设备采购审计审计报告

设备采购审计审计报告集团文件版本号：(M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988)审计报告项目名称：设备采购审计 报告时间：2013年1月21 日主送：工程部、HR水电工程科报送：*经理、董事长抄送：总副总经理目录页数项目概述3审计总体结论3审计发现与建议7后续跟踪7【项目概述】1、项目背景应公司董事会要求，审计部于2010年5月4日起对工程部、HR水电工程科涉及的工程设备采购事项进仃专项申计。2、审计目的希望通过此次工程设备采购专项审计，达到以下预定目标:(1)了解公司有关工程设备米购现状;(2 )发现工程设备采购事项的内控缺失;(3 )改善工程设备采购流程。3、审计范围(1) 业务范围：工程部与HR水电科涉及到工程设备采购事项；(2 )期间范围：2009年1月至2010年3月；(3 )资料范围：供应商资质清单、供应商交易统计表、采购付款统计表等;(4)组织范围：工程部、HR水电工程科、生产部、财务部、总经办法务；(5 )流程范围：公司现有涉及到工程设备采购的流程规范、外部法规要求；4、审计方法本次专项审计采用了以下审计取证方法:(1) 对合同及公司制度执行情况的检査;(2 )对相关人员进行询问、访谈；(3 )对采购价格进行审査、询价；(4)对有关数据及检查情况进行计算;【审计总体结论】工程部作为公司工程设备管理部门，对公司的技术革新和工艺改进有较大的促进和推动作用。HR 水电工程科在资料管理、采购制度执行情况等方面表现良好。综合本次专项审计來看，被审计单位通 过工程设备（含装修）的采购工作（其中工程部采购额为2562. 26万元、HR水电工程科采购额为 634. 78万元）有效的满足了公司生产需求， 为公司全年目标的完成做出贡献，但也存在一些问题，主 要表现在询价力度不足、储备供应商信息不够、制度建设欠缺等方面。【审计发现与建议】本次工程设备采购专项审计主要方向为制度检查、合同及价格审查、内控建设与改善。根据审计人员审计发现，并依照审计发现、合规规范、审计建议的顺序列示如下：1、不相容职务没有分离，部门牵制无法达成（1）审计发现：被审计部门负责供应商开发、询价、议价、签订合同、设备验收、跟进付款等采购主要流程。（2）合规规范：采购流程中需求部门、供应商开发、询价议价、确定并签订合同、设备验收、跟进付款等不相容职务应分离。（3）审计建议：按照工程设备（标准型号）采购流程图的思路由采购部起草工程设备（标准型号）采购程序文件，由总经理批准后实施。2、供应商档案管理及询价资料保管不到位（1）审计发现：工程部40家供应商，截止2010年4月30 口保留营业执照的仅为32.5%。HR 水电工程科也是多次整理才找齐营业执照。工程部有关工程设备采购的询价、议价资料除中标的均未 保存。HR水电工程科议价资料也有遗漏。（2）合规规范：供应商的营业执照在供应商资信调查时应当提交。（采购与付款控制管理制度中2. 3条规定供应商评估资料应备案存档）（3 ）审计建议：加强供应商档案管理，结合供应商管理及辅导程序，部门建立供应商信息登记和储备制度。3、供应商或加工方资质调查（考核）执行内容缺失（1）审计发现：工程部未能提供工程设备生产商的有关资质调查资料，可能影响工程设备质 量及后续维修质保。（2）合规规范：对于工程设备采购必须明确技术指标和参数，同时进行供应商资质考察，避 免设备技术缺陷和维修难度。（3）审计建议：参考品管部制订的供应商认证细则，采购部门与工程技术部门等部门进 行必要的现场考察和技术询问，并提交书面资质技术认证报告。4、询价力度不够，没有货比三家，影响公司釆购成本（1）审计发现：被审计部门在比价时供应商个数一般都少于3家，有时仅有1家。审计部在 随机抽取工程部3个标准设备进行价格审查，占工程部标准设备采购总数的6%,取得的抽查报价有8 家，有82%低于公司采购价格，其中东莞*机报价为12万元（我司釆购价格为12. 4万元）。HR水电工程科刘献祥主任建议装修、辅助安装类非标工程报价供 应商建议有两家或以上，通过所作工程项目的可靠性和信益度建议长期固定1-2家进行相应工程制 作。（2）合规规范：采购询价原则上是货比三家。（3）审计建议：原则上设备采购应当货比三家，若达不到，需提出书面意见经主管副总批准 方可。同时采取多种渠道进行价格咨询，建立价格信息库。5、工程设备釆购立项尚无规范程序（1）审计发现：工程部从2010年度启动工程设备釆购立项工作，但有些工程立项与 实施时间衔接较紧。经询问生产部*经理了解到，有些立项指标并未经使用部门会商，立项也 未经其会签，可能造成生产线人员编制剩余。工程部李工解释为由于生产部签阅立项意见时间 较久，影响工程进展计划，所以后期没有再找生产部会签。（2）合规规范：立项目的是为了改善工艺，达成年度生产目标，所以立项应经各部门 共同会商制订。（3 ）审计建议：启动工程设备革新立项计划工作，采取由上而下与由下而上相结合的立项计划，同时由工程部牵头起草立项规范程序，明确立项流程及方法。6、工程验收制度未完全履行（1）审计发现：HR水电工程科存在部分工程设备尚无验收单据或验收时间与竣工时 间间隔3个月以上情形。HR水电工程科经办的某些工程存在一个部门（HR水电工程科）验收 的情况。工程部的设备验收虽是使用部门与工程部共同验收，但使用部门大多是班组长签字， 生产部主管或经理没有签名确认，且班组长签字内容大多为符合要求、满足生产需要等词 句，没有明确具体设计抬标数据。（2）合规规范：设备或装修都应验收，且应当是使用部门与工程技术部门共同验收合 格方可。（3）审计建议：已与工程部陈*、HR水电工程科刘主任就工程设备验收单提出验 收工作需使用部门与工程技术部门共同验收，且使用部门负责人需在验收单上签字确认达到技术合作协议中的某些指标（涉及保密性指标不会写在验收单上）。7、加工方未提供合作开发的非标设备技术图纸（1） 审计发现：非标设备加工方未提供给我司相关非标设备的机械原理图和电气 线路图等相关技术图纸信息。工程部李工解释为公司已有部分设备的易损件图纸和编 程源程序。2） 合规规范：按照公司与非标设备加工方签订的技术协议明确指出双方为合作 开发，公司有理由和权力取得经加工方确认的书面的非标设备的相关技术资料和图 纸，否则可能 影响我司申请专利或是增加维修革新成本。3） 审计建议：建议由工程部与非标设备加工方协商取回所有已签订技术合作开 发合同的技术资料和图纸的书面资料。建议法务专员重新修订技术合同版本，明确提 交方式和提供 资料的内容。8、合同未盖章、总经理未签字已实施、未签保密协议和技术协议等1）审计发现:HR水电工程科工程部备注扌b査份攵10份42份卜同总攵35份251份扌占查比28.6%16. 7%1V1Q题点2009年HR水电工程科的二栋一楼男厕所蹬位隔墙安装维修工7份合同未签订保密协议，占抽査总数的17%程，合同签订日期早于总经理批准请购单口期i zQ题点法务专员在审查合同时发现HR 水电工程科有关装修工程未附工 程图纸，且有部分合同未经其审 核，或者是法务审核后其它人员 又自行添加相关条款。3份合同未签技术协议，占抽杳总数的7%i rJQ题点34份合同未加盖公章或采购合同章(总经理己签名)，占抽杳总数的80. 9%i zQ题点在抽查的35份已签保密协议的合同中， 有 28份违约金额处画7,有7处违约 金额处为10000元，合同总额与违约金 比例严重不符fEQ题点工程部李工解 释为总经理出 差，电话中口 头授权生产王 总代签合同。(2 )合规规范：按照公司规定有关合同必须签订技术协议和商务保密协议；2009年11月1日实施的财务审批制度中明确规定超过2000元的请购单、合同批准人为公司总经理。合同一般是在公司法人或授权签字人签字、盖章后方可生效，除例外情况夕卜。(3) 审计建议：第一、由工程部对未加盖公章或采购合同章的合同进行补盖印章；第二、由总经办法务专员起草合同评审管理制度，经总经理批准后实施；第三、 对于保密协议中的保密期限与违约金金额，由法务专员根据有关规定和公司实际情况 制定相关期限和比例，经总经理批准后实施；第四、对于己返还供应商的合同，可以 采取发回补盖（若设备已完成验收并交付使用，可以不用补盖）；对于未签订保密协 议的补签保密协议；对于保密协议金额空白或划“/”的，签订补充协议，明确保密期 限和金额。由法务专员制订有关合同的标准格式，经公司高管签阅后受控并实施。（在公司0A上已有部分格式合同，但经询问法务专员*证实，部分格式合同已失效或与现行的不符，同时也存在部分格式未上传的情况。）【后续跟踪】根据报告中【审计发现与建议】的内容，与业务部门达成共识，制定改进计划如 下，我们将在2010 年 11 月实施后续跟踪：序号问题点反馈意见责任人完成时间1审计发现与建议1号由采购部制订工程设备采购程序文件*2010-6-152审计发现与建议2号加强资料档案管理*2010-6-103审计发现与建议5号工程设备立项程序文件李*斌2010-6-154审计发现与建议6号工程设备验收单改版*群2010-5-30叢 20/v s筆旨萇2010-6-152010-6-152010-5-302010-5-30“X*童1职:11I”ffl-rn&血 叵 俎 冊W“、LW忌 辺忌 辺举 忌 辺LO9卜00