办公室管理第二次作业

办公室管理第二次作业第五章办公室时间运筹1、时间有怎么样的特性？答：时间的特点：（1）有限性与无限性的统一；（2）流逝性、一维性与不可逆转性；（3）价值性；（4）均等性；（5）可控性2、有效运筹时间的原则重要有哪些？答：1、决定优先顺序和轻重缓急（priority）。 2、用心（集中注意力）。 3、切实订下完毕筹划的期限。 4、把重要筹划提成几种部分。 5、列好约会的清单。 6、必要时说“不”。 7、列好“待办之事”清单。 8、定期修正长期和短期的目的。9、把工作重心放在目前。 10、有不明白的事情要敢于请教。 11、找出解决每一件事情的最佳的方式。 12、估计做每件事情所需要的时间。 13、避免杂乱。 14、在接到来信来电的当天就回信回电。 15、先做好必须做的紧要事情。 16、记住自己才是生活和时间的主人。3、办公室人员可以遵循哪些时间运筹方略？答：a. 并列运筹法 也叫复线运筹法，即在同一时间里，同步做两件或多件事情的安排时间的措施。 人们常说，一心不能二用。其实不尽然，有时一心可以二用。现代科学已经告诉我们，人的不同行为是大脑不同区域支配的，一种人可以同步干两件事情。干一件事而一举两得，这是提高时间运用率的好措施。b. 交叉轮作法当对某一种工作用脑时间过长，感到疲劳或效率减低时，就不要勉强做，可变换一下工作内容，或进行一段有爱好的其她活动，使大脑得到调节和休息。交叉轮作法就是采用交叉更替运筹时间的措施，把一天的活动内容交叉进行安排，以提高效率。它的运用原理是：在一定期间内，为了保证科学用脑，缓和脑细胞，使其不长期处在兴奋状态，以免导致过度疲劳。好比农业领域中交叉轮作以提高产量的措施。 c. 定期盘点法“盘点”就是计算执行一项筹划所需要的时间，拟定行事的顺序，规定完毕筹划的最后期限。定期盘点法就是出于使时间使用更趋合理的目的，而定期“盘点”对时间的运用状况，根据主客观条件的变化而重新评价工作筹划和重新安排投入的时间。 d. 遇事三问法为了以尽量少的时间办好尽量多的事情，从而节省时间，而对面临的事情提出三个问题。一是能不能取消它？如果没必要做，或是做了也没有效果，就可以考虑取消它。二是能不能与别的事情合并办理？三是能不能用费时更少的措施办理它？ e 集中高效运筹法集中高效运筹法是指在精力最充沛、最旺盛，智力活动最佳，注意力最集中的那段时间里，安排最重要的工作内容。人的智力活动最佳期是各自不同的，要把最重要、最核心的工作内容，安排在每天的最佳用脑时间里去进行，以保证高速度、高效率、高质量。4、办公室人员在制定日程表时，应当遵循如何的原则？答：根据工作筹划制定工作日程表。遵循先急后缓、先重后轻的统筹兼顾原则来制定工作日程表。制定措施：一方面把自己所想到的，一天当中也许遇到的，应当做的和必须做的事情所有记录下来。另一方面按照每项工作的重要限度重新对她们进行排列。再次，在执行日程表时，一定要按照紧要、不大紧要、不紧要的顺序去做。5、办公室工作跳出“会海”的措施有哪些？答：跳出“会海”。（1）站着开会。（2）限定会议时间。（3）午餐前或下午下班前开会。6、办公室人员在打电话时要注意的重要事项是什么？答：在打电话时要单刀直入，不要挥霍时间。必须注意：（1）在电话机旁准备好铅笔和备忘录取纸，以备有时需要记录或写下转达别人的话。（2）事先把与电话内容有关的资料准备在手边，以省去需要东寻西找的时间。（3）打电话时清晰地报出自己的单位和姓名，明确地把身份简介给对方，这是对人的尊重，也省去了对方询问的时间。（4）事先想好通话内容。（5）放下听筒前要有所提示，以免对方漏掉需要通话的内容。对打进来的电话也要加以必要的限制，以保证重要的工作内容可以得到解决。需要注意：（1）在工作繁忙时，可以告知同事或秘书要有选择地接听和应答电话。（2）请别人代接电话时，要交代阐明本人不能接电话的理由，让打进电话的人相信虽然再来电话，本人也无法接电话。（3）事先告知也许接电话的人，本人可以在什么时间给来电话的人回电，如果也许，请对方留下姓名和联系措施。（4）对于常常有重要事情联系的对象，最佳事先商定什么时候打来电话，以便自己可以亲自接听。第六章办公室工作筹划1、老式筹划和现代筹划之间有哪些不同？答：老式筹划是在以往近年工作经验基本上积累出来的某些有益的工作筹划措施，涉及：（1）定额法；（2）比例法；（3）比较法；（4）反复平衡法；（5）技术经济法。 现代筹划有明显发展：工作筹划的目的不局限于外部给定，也来自内部的考虑；工作筹划的制定不是完全受外部政策支配，更来源于组织和机构的自我调节需要；更注重工作筹划的创新设计；把全局作为系统对象，运用了多种科学措施，而不是单凭直观经验来制定。2、工作筹划的编制过程涉及哪些基本环节？答：1、拟定目的 2、调查研究 3、资料分析 4、筹划方案的拟订和评价 5、方案的选择 6、筹划执行过程的反馈 7、筹划的修正3、工作筹划的制定措施重要有哪些？答：1、运筹学措施 2、规划-筹划-预算系统 3、行政筹划评审术 4、核心路线法 5、经济计量模型措施4、目的管理的含义是什么？答：它是工作筹划的一种管理方式，先由领导者拟定组织的总目的，然后由有关各方拟定各个部门和人员应当完毕的分目的和具体工作目的，目的从上到下层层展开，又从下到上层层保证，以此来实现组织目的、部门分目的和个人具体工作目的的管理。 在拟定组织目的、部门分目的和个人具体工作目的的过程中，要注重组织的领导、各部门和员工之间的信息的沟通和共享，塑造对目的价值和鼓励机制的集体理解和认同。5、目的管理的优缺陷是什么？答：1、目的管理的长处（1）能直接提高和加强办公室工作的系统性、规划性、目的性和周期性，减少曲折和虚耗，使办公室工作有的放矢，使办公室成员心中有数，增强组织工作的节奏。 （2）增进办公室人员之间的关系及信息、情感沟通，加强组织内部的协调与合伙，减少部门和人际之间的摩擦。在完毕个体目的的基本上完毕群体乃至整个组织的目的，可以实现分工合伙的供效。（3）有助于克服集权管理的弊端，发挥分权管理的长处，以提高员工的工作爱好和工作自觉性、积极性，加强其责任感和荣誉感，激发其工作动机和工作意愿，并以此减轻领导事无巨细都要亲自过问的工作承当，以及培养各级人员的才干和对组织的忠诚。 （4）由于目的管理往往是一种持续不断的过程，上一期目的的完毕常常促成下一期目的的建立，又由于目的管理必须定期进行分析和评价，因此它常常成为组织变革与发展的重要手段。2、目的管理的缺陷（1）要使组织的员工自觉地承当某种确切的责任和任务常常是困难的，而建立在自觉性和使命感基本上的自我控制是目的管理的基本之一。 （2）作为“上级”的不同层级的管理人员常常不习惯或不能容忍“下级”的参与和自主性，往往会情不自禁地采用老式的下达批示和发号施令的管理措施，同步缺少技巧，导致管理过程受阻。因此，目的管理措施的采用尚有赖于获得全体组织成员的理解与合伙。6、影响工作筹划实行的重要因素有哪些？答：1、工作筹划目的制定方面的影响因素。目的和任务的重要限度和难易限度不一，波及到的人财物状况不一，也许会给目的的制定和筹划的实行带来困难。 2、工作筹划实行主体方面的影响因素。组织机构的设立与否合理？领导者的能力、经验、权威和决策状况如何？一般执行人员的能力、态度和她们对决策的理解限度如何？这些都会对工作筹划的实行产生影响。3、工作筹划实行客体的影响因素。当筹划实行对象即有关人员和部门、组织由于受教育限度、政策水平、承受能力、利益分派等因素同工作筹划的目的或方式发生冲突时，工作筹划的执行就会遇到阻力。 4、工作筹划实行环境方面的影响因素。涉及自然环境、文化环境、经济技术环境、政治环境等都也许影响到工作筹划实行的效果。第七章办公室记录工作1、如何理解记录总体和总体单位的含义？答：记录总体：但凡客观存在的，在同一性质基本上集合起来的许多种别事物的整体。简称总体。如某商场的所有顾客、某市所有女性白领、某机关所有干部、某单位所有男职工、某市所有大学生、某市所有国有公司等。 总体单位：构成记录总体的个别事物。简称个体。如某商场合有顾客中的一位叫张三的顾客、某市所有中学当中的一所中学、某市所有国有公司当中的某家国有化工公司等等。2、如何理解标志和记录指标的含义？答：标志：用来阐明总体单位特性的名称。如某商场的12位男性顾客这个总体单位中，顾客就阐明了这一总体单位的特性。其中“12位”表达数量标志， “男性顾客”表达其质量标志。 记录指标：反映实际存在的一定社会总体现象的数量化概念和具体的数值。如全国人口总体的性别分布特性可用“总人口数”、“男性人口数”、“女性人口数”、“男性人口比重”、“女性人口比重”等指标来描述，前三个指标属于数量指标，后三个指标属于质量指标。3、办公室记录分析的常用措施有哪些？答：一、相对指标分析 二、平均分析 三、动态分析 四、指数分析4、办公室记录工作中使用的相对分析措施波及哪些重要指标，分别是什么含义？答：1、构造相对指标：是反映总体内部构成状况的相对指标，又称比重指标。2、比例相对指标：是反映同一总体内的不同部分之间数量比例关系的指标。3、比较相对指标：是反映同一时间不同总体之间同类现象数值大小对比关系的指标。4、强度相对指标：是两个有互相联系的不同总体的总量之比，它表白现象发展的限度、密度或强度。5、筹划完毕限度相对指标：是表白筹划完毕限度的综合指标。6、动态相对指标：是表白现象在不同步间变动限度的相对指标。5、概率抽样的措施重要有哪些？答：简朴随机抽样，合用于总体单位不多的状况，如抓阄或抽签。一般是在先对调核对象编号后运用随机数表根据概率原理打出，毫无偏见。等距抽样，就是将总体各个单位按照顺序进行排列和编号，然后从随机选择的一种单位开始，按照相等的间距抽取样本单位。如生产流水线上抽检产品质量，又如从电话号码簿中进行等距抽样。分层抽样，就是将总体按照某种特性或属性分若干类别或层次，再按照一定比例在各个类别或层次中随机抽取形成调查样本。合用于很大的总体，同步各个层之间差别大，而同一层内差别小。如学生-大学生、中学生、小学生等层次-随机在每个层次中抽取样本。整群抽样，整群抽样就是先将总体提成若干群，再在其中随机抽取部分群，最后对所抽中的所有单位一一调查。6、非概率抽样的措施重要有哪些？答：没有严格遵循“随机原则”的抽样。重要有偶遇抽样、判断抽样和滚雪球抽样。 偶遇抽样：考虑到便利，见谁逮谁。 判断抽样：由于很理解各个调核对象，根据主观经验来拟定调核对象。 滚雪球抽样：由于对总体的范畴不清晰，先找出少数个体，然后通过该个体理解更多的个体，以此类推，从而接近总体。第八章办公室接待工作1、办公室人员向来访个人进行打招呼时要注意哪些重要事项？答：来访者进门，接待人员应立即起身迎接，热情招呼问好。 对来访者根据性别、年龄、简介信等进行合适称呼。 如果来客时你正在接电话或正在办理着急事，要注意的合适应对措施。 如果来客时你正在和别的客人谈话，要注意合适应对。 如果接待异性来访者，要特别注意分寸，既要热情又要适度，否则会适得其反。2、办公室人员在接受名片时要注意哪些重要事项？答：接受名片时要以恭敬的态度，双手接受。一般不适宜大声念出名片上的头衔、姓名等内容，只要默读一下，然后郑重地放在自己的口袋、名片夹或其她稳妥的地方，使对方感到你对她感爱好。 接到名片后，如自己带有名片，可立即回送上名片正方应朝对方；如若没有，可向对方阐明状况，并积极作自我简介。 办公室人员有必要准备一本名片夹和一种通讯簿，将名片进行分类、整顿和收集。3、办公室人员引见简介客人的一般顺序是什么？答：先简介主人，再简介客人，一般把身份低、年龄轻的简介给身份高、年龄长的，把男士简介给女士。如果几位客人同步来访，应当按照职务高下依次简介，职务相似者，可以先简介年长的。4、办公室人员为领导进行约见安排时有哪些注意事项？答：1、要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。2、要辨别轻、重、缓、急安排约见。3、约见应当有准备的，越是重要的约见，越要准备好；4、酌留弹性；5、保证准时赴约，不误约，不失约。5、哪些状况下办公室工作人员需要为领导回绝约见？答：领导工作十分繁忙，需要保证其集中精力思考和解决更重大的问题，应排除某些琐碎事务及外来人员的干扰，保证领导在这段时间能静心工作而无任何干扰。当领导在工作中遇到麻烦或问题，一时尚未能提出解决措施，为规避有关当事人的询问时；当领导的人身安全受到威胁时；当领导的家属、亲友等频繁求见时，办公室人员都也许替代领导回绝被约见人。 领导不会见外人的时间，办公室人员不要假借她不在办公室或正在开会回绝约见，由于这些托辞多被当作借口。只能委婉、简要地向来者阐明领导今天的日程内不能再安排任何事情，然后把谈话重点转向与来客讨论后来的安排。6、办公室人员对不同来信应当如何解决？答：重要来信：要按领导的不同分工，分别呈送批阅，同步要填写“呈阅笺”或“请示单”。必要时，应附卷供领导审查，还可以援引有关政策条文供领导参照。 一般来信：按照“分级负责，归口办理”的原则，直接转给有关部门承办。 检举揭发信：转办时要填写专用转办单，转给被告对象的上级领导机关解决，严禁把此类信件转交给被告对象所在单位或被告本人。 批评信：一般可以转给被批评部门或个人的上级领导解决，有的也可以去掉反映者的姓名、地址，把内容抄给被批评的部门或个人，规定其作出检查或阐明。 反动信件：应当送领导阅批后转公安部门解决。在转办过程中要尽量减少传递环节，严防扩散。 匿名信件：反映的是什么问题，该如何解决，都视同签名信。查无实据的匿名信应予以否认，若波及到人身袭击、诬告陷害的，要查清写信人，依法解决。 反复来信：对多次反复的来信，要区别状况，妥善解决。