超全excel秘籍

超全excel秘籍必学 也许你已经在Excel中完毕过上百张财务报表,也许你已运用Excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你觉得Excel也但是如此,甚至了无新意.但我们平日里无多次反复的得心应手的使用措施只但是是Excel所有技巧的百分之一.本专项从Excel中的某些鲜为人知的技巧入手,领略一下有关 Excel的别样风情. 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将公司的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,运用数据有效性功能建了一种分类下拉列表填充项. 1.在Sheet2中,将公司名称按类别(如工业公司、商业公司、个体公司等)分别输入不同列中,建立一种公司名称数据库. 2.选中A列(工业公司名称所在列),在名称栏内,输入工业公司字符后,按回车键进行确认. 仿照上面的操作,将B、C列分别命名为商业公司、个体公司 3.切换到Sheet1中,选中需要输入公司类别的列(如C列),执行数据有效性命令,打开数据有效性对话框.在设立标签中,单击容许右侧的下拉按钮,选中序列选项,在下面的来源方框中,输入工业公司,商业公司,个体公司序列(各元素之间用英文逗号隔开),拟定退出. 再选中需要输入公司名称的列(如D列),再打开数据有效性对话框,选中序列选项后,在来源方框中输入公式:=INDIRECT(C1),拟定退出. 4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的公司类别填入单元格中.然后选中该单元格相应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的公司名称列表中选择需要的公司名称填入该单元格中. 提示:在后来打印报表时,如果不需要打印公司类别列,可以选中该列,右击鼠标,选隐藏选项,将该列隐藏起来即可. 二、建立常用文档新菜单 在菜单栏上新建一种常用文档菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,以便随时调用. 1.在工具栏空白处右击鼠标,选自定义选项,打开自定义对话框.在命令标签中,选中类别下的新菜单项,再将命令下面的新菜单拖到菜单栏. 按更改所选内容按钮,在弹出菜单的命名框中输入一种名称(如常用文档). 2.再在类别下面任选一项(如插入选项),在右边命令下面任选一项(如超链接选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如工资表等),建立第一种工作簿文档列表名称. 反复上面的操作,多添加几种文档列表名称. 3.选中常用文档菜单中某个菜单项(如工资表等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选分派超链接打开选项,打开分派超链接对话框.通过按查找范畴右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如工资.xls等)文献夹,并选中该工作簿文档. 反复上面的操作,将菜单项和与它相应的工作簿文档超链接起来. 4.后来需要打开常用文档菜单中的某个工作簿文档时,只要展开常用文档菜单,单击其中的相应选项即可. 提示:尽管我们将超链接选项拖到了常用文档菜单中,但并不影响插入菜单中超链接菜单项和常用工具栏上的插入超链接按钮的功能. 三、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让不小于等于元的工资总额以红色显示,不小于等于1500元的工资总额以蓝色显示,低于1000元的工资总额以棕色显示,其他以黑色显示,我们可以这样设立. 1.打开工资表工作簿,选中工资总额所在列,执行格式条件格式命令,打开条件格式对话框.单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中不小于或等于选项,在背面的方框中输入数值.单击格式按钮,打开单元格格式对话框,将字体的颜色设立为红色. 2.按添加按钮,并仿照上面的操作设立好其他条件(不小于等于1500,字体设立为蓝色;不不小于1000,字体设立为棕色). 3.设立完毕后,按下拟定按钮. 看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的规定以不同颜色显示出来了. 四、制作专业符号工具栏 在编辑专业表格时,常常需要输入某些特殊的专业符号,为了以便输入,我们可以制作一种属于自己的专业符号工具栏. 1.执行工具宏录制新宏命令,打开录制新宏对话框,输入宏名?如fuhao1?并将宏保存在个人宏工作簿中,然后拟定 开始录制.选中录制宏工具栏上的相对引用按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击录制宏工具栏上的停止按钮,完毕宏的录制. 仿照上面的操作,一一录制好其他特殊符号的输入宏. 2.打开自定义对话框,在工具栏标签中,单击新建按钮,弹出新建工具栏对话框,输入名称-专业符号,拟定后,即在工作区中浮现一种工具条. 切换到命令标签中,选中类别下面的宏,将命令下面的自定义按钮项拖到专业符号栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮). 3.选中其中一种自定义按钮,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名. 4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选指定宏选项,打开指定宏对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),拟定退出. 反复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来. 5.关闭自定义对话框,后来可以像使用一般工具栏同样,使用专业符号工具栏,向单元格中迅速输入专业符号了. 五、用视面管理器保存多种打印页面 有的工作表,常常需要打印其中不同的区域,用视面管理器吧. 1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后浮现的快捷菜单中,选隐藏选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来. 2.执行视图视面管理器命令,打开视面管理器对话框,单击添加按钮,弹出添加视面对话框,输入一种名称(如上报表)后,单击拟定按钮. 3.将隐藏的行(或列)显示出来,并反复上述操作,添加好其他的打印视面. 4.后来需要打印某种表格时,打开视面管理器,选中需要打印的表格名称,单击显示按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简朴设立、排版一下,按下工具栏上的打印按钮,一切就OK了. 六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序. 1.执行格式选项命令,打开选项对话框,进入自定义序列标签中,在输入序列下面的方框中输入部门排序的序列(如机关,车队,一车间,二车间,三车间等),单击添加和拟定按钮退出. 2.选中部门列中任意一种单元格,执行数据排序命令,打开排序对话框,单击选项按钮,弹出排序选项对话框,按其中的下拉按钮,选中刚刚自定义的序列,按两次拟定按钮返回,所有数据就按规定进行了排序. 七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只得将它隐藏起来了. 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行格式单元格命令,打开单元格格式对话框,在数字标签的分类下面选中自定义选项,然后在右边类型下面的方框中输入;(三个英文状态下的分号). 2.再切换到保护标签下,选中其中的隐藏选项,按拟定按钮退出. 3.执行工具保护保护工作表命令,打开保护工作表对话框,设立好密码后,拟定返回. 通过这样的设立后来,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形. 提示:在保护标签下,请不要清除锁定前面复选框中的号,这样可以避免别人删除你隐藏起来的数据. 八、让中、英文输入法智能化地浮现 在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不以便,何不设立一下,让输入法智能化地调节呢? 选中需要输入中文的单元格区域,执行数据有效性命令,打开数据有效性对话框,切换到输入法模式标签下,按模式右侧的下拉按钮,选中打开选项后,拟定退出. 后来当选中需要输入中文的单元格区域中任意一种单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其他单元格时,中文输入法自动关闭. 九、让自动改正输入统一的文本 你是不是常常为输入某些固定的文本,如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧. 1.执行工具自动改正命令,打开自动改正对话框. 2.在替代下面的方框中输入pcw(也可以是其她字符,pcw用小写),在替代为下面的方框中输入电脑报,再单击添加和拟定按钮. 3.后来如果需要输入上述文本时,只要输入pcw字符?此时可以不考虑pcw的大小写?,然后确认一下就成了. 十、在Excel中自定义函数 Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要.我们可以自定义一种函数,来完毕某些特定的运算.下面,我们就来自定义一种计算梯形面积的函数: 1.执行工具宏Visual Basic编辑器菜单命令(或按Alt+F11快捷键),打开Visual Basic编辑窗口. 2.在窗口中,执行插入模块菜单命令,插入一种新的模块-模块1. 3.在右边的代码窗口中输入如下代码: Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口,自定义函数完毕. 后来可以像使用内置函数同样使用自定义函数. 提示:用上面措施自定义的函数一般只能在相应的工作簿中使用. 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢? 1.执行格式工作表背景命令,打开工作表背景对话框,选中需要作为背景的图片后,按下插入按钮,将图片衬于整个工作表下面. 2.在按住Ctrl键的同步,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同步选中这些单元格(区域). 3.按格式工具栏上的填充颜色右侧的下拉按钮,在随后浮现的调色板中,选中白色.通过这样的设立后来,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被白色遮盖了). 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的. 十二、用连字符&来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要运用函数,一种小小的连字符&就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中). 1.在D列背面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1. 2.再次选中D1单元格,用填充柄将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列相应的单元格中. 3.选中E列,执行复制操作,然后选中F列,执行编辑选择性粘贴命令,打开选择性粘贴对话框,选中其中的数值选项,按下拟定按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中. 4.将B、C、D、E列删除,完毕合并工作. 提示:完毕第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会浮现错误.故须进行第3步操作,将公式转换为不变的值. 生成绩条 常有朋友问如何打印成绩条这样的问题,有不少人采用录制宏或VBA的措施来实现,这对于初学者来说有一定难度.出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便措施. 此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称. 1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0, ,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!A?,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW()+4)/3)+1),COLUMN(). 2.再次选中A1单元格,用填充柄将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同步选中A1至G1单元格区域,用填充柄将上述公式复制到A2至G185单元格中. 至此,成绩条基本成型,下面简朴修饰一下. 3.调节好行高和列宽后,同步选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按格式工具栏边框右侧的下拉按钮,在随后浮现的边框列表中,选中所有框线选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作). 4.同步选中A1至G3单元格区域,点击常用工具栏上的格式刷按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框. 按打印按钮,即可将成绩条打印出来. 十四、Excel帮你选函数 在用函数解决数据时,常常不懂得使用什么函数比较合适.Excel的搜索函数功能可以帮你缩小范畴,挑选出合适的函数. 执行插入函数命令,打开插入函数对话框,在搜索函数下面的方框中输入规定(如计数),然后单击转到按钮,系统即刻将与计数有关的函数挑选出来,并显示在选择函数下面的列表框中.再结合查看有关的协助文献,即可迅速拟定所需要的函数. 十五、同步查看不同工作表中多种单元格内的数据 有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其他工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容,可以运用Excel的监视窗口功能来实现. 执行视图工具栏监视窗口命令,打开监视窗口,单击其中的添加监视按钮,展开添加监视点对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击添加按钮.反复前述操作,添加其他监视点. 后来,无论在哪个工作表中,只要打开监视窗口,即可查看所有被监视点单元格内的数据和有关信息. 十六、为单元格迅速画边框 在Excel 此前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 对此功能进行了全新的拓展. 单击格式工具栏上边框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选绘图边框选项,或者执行视图工具栏边框命令,展开边框工具栏. 单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域迅速画上边框. 提示:如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的擦除边框按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框.如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的线条颜色按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可.这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线. 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一种两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难. 例如我们将光标定位到一种登记年份的单元格中,为了输入的统一和计算的以便,我们但愿年份都用一种四位数来表达.因此,我们可以单击 数据菜单的有效性选项.在设立卡片有效性条件的容许下拉菜单中选择文本长度.然后在数据下拉菜单中选择等于,且长度为 4.同步,我们再来到出错警告卡片中,将输入无效数据时显示的出错警告设为停止,并在标题和错误信息栏中分别填入输入文本非法!和请输入四位数年份.字样. 很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一种四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错因素,并直到你输入了对的样式的数值后方可继续录入.神奇吧?其实,在Excel的数据有效性判断中,尚有许多特殊类型的数据格式可选,例如文本类型啊,序列大小啊,时间远近啊,如你有爱好,何不自作主张,自己设计一种检测原则,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢. 十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们懂得每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表.由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的解决能力,更适合在多张互相关联的表格中协调工作.要协调关联,固然一方面就需要同步输入.因此,在诸多状况下,都会需要同步在多张表格的相似单元格中输入同样的内容. 那么如何对表格进行成组编辑呢?一方面我们单击第一种工作表的标签名Sheet1,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名 Sheet3(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选).此时,我们看到Excel的标题栏上的名称浮现了工作组字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了.在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,工作组中所有表格的同一位置都显示出相应内容了. 但是,仅仅同步输入是远远不够的.例如,我们需要将多张表格中相似位置的数据统一变化格式该怎么办呢?一方面,我们得变化第一张表格的数据格式, 再单击编辑菜单的填充选项,然后在其子菜单中选择至同组工作表.这时,Excel会弹出填充成组工作表的对话框,在这里我们选择格式 一项,点拟定后,同组中所有表格该位置的数据格式都变化了. 十九、变化文本的大小写 在Excel中,为表格解决和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数.不要觉得Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel均有对它编辑的特殊函数.例如变化文本的大小写. 在Excel 中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数.它们分别是:=UPPER(源数据格),将文本所有转换为大写;=LOWER(源数据格),将文本所有转换成小写;=PROPER(源数据格),将文本转换成合适的大小写,如让每个单词的首字母为大写等.例如,我们在一张表格的 A1单元格中输入小写的excel,然后在目的单元格中输入=UPPER(A1),回车后得到的成果将会是EXCEL.同样,如果我们在A3 单元格中输入mr.weiwei,然后我们在目的单元格中输入=PROPER(A3),那么我们得到的成果就将是Mr.Weiwei了. 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的措施,特别是对某些样式雷同的信息更是如此,例如员工名单、籍贯等信息. 如果我们想迅速从A4单元格中提取称谓的话,最佳使用=RIGHT(源数据格,提取的字符数)函数,它表达从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符输入到此位置.固然,如果你想提取姓名的话,则要使用=LEFT(源数据格,提取的字符数)函数了.尚有一种状况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几种字符.例如我们要想从A5单元格中提取武汉两个字时,就只须在目的单元格中输入=MID(A5,4,2)就可以了.意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字. 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一种比较复杂的问题.由于它没有一种十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的th后缀,但大但凡以1、2、3结尾的数字却分别是以st、nd和rd结尾的.并且,11、12、13这3个数字又不同样,它们却仍然是以th结尾的.因此,实现起来似乎很复杂.其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一种公式,就可轻松转换了.不信,请看:=A2& IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)= 1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th).该公式尽管一长串,但是含义却很明确:如果数字是以11、12、13结尾的,则加上th后缀;如果第1原则无效,则检查最后一种数字,以1结尾使用st、以2结尾使用 nd、以3结尾使用rd;如果第1、2原则都无效,那么就用th.因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷. 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都懂得,在账面填充时有一种商定俗成的安全填写法,那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上$之类的符号.其实,在Excel中也有类似的输入措施,那就是REPT函数.它的基本格式是=REPT(特殊符号,填充位数). 例如,我们要在中A2单元格里的数字结尾处用#号填充至16位,就只须将公式改为=(A2&REPT(#,16- LEN(A2)即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用#号填充至16位,就要改为=REPT(#,16-LEN(A3)& amp;A3;此外,如果我们想用#号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4& amp;REPT(#)8-LEN(A4)/2);如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上$符号的话,那就改为:= (TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00),一定能满足你的规定. 二十三、创立文本直方图 除了反复输入之外,REPT函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本构成的直方图.它的原理也很简朴,就是运用特殊符号的智能反复,按照指定单元格中的计算成果体现出长短不一的比较效果. 例如我们一方面制作一张年度收支平衡表,然后将E列作为直方图中预算内月份的显示区,将G列则作为直方图中超预算的显示区.然后根据表中已有成果D列的数值,用Wingdings字体的N字符体现出来.具体环节如下: 在E3单元格中写入公式=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),),也拖动填充柄至G14.我们看到,一种没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已呈现眼前,以便直观,简朴明了. 二十四、计算单元格中的总字数 有时候,我们也许对某个单元格中字符的数量感爱好,需要计算单元格中的总字数.要解决这个问题,除了运用到SUBSTITUTE函数的虚拟计算外,还要动用TRIM函数来删除空格.例如目前A1单元格中输入有how many words?字样,那么我们就可以用如下的体现式来帮忙: =IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1) 该式的含义是先用SUBSTITUTE函数创立一种新字符串,并且运用TRIM函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出空格的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了. 二十五、有关欧元的转换 这是Excel 中的新工具.如果你在安装Excel 时选择的是默认方式,那么很也许不能在工具菜单中找到它.但是,我们可以先选择工具菜单中的加载宏,然后在弹出窗口中勾选欧元工具 选项,拟定后Excel 就会自行安装了. 完毕后我们再次打开工具菜单,单击欧元转换,一种独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就浮现了.与Excel的其她函数窗口同样,我们可以通过鼠标设立货币转换的源区域和目的区域,然后再选择转换前后的不同币种即可.所示的就是100欧元分别转换成欧盟成员国其她货币的比价一览表.固然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上的欧元按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了. 二十六、给表格做个超级搜索引擎 我们懂得,Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(涉及静态文本)都纳入了数据库的范畴之内.我们可以运用函数查询,对目的数据进行精拟定位,就像网页中的搜索引擎同样. 例如在所示的表格中,从A1到F7的单元格中输入了多名同窗的各科成绩.而在A8到A13的单元格中我们则建立了一种函数查询区域.我们的设想是,当我们在输入学生姓名右边的单元格,也就是C8格中输入任何一种同窗的名字后,其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩.具体实现的措施如下: 将光标定位到C9单元格中,然后单击插入之函数选项.在如图18弹出的窗口中,选择VLOOKUP函数,点拟定.在随后弹出的 函数参数窗口中我们设立Lookup_value(指需要在数据表首列中搜索的值)为C8(即搜索我们在C8单元格中填入的人名);Table_array(指数据搜索的范畴)为A2B6(即在所有学生的语文成绩中搜索);Col_vindex_num(指要搜索的数值在表格中的序列号)为2(即数值在第2列);Range_lookup(指与否需要精确匹配)为FALSE(表白不是.如果是,就为TURE).设定完毕按拟定. 此时回到表格,单击C9单元格,我们看到fx区域中显示的命令行为=VLOOKUP(C8,A2B6,2,FALSE).复制该命令行,在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入:=VLOOKUP(C8,A2C6,3,FALSE);=VLOOKUP(C8,A2D6,4,FALSE);=VLOOKUP(C8,A2E6,5,FALSE);=VLOOKUP(C8,A2F6,6,FALSE)(其参数意义同C9中同样,不再赘述). 接下来,我们就来检查VLOOKUP函数的功能.试着在C8单元格中输入某个学生名,例如赵耀,回车之下我们会发现,其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了. 二十七、Excel工作表大纲的建立 和Word的大纲视图同样,Excel这个功能重要用于解决特别大的工作表时,难以将核心条目显示在同一屏上的问题.如果在一张表格上名录繁多,但数据类型却又有一定的可比性,那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域,然后点击数据菜单的分类汇总选项.并在弹出菜单的选定汇总项区域选择你要汇总数据的类别.最后,如图19所示,目前的表格不是就小了许多吗?固然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的+按钮即可. 二十八、插入图示 尽管有14大类50多种图表样式给Excel撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常规的图表表达措施仍显得枯燥和缺少想象力.因此在最新版本Excel 中加入了图示的功能.虽然在插入菜单的图示窗口中只有区区6种样式,但对于阐明数据之间的构造却起到了四两拨千斤的效果.例如要显示数据的层次关系可以选择组织构造图;而要体现资金的流通过程则可以选择循环图;固然,要阐明多种数据的交*重叠性可以选择维恩图.你看, 如图20所示的维恩图多么美丽.并且你还可以右击该图示,调出图示工具栏.随心所欲地设立图示样式库甚至还可以多添加几种圆环. 二十九、熟悉Excel的从文本到语音 这是Excel 中的一种抢眼的新功能.它就是让Office软件不仅能写、能算,还要能看、能说.尽管目前已有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的Office不管从语音的柔和度和语调的抑扬顿挫都是其他同类软件不可比拟的. 按照Office的默认安装,你也许还不能在Excel的菜单中找到它,在我们确认安装了从文本到语音的选项后,就可以在Excel的工具菜单中看到语音项目了.如图21所示,打开一种表格,随便选择其中的内容,然后单击从文本到语音工具栏上的朗读单元格按钮,此时一种带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了.值得一提的是,当遇到标点符号时,Excel的朗读会自动停止一会儿,然后再接着朗读,这一点和其她软件完全不同,笔者觉得这样的解决更加自然. 尚有一点需要阐明的是,如果你想调节Excel 中语音朗读的速度,可以在控制面板中双击语音图标,然后在文字到语音卡片上调节即可 三十、Excel中照相功能的妙用 这个功能比较另类,似乎和计算、记录、排序等等正统功能格格不入,由于它的作用居然是-抓屏!并且还不是像PrintScreen按钮那样一把乱抓,而是容许让你通过鼠标进行选择,指哪抓哪. 要找到这个功能还不太容易,我们点击Excel工具菜单的自定义选项.在命令卡片的类别中点工具,再在命令栏中找到照相 按钮,并将它拖到工具栏的任意位置.如果我们想要对表格中的某一部分照相,只须先选择它们(图23),然后按下照相按钮,这时该选定区域就被 拍了下来.然后将鼠标移动到需要显示照片的地方(固然,也可以是另一张表格),再次按下照相按钮,这样刚刚被拍摄的照片就立即粘贴过来了.固然,和照片一同浮现的尚有图片工具栏.很显然,Excel是将它作为一幅图片来看待了,我们可随意将它进行旋转、缩放解决. 但是,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动本来被我们拍摄下来的表格数据看看-刷新一下照片,成果照片中的数据居然也被同步更新了! 三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用 也许我们会奇怪,为什么每次打开Excel,软件总是打开了一种由3张空白表格构成的文献组呢?如果你是专业的会计师、记录师或者谙熟于此的表格高手,就一定会明白,由于计算项目的名录繁多、数据信息的头绪复杂,单*一张表格往往解决不了所有的问题,多表格数据链接、多文献数据互动才是以一当十的制胜法宝. 例如我们一方面制作Sheet1为一班学生成绩表,Sheet2为二班学生成绩表,然后来到Sheet3,想进行一班和 二班各科成绩的比较以及年级平均分的计算.此时我们就可以将光标定位到目的位置,选择好有关函数.然后在Excel弹出的函数对话框中,运用数据列表右侧的按钮点击一下其她表格中想引用的单元格就行了.你看,如图24所示,这时函数窗口中就会浮现班学生成绩表!单元格的字样了.此后,不管我们在源单元格中进行如何的修改,在Sheet3的目的位置都会适时进行重新计算. 三十二、驯服Excel 的剪贴板窗口 Excel 极大地改善了旧版本中比较单薄的剪贴板功能,最大可以支持容纳24个项目(而Excel 只能容纳12个).并且,这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,因此对于常常需要拷贝和粘贴的顾客来说,的确更加以便.但每次当你持续使用两次复制或剪切命令时,剪贴板就会弹出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨厌.好在,驯服剪贴板的措施非常简朴. 笔者建议,如果你不但愿剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的选项,清除自动显示Office剪贴板复选框上的钩.如果你不但愿剪贴板的图标出目前系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉在任务栏上显示Office剪贴板的图标和复制时在任务栏附近显示状态两个复选框上的选择.只保存收集而不显示Office剪贴板复选框前面的钩即可. 固然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能.例如我们可以自定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板.从菜单中选用工具 之自定义选项,点击弹出对话框下部的键盘按钮,在弹出对话框的类别列表中选用编辑,然后,在对话框右上方的命令列表中选用 EditOfficeClipboard;将光标置于请按新快捷键对话框中,并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其她组合),关闭对话框.目前,我们只要一按下Alt+Shift+C,Excel 的剪贴板就会立即出目前你面前了. 提示:此秘技也合用于Word 、PowerPint . 三十三、运用公式审核工具查看数据出处 Excel 有一秘密武器-公式审核工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计算成果的去处显示得清清晰楚、明明白白. 让我们单击工具菜单的公式审核选项,并点击显示公式审核工具栏.我们仍然借用给表格做个超级搜索引擎一招中的例子,用鼠标选择 C12单元格.从图25中我们可以看到,该单元格中的成果是通过函数=VLOOKUP(C8,A2C6,3,FALSE)得出的.因此,数据来源有 3个:C8、A2和C6.因此,当我们单击公式审核工具栏上的追踪引用单元格按钮后,Excel立即用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图 25).固然,如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击公式审核工具栏上的圈释无效数据按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏. 三十四、巧用Excel 的智能鼠标 我们懂得,滚轮鼠标目前几乎成为了电脑的标配,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你与否想过我们还可以运用它完毕某些其她的功能呢? 点击Excel 工具菜单中的选项命令,然后在常规选项卡中选中用智能鼠标缩放复选框,点拟定后,我们再来看看目前的鼠标滚轮均有些如何的功能: 在智能鼠标的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只有当我们按住Ctrl键,再滚动鼠标滚轮时, 工作表才会像往常同样上下翻页.此外,如果我们使用了Excel的分级显示,那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了.固然,尚有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索. 三十五、Excel 监视窗口的应用 如果你创立了一种较大的电子表格,并且该表格具有链接到其她工作簿的数据时,Excel中的监视窗口可觉得你提供很大的协助.通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响目前数据的. 在工具菜单中单击公式审核子菜单,然后单击显示监视窗口按钮.右击我们想跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择添加监视点.这时,监视窗口的列表中就浮现了被Excel监视的单元格及其公式了. 后来,只要我们双击监视窗口中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了. 提示:当包具有指向其她工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打开时,才干在监视窗口的列表中显示出来.