应付帐款管理知识系统及财务培训教程

Oracle Applications 11i 财务财务系统培训系统培训 培训讲师:李康应付帐款管理系统 培训教程内容摘要Unit 1 简介及基本设置Unit 2 供应商管理Unit 3 发票Unit 4 付款Unit 5 预付款Unit 6 报表、会计和审计Oracle应付帐款应付帐款Oracle总帐总帐帐户帐户汇率汇率发票发票付款付款调整调整Oracle项目会计项目会计Oracle 采购采购供应商供应商Oracle固定资产固定资产Oracle应收帐款应收帐款银行银行核心思想：企业支出要严格控制应付帐款系统是如何实现这一思想的？流程设计上（匹配-审批）控制方法上 应用挂起-释放挂起；匹配方法：2-way 3-way 4-way.设置层次：Financial OptionPayable OptionSupplierSupplier SiteInvoice Invoice Distribution Line InvoicePayment Schedule LineOverride抽象抽象具体具体财务选项和应付选项的区别？财务选项和应付选项的区别？N设置设置-发票发票-付款期限付款期限N设置设置-发票发票-分布集分布集NN设置设置-付款付款 -银行银行NN设置设置-日历日历 -会计周期会计周期NN设置设置-日历日历 -应收帐款周期应收帐款周期NN设置设置-日历日历 -特别日历特别日历NN设置设置-日历日历 -帐龄周期帐龄周期NN设置设置-货币货币 -定义定义NN设置设置-税收税收 -税收名称税收名称NN设置设置-帐簿集帐簿集 -定义定义NN设置设置-选项选项-财务财务NN设置设置-帐簿集帐簿集 -选择选择NN设置设置-选项选项 -应付应付N联系人联系人 供应商 供应商地址供应商地址供应商地址供应商地址联系人联系人 供应商名称、编号（Financial Option自动生成编号/手工输入)、类型、纳税登记号、增值税登记号、失效日期（在一定日期后，阻止发票和采购定单的输入）父子公司的关系、供应商的银行信息、税收信息等供应商地点名称、供应商地点的地址支付地点、采购地点、询价地点、联系人信息 采购地点付款地点采购地点询价地点付款地点联系人联系人联系人供应商和供应商地点设置录入供应商的基本信息和缺省信息录入供应商的基本信息和缺省信息N供应商供应商-供应商供应商录入供应商的详细信息录入供应商的详细信息N供应商供应商-供应商供应商NB打开打开录入供应商地点的基本信息录入供应商地点的基本信息供应商供应商-供应商供应商NB新的新的查看供应商、供应商地点、联系人信息查看与指定字符相近的供应商名称查看新的供应商地点查看付款历史记录，包括无效付款查看付款历史记录，包括折扣、部分付款的信息ABCCorporationABCCorpMerge SupplierRun Vendor Audit ReportIdentify Duplicate SuppliersReview Merge ResultsMaintain Audit TrailABCCorporation Object invoice发票发票 基本基本计划付款计划付款供应商信息供应商信息缺省信息缺省信息 详细详细发票信息发票信息发票分配发票分配 Setup 发票缺省值的设置 Setup 发票税收缺省值的设置 Setup 匹配缺省值的设置供应商发来的发票，既可与PO匹配，也可不与PO匹配。供应商发来的冲减（红字）发票。自己生成的发票。员工因公发生的费用。用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息。输入供应商或员工的预付款。用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息并匹配采购订单的每一装运行。待扣税的发票。既可用来匹配采购订单，又可匹配发票。可输入正/负金额。发票批的作用为什么使用发票批？为什么使用发票批？在发票批层次输入发票的缺省值。这些缺省值可以忽略在系统或供应商地点中为批中所有发票设置的缺省值。通过跟踪控制发票数和总额与实际发票数和总额（由发票输入产生）之间的差异以获得最大的准确度。可以方便联机查找发票批并复核创建此批的人的姓名和日期。输入发票批发票批发票批准备批控制表准备批控制表输入一批发票输入一批发票查看批控制报表查看批控制报表更新批控制表更新批控制表收到发票收到发票按批归档按批归档发票管理:Practice创建发票批创建发票批N发票发票-分录分录-发票批组发票批组在发票批中录入发票在发票批中录入发票N发票发票-分录分录-发票批组发票批组B发票发票发票管理:Invoice Batch发票管理:Entering Basic Invoice Information匹配采购定单匹配采购定单 或或指定分配集指定分配集 或或手工录入科目手工录入科目 发票发票1998、12、20计算机计算机$35000传真卡传真卡$1500合计合计$36500录入录入生成生成发运至香港发运至香港自动的科目录入产生到总帐的凭证产生到总帐的凭证发票管理:Invoice Distribution 记录为装运和处理发生的运费总额。记录为装运和处理发生的运费总额。发票上的杂项费用。发票上的杂项费用。记录发票的待扣税。记录发票的待扣税。记录为采购的货物或服务发生的供应商的运费总额。记录为采购的货物或服务发生的供应商的运费总额。记录采购货物或服务的销售税或其他税的总额。记录采购货物或服务的销售税或其他税的总额。记录运费的方式：自动建立运费分配在发票窗口分配运费和杂项运费输入运费分配N设置设置-选项选项-应付应付N发票发票-输入输入-发票发票B分配分配B指派指派N发票发票-输入输入-发票发票如果您未将“分配集”与采购订单匹配，则可以使用它来自动输入发票分配。例如，您可以为广告商创建“分配集”，该“分配集”可将发票中的广告费分配到四个广告部门。您可以对供应商地点指定默认的“分配集”，以使系统将它用于您为此供应商地点输入的每张发票。如果您没有对供应商地点指定默认的“分配集”，则可以在每次输入发票时对发票指定“分配集”。为什么使用分配集？为什么使用分配集？“全部分配集”：(Full)可以创建具有设置百分比金额的分配。“简要分配集”：(Skeleton)可以创建无设置分配额的分配。例如，租金发票的“全部分配集”对销售设备费用帐户指定了70%的发票额，对管理设备费用帐户指定了 30%的发票额。百分比总和为100%。相同发票的“简要分配集”将为销售设备费用帐户创建一个分配，为管理设备费用帐户创建一个分配，同时将金额保留为零。然后，您可以根据变量（如每组此月份的人头数）在发票输入过程中输入金额。为什么使用分配集？为什么使用分配集？录入发票与采购定单匹配一张发票可以与多张采购定单匹配多张发票可以与一张采购定单匹配 录入借项通知单或贷项通知单与发票匹配输入供应商信息输入供应商信息输入发票日期、号码和金额输入发票日期、号码和金额标准、费用报销单、混合标准、费用报销单、混合选择采购订单选择采购订单选择匹配选择匹配输入发票数量或匹配金额输入发票数量或匹配金额如果匹配至如果匹配至PO分配行，选择分配并输入分配数量和金额分配行，选择分配并输入分配数量和金额保存发票保存发票输入采购订单信息输入采购订单信息采购订单缺省采购订单缺省快速匹配快速匹配输入附加的发票标题信息输入附加的发票标题信息完成完成完成完成完成完成发票管理:Practice 录入采购定单录入采购定单 N采购定单采购定单-采购定单采购定单 与采购定单的装运行匹配与采购定单的装运行匹配发票发票-输入输入-发票发票N与采购定单的装运行和分配行匹配与采购定单的装运行和分配行匹配 B打开打开发票发票-输入输入-发票发票N快速匹配快速匹配 发票发票-输入输入-发票发票N采购定单采购定单2 箱子箱子 1500 USD2 箱子箱子 1500 USD 发票管理：Match Method系统自动采用 2-way matching与采购订单匹配.在 Purchasing Options 窗口可选择附加使用 3-way或 4-way matching.可以在供应商、供应商地点和采购订单装运层更改 invoice match option。如果发票和采购订单在您定义的数量和价格容限内不匹配，“审批”将在发票上标记匹配挂起。必须在支付发票之前释放挂起。4-方式匹配AP主处理会计分录1、接收 借：材料采购（原材料暂估）贷：AP应计暂估2、入库 借：原材料 贷：材料采购（原材料暂估）3、匹配 借：AP应计暂估 贷：应付帐款供应商4、支付 借：应付帐款供应商 贷：银行存款或现金 使用价格更正来记录和更新发票的单位价格，为能跟踪价格变动，无须调整发票总量。使用借项通知单或贷项通知单记录价格减少；使用标准或采购定单缺省记录价格增加。为什么使用价格更正？为什么使用价格更正？为什么使用发票容限？为什么使用发票容限？使用发票容限来定义发票、采购定单、收据和税收之间允许的差异。可定义基于百分比和总量的容限。容限决定在发票审批，系统是否对发票应用匹配或税收挂起。发票容限分为：采购定单匹配容限、税收差异 使用挂起可阻止某个发票的付款，阻止某个发票的过帐。系统提供了许多发票挂起的理由，也可根据发票审批的需要自己定义挂起。比如可针对供应商或供应商地点挂起，不必只针对单个发票挂起。对供应商地点发票挂起；(挂起所有付款，发票数额限制，挂起不匹配发票，挂起未来发票）对选择的发票挂起；对计划付款挂起。为什么使用挂起？为什么使用挂起？YYYYYYYYNMixed NNYMixed Mixed 标识无效、不正确应付帐款负债、汇率差异或分配帐户的发票。使用预算控制时，在发票分配资金不足或系统不能提供资金检查时挂起对没有汇率的外币发票挂起。在输入或调整发票时可对发票人工应用挂起。发票违背了预定义的匹配标准。“分配差异”；“税差异”；“税额范围”对GL日期在将来期间的发票应用此挂起。在支付或过帐发票前必须提交审批。在发票工作台使用Action对发票审批；在发票批汇总中使用Approve对发票审批；从提交请求窗口通过提交应付审批程序对发票批审批。使用该功能自动产生不同期段具有相似特征的发票（如租金）特殊日历特殊日历创建重复发票创建重复发票重复发票模版重复发票模版决定自动待扣税、重复发票和KPI报告的周期。可指定发票创建的间隔周期；定义重复发票在不同期间的增减比例；员工费用员工费用输入费用报销单输入费用报销单发票引入发票引入创建费用发票创建费用发票批准批准付款付款核销预付款核销预付款员工费用报销单:process设置员工费用报销单输入输入员工和地点输入员工和地点定义员工为供应商定义员工为供应商定义费用报销单模版定义费用报销单模版打开打开“将员工设为供应将员工设为供应商商”选项，在提交发票选项，在提交发票引入时自动从员工建立引入时自动从员工建立为供应商为供应商在提交发票引入之前，在提交发票引入之前，在供应商窗口输入员工在供应商窗口输入员工 可以在线调整和取消发票：N发票发票-分录分录-发票批组发票批组N发票发票N发票发票-分录分录-发票批组发票批组N发票发票N活动（取消）活动（取消）供应商查询规则 发票币种详细信息分配详细信息 付款历史发票详细信息暂挂信息付款计划N发票发票-查询查询-发票发票 发送给供应商的支票。发送给供应商的支票。支付从公司其他实体转来的发票，无需建立付款单据。支付从公司其他实体转来的发票，无需建立付款单据。电子资金转帐至供应商开户银行。电子资金转帐至供应商开户银行。委托银行在将来的特定日期付款给供应商。委托银行在将来的特定日期付款给供应商。供应商生成的付款单据，委托银行在将来的特定日供应商生成的付款单据，委托银行在将来的特定日期付款给供应商。期付款给供应商。电子汇款电子汇款记录在记录在Oracle系统之外发生的付款，如支票、电汇。系统之外发生的付款，如支票、电汇。1。创建即时、单笔付款。创建即时、单笔付款2。使用付款批支付发票。使用付款批支付发票。既可用于手工又可用于计算机生成的付款。既可用于手工又可用于计算机生成的付款。手工付款的前提条件：在ORACLE系统外建立付款支付的发票必须具备以下条件：经过审批、未取消、未暂挂、按发票列明的货币付款银行帐户必须使用记录和组合支付类型的付款单据。选择发票支付从发票工作台支付指定计算机生成的付款改变付款货币提前付款计算机生成单笔付款的前提条件：为创建计算机生成支票，必须使Allow Online Print Payables 生效支付的发票必须具备以下条件：经过审批、未取消、未暂挂、按发票列明的货币付款银行帐户必须使用计算机生成和组合支付类型的付款单据。发票选择发票选择建立付款建立付款付款修改付款修改打印支票或打印支票或创建电子付款创建电子付款确认付款确认付款格式付款格式付款初始化付款批创建和查询付款批模版修改付款批格式化付款批确定付款批查询付款信息选择预付款核销发票选择发票核销预付款若需要对发票和费用报告申请预付款，则选择临时付款类型若不需要对发票和费用报告申请预付款，则选择永久付款类型可以把永久付款类型转换为临时付款类型Invoice:#PP-1000site 2 Date:TodayPO#N/A Terms:ImmediateDescription:Deposit for Sales/Customer Banquet$2,500.00 Total Due$(2,500.00)案例：案例：输入预付款输入预付款公司准备举办销售和客户的宴请会，酒店要求公司预支￥公司准备举办销售和客户的宴请会，酒店要求公司预支￥2500。供应商已寄来发票要求相应的押金。输入预付款。供应商已寄来发票要求相应的押金。输入预付款。Invoice:#PP1200site 2 Date:TodayPO#N/A Terms:ImmediateDescription:Banquet-for Sales Promotion$6,001.59 Less Deposit Received$(2,500.00)Balance Due$3,501.59案例：案例：核销预付款核销预付款公司收到以下的宴会发票，发票号：公司收到以下的宴会发票，发票号：#PP1200，核销预支款，核销预支款#PP-1000，金额￥金额￥2500。输入预付款。输入预付款。录入预付款录入预付款发票批组发票批组 (预付款类型预付款类型)N发票发票-分录分录-发票批组发票批组申请预付款申请预付款N发票发票-分录分录-发票批组发票批组B活动活动-申请预付款申请预付款-OK1、建立预付款、建立预付款2、与发票匹配、与发票匹配打开打开AP期间期间确认付款确认付款审批审批发票付款分配发票付款分配审批发票分配审批发票分配引入发票引入发票总帐总帐AP日记帐审计日记帐审计AP日记帐例外日记帐例外未过帐发票清除未过帐发票清除过帐挂起报表过帐挂起报表费用分配细节报表费用分配细节报表关闭关闭AP期间期间AP试算平衡试算平衡过帐付款登记表过帐付款登记表过帐发票登记表过帐发票登记表转移明细帐转移明细帐-转移转移Oracle应付帐明细帐目至总帐，应付帐明细帐目至总帐，并建立未过帐的凭证并建立未过帐的凭证 提交申请（应付帐转移至总帐）提交申请（应付帐转移至总帐）参数（发票、付款、所有、总帐日期）参数（发票、付款、所有、总帐日期）N其他其他-申请申请-运行运行应付帐款应付帐款总帐总帐1、应付帐明细帐转移至总帐、应付帐明细帐转移至总帐2、在总帐模块中查询结果、在总帐模块中查询结果Q&A欢迎光临捷美咨询