毕业论文试论秘书说话艺术.doc

试论秘书说话艺术内容摘要： 语言是人类最重要的交际工具。学习说话艺术，掌握口才技巧，是提高秘书人员的素质，做好秘书工作的基本要求和必要条件。本文探讨了秘书掌握说话艺术的重要性及提高说话艺术的方法。关键词: 秘书 说话艺术 重要性 提高途径秘书人员在平时的工作中，要向领导汇报情况、提出建议、传达指示、协调工作、接待信访、接待来宾，有时还要代表组织、领导到基层或其它单位处理具体事件，开展这些工作要大量使用口语，这就要求秘书人员拥有良好的口才，讲究说话的艺术。一、掌握说话艺术的重要性。1、掌握说话艺术是社会交际的需要。在社会交际中，除了运用书面语言外，更大量的是运用口头语言。这就决定了口才的重要性。俗语说：“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”良好的人际关系的建立，往往是由良好的对话开始的；而人际关系的交恶，很多时候也是由于出言不慎引起的。口才好，说话得体，在交往中必然受人尊敬，拥有良好的人际关系；相反，口才差，词不达意，话不投机，在交往中必然被人看不起，受到冷遇。秘书部门是机关的窗口，秘书人员是领导的参谋助手，对内对外的联系非常广泛，社会交往十分频繁。因此，秘书人员要高度重视和认真研究说话艺术。2、掌握说话艺术是社会发展的要求。当今时代，科学技术高速发展，现代传声技术广泛应用，这就使地球的半径缩短了，而使人的舌头伸长了。随着计算机的出现，语言自动识别系统开始形成，“人机对话”的时代已经开始，现代传声技术更使人们的交际空间得到空前的扩展，在不久的将来，人们通过互联网络，运用口语进行交流和通信，将会如今天使用电话、电视一样方便。新世纪的秘书工作，将充分利用高科技的成果，实现办公自动化，书面交际也将越来越多地被口头交际所替代，这对秘书人员的口头交际能力和说话艺术提出了更高的要求。3、掌握说话艺术是做好秘书工作的需要。秘书部门是人际交往的枢纽，秘书人员必须经常与各方面的人员发生联系。在工作中，无论是传达指示、汇报情况、接洽公务、接待来访等，都是与人打交道，因此，需要利用口语来交流思想、传递信息，也需要利用口语来协调人际关系，创造良好的工作氛围。秘书人员口语技巧掌握得好，说话得体，不但能以理服人，以情动人，促进工作的开展，还能化解一些矛盾和冲突，推动问题的解决。过去人们常将秘书说成是“笔杆子”，其实是对秘书工作的一种片面理解，实际上，口语在秘书工作中起着十分重要的作用。一个只能动笔而不能动嘴的人或一个口才极差的人不是一个合格的秘书人员。但是在现实中，有的秘书对此认识不足，忽视了口语学习和锻炼，对口语艺术掌握得不够好，不分场合、不讲分寸、随意而说、冲口而出，因此经常因不善说话而出现一些不愉快的情况，既影响了工作，也影响了机关的声誉和形象。对此，秘书人员要引起足够的重视。4、掌握说话艺术是塑造秘书人员自我形象的需要。古人说，言为心声。口才是一个人的才华的体现，当今社会上都把口头交际能力作为衡量人才的重要尺度。秘书人员运用好说话艺术，可以使人感到亲切，也容易赢得别人的尊重，得到领导的赏识。在一个单位里，口才好的人往往能够很快地脱颖而出。相反地，如果一个人声音含混，语言干瘪，表达单调，则往往被认为是没有才能而得不到重用。同时，在一定意义上，口才也是一个人内在品德的表现，是一个人风度的有机组成部分。一个情操高尚、品德良好的人，说话必然温文尔雅、富于修养；而一个思想败坏、品德恶劣的人，说话则往往是粗俗不堪，正所谓“狗嘴里吐不出象牙来。”人们往往可以通过一个人的语言去评价他的价值。秘书人员常常通过自己的说话水平向社会显示自己的价值。因此，秘书人员在加强品德修养的同时，也要注意提高自己的说话艺术，使内在的优秀品德和外在的良好口才相得益彰，完美统一。二、秘书如何掌握说话艺术。(一)讲真情，说实话。秘书说话，怎样达到讲真情、说实话？关键的是一要真，二要实。首先，要有真挚的情感。情感是人对客观事物是否符合其需要而产生的体验，即人对客观事物的态度的一种态度。“情动于中”必要“形之于外”，说话作为表情达意的工具，承担这种转化任务。情感支配影响着说话，在言谈交际中起着重要作用。以真挚的情感说话，能缩短同听者的距离，让人感到说者是真诚的，可信赖的，乐于接受说话人的观点和思想，达到交际目的，此即“感人心者，莫先乎情”。其次，要有求实的精神。实事求是是我党一贯工作作风，也应是秘书人员的工作作风。秘书在参与政务过程，为领导决策提供信息、提出意见或建议，应真实确凿，如实反映情况。秘书还应善于把上级方针政策同本单位实际结合起来，解决实际问题。向领导汇报工作、反映情况时，不能只当“传声筒”，简单地照传照说。如领导指示有不完善、欠妥当之处应从实际出发，提出修改建议，切不可随声附和，将错就错。事实证明，各级机关的工作，有了求实精神，才能说实话，鼓真劲，做实事，收实效，也才能得到群众的理解和拥护。再次，有敢于承担风险的精神。说话中传递的信息有喜有忧，大部分人爱听喜信息。忧信息意味着工作中有问题乃至过错，“闻过则喜”者毕竟占少数，有些人是闻过则怒。进入现代社会，人与人之间的关系，虽与封建社会有本质的不同，但也不能否认，由于人际间复杂乃至微妙的关系，下级与上级说话，假如传递的是忧信息，仍有一定风险性。改革开放的新形势，为秘书说话提供了客观条件。现在，报忧的风险性小多了。江泽民1990年1月10日在全国省、自治区、直辖市秘书长座谈会上讲到，秘书部门是上情下达、下情上达的枢纽。这是支持报忧，鼓励报忧。但实际工作中，也不排除某些不高明的领导者，偏听偏信，一叶障目，不喜报忧。这种情况下，秘书报忧仍有一定风险，如可能导致领导不悦，引起对秘书个人不利的后果。事实证明，只有处理好报喜与报忧的关系，如实反映情况，才能保证领导决策的正确。秘书人员应抛弃个人得失，具有敢承担风险的气魄，既报喜，又报忧。最后，不说假话、大话、空话。（二）讲原则，有分寸。秘书说话，既要讲原则，又要讲分寸，二者既对立，又统一。讲原则是前提，在不违背原则的前提下讲分寸。只讲原则，不讲分寸，易失之于简单生硬；只讲分寸，不讲原则，就要犯错误。二者统一于说话过程中，相辅相成，缺一不可。秘书说话怎样讲原则呢？这涉及到秘书本人的政治修养、道德观念、思想品质、理论水平等多方面因素。有正确的世界观、价值观。有高度的责任感、使命感，有一定的政治理论及专业修养，讲话时就容易做到坚持原则。讲原则的前提是能分辨是非，明确哪些是正确的，哪些是不正确的。明确是非不一定都能坚持原则。有的秘书明知领导的某个决策有误，不敢提相反意见；唯唯诺诺；领导做的某件事明明是违反政策的，秘书看在眼里，急在心上，出自某种个人考虑，装聋作哑，不愿多言。另一种情况与之相反，有些秘书喜爱多嘴多舌，某些不宜说的事情，却无所顾忌，和盘托出，造成工作被动，人际关系紧张。所以，说话讲原则性，一要明辨是非，二要有责任感，能瞻前顾后，对自己的话负责，当则说，不当说绝对不说。秘书说话讲原则的同时，还要讲究策略，注意分寸，即表达内容及方式要适度。说话有分寸，首先是个思想认识问题。看问题不武断，是掌握分寸的前提。对客观事物的判断，要全面了解，辨证分析，周密思考，以得出恰当的结论。对人对事不要绝对地肯定或否定，不要急于下结论。说话有分寸，也是一种表达艺术。善于说话的秘书，要从以下几方面把握说话分寸：（1）注意措词。秘书对重要问题的说明，需格外注意用词，精心选择，认真推敲。此外，还要注意不说带嘲弄、庸俗甚至粗鲁的言词，话要让人听着顺耳，乐于接受。在正式场合，言谈中带有伤害对方情感的词语，是种失礼的表现，也就失了分寸。（2）掌握“火候”说话有分寸，也需掌握“火候”。应当讲的必须讲，不该讲的一定不讲，该早讲的不能晚讲，该晚讲的也不能先捅出去，这是看准时机“火候”；有把握的话讲，没把握的话等想好了再讲，这是看准自身条件“火候”；对方想听时讲，不想听时少讲或不讲，这是看准语境“火候”。交谈中发生争执，更要注意“火候”，不可“火上浇油”，而要“冷却降温”，节制感情，不吵不闹，理直却气和。（3）委婉含蓄。说话讲究分寸，经常借助于委婉含蓄的表达手法。有些事情，点到为止，不可说透，不能把话说死，而要留有余地，以避免说话的武断、生硬。秘书言谈中，对一些重大的、敏感的问题，不便直言又不得不说的问题，采用委婉含蓄手法，机动灵活，避免被动。说话讲究分寸，是“慎言”的表现。现代秘书处于复杂的人际关系中，更应“慎言”。尽管许多人主观上有“慎言”的愿望，有时仍免不了失言。不该说的事，脱口而出，尤其说了使对方难堪或伤害对方感情的话，引起不悦，甚至发生争吵。一旦失言，自己首先要冷静，主动承认说话不妥，以获得听者的谅解，不至于把关系搞僵。文过饰非，反复解释，或矢口否认，当面赖帐，都不是明智的办法。（三）讲效率，贵简明。古人为文贵简明。崇尚“文约而事丰”。现代社会节奏越来越快，提倡写短文，说短话，比任何时代都讲究效率，注重简明。说话简明是种艺术。用最少量的话语传达尽可能多的信息，需要扎实的表达功夫，有敏捷的思维，有提高说话的愿望。秘书说话达到简明要求，应从以下六个方面努力：（1）恰当选词。精心选用最能反映说话要旨的词语，使之“以一当十”，“言”半功倍。一段精彩言语，需字斟句酌，选表现力强的词句，以求词约意丰。（2）长话短说。说话罗嗦不止，不分主次，使听者如坠入雾中，是令人头疼的事。喜欢说长话者，失之于对说话对象缺少正确的判断，作了过高或过低的估计。不要短话长说，而要长话短说。每次说话前，缜密思考，对讲述内容主次分清，确定祥略，有点有面，突出重点。要善于“截取”。根据需要，从长内容中截下一段反映问题本质的话述说，免去客套话。（3）通俗易懂。要做到通俗易懂，应直抒胸臆，直言其理，不转弯抹角，让思想内容直接流于言词，使听者即刻能领会、理解，省去因不解其意而揣摩、询问的时间。还需注意说话不咬文嚼字，故弄玄虚。此外，说话不同于写文章，应少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句。（4）要切题。说话最忌离题胡扯，不着边际。说话扣题，首先要明确中心说什么，定了中心，也就确定了说话材料的取舍。围绕中心，对杂乱的材料整理、归类，从中找出材料间的内部联系，能说明中心的留下，不能说明中心的去掉，这样才能保证说话扣题。这是说话前必须经历的过程；否则，偏离中心，越扯越远，废话连篇。（5）免去不必要的重复。说话重复有必要、不必要之分。必要的重复起加深印象、突出重点的作用。重复作为一种表达技巧，运用得当，有助于说话内容的深化；但运用不当，造成 赘，就是不必要的重复。要避免以下几种重复：词义重复、同词重复、语句重复和传递方式重复。（6）戒掉口头禅。口头禅是一种语病。不少人说话带口头禅，其形成原因一是表达习惯，二是思路“卡壳”、思维不连贯，对某问题认识模糊，语言表达不畅，只能以口头禅作为缓冲。有口头禅语病的人，必须针对具体情况，有意克服，认真矫正。（四）善机变，巧应对。善于机变，巧于应对，是口语表达者应具备的一种技巧。说话语境千变万化，尽管说话者力求适合语境需要，但经常出现始料未及的情况，说话就需临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外。说话善机变，需要具备一定条件。首先，是思维敏捷，反应迅速。其次，知识面广，注重思想修养。再次，把握准契机。善于机变，要审时度势，从细微处见本质，要求在适当的时候说适当的话，切莫错过良机。善机变，巧应对在言谈中经常采用的方法有：（1）巧妙周旋。在某些特殊场合，交谈对方提出一些刁钻、带挑衅性的问题，应该在不影响关系的前提下，巧妙周旋，予以回驳。（2）针锋相对。有时，说者与听者由于出发点不同，其观点可能是对立的。在一些公开场合，这种对立突然出现，应处变不慌，迅速反应，给以针锋相对的回击，以维护本方利益。（3）巧除尴尬。日常说话中，有时会出现令人难堪、尴尬的局面。此时需沉着冷静，出其不意，巧妙回答对方，变被动为主动。（4）化险为夷。说话失误是难免的事，造成失误的一个原因是说话不动脑子，即无意识地说话，有时会产生意想不到的后果。这种情况下，需要紧急发挥机变技能，力争在最短时间内，把不良后果挽救回来。（5）变不利为有利。说话不当，可能要得罪人，要办的事就办不成了，令自己或相关者处于不利地位，巧妙应对，有助于窘况的改变。说话善于机变、巧于应对，是机智的外露。担任秘书工作的人，几乎每天都需要运用这种机智，其效果诸如平息一位交谈者的盛怒，能把一位同事的不平之鸣转化为受欢迎的建议，或使自己摆脱尴尬被动的境地等。这是一种以不变应万变的本领，是坚持原则性与灵活性的具体表现。秘书说话艺术，应是共性与个性的统一。既有一般秘书所共有的说话特征，也有个人说话实践中形成的个性特征。这样才不至于千人一面，众口一词，才会形成多姿多彩的语言表达技巧。秘书是领导同外界联系的媒介，从秘书身上，可以看到领导的影子。比如，秘书待人热情、亲切、文明、礼貌，人们会联想到其领导也会如此待人；秘书说话极有功力，憾人心魄，其领导说话会更胜一筹。反之，秘书说话或盛气凌人，或随意泄密，人们会认为，其领导可能也是这样的人。当然，秘书的优劣，不应该同其领导划等号，但的确有密切联系。因此，领导选用秘书，不仅从业务才能方面考虑，随着社会交往的增多，公关活动的加强，还要从说话能力方面考虑。有志于从事现代秘书工作的人，应树立信心，不断学习，加强训练，掌握说话技巧，提高说话艺术，尽早成为能言善说者。参考文献：欧阳周：口语表达的艺术和技巧通用口才学导论.长沙：中南工业大学出版社，1998.郝银、刘新:交际与口才.开封：河南大学出版社，1995.7