划部需提供人员配合盘点工作。4.7领退料控制4.7.1该措施是通过领料、退料程序和确定相关经手人的责任，对实物发出和退回的数量和质量进行管理与控制；4.7.2生产用领料由财务部实施控制，控制标准为生产用料计划和投率；非生产用领料由人力资源部门控制，标准由行政部部根据消耗量和工作需要制定；4.7.3员工耐用办公品需建立个人台账，实行以旧换新原则，离职人员须清退耐用办公用品，并办理旧品入库手续。该项工作由人力资源部控制，财务部实施监督；4.7.4原辅材料入库后，发现质量不合要求时，应及时与供货单位联系，并办理退货。退货手续及时传递财务部，迟传或漏传由实物归口管理部门负责。4.7.5处理多余料或呆滞料，须由原辅材料实物管理部门提出申请，经公司领导批准后处理，执行过程接受财务部的监督，并将处理收入交财务部入账。处理多余料和呆滞料，应严格办理账务处理，准确核算，不得凭估计数量销账。5.财务部关键控制点5.1财务部关键控制点包括两个，一是款项支付审批，二是盘点监督和结果处理5.2盘点监督和结果处理使用原辅材料盘点处理审批表，该表由表中所列人员填写，原件附在所对应的财务记账凭证后面，复印件交库房做账务调整。5.3出具盘点报告的财务部，应根据报告涉及的影响程度，及时向公司领导和相关部门沟通，并提出整改措施。6.奖惩6.1原辅材料盘点结果实行“长收短赔”原则，即盘盈作调账处理，人为责任亏损由保管人员赔偿；6.2赔偿豁免权属总经理、董事长，其余人员无豁免审批权；6.3财务人员监盘，与盘点人员共同承担盘点准确性责任，但不承担盘亏的赔偿责任；6.4对于发现原辅材料控制管理漏洞，或提出合理化建议的单位或个人给予奖励。7.相关说明7.1合同采购范围：单位金额在3000元及其以上，或者单批金额在5000元及其以上的采购，须签订合同。7.2本规范是以财务控制为中心的控制措施，不能替代归口管理部门原有的管理、控制职能。7.3此规范自下发之日起执行。7.4本规范解释权和修订权属财务部。8.附件8.1附表一盘点表8.2附表二盘点差异汇总表8.3附表三原辅材料盘点处理审批表