费用报销补充规定2

关于重申上海浦东电线电缆(集团)有限公司关于费用报销的补充规定(二) 及相关解释就费用报销中存在的问题, 决定重申“费用报销的补充规定(二) ” 。对“费用报销的补充规定(二) ” 第十五条特殊规定作执行解释：1、凡能在一般纳税人单位购买到的商品，必须到一般纳税人单位购买。执行解释：对可以开具增值税专用发票开小发票，金额大、笔数多的不准报销。例如：汽油发票等。5、发票有付款单位或购货单位栏的必须填写公司全称。执行解释：发票付款单位或购货单位栏填写“个人”或与本公司名称不符的不准报销。本解释从即日起执行。 二O一一年八月二十二日上海浦东电线电缆(集团)有限公司关于费用报销的补充规定(二)本补充规定是对关于费用报销的补充规定的细化、量化，各部门、分公司应遵照执行。*费用报销的所涉票据必须是合法凭证，应具备：行为真实、有税务机关印制或允许印制、开票人与购票人一致三个条件。*凡有“盖章有效”的发票，必须盖开票人发票章。*使用集团公司印制“费用报销单”，原外购费用报销单停用。*凡费用列支项目，使用“费用报销单”，不准使用付款凭证。 一、采购报销：1、有仓库、车间及各部门填写的“请购单”(需经公司领导批准规定的须经批准)，采购物品必须验收入库。2、供货单位为一般纳税人的应开具“增值税专用发票”，发票货物或应税劳务名称栏只填主要商品名称或详见销货清单的，必须附“销售商品或提供劳务清单”，送货单、入库单不能代替销售商品或提供劳务清单”。3、白条、收据不予报销（有特殊情况不能取得正式发票的，必须先予申报得到批准）。 4、小发票的购货单位应填写“上海浦东电线电缆（集团）有限公司”全称，不得空白、不得缩写、不得自填；品名必须逐项写明。5、 发票内容与采购物品或提供劳务不相符的，应符报告作说明。 6、报销单摘要栏简明填写：商品名称、供货单位全称、地址、联系电话。以银行付款必须填写开户行及账号(增值税专用发票可免填)。7、凡必要、必须又无法索取到合法凭证的采购支出(大额必须先经批准)，应单独填写报销单，摘要栏填写供货单位全称、地址、电话。8、凡能在有正规发票单位购买的商品，到不能提供合法凭证的单位采购，不予报销。9、报销单必须附“请购单”、“入库单”(主要原材料磅码单)，无“请购单”的必须附说明，无“入库单”不予报销。10、不属入库的采购商品，必须有领用人或经手人验收或证明。11、公司实行定点采购，月结必须当月25日前结清。因定点供应单位无采购商品可供，必须有定点单位出具无货单，方可另择采购，一货一单附入报销单。12、一张发票一张报销单。13、大宗、大额采购使用银行付款方式。二、差旅费报销：(本规定限于“出差管理办法”第十九条第6款、第二十条第5项、第二十一条第3款及以下人员)1、修改“出差管理办法”：(1)第十九条住宿标准第6-9款统一为160元以下/天(超过部分自负；使用房间内另付费用品、食品自负)。注：入住类似“如家”快捷连锁店的若稍有超过可予报销。(2) 第二十条出差伙食费补贴标准第5-8款统一为40元/天(外出办事误餐可参照本标准：早餐5元/人次、中餐15元/人次、晚餐20元/人次补贴)。 (3)第二十一条交通工具增加第5款，飞机票统一由办公室预订。(4)第二十二条出差费用报销规定第2款出差补贴实际天数计算(出差天数以出发时间至返回时间为准，每满24小时为一天，不足12小时按半天计发，超过12小时按一天标准计发)。增加：如不能正确计算出发及返回时间，可根据出发的当天及返回当天计算总天数减去一天计算。2、出差有招待费报销的另填单，规定见“业务招待费报销”。并应按招待次数，在出差报销单出差伙补扣20元/次。3、没有电话费补贴的个人，按出差实际天数补贴4元/天；己有定额电话费补贴的，出差外埠按实际天数补贴2元/天。(此费申报后放在工资中发给)。4、报销单摘要栏简明扼要填写：出差起迄日期、出差目的地、出差事由。两人及以上同行报销单报销人栏同时签名，不准分开报销。5、报销单报销费用限于：车费、住宿费、出差伙食补贴三项。6、通用定额发票票背后注明发票日期、用途；出租汽车票票背后注明起迄地点；外省市汽车多级票价车票票背后注明日期、起迄地点；有奖发票兑奖联撕去或密码区刮出不准报销；7、凡正当、合理又无法索取到合法凭证或票据遗失的出差支出，应另行填写费用报销单，并在报销单摘要栏填写简明扼要的情况。8、出差一次一张报销单(含出差到二个以上目的地，中途未返回)。9、出差的其他费用应另行填写费用报销单。 三、业务招待费报销：1、 业务招待费用必须在每次招待开支的票据背面注明被招待单位或项目名称、姓名、职务，来宾人数，陪客人数(涉不宜在单证上注明的，应附报告作说明)。招待档次应按宾客的职务；能量、业务量大小决定。按规定事前报告、事后报销。2、 送礼费用按上条内容填写(涉不宜在单证上注明的，应附报告作说明)3、白条、收据不予报销。 四、委托加工、修理、检测报销：1、委托加工、修理、检测必须有报修部门的“委托申请表”，申请表列示委托加工、修理、检测的对象，数量、原因，受委托单位的全称、预计服务费(需有资质的修理、检测委托项目必须到有资质的单位)。2、外委修理必须经报修部门验收后入库单。3、受委托部门的发票，多件的应有收费清单。4、一张发票一张报销单。报销单必须附“申请表”、验收后的入库单。5、大宗委托加工、修理、检测费使用银行付款方式。 五、劳务报销：1、公司自有人员或设备无法解决需外协、临时劳务用工的，必须有职能部门填写劳务费结算付款单，此单必须注明临时劳务用工的对象、理由，设计或质量等基本要求，预计用工时间或费用，经主管领导批准后方可实施。必要时签订服务合同。2、临时劳务用工完工，必须有使用部门或专业人员验收，确认符合约定或合格。3、结账付款必须是对应的发票，小额零星劳务费应在摘要填写受款人姓名、住所、联系电话。4、一件事一张发票一张报销单。报销单必须附劳务费结算付款单为费用报销单、服务合同、竣工验收意见。5、大宗劳务费应提供完税凭证或相对应的发票使用银行付款方式。6、六、印刷费、广告费报销：1、必须签订有标的、数量、质量、价款，履约期限、地点和方式，样张等有实质性要约的合同。履约完毕户外广告牌应有与合同数量、地址一致的照片(必须时实地验收)；印刷品应有验收单、入库单。2、必须是广告、印务公司的发票。3、一份合同一张发票一张报销单。4、广告费、印刷费使用银行付款方式。 七、基建报销：1、凡属房屋建筑物必须基建立项，有签订的合同、竣工验收合格手续。2、必须是建筑行业的发票。3、以原材料发票抵付工程款，应充分考虑工程用料的一致性。4、一个项目一张报销单。报销单应附合同、峻工验收单。5、基建费用使用银行付款方式。八、运费报销：1、必须有托运合同或托运单、有经营销中心业务员签名的送货回单复印件。2、必须是承运单位开具的“公路、内河运输业统一发票”,货物托运单或合同必须与开票人名称一致。3、小额运输累计用车用汽柴油发票，含税金额必须和运费一致。4、承运单位不能提供送货回单或送货回单不齐的，其不能提供或不齐部分运输费在购货方确认或结算货款后结付。5、运费使用银行付款方式。九、工伤医药费报销：1、由保险专职干事填写费用报销单，摘要栏应填写事故编号、发生的时间、职工姓名、所属部门、就诊的医院及该工伤第几次报销、己报销累计金额。(发生工伤第一次报销必须有“工伤事故整改书”，该书应有：事故过程，事故分析，当事人责任(应有当事人签名确认)，整改措施(应有整改负责人签名确认，主管领导签名等)。2、工伤医疗费复印件(原件留行政中心申请工伤保险理赔使用,)。3、需护工的必须有医疗机构证明(补贴额按上海市生活护理费标准)。4、工伤住院伙食补助费,按公司“出差管理办法”第二十条出差伙食费补贴标淮40元/天的70%计算。5、复诊一般应乘公交车(下肢伤除外)，凭车票分开填单报销。十、电话费报销：1、享受月定额补贴:100元/月、50元/月、集团优惠套餐月基本费10元/月三种。在当月工资中发放。2、修改“出差管理办法”第二十三条通信费用报销规定享受按比例报销的项目：核准的月基本费(100元以下)；语音通讯费、短信费，报销比例为70;集团优惠套餐月基本费全报。当月申报在次月工资中发放。3、不享受电话费补充和按集团优惠套餐基本费补贴的因出差外埠按4元/天计算电话补贴;按100元/月、50元/月定额补贴的因出差外埠另行按2元/天计算电话补贴。本人申请,在次月工资中发给。4、电话费补贴计入工资涉个人所得税自理。十一、汽车费用报销：1、公司对私车分级年补贴，财务部设备查账户单独结算，超支自负，年终结清。2、汽车费用按：油费、通行费、停车费、修理费、保险费、年检等分项填写报销单。3、加油卡充值的报销必须是增值税专用发票，中国石化加油充值付款时给具的有“仅作收款凭证”字样的发票联不准报销。4、公司车辆，按(2)分项报销，向分部门结算的应注明。5、公司车辆维修保养专人负责。十二、认证费：1、认证费包括：各类公司资质、产品等申请认证、检测、强制性检测、年检等费用。2、认证、检测多项除发票外应有清单，有合同的必须附合同。3、必须是认证单位的发票。4、认证费使用银行付款。十三、零星报销：1、报销单摘要栏简明填写费用发生的时间、项目、商品名称、供货单位名称。发票项目栏与实际商品不一致的不予报销。2、发票必须有验收或证明人签名。十四、无凭证报销：1、先予填写“非佣金、销售提成列支审批表”，表式有：(1)申请人解决事项、申请金额、付款方式；(2)受款人姓名、所在部门及职务、住址或联系电话；(3)列支理由或预期效果等三项。填写真实经得起复查。2、经公司领导批准后再填付款凭证。特殊原因必须先请示后补单。不准先用款后申报。3、一件事一张报销单。十五、特殊规定：1、凡能在一般纳税人单位购买到的商品，必须到一般纳税人单位购买。2、凡大宗、大额商品必须到一般纳税人单位或专卖单位购买。3、凡各部门使用功能基本一致的商品，应尽量考虑通用性、互换性，选择同一品牌、规格。4、凡大宗、大额生产、生活共用商品(如液化气)，按生产、生活实际使用量分别开发票。5、发票有付款单位或购货单位栏的必须填写公司全称。5、发票全部内容不得涂改,涂改作废。十六、正确填写、粘账报销单：1、用黑色或兰黑色墨水笔填写，不准用园珠笔填写、审批。2、不准填写报销以外的内容。3、财务审核、付款方式栏，报销人不准填写。4、票据、单证分类、有序粘贴，报销单背面能完整粘贴原始单据的，不附“原始单据粘存单”。报销单背后不能完整粘贴原始单据的另附“原始单据粘存单”。正确填写单据张数和附件张数。5、“增值税专用发票抵扣联”附报销单，但不准粘贴。6、正确填写、不准涂改。大写标准：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零、佰、仟、万、元、角、分、正。小写金额空格打从右上角到第五行合计数左起第一位数上方右下角的一条斜线，小写合计数前一格填写： 。7、需要说明的内容可另行填写，不在摘要栏填写不必填写的详情。 十七、报销单审批责任：1、部门主管审批，为真实性、金额确认。2、财务部审批，为标准、合法、完整、正确性复核。3、公司领导审批，为认定批准。十八、报销：1、报销单应接受按规定的各级审批。2、出纳付款前必须审查报销单审批手续完整、受款人签名。3、大额款一般采取银行支付,受款人必须是供货的开票单位。4、严禁经办人代受款人(单位)受款。 十九、相关责任：1、报销人虚报费用的按虚报额的2倍处罚，并按公司相关规定处理。2、部门主管把关不严，误批按错误额等额处罚。3、财务审核，复核有误按损失额赔付。4、经审核被判为不符合财税规定的发票(主要有：发票非开票人购买；发票属性不对；发票未盖章等)，由经办人负责调换，无法纠正的自负。5、凡粘贴、填写不符合规定的，由报销人重新粘贴、填写。二十、暂支款、预付款及报销结账期限：1、现金暂支单或银行付款方式预付款，均属受款人或经办人的借款。小额现金经部门主管批准、财务复核凭单借款。大额银行付款除经部门主管批准，还必须提供合同复印件供财务复核付款。预付款项目应在10个工作日办理收款单位的发票凭证结账手续。 2、办事暂支款5个工作日内上报审核报销；出差暂支款返回公司后5个工作日内上报审核报销。自己垫支付款报销上报审核不得超过10个工作日。3、 银行付款购入物品5个工作日内凭发票入库单办理结账手续。4、 逾期未办毕结账或报销的必须向财务部书面陈述原因。 二十一、其他：1、本规定解释、修订权在集团公司。2、本规公布之日起执行。 报销单填写格式差旅费报销:部门：财务部 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据2011/01/05-01/9 郑州禹州13350025河南禹龙发电有限公司处理应收账款 共5天其中：车费695元、住宿费480元/3天 伙补160元/4天人民币大写：壹仟叁佰叁拾伍元正13350025 部门主管： 报销人：采购报销：部门：采购部 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据不锈钢浮球阀等4件545003上海海胜阀门厂奉贤区远东路2801号 021-67184391农行奉贤南桥支行 人民币大写：伍佰肆拾伍元正545003 部门主管： 报销人：招待费报销：部门：营销中心片区 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据2011/01/03晚餐 ，二十四局供应部应科长等4人579001陪客2人(一次以上的可在每份发票背面注明上述内容)人民币大写：伍佰柒拾玖元正579001 部门主管： 报销人：基建报销：部门：集团公司 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据合同办公楼园形楼加层项目84000002总价12万元，月日已预付202.4万元，本款为竣工结算款，余101.2万元为期1年质保金。施工单位：建筑有限公司建行奉贤南桥支行人民币大写：捌万肆仟元正84000002 部门主管： 报销人：工伤报销：部门：行政中心 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据工伤，2010/11/19电力车间剥线工0000003左手机械伤害，消防武警医院就诊第次报销，累计元(医疗费收据原件己申报工伤保险赔付)人民币大写：元正0000003 部门主管： 报销人：遗失车票报销：部门：技术中心 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据2010/01/05/19:15T282次上海南-大同硬卧下铺票1张37900遗失，票价379元注：岀差山西大同到公司处理电缆质量事 人民币大写：叁佰柒拾玖元正37900 部门主管： 报销人：误餐报销：部门：分支公司 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据2011/01/8 上海公司工地测量电缆长度3000 上海杨浦区路 、贰人误中餐补贴人民币大写：叁拾元正3000 部门主管： 报销人：职工保险报销：部门：行政中心 报销日期：2011年1月5日摘 要十万千百十元角分单据缴纳外来从业人员2010年1月份综合保险77人20597501其中：电力50人13375.00元 电线27人7222.50元人民币大写：贰万零伍佰玖拾柒元伍角正20597501 部门主管： 报销人： 快递费报销：部门：营销中心 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据2010/12顺风快递费用3899001其中：集 团 公司481.00 片区770.00 片区1456.00 片区20.00 片区877.00 销售六部150.00 矿用 公司125.00 分支公司20.00人民币大写：叁仟捌佰玖拾玖元正389900 部门主管： 报销人：汽车费用报销：部门：公司 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据沪A777F6车汽油2000004通行费80006停车费30005人民币大写：贰仟壹佰壹拾元正21100015 部门主管： 报销人：零星报销：(无入库手续)部门：行政中心 报销日期：2011年1月5日摘 要十万千百十元角分单据2010/12/30来考察招待用水果120001人民币大写：壹佰贰拾元正120001 部门主管： 报销人：(注：此类不入库报销除经办人外，应有验收或证明人在发票背面签字)购买设备报销：部门：设备部(或采购部) 报销日期：2011年1月10日摘 要十万千百十元角分单据200/1+6管式绞线机72000001代付运费1000001江苏苏阳电工机械厂 地址：江苏市农行江苏支行 账号：应付设备价9094800元，余质保金1年后付人民币大写：柒万叁仟元正73000002 部门主管： 报销人： 非佣金、销售提成列支审批表 填表日期：201 年 月 日申请人所在部门及职务解决事项申请金额付款方式受款人姓名所在部门及职务住址或电话列支的理由或预期效果： 申请人签名： 年 月 日 申请人签名： 年 月 日部门领导意见： 部门领导签名： 年 月 日集团公司领导审定： 集团公司领导签名： 年 月 日度 集团公司领导签名： 年 月 日事后跟踪复查：关于原始单据粘贴注意事项： 1、原始单据必须完整，整齐粘贴费用报销单反面右上角起，与上边、右边线平行，尽量不要超出费用报销单左边、下边线。 2、原始单据面应尽量一个方向。大单据应与费用报销单面同方向。 3、单据大小不一应大单据靠足右边，小单据应右上角左、下各不少于4.5公分。 4、单据多张、内容不一应尽量分类粘贴。重叠多份应左边齐和上边齐平。重叠粘贴必须保证单据内容完整。重叠右边可相对多1-3张。 5、增值税专用发票与费用报销单面同方向，与左边、上边齐平粘贴，左边打洞部分必须撕掉，增值税专用发票抵扣联不准粘贴，用回形针或大头别针附在费用报销单后。6、因单据不适应在费用报销单背面粘贴或单据过多粘贴不下，可附原始单据粘存单。