电商家具ERP说明书

一、介绍根目录中文件作用 DeliveryRpt 发货单 控制发货单的样式，在家具ERP中与物流公司的配置共同使用LendOrder 借出单LogDocRpt 物流单Move 借出单PatchRpt 补件单Purchase 采购单 入库单 旧的补件单打印格式PurReturn 采购退货 是尚夏电商家具ERP的主程序，发送为快捷方式的也是这个gsort.txt 这个文本控制的是ERP中列的排序，如果不小心删除了列，可以把这个txt打开，将内容清空再重启ERP，列就恢复了remconstring.txt 这个文本是ERP的数据库连接字符串，不可給其他人二、介绍软件“界面”“基础功能按钮” 以及其他功能界面首先登录尚夏ERP能够看到的是“待办事项”，其中交代了家具行业企业中各部门的工作状况及进度，同时可以看到公司发布的公告信息。软件的右下角可以看到“常见问题”以及“更新公告”，每次尚夏ERP软件系统更新后，公告中将介绍新功能。软件的左手边是大模块，每个大模块点中后将于其上方弹出模块中包含的功能功能界面中，含有分界面 例如：订单列表、订单明细 其中列表大致分为 未处理、已处理 用以区分其订单状态。功能界面的最上方是一排按钮，这是我们即将介绍到的功能按钮区。按钮的下方会有很多可以输入的选项，这里是筛选条件区，我们通过输入关键词来查询想要的数据。再往下的未处理和已处理界面中呈献的是列表区，列表区的最上面一行叫做列筛选，列筛选可以筛选当前页的内容，支持精确或者模糊筛选，当模糊筛选时需输入“%”；列表区主要展示了订单的一些主要信息，同时我们在这里双击可以进入到 订单明细 中，可查看该订单更多相关的数据我们现在能够看到的列表，由于数据众多，所以多数情况下我们会进行分页来显示，默认是50条数据为一页大部分界面中都存在有 新增 修改 删除 导入 导出 刷新 这样的功能，其中多数的删除功能并非真实删除，仅为不启用的效果 可以真实删除的（产品、订单中心、颜色标记）刷新刷新是尚夏ERP中一个查询的功能，相当于我们经常会接触到的搜索，当输入了筛选条件时，刷新可以带出筛选后的内容，例如你输入某款家具的型号；如果不输入筛选条件，刷新则会将当前所有数据展示出来（大多数界面分页显示，每页50条）导入 导入 用于导入资料，商品管理中的导入界面中亦可导出产品导入模版导出 导出 用于导出产品资料温馨提示 订单在ERP流程中，遇到许多异常情况，尤其家具类目与其他类目相比更具特殊性，那么都会跳出提示框，当跳出提示框时，请勿直接忽略，以免导致后续问题的产生操作日记 操作日记会记录到用户对于大流程中的操作（所以千万不要让别人知道你的密码哦）三、介绍基础资料 商品资料商品资料涵盖的功能有：新增 修改 删除 审核 导入 导出 停止生产 刷新 多平台使用的情况下，商品资料对应多个平台包括淘宝、天猫、唯品会、京东、苏宁的后台产品电商后台的家具产品链接（spu）对应家具ERP中的商家编码，sku对应的是家具ERP中的规格编码新增新增 用于新增产品 必填项为：商家编码 规格编码 商品简称 规格新增规格的操作是在修改产品中进行，先进入修改界面，再输入新的规格，进行保存修改修改 用于修改产品的属性，其中组合仅支持没有走过订单的才能修改，这是为了防止旧数据受到影响；其他数据可以进行修改删除 删除 删除按钮的权限建议不为任何人赋值，此按钮可以直接将当前选中的产品数据删除审核 审核即启用 当有多个产品未进行启用时，可多选进行审核以启用产品的启用是控制客服在下单时能否看到这个产品停产 停产相对启用来说有所不同，客服下单时可看到，但是跟单无法货审四、物流管理筛选城市筛选框中仅为筛选城市用； 而物流公司的筛选则在列筛选中进行修改中的报表格式物流公司修改界面中的报表格式需要选择与公司erp上线时选定的报表格式相同，目前多数为”组合拆分样式物流单”，这里的选择将影响到打印出来的发货单的款式，同时亦是必填选项损坏物品损坏物品中将自动统计在售后流程的损坏物品中责任人为物流公司的记录，在售后流程不进行操作时，也可以通过手动来统计该物流公司的损坏率，损坏率便于在后期客服下单时ERP为家具的配送提供参考五、仓库管理首次新增的仓库将作为默认仓库；如需修改可联系尚夏网络六、店铺管理店铺 - 新增新增一个新店铺时，点击新增，先是点击左下角的订购服务，登录店铺并提交订单后，按照下图输入信息点击申请。下图举例林氏ERP新增店铺（点击申请时系统会自动发送右键至尚夏软件技术部，如果申请时报错是腾讯接口出现不稳定的状况，可直接联系尚夏实施或售后将图中信息告知）提交完订单之后要通知我们这边开发来审核的店铺 - 授权（以下举例说明淘宝/天猫对于电商ERP的授权方式）等我们这边审核完毕之后，亲到 卖家服务中心-右上角有个我的服务-代付款订单-付款（付款完成的界面点击蓝色的“我的订单”）-这个时候拉到页面最下方-连续点击三次确认在三次确认点击完毕之后-我们回到ERP中的店铺管理-选中店铺-点击修改-然后点击授权-登录店铺-点击授权-复制网址-获取网址大概最后面 有个top_session= * &top 获取只里面的 * 然后粘贴到店铺修改里面的sessionkey，保存即可七、会员管理会员管理会员管理是用以 线下单创建订单 时添加客户信息八、费用类型创建的费用类型分别可用于 退款管理以及补件管理中九、标记颜色标记颜色用于 跟单部 财务部 仓储部 退款管理中 财务退款 售后提交中当前部门的颜色标记不影响其他部门，例如跟单部标记的颜色不会流转到仓储部十、商品类别商品类别设置后可以在产品资料中进行选择，以便客服筛选产品时更加方便可按照材质：实木，真皮风格：欧式 法式 韩式 美式 乡村 地中海 现代 日系类别：床 衣柜 床头柜 床垫 茶几 电视柜 沙发 玄关 等方式进行产品类别的设置十一、负库存配置首先，电商们尽量减少在ERP中进行负库存的操作负库存是用于当该订单没有库存而又急需将该订单进行货审时开启的功能，负库存数量是指订单中产品的总数负库存的设置是针对用户进行使用负库存的人需要记录当前负了多少数量，并需要及时使用采购入库的功能将库存补齐完整十二、用户关联仓库 用户关联供应商这两个功能是将当前的某个用户与某个功能绑定起来，用户关联仓库，则是将这个用户限定为只能看到分配給这个仓库的货，看不到其他仓库的订单。用户关联供应商同理，将用户设置为供应商之后，他将不能看到分配給其他供应商的订单注：两个功能不能同时使用十三、发货单配置发货单的配置通常不需要改动，这里主要是绑定某个发货单模版对应某个纸张，多数情况下为了达到统一，可将纸张名称设置为“ERP”十四、配送方式配送方式中的选项将用于客服下单时选择的配送方式十五、配送管理配送管理与物流管理类似，但是设置了配送管理需要到产品资料中选择一个 配送类别，因配送商多数是以产品类别收费十六、回访配置回访配置用于决定回访时是否进行弹窗，弹窗是否可自由关闭，按照客服旺旺ID来设置十七、权限权限用来规范每个人的工作，让大家按部就班，各司其责，也让大家了解自己工作的目的和意义，更不需要越权去管别人在做什么在尚夏ERP中权限会精确到每个列，通过在系统管理 角色权限关联中的勾选来完成（由于数据量大的原因，这里展开时都会需要花费一点时间）十八、下载中心订单下载ERP可以下载到 等待发货 的订单，订单下载时需要选择 店铺名称 时间段与订单号可以二选一，淘宝的下载规则设定在一个月之内。订单下载后会进入到 订单管理 客服部的未处理界面注：尚夏家具ERP现支持淘宝、天猫，其他平台例如京东在对接时京东平台将进行接口收费、唯品会苏宁需定制开发退款单下载ERP可以下载客户发出退款申请而卖家尚未同意的退款单，退款单下载后会进入到退款管理 客服申请界面中十九、刷单处理刷单解决方案刷单的数据可以在客服部批量锁定后再批量选中，右键转财务审核，再经由财务部直接审核刷单数据二十、订单管理下单首先进入到ERP功能模块中的订单管理客服部来进行订单的简单处理，对订单进行筛选和锁定。锁定后进行修改，填充预计的物流、运费、配送信息，填写承诺发货时间，最主要的是在必要的情况下将产品信息以及实际售价修改正确，定制产品需要在产品备注中注明信息。客服备注也需要将需要传递給后面工作人员所看到的信息填写进去。并核对客户的收货信息。在信息核对完毕后进行审核。审核成功，订单进入跟单部，客服下单动作随即完成。其他费用 与订单相关的其他费用可到订单明细中的分页“其他费用”中进行添加。（影响订单总额）订单合并 同个ID同个收货地址的客户可将订单合并起来订单关联 不同ID不同收货地址的客户可将订单关联起来，以便后续的同时发货等相关事宜，关联的订单需要一同财审，并且打单时会一起打出转补款单 转补款单是用于将运费链接转入到主单中的操作（如果有时候合并条件不符，可使用此功能），转补款单的操作仅仅是将金额转入主单，而产品等其他信息将被遗弃，操作时，选中运费单 点击转补款单 选择主单 确定货审订单管理货审界面是按照客服部填写的承诺发货时间自动排序的。最快捷的审单方式就是将界面打开，直接在列中筛选“可货审”即可直接从上到下直接审核了。货审通常是让跟单人员去审核货物信息、分配仓库、修改物流配送信息的步骤，这里选择的信息到了“发货”动作时可再次进行修改。未货审界面中，可以使用颜色标记的功能标记订单。财审财审管理中财务人员只需要双击进去，看看订单明细中的支付总金额是否与货值成正比，与订单总额是否相等。财审时订单会验证淘宝后台状态，在出现状态异常时会跳出提示，此时需要检查订单状态再继续进行财审定金单的支付金额例如是99元，而在财审时，财务在客户已经付款的情况下，可在订单明细 支付明细中添加客户支付的金额后看是否能够审核。仓库打单仓库人员在打单时可多个订单选中后同时打单，出现卡纸的情况下可在已打印界面点击退审进行重新打印打单的样式由物流公司选择的模版来控制。发货当仓储部打单拣货并又物流发走之后，会将真实的物流单以及运费等反馈回来，这时候到可发货界面点击发货，填写真实的物流信息、配送信息、发货日期。发货时会验证订单在淘宝后台的状态当订单状态显示正常时，可直接发货。如果点错发货按钮，可到订单中心中点击退审来将订单退到可发货状态。二十一、订单变更订单变更是为了当订单在流程中发生变化时，便于更改订单的流程。什么状态的订单可以变更：已客审 已货审 已财审什么状态的订单不能变更：未客审 已打单 已发货可以变更什么信息：订单头信息、产品信息订单变更的流程：客服提交变更单 主管审核审核后的订单会去到哪里：如果更改了订单头信息，审核后订单会保留原有位置，而如果更改了产品信息，订单会回到跟单部重新进行货审二十二、售后流程1、售后流程用以跟进日常售后问题，通常由客服部发起，再由售后部门进行跟进并提交解决方案，在售后主管审核通过之后可生成对应的解决方案，例如 退款单 退货单 补件单。注：如勾选了需补款，售后审核后，系统会自动生成退款单直接跳转到退款管理的财务部，中间省略退款流程的客服和售后的操作。如勾选需退货，同样在售后审核后，直接跳到退货管理的客服部进行客二审，省略掉客一审、售一审的步骤。 如勾选需补件，那么系统自动生成补件单，在补件管理-售后补件未提交界面上。2、其他退款单ERP中的退款单出了可以在售后流程中进行创建之外，还有两种生成方式，一种是直接在退款管理中手动新增一个退款单（如果贵公司不使用售后流程进行跟进的情况下，可使用这个功能）；二是直接在下载中心 退款单下载 进行下载（注意，能够下载到的退款单状态为卖家未进行处理的）3、创建退货单在退货管理中可以直接创建一个退货单，退货单的流程遵循： 客服申请 售后审核 客服二审（为登记客户退货的物流信息） 仓库修改审核（客服填好物流信息后仓库那边就等收货了） 售后审核（登记仓库那边是谁负责了这单货物的收取，收的时候要检验货物是否损坏） 采购同步（采购人员负责登记损坏货物的维修信息，同时完好的货物由采购人员进行同步回库存中）4、创建补件单ERP中的补件单涵盖了两种：补货物选择货物类型，大件或者小件，这里的选择会控制这个补件单的流程走向，选择了大件产品，该补件单将进入到订单管理走正常的 货审财审打单发货 流程；而选择了补小件，该补件单将留在补件流程中可直接进行 审核采购打印发货 流程补金额单纯补金额无需选择产品，申请后财务审核结束补件流程；若补件单中涵盖了补货物和补金额，那么该补件单将按照补货物的流程走向继续二十三、采购管理尚夏ERP中分为两种采购方式1.备货 2.按照订单去采购备货的操作：进入 采购管理 新增 选择货物 填写采购数量 填写供应商 填写到货时间注：组合产品建议分开采购，因结构原因，组合采购只能单次单个采购采购部-订单采购：采购部订单采购的原理是将当前 客服人员已经进行客审并且未进行采购的订单合并生成一张采购单，包括有货的和缺货的，所以在这个采购单生成之后点击修改可以看到一些“需采购数”为负数，这个时候我们可以将“需采购数”进行列排序（就是点下这几个字就行了），然后同时选中负数的行点击“删除明细”；进行采购后，订单会显示“已采购”订单管理-跟单部-订单采购：这里的采购是根据当前选中的订单，将订单中缺货的产品生成一张采购单，有货的产品不进行生成；进行采购后，订单会显示“已采购”补件管理-订单采购：这里的采购是根据当前选中的补件单，将补件单生成一张采购单；进行采购后，订单会显示“已采购”，入库后有提示二十四、入库管理尚夏ERP中的入库管理是根据采购单来生成，入库的操作：进入 入库管理 新增 选择相应采购单或者按照供应商进行列筛选 填写入库数量 确定 选择入到哪个仓库 提交 审核即可注：如果你想知道现在你所有的供应商都还欠你多少货，可以在创建入库单 增加明细中 点击 导出 即可二十五、库存管理库存查询/组合库存查询/成品仓 这三个分别是查询库存的界面：如果贵公司只使用单品不使用组合，那么在“库存查询”界面直接查询是最直观的方式；如果贵公司大部分产品都使用组合，那么在“组合库存查询”界面直接查询是最直观的方式；如果贵公司即使用单品又使用组合，那么在“成品仓”界面直接查询是最直观的方式注：如何控制产品在成品仓显示？需要到基础信息 商品管理 修改中 在规格信息勾选“成品”即可。库存移动 库存移动是将产品从A仓移动到B仓的记录，可打印库存异动单作为仓管之间保留的凭证库存管理 库存移动 新增 添加 选择原仓库 选择目标仓库 选择产品 填写数量 审核 库存调整 库存调整是针对少量产品库存数量更改的操作库存管理 库存调整 新增 添加 选择目标仓库 选择产品 填写调整数量 审核 借出单 库存中有时候将产品送往拍摄或者借给同行，可使用借出单进行记录借：库存管理 借出单 新增 选择仓库 填写借出公司 选择产品 填写借出数量 提交 还：库存管理 借出单 修改 填写归还数量（归还数量填写归还总数，eg：借出十个，首次还1个，填写1，第二次归还3个，填写4） 库存盘点 库存盘点用以大批量库存数据修改或月末仓库盘点使用库存管理 库存盘点 新增盘点单 选择仓库（仅适用于当个仓库用户使用，多仓库用户忽略） 选择盘点类型（为避免失误，敬请大家只使用“小货量盘点”） 选择产品（多仓库用户在选择时，产品中会体现仓库，请按照真实仓库进行选择） 填写调整数量 保存 修改 完成盘点 修改 同步库存二十六、售后回访订单发货之后会出现在回访中，操作售后回访 选中订单 点击回访 选择回访类型（如正常回访，审核后该回访即结束，如二次回访，则选择下次回访的时间，方便下次进行回访） 填写回访内容回访中修改的功能是用以修改在点击发货之后仍然会发生变化的配送费等