Office Excel 2007完成多人协同录入工作

应用 Office Excel 2007完成多人协同录入工作为了提高速度，可能需要多人同时处理一张Excel表格。Excel2007为了满足这种需求，为 我们提供了“共享工作簿”的功能。通过这个功能，我们可以通过网络将一个Excel文件共 享的同时供多人同时编辑这个工作薄。而且在编辑的同时，Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中，用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛 选出自己关心的数据，保留自己的视窗。而且在多人同时编辑一个单元格时还可以进行冲突 处理。下面我举个例子来说明如何通过Excel2007来共享工作簿。一、设置共享工作簿首先让我们来启动Excel2007。启动后，在其中输入一个“产品销售”表，如图1所示。J3121135S费醉W0H13-13i两強 WhIVf iitl-八L怦专卜 血*町K1图1产品销售表选择“审阅”菜单（在老版本的Excel中对应的是“工具”菜单），然后点击菜单下方的“共享工作簿”按钮，弹出用于设置共享工作簿的对话框。运行结果如图2所示。J谧庖笔55斫?*= =M SM丄比1址现亞p J-fflfe扎jmraiF逅F峙誉乂尙 nm+s曲1|两丨rurn”.竹工出事吕壬i；AtHri af! * i 5i=idat i皿罰 2 . Shm Ji 0图2共享工作簿对话框在共享工作簿对话框中将“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框选中。 然后可以更据自己的需要进行高级设置。高级设置的界面如图3所示。共享工作嚮H i”高绩；Imr存保存修订记录:-po3天环俣存悠订记录 更新k保存文件时c自动更新i网隘：fi5 m分钟口世保存本人的更改并查看其哋用户的更改.查看苴他人的更改靳用尸间的修莎冲突 G：迪问保存哪些修订信息r选用正在保存的修订在平人视图中包括肓打E卩设置里一.1筛选设豊匹图3高级设置从这个界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的历史记录，而且还可以自动更新其 它用户的变化。在默认情况下，当前用户在保存文件时更新其它用户的修改，但是我们也可以设置在一定时间间隔内自动更新工作薄的变化。在第3部分“用户间的修订冲突”设置区 内最后设置第一项“询问保存哪些修订信息”，否则可能产生不确定的结果。在设置完后， 点击“确定”按钮后，如果当前文档未保存，系统会提示你保存该文档。你可以将这个文档 保存在一个其它人都可以访问到的地方，如一个共享文件夹。共享工作薄后的界面如图4 所示。1:12135罔空卜 Slaafl 1ShirttB tiwHA乜1- b Ir._ .rrL.q 豹jfllffi一1亠 j j J&aPrWIM:HjjHifl1Ir.丄：二“ -U =Mar昏 flOEilPS二Ift!-tndr纳gT- *幵也 扎 矣日需. 蛋丸 SS wH 4QEE 韻1哄迹5P31212OG3-02-2S图4共享工作薄在工作薄共享后，Excel上方的标题栏出现了“ 共享”提示。、使用共享工作薄在设置完共享后，就可以使用多个Excel打开这个Excel文件了。让我们使用一个Exc el编辑一下这个“产品销售”表。然后保存。再切换到另外一个打开这个文件的Excel，按 Ctrl+S保存，你会看到在这个Excel中表格内容被更新。如图5所示。T主1丫静肿&們T r TJ錘!凹Gi efieb1 DffLf* EnriQ1/ Z iriLff K *fl r讦nr?上iSiliT i UP少亍師皿1S- 55rw-歹护冋工swMM 3C产皿耳!IrwimIL趣*IScore :卜 1 SlEti倩2iE醴图5被更新的界面在更新后，会出现一个如图5所对话框，提示该文档已经被更新。如果两个Excel同时 修改同一个单元格，而且都进行保存，将会发生内容冲突。如一个用户将0001号产品的销 售数据改为18,而另一个用户将0001号产品的销售数量改为20。在他们保存后，将出现如 图6的的提示对话框。图6冲突处理对话框然后由用户决定是按用户1还是用户2来修改表格中的内容。Excel不仅能处理当前的修改冲突，而且还可以查询冲突历史，并按冲突历史进行修改。 点击“审阅”菜单中的“修改”按钮菜单中的“突出显示修订”项，将显示如图7所示的对 话框。图7可以根据这个对话框对来选择查看修订历史。在选择完后，在每一个单元格的左上角会显示一个“小黑角”，将鼠标放在这个单元格上，将显示这个单元格的修改历史。再点击“接收/拒绝修订”菜单项，将显示如图8所示的界面。图8这个对话框显示了从某个单元格从最初的值到历次所修改的值（按时间从小到大排序）。 你可以点中其中某一项以恢复到相应的历史值。也可以通过“全部接受”和“全部拒绝”按 钮恢复到最后和最初的值。Excel2007还可以为工作薄设置密码，以防止其它用户关闭修订。还有就是在工作薄进 行共享时不能进行一些高级的操作，如图形，图表等。