研发部文档管理规范

编 码：A页 码：共 11 页 文档管理规范目录1. 目的2. 适用范围3. 职责4. 定义5. 作业内容6. 相关表单7. 流程图1. 目的为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅和保存，并确保在公司运行的各个场合都能使用有效版本的文件。2. 适用范围适用于本公司研发部所有文件的管理。3. 职责3.1 研发产品定型文件的制定3.1.1 研发部工程师需要根据研发实际情况编写产品研发BOM。3.1.2 生产中心PE工程师需要在研发产品小规模试产成功后，根据BOM编写规范来编写产品定型BOM。3.1.3 其他产品定型文件，需由研发部人员编写，并保证是最新的，能够用于生产的文件。 3.2 文件的提交 3.2.1 研发项目在小批量试制成功后，需要向公司文控提交项目研发资料，既研发产品定型文件，在提交时需由提交人填写文件申请登录表，由该部门经理审核后把资料和申请表一同提交给文控处，由文控备案。 3.2.2 研发过程中产生的一般文件，由工程师下发后交给文控处统一保管。3.3 研发部产品定型文件的修改和废止 3.3.1 产品定型文件在提交后需要修改的，需由提出修改人员填写变更单，该变更单的变更内容需要通过中试试验无误并且经过项目负责人，研发部经理签字同意和总经理审批后方可生效变更修改。具体文件修改办法参见本文件5.4.6和版本号修改办法参见本文5.1.2。3.3.2 产品定型文件需要废止的，需要通过研发工程师填写文件废止单，并报部门经理同意和总经理审批后，交由公司文控处做废止处理。处理办法参见本文5.4.6。 3.5文件的借阅 3.5.1.一般性文件的借阅，首先由借阅人填写借阅申请单，通过部门经理审核后方可在文控处登记借阅。 3.5.2 受控文件的借阅，受控文件作为公司保密文件原则上不能借阅，却有特殊情况需要借阅者，需要填写受控文件借阅单，经部门领导审批后，需由总经理批准后，方可在文控处登记借阅。 3.5.3 受控文件需要当天借阅，当天返还，任何个人或组织不得以任何形式外泄公司机密文档。3.6研发过程中产生的文档的修改和废止，由工程师填写文件修改和文件废止申请单，通过部门经理审批同意后，直接替换原件。 4. 定义4.1研发部产品定型文件：指研发部项目转产后，已经通过生产小批量试产成功，并且确认可以投产的产品资料。包括BOM，原理图，结构图，测试报告，程序等文件。4.2研发部产品研发文件：指研发部项目研发过程中产品的资料，包括研发部项目立项任务书，需求分析，方案论证报告，项目评审记录，打板资料，研发部采购申请单和领料回执单等文件。4.3受控文件：指研发所产生的PCB文档，原理图，BOM，测试标准，相关协议，源程序等文件。5. 作业内容5.1文件编号规则 5.1.1文件编号 文件流水号：001-999 各文件类别：01产品定型文件 02产品研发文件 03受控文件 文件制订部门代号本工厂英文名简写：ACUMEN5.1.2 版本号5.1.2.1 文件版次编码 / 修订次数（0、14）版本（如A、B） 注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。5.1.2.2 表单只有版本，修订后直接换版。5.2 文件编写的格式:5.2.1 受控文件5.2.1.1 BOM：根据研发部颁布的BOM编写规范编写。参考附表一5.2.1.2 结构图：根据目前国家制图标准制图。5.2.1.3 程序：程序需要注明升级版本号。5.2.2 研发过程中产生的文件5.2.2.1 由公司文控控制文件的编号和版本，文件的格式参照目前研发部同类文件的格式，同类文件必须使用同种格式。5.2.2.2 研发过程中产生的文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。5.3文件与资料控制程序说明5.3.1文件的编制 5.3.1.1由各个项目的项目负责人组织其项目组的成员编写研发文件。5.3.1.2文件的编号参见5.1,文件格式参见5.2。5.3.1.3文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作。5.3.2 文件的审批5.3.2.1审批权限参见本文件3，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可操作。5.3.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。5.3.2.3文件在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。5.3.3 文件的发放/回收5.3.3.1文件提交前由文件编制部门填写文件登录/修订/废止/补发申请单，确定文件发放范围和数量。受控文件不能下发，如果确实需要借阅的，需要填写受控文件借阅单，经过部门领导审核和总经理批准后方可借阅。受控文件需要当天借阅，当天返还。任何个人或组织不得保存和泄露。其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制文件总览表。5.3.3.2文控文员在文件发放前应确认：文件是否清晰、易读、可操作；格式、内容是否正确无误；编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定文件发放/回收登记表，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在文件发放/回收登记表上签收确认。5.3.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立外来文件清单，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。5.3.3.4 非发放范围人员需领用文件时，应以文件登录/修订/废止/补发申请单向文控中心申请补发。5.3.3.5 修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原文件发放/回收登记表上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。5.3.4文件的使用管理5.3.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。5.3.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。5.3.4.3一般性文件停止使用一年以上，由使用部门填写文件登录/修订/ 废止/补发申请单申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。5.3.5文件的评审文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。5.3.6 文件的修订或作废5.3.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写文件登录/修订/废止/补发申请单按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。5.3.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。5.3.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。5.3.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。5.3.6.5外来的国际/国家/行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。6. 相关表单：6.1 文件总览表6.2 文件发放/回收登记表6.3 外来文件清单6.4 文件登录/修订/废止/补发申请单6.5 BOM编写规范6.6 受控文件借阅单7.流程图见附件1：定型文件制定流程图 文件制定 中试测试和生产小批量试制文件整理审批提交给文控保存和下发OKOKNN修改2.定型文件修改流程图 中试测试 文件修改整理后审批申请修改修改并下发OK修改OKNN3.申请借阅流程图部门经理审批受控文件一般性文件申请借阅文件文控登记总经理批准文控填写借阅登记表借阅者妥善保管当天完整无误返还给文控OK4.申请废止流程图 审批废止继续保存申请废止 OKN审批/日期审核/日期制定/日期第12页，共11页