会议类设备综合管理表格

会议类设备管理（包括管理标准、技术标准、工作标准）1 管理说明1.1范围与内容管理范围：整个集团合资公司本部所有会议室、培训教室的音、视频设备，成员企业及其分、子公司的日常管理参照执行；管理内容：会前的设备调试、备用机的准备（A类重要会议）；会中的技术支持；会议后设备的整理；会议设备巡检和点检和定期检查；备品与备件的保管与使用。1.2预期目标使所有会议不因设备原因导致耽误、推迟甚至中断。1.3会议级别按会议目的及参与会人员级别确定会议分类响应级别。A类：重要会议：有公司及以上级别领导参加的会议；包括董事会议，审计会议，党委会议，公司级绩效例会，公司50人以上的员工大会等。B类：次重要会议：有职能部门组织召开，有公司领导参加，有超过3个以上部门主管领导参加的会议；C类：一般会议：由有部门负责人组织的小范围参加的会议。1.4设备巡检和点检的定义1.4.1设备巡检是对设备进行巡逻检查，定期检查设备是否正常运行，卫生是否符合标准，设备与线缆摆放是否整齐，标签是否完整有效，备品与备件是否有效，电池等消耗品是否齐备，是否有故障或安全隐患。按要求记录巡检表。1.4.2设备点检是对设备进行全面点的检查，利用目测、实际操作验证等手段测试所有设备与相关配套附件是否正常，要求并记录点检表上。2 人员分工2.1 设备管理岗马婷：负责设备管理，汇总、修订标准文件与相关制度，组织定期检查各类台账与实际设备工作情况。2.2 技术支持响应管理员：负责接收会议支持申请，填写会议申请登记表，与会务负责人保持沟通，监控整个会议支持过程，会后对会务负责人进行回访。会议技术支持雷波：会议系统操作与技术支持，负责设备点检，起草点检工作标准与技术标准，提出设备维修、维护建议。2.3 机房管理员马路遥：负责设备与设备间巡检，起草巡检工作标准与技术标准。会议组织单位会务负责人员：负责提出会议具体支持申请，确认会议设备技术符合度，组织进行会议现场服务与管理。3 工作标准3.1会前准备 3.1.1 A类：3.1.1重要会议：会议主办方或组织方应至少提前三天通知信息中心关于会议的具体要求、技术人员会议中需要用到设备等信息并指定具体会务负责人，由信息中心技术支持响应管理员填写会议登记表并组织着手准备会议备用设备。会议召开前一天，信息中心负责进行会议要到达会议现场安装、调试设备，会同会务负责人共同到会议地点按正式会议进程与要求进行全面测试，使各种设备包括演示文档效果均处于最佳状态，测试结束后填写完整会议登记表，要求会务负责人同时签字。3.1.2 B类：3.1.2 次重要会议：会议主办方或组织方应至少提前一天通知信息中心关于会议的具体要求、需要用到设备等信息并指定具体会务负责人，信息中心技术支持响应管理员填写会议登记表并组织准备会议设备。技术人员会议中需要用到设备，由信息中心着手准备会议备用设备。会议召开前一天小时或半天，信息中心会同会务负责人共同到会议地点进行会议要到达会议现场安装、调试设备，使各种设备处于最佳状态，测试结束后填写完整会议登记表，要求会务负责人同时签字。3.1.3 C类：3.1.3一般会议：会议主办方或组织方应至少提前一小时通知信息中心技术人员，由信息中心技术人员协助会议组织方提前三十分钟做好会议音、视频设备调试工作，使各种设备处于最佳状态。3.23.2会中技术支持3.2.1 A类3.2.1重要会议，由信息中心技术人员全程在场提供技术支持和帮助，由信息中心技术支持响应管理员负责组织，会议技术支持人员雷波为技术支持第一负责人，若不能到现场服务则有第二负责人接替，整个过程由技术支持响应管理员负责监控马路遥代替。3.2.2 B类3.2.2次重要会议，信息中心技术人员在会议正式开始三十分钟后且所有需使用的设备已正常工作后可以离开会场，并通知会议组织方的会务负责人员，同时提供会议进行中时应有技术人员的联系方式在各自办公室待命。3.2.3 C类3.2.4 3.2.3一般会议，信息中心一般不提供全程现场会议支持，如有复杂设备会议主办方无法调试的，可通知信息中心技术人员到场服务。3.2.5 会议支持通用工作标准：调音台话筒（包括有线与无线）灯光控制包括主席台与会场灯光。环境光线控制排风系统控制3.33.3会后整理3.3.1 A类3.3.1重要会议结束完毕后，由信息中心技术支持人员协助会议主办方完成会议设备的整理工作，由信息中心技术支持人员填写会议设备使用情况登记表并交信息中心技术支持响应管理员马婷处留存。3.3.2 B类3.3.2次重要会议和C类一般会议结束完毕后，由会议主办方按照会议设备使用前的原样，摆放到位，同时填写会议设备使用情况登记表并通知信息中心人员来检查关闭现场，登记表并交交信息中心技术支持响应管理员马婷处留存，会后由信息中心技术支持人员对会议设备进行检查。3.4 维护与保养3.4：设备巡检序号项目正常标准1检查周期每周一次，A、B类会议较多期间每天一次。2投影仪安装工作正常、图像清晰位置无变动，线路无变动，连接线无松动。3音响、功放、话筒外观无灰尘，设备存放整齐，无线话筒电源关闭。音质清晰、话筒无杂音、音量调整有效4网络线路连接线正常、无松动。，线路畅通5供电系统开关正常、无发热与杂音，插头无松动6计算机外观无损坏，连线正常，无下坠现象。可以正常工作7音、视频切换设备可以正常切换开关无异常，切换时声音无杂音， 画面不受损，音质不受影响8标签识别设备标签与标识齐备、有效9备件备件数量达标并按要求摆放到位环境卫生无杂物、设备表面和地面无灰尘，每周清扫一次门窗关闭、无破损3.5设备点检3.4.1 设备点检序号项目正常标准1检查周期每周一次，A、B类会议较多期间重要会议期间为每天一次，平时每周一次2投影仪开关机工作正常、灯泡亮度正常、图像清晰、灯泡亮度无偏色无干扰3音响、功放、话筒音质清晰、话筒无杂音、音量调整有效、无啸叫4网络线路连接正常，线路畅通、线路接头处无灰尘、接头无松动5供电系统开关正常、无发热与杂音，插头无松动6计算机可以正常工作，音、视频部件工作正常，办公处理、音视频播放、防病毒、系统盘备份GHOST文件、浏览器软件可正常工作并及时更新。启动光盘，U盘有效并在房间内存放。7音、视频切换设备可以正常切换， 画面不受损，音质不受影响，视频切换后投影机可正常收到信号源。8标签识别供电、设备、线路、接头、切换器、分频器、调音台等标签齐备、有效9备件以下备件检查时看是否齐备：1、 电池：会议现场需保证最低所有需要型号的新电池保存量（话筒用5号新电池最低量为5枚），并要求会议组织方自带会议所用的电池备2、 无线备用应急音箱与配套麦克：备用一套（仅限一号大会议室）3、 配电盘：3m5m线长多位，5个。4、 一号会议室立式话筒支架：4个需落实具体的数量5、 激光笔和遥控器：一套，备用电池一个6、 启动光盘、U盘U盘：各1个7、 10米音频线、视频线、网络线：各备一根8、 笔记本电脑：需要时携带10卫生无杂物、设备表面和地面无灰尘，每周清扫一次11门窗关闭、无破损4 技术标准4.1 设备技术标准（包括计算机、切换器等所有设备）4.1.1会议室计算机操作规程4.24.34.1.2会议室音、视频切换器操作规程4.44.54.6 4.1.3投影仪操作规程关闭时必须用随机配的遥控器，具体操作是：把遥控前方对准投影机，按住遥控器上的电源键五秒钟，此时灯光熄灭，且要待投影机朝下的面板上的冷却灯不再闪烁时方可关闭投影机电源。4.7 4.1.4其他设备操作注意事项会议组织方自备5号电池供无线手持话筒使用，其他无线话筒专用电池由信息中心提供；4.8 设备工作状态与指示状态标准记录（设备的各项性能指标处于什么位置时，设备可以正常工作）4.9 设备间内标识标准4.3.1标识要清晰、完整；4.3.2贴标位置显著，使用人员可以立即识别；5 管理标准5.1会议室多媒体设备由信息中心管理，凡欲使用会议设备，事前必须与信息中心联系；5.2设备使用人员必须爱护会议室设施，不得在会议设备间内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮纸屑；未经信息中心设备管理人员许可，严禁拆卸任何设备（包括连接电缆线），更不得将其拿出室外；5.3 会议室设备除点检和巡检外，信息中心每月定期组织一次全面检查并记录检查情况（附件1），检查范围：总部大楼所有会议室多媒体设备，检查内容：巡检（附件2）、点检（附件3）、故障处理（附件4）是否按要求进行、是否有记录；在检查时发现设备出现问题的分以下两种情况处理：5.3.1设备属于自然损耗的由信息中心组织维修、更换；5.3.2设备属于人为损坏的，信息中心根据会议室使用登记表（行政事务部或办公室登记）倒查的方式，追究最近一次使用部门责任，将损坏情况通报给部门领导，如果多次损坏的通报给部门主管领导。5.4会议室无线话筒、鹅颈话筒、备件等体积小可移动的设备，需要放入指定位置存放，所有会议室机放（柜）钥匙、二楼一号大会议室设备间房门钥匙由信息中心单独保管，借用机柜钥匙要有记录（附件5）；5.5每次会议结束后，会议组织部门都需要对本次会议使用设备进行整理，按设备操作规程关闭电源，设备的摆放恢复到使用前的状态，并按要求填写会议设备使用情况表（附件6），信息中心在场时由信息中心填写，信息中心不在时由会议组织方填写，填好后交信息中心备案；5.6信息中心每个月定期对会议设备使用情况表和会议室使用登记表进行核对，对于没有按要求及时填写设备使用情况表的部门予以通报；5.7每个季度信息中心组织对会议设备进行一次维护保养，包括：对会议室音响系统、投影仪进行调试，使之处于最佳状态，维护保养要填写维护保养工作记录单；5.8会议室固定资产类设备出现故障时由信息中心组织维修，无法修复的进行更新；话筒类易耗设备出现故障时，直接进行更换。5.9离开会议室时请注意关好门窗，切断设备总电源。5.10应急响应处理预案5.10.1重要会议，信息中心技术人员要全程在场提供技术支持和帮助，雷波为技术支持第一负责人，若不能到现场服务则有第二负责人马路遥代替，出现问题现场解决；5.10.2 次重要会议和一般会议应协助会议组织方提前做好会议音、视频设备调试工作，会议开始十分钟后可以离开会场，会议进行时可以在办公室待命，会议过程中出现问题，3分钟内赶到会议现场解决。检查与考核定期检查附件1：会议设备管理定期检查表会议室设备管理定期检查表检查日期： 检查人： 检查项目检 查 地 点二楼舞厅二楼会议室二楼培训教室五楼会议室六楼会议室投影仪音响、话筒音视频切换器计算机网络线路供电系统设备标识备件点检和巡检记录卫生状况门窗信息中心制表附件2：设备巡检记录表 会议室设备巡检表巡检地点二楼西会议室、二楼舞厅、二楼培训教室、五楼会议室、六楼会议室巡检时间巡检内容(各种会议设备状态、门窗状况、卫生）发现问题巡检人信息中心制表附3：设备点检表设备点检记录表1序号设备名称巡检周期设备状态点检方法点检标准备注运行停运1投影仪目测工作正常、图像清晰2音响系统耳听音质清晰、无杂音3话筒耳听音量调整有效、无杂音4计算机操作正常开始，音、视频使用正常5音、视频切换器目测耳听可以正常切换，画面不受损、音质不受影响6网络系统操作链接正常、线路畅通7供电系统操作开关正常、无发热与杂音、插头无松动8标签识别目测标识清晰、完整9备件目测齐全、摆放整齐10门窗目测完好，关闭11卫生目测设备表面无灰尘检查人： 日期：设备点检记录表2：各设备指示值位置记录附4：故障处理登记表时间地点检查人出现问题描述解决方案 信息中心制表附5：维护保养记录表（内容与标准：正常情况下以季度为单位，要包括投影灯泡的使用小时数，投影机要除尘，重要设备打开除尘）附6：会议室机房（机柜）钥匙借用登记表借用日期会议室地址借用部门借用人 信息中心制表附76：会议设备使用情况登记表会议设备使用情况登记表使用时间： 登记人： 会议地点会议组织部门会议使用设备（在使用的设备上画）使用设备状态（是否可以正常使用，若不能说明情况）备注投影仪DVD功放无线手持话筒鹅颈话筒调音台等设备网络系统音箱计算机信息中心处理意见：信息中心制表附8：会议技术支持申请登记表