XX分公司财务管理制度

XX分公司财务管理制度总公司相关部门及各分公司： 为了规范管理，加强对分公司财务部门的监督，现对各分公司财务部做出如下之管理规定：目 录第一部分 总则2 第二部分 财务管理制度2第一章 财务管理原则2第二章 财务组织管理3第三章 财务人员管理3第四章 预算管理4第一年度预算 4第二月度资金预算 5第五章 收入确认管理6第一节 收入确认原则6第二节 业绩申报管理6 第六章 财务报表的管理7第七章 重要凭证、单据、有价物品的管理8第八章 固定资产管理9第九章 物资物料管理9第十章 财产盘点10第十一章 利润分配10第十二章 奖惩办法11第一部分 总则第一条 为加强与规范分公司财务管理与会计核算，保证资金安全，防范管理风险；控制费用开支，防漏节流；以财务报表为工具，为分公司经营管理提供决策依据，最终实现分公司利润最大化，保证分公司资产保值增值，特制定本制度。第二条 本制度中的分公司指深圳市度量衡管理顾问有限公司辖属的分公司。第二部分 财务管理制度第一章 财务管理原则第一条 财务管理制度统一1、分公司的财务管理制度，由总公司财务中心根据聚成华企业务的财务管理实际情况，统一制定并颁发。2、各分公司必须执行总公司颁发，与各分公司有关的各项财务管理制度。3、各分公司自行制定的补充性财务管理制度，必须报总公司财务中心同意、备案后方可执行。第二条 财务人员管理统一1、财务人员的招聘、解聘由总公司（财务中心）决定，分公司不能擅自招聘、解聘财务人员，但分公司总经理可以对计划招聘的财务人员进行初试，然后将建议招聘财务人员的3-5份简历交总公司（财务中心），由总公司（财务中心）复试后决定是否录取。2、财务人员的薪酬（工资、奖金及其他福利）统一由总公司制定。具体发放在总公司，再划转分公司。3、财务人员的绩效考核由总公司财务中心进行，但应充分听取分公司高管意见。4、财务人员的职业规划和晋升制度，由总公司制定并实施。第三条 财务会计报表统一 在财务会计报表的种类、格式、项目、政策、要求上统一，为总公司报表合并奠定基础。第四条 会计核算方法统一1、分公司的会计核算遵循国家制定的会计准则，保证分公司作为独立核算的有限公司，会计核算方法合法、操作规范、结果真实。2、分公司的会计核算制度统一由总公司财务中心制定。第五条 统一接受监督审计1、分公司必须接受并积极配合总公司的财务监督审计与经营审计。2、分公司对审计结果有异议的，可以直接向董事会提出。3、分公司总经理或执行总经理离任调任时，应接受总公司的离（调）任审计。第二章 财务组织管理第一条 分公司设财务部，作为分公司财务管理职能部门。第二条 分公司总经理和总公司财务中心对分公司财务部的管理，必须依据相关的管理制度行使管理权利。第三条 各分公司财务部隶属总公司财务中心。第四条 分公司财务部实行双重管理，行政事务上接受分公司总经理管理，业务上接受总公司财务中心管理，并接受总公司审计部门审计。第五条 分公司财务部的编制原则上为2人，业务量大的分公司经申请可以为3人。编制为2人时设财务主管兼会计1名，出纳1名；编制为3人时经申请可以设财务主管或经理1名，会计1名，出纳1名。第六条 分公司财务部及财务负责人向分公司总经理及总公司财务中心同时负责并汇报工作。分公司总经理与总公司财务中心对财务部的管理出现分歧时，财务部首先应绝对服从总公司财务中心的管理。第三章 财务人员管理第一条 财务人员职业道德财务人员应在任何时候都维护公司的利益,忠心耿耿,办理会计事项必须严守纪律,保守机密。做到不该知道的事不问，不该说的话不说。不能私自向外界提供或者泄露公司的会计信息。第二条 财务人员应当具备下列基本条件：1、 坚持原则，廉洁奉公；2、 财会、审计、税务、金融、统计等财税经济类专业毕业；3、 中专或职高以上学历，优先择用高学历；4、 熟常用办公软件EXCEL、WORD及会计账务处理软件的使用；5、 财务人员必须有有效担保(经济独立并有担保能力的第三方)。第三条 财务主管或经理应具备下列基本条件：1、具有会计或审计专业大专以上学历，初级会计师以上职称；2、主管一个单位或者单位内一个重要方面的财务会计工作时间不少于二年；3、熟悉国家财经法律法规、规章制度与政策，掌握本行业业务管理的有关知识；4、有较强的组织能力；5、总公司财务中心要求的其他条件。第四条 财务人员应根据自己的岗位情况，不断学习，不断完善，不断提高，成为业务熟练的财务人员。下属公司的财务主管，必须具备和下属公司总经理的沟通能力，能协助下属公司总经理搞好经营管理工作。第五条 各级财务人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。对弄虚作假的经济活动，一经发现问题，应及时向上级领导书面报告，并请求查明原因，做出处理。第六条 对财务人员监守自盗，徇私舞弊，弄虚作假，散布有损于公司的不负责任的言论，一经发现立即辞退，并追究其责任。第七条 财务人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。财务人员办理交接手续，由上级财务监交。第八条 对忠于职守，坚持原则，做出显著成绩的财务人员，应当给予精神的和物质的奖励。第九条 财务人员应当熟悉公司的经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善公司内部管理、提高经济效益服务。第四章 预算管理第一节 年度预算第一条 每年10月份开始，分公司根据总公司的发展战略，制定次年的年度经营预算。分公司预算工作小组在总公司预算委员会领导下进行，其主要任务是根据总公司下达的经营任务和利润指标，协调和审查分公司年度指标，最后确定分公司年度指标和总预算。第二条 分公司预算工作小组由分公司总经理、营销总监、财务经理或主管、会计等成员组成。总经理任组长，财务经理或主管任副组长。第三条 年度全面预算范围1、经营指标：分公司年度预算以年度经营指标为中心，年度经营指标包括年度营业收入、年度总成本、年度总利润等指标。2、总预算：年度经营指标是编制总预算的基础。总预算为分公司整体及其各个责任部门确立了明确的目标和任务，同时也是绩效考核的基本依据。第二节 月度资金预算第四条 资金范围本制度所称资金，系指所有权属于公司的所有现金和银行存款等货币资金。第五条 编制办法1、各分公司财务部于每月1日前向分公司总经理取得本月的工作计划，结合各部门的收支项目计划，编制下月的资金收支预算。2、总公司财务中心收到各分公司资金预算表按规定进行审批后，回传到各分公司执行；3、各分公司资金预算由分公司财务负责人根据销售业绩计划、日常发生的经营费用、成本项目、往来收支、资产购置、薪资和提成发放、以及其它特殊事项等，编制月度资金收支预算，并经总经理复核和签字确认；4、申报预算金额大于2000元的开支项目,如属非每月固定发生的经济业务,开支没有文件制度规定限额标准的（如：固定资产购置、装修、发放薪酬制度外的奖金或福利、政府公关送礼、付审计费等），必须事先由经办人填写费用申请，交分公司总经理审核后，随预算一起传真到总公司财务中心审批。5、预算金额小于2000元;或每月固定发生的费用（如工资、房租、电话费）已获一次性审批;或有文件制度规定开支限额标准（如：包干费），申报预算金额在文件制度规定开支限额标准范围之内的，不需填写费用申请交总公司审批，但需在月度资金预算的备注或附表中详细说明费用开支的原因及金额。6、各分公司总经理、各部门总监或负责人，需要向财务部负责人提供准确或接近于准确的收支项目计划及其相应的金额和备注事项等，以便于财务部门编制月度资金预算；7、每月的资金收支预算表经传真方式进行，并在签字确认后留档保存，以备内部审计和日常支付使用。第六条 预算追加及节余 分公司如需开支预算外资金项目，开支金额在2000元以上，属非每月固定发生的经济业务,开支没有文件制度规定限额标准的，必须另行填写追加费用申请单独报总公司财务中心，并在月底编编制预算时记入上月核准预算金额、上月收支实际金额。每月底结余资金纳入下月资金预算中并上报。第七条 月度资金预算要求1、 各分公司财务负责人于必须于每月第一周下班前（18：00）完成月度资金预算电子档发送至总公司财务中心，并将经分公司总经理签字确认的月度资金预算主表及当月费用申请、工作计划传真至总公司财务中心。2、 预算内容必须填写全面、数字计算准确、手续齐全。月度资金预算必须填写上月收支实际金额、上月核准预算金额、上月超（节）支金额，超（节）支的原因在备注栏或另附页说明清楚。月度资金预算附表可以不传真，但附表内容必须填写完整，并将电子档发送至总公司财务中心。3、 各部门不可先开支费用，后填写费用申请。在不实行“收支两条线”管理情况下，出纳必须严格根据审批的月度资金预算付款。如没有收到按规定审批的费用申请，出纳不可办理借款，否则，处每单50元的乐捐。如出现总公司不批准的费用申请，而出纳违规办理借款先支出了，月底进行利润分配时，作为“未经批准开支的费用总额” 乘以总公司分成比例作为利润上交给总公司。4、 各分公司财务负责人，分公司总经理及其他参与预算工作的数据资料提供人，如因错报，漏报，误报，拖延等造成财务预算上报工作未能如期按质完成的，根据责任分别对责任当事人责令乐捐并通报。第五章 收入确认管理第一节 收入确认原则第一条 收入是指符合总公司政策规定的营业活动中所形成的经济利益总流入。第二条 收入确认原则1、正式签订了有效协议，如客户权益书、协议书等。2预收定金不作为收入入账。3、必须是收齐所有款项后，方可确认为收入。4、必须以收到的全额资金确认为收入，不得冲减提成、成本、场租等。除公司有明确文件规定除外。第三条 预收定金或预收部分价款，虽不确认为营业收入或业绩，但必须开具财务盖章的收据，并及时反映在现金收入账中，不得私自代管或私存。第二节 业绩申报管理第四条 业绩申报时限 1、每月1日10:00前，分公司出纳做好上月的销售业绩申报表(格式另定)后，立即将申报表电子档发送至华企客服中心，并将经过会计签字确认的申报表传真至华企客服中心。2、每月1日10:00前，分公司财务部必须负责将已申报上月业绩，但还未申请开通账户的权益书（或合作协议）与客户注册资料登记表传真至华企客服中心以申请开通账户。第五条 退款处理如出现账户已开通，但托收的支票退回，客户不愿再付款或经总公司同意退款的情况，分公司财务部需立即报知华企客服中心取消该账户的开通，并在次月的业绩统计表上以负数反映此客户的业绩。第六条 业绩申报责任1、违规申报，凡不符合业绩确认标准而申报了业绩的确定为违规申报，违规申报一经发现，取消该业绩，并根据责任分别对责任当事人责令乐捐。2、漏报、瞒报，凡符合业绩确认标准而未进行业绩申报的，失误造成确定为漏报，故意造成确定为瞒报，具体定性以公司调查结论为准，并根据责任分别对责任当事人责令乐捐。3、错报，误报，手续不齐，申报格式不标准的，财务部负责人应承担主要责任，其他财务人员承担次要责任。4、延期申报：业绩申报表电子文档没有在规定时间前传送至总公司财务部，确定为延期申报，根据责任分别对责任当事人责令乐捐并通报。第六章 财务报表管理第一条 财务报表的内容各分公司每月需向总公司财务中心报送以下报表1、 资产负债表2、 损益表3、 成本费用明细表4、 资金状况月报表5、 应收应付明细表6、 出纳日记账（含现金及银行存款日记账、资金盘点表、银行存款余额调节表）7、 财务账套数据备份文件第二条 为了便于总公司合并财务报表，各分公司财务报表的格式必须按照总公司财务中心制定的格式编制。第三条 财务报表上报的要求每月9日（遇节假日顺延）下班前（18：00）将财务报表电子档发送至总公司财务中心，并将经分公司总经理签字确认的资产负债表、损益表传真至总公司财务中心。第四条 每月10-20总公司与分公司财务核对各类往来账目，到期的往来款必须当月结清。第五条 各分公司财务负责人，分公司总经理及其他参与财务报表工作的数据资料提供人，如因错报，漏报，误报，拖延等造成财务报表上报工作未能如期按质完成的，根据责任分别对责任当事人责令乐捐并通报。第七章 重要凭证、单据、有价物品的管理第一条 重要凭证、单据、有价物品主要包括但不限于：合作协议、支票、发票、学习卡。第二条 合作协议 1、分公司印制客户合作协议，必须按照总公司提供的格式印制，由分公司财务部负责保管。 2、分公司财务部必须对客户合作协议建立空白客户合作协议登记簿进行管理，根据客户合作协议编号，及时反映客户合作协议的进、销、存、废情况。3、空白客户权益书作废时，不得撕毁，必须在客户权益书上注明“作废”字样，并保存全部联次。第三条 支票、发票、收款收据 1、财务部必须对支票、发票、收款收据建立重要空白单据登记簿进行管理，根据编号，及时反映支票、发票、收款收据的进、销、存、废情况。 2、发票、支票、收款收据作废时，不得撕毁，必须在支票/发票/收款收据上注明“作废”字样，并在登记簿上反映，待下次领购发票/支票时，按税务机关/银行要求缴回并注销。第四条 其他重要单据、凭证 其他重要单据、凭证参照上述办法进行管理。第五条 保管责任 1、上述重要凭证、单据遗失，视为重大差错按绩效考核或行政考核制度处理，追究财务负责人及直接经办人责任。2、必须及时按要求办理登报挂失、注销等手续，不得延误。3、登报挂失费用由遗失单据的直接责任人承担。4、领用空白合作协议、收款收据时，可视实际情况由业务经理担保（每份交押金50元），退回空白或签约后合作协议、收款收据时，退回押金。空白合作协议、收款收据遗失时，押金不退。第八章 固定资产管理第一条 固定资产界定1、单价1000元以上；2、单价低于1000元但使用期在1年以上不易损坏、状态相对稳定的家具、设备、用品。第二条 分公司固定资产申购1、 必须事前提出专项费用申请，如果是替换以前报废的固定资产，必须同时提供固定资产报废申请，根据财务费用的审批流程的规定交总公司领导审批。2、 固定资产采购费用申请经总公司审批后，再将固定资产采购预算金额做入月度资金预算，附费用申请一起交财务中心审批。3、 固定资产采购费用申请经总公司审批后，由申购部门填写采购申请单，交使用部门负责人及分公司总经理审批后，由采购人员按照采购制度取得三家报价，填写订购单，经分公司总经理审批后才能通知供应商送货。第三条 固定资产保管1、 分公司总经理或执行总经理对固定资产的安全完整负完全责任，并作为工作交接和离任审计的内容。2、 处理报废固定资产前，必须填写固定资产报废申请，说明固定资产的采购时间，使用年限，报废原因，经固定资产使用部门负责人、分公司总经理审批后，才能办理报废手续。第四条 固定资产折旧折旧方法采用“平均年限法”，折旧年限为：1、 小汽车：5年 2、 办公设备（如电脑）：2年3、办公家具、其他用品：2年 4、办公软件及支持设备（如客户刷卡系统）：2年。第九章 物资物料管理第一条 分公司的物资物料实行“实物与帐簿分开管理”原则。行政部门或会务部门负责物资物料的仓储管理并登记实物收发的数量账，会计负责物资物料的帐簿记录，交叉控制。第二条 分公司财务负责人对物资物料负有管理责任，应安排财务人员参与物资物料的验收、入库监督与抽查，应协助行政部门仓管人员制定采购、仓管、领用制度。第三条 财务负责人必须定期组织对库存的物料进行实物盘点一次，并亲自参与盘点或监盘。第十章 财产盘点第一条 财产盘点范围包括现金、银行存款、固定资产、物资物料、文化产品等有形资产。第二条 每月30日，由出纳编制资金盘点表，填写现金及各银行存款账户的账面数、实际盘点数、差额。如有差额，必须说明原因，并编制银行存款余额调节表，由财务负责人监盘现金并在资金盘点表签名确认。第三条 固定资产、物资物料、文化产品等实物财产盘点，由保管实物资产的行政部门每月进行一次自查，财务部应定期和不定期地进行抽查。第四条 财务抽查时，财务部作为负责部门，应在盘点计划、盘点会议、盘点方法上严格、重视，确保盘点质量。第十一章 利润分配第一条 利润分配的原则1、 根据分公司与总公司签定的合作协议书，从分公司正式合作之日的第四个月起，从分公司所得的利润中每月扣出10%，作为风险保证金，直到扣满10万元为止。2、 分公司净利润大10万元以上时方可开始第一次分红。3、原则上一个季度分红一次（根据公司经营状况可调整）。4、年终分红视公司运作情况协商决定。第二条 利润分配的时间及计算方法1、 每月根据分公司财务报表的利润加未经总公司批准开支的费用总额乘以总公司分成比例计算出预交总公司利润，于每月15日前上交总公司。预交总公司利润=（账面利润总额+未经批准开支的费用总额）X总公司分成比例2、 每季度清算一次，每季度结束后次月25日前给分公司股东进行一次分红，分公司股东按账面利润总额减除上交总公司利润的余额进行分配。3、 年度终了后45天内，进行年度决算，分配剩余的年度利润。第十二章 奖惩办法第一条 奖励：各分公司财务负责人于指定日期完成月度资金预算、销售业绩申报、财务报表上报，报表内容填写全面，数字计算准确，手续齐全，连续3个月达到上述要求者，奖励现金奖50元/人，并于当期公布和发放。第二条 处罚：各分公司财务负责人，分公司总经理及其他参与财务工作的数据资料提供人，如因错报，漏报，误报，拖延等造成月度资金预算、销售业绩申报、财务报表上报等财务工作未能如期按质完成的，第1次给予每次20元/人的乐捐，第2次给予每次30元/人的乐捐，第3次给予每次50元/人的乐捐，乐捐情况当月公布。第三条 奖励及乐捐款在当月工资中发放或扣除。