商务谈判前的准备教学

商务谈判实务第五周（2011-03-29）授课题目（章节或主题）：第三章：商务谈判前的准备l 谈判人员准备 l 谈判所需的知识的积累和信息的收集 l 拟定谈判方案 l 物质条件的准备 教学目的与要求：通过本章的学习，达到以下目标：清楚在谈判开始前如何做好各项准备工作；把握住谈判各个阶段的准备环节；正确认识己方和对手的实力，把握住谈判的主动性；掌握谈判时间、地点、议程的选择原则。教学重点：一、 谈判是一种复杂的综合性的活动,其准备工作也是内容庞杂、范围广泛的,这里我们着重从人员、信息收集、计划、物质条件四个方面介绍准备工作的基本内容。二、 谈判小组成员应由几个人组成，没有统一的规定，但谈判专家的研究表明：就一般谈判来讲，谈判小组以不超过四个人最为理想。谈判人员可由与交易内容有关的部门选派，即主管部门人员、企业人员、专业技术人员以及翻译、律师等。三、 谈判组既然是由两个以上人员构成，就存在一个人员之间相互协调、配合的问题。同时，由于谈判组人员选配是根据谈判内容需要确定的，人员相互之间可能并不熟悉、了解，这样，就加大了小组成员之间相互配合与支持的难度。我们认为，小组成员间的相互配合主要表现在两个方面：即谈判小组领导人与其成员的配合；谈判组成员间的相互配合。四、 谈判组领导人的作用：什么样的人才是谈判小组领导的最佳人选？对于这个问题，答案不一致最重要的衡量标准是人的能力。对领导者的要求并不是要他什么都懂，什么都会，而是看他能否很好地发挥其他人员的能力、作用，能否在谈判中恰如其分地调动和使用各类人员。高明决策者能充分调动谈判人员的积极性、主动性、创造性，使谈判的绝路逢生，而低能的决策者会压抑谈判人员积极性、主动性的发挥，使谈判功亏一篑。五、 谈判组领导人能力主要是：有坚定的自信心、有较强的决策能力、观察判断能力、组织协调能力、应变能力、表达能力等具有这些方面的能力，小组领导人就能有效地发挥其作用，使谈判小组成 为一个团结一心的坚强集体。六、 谈判组领导人的领导风格也很重要。谈判组应该高效率地协同工作，但它的效率则取决于小组成员是否适应在某种领导风格下工作。例如，谈判组成员所在企业是权力集中型的领导风格，所有的信息都汇集给企业经理，然后由他做出一切决策。如果谈判领导人也具有相应的风格，双方就会配合得很好领导在谈判中起决定作用，其余成员就形势做出分析，提出建议由他决定是否采纳。相反，如果领导人的风格是权力分散型的，那么他在谈判过程中，则会起协调沟通作用，有效地调动小组成员积极性，发挥每个成员的能力与智慧。七、 谈判组成员间的相互配合：谈判组成员间的相互配合、相互支持有多种形式比如，当需要发言人介绍我方谈判意图、情况时，其他人员为发言者提供资料、数据等这里我们主要就谈判人员在谈判场合的表现，如介绍、插话、表情、动作等，说明谈判组成员间的相互配合与默契。八、 谈判所需知识的积累和信息的搜集：1、 了解政府的方针、政策、法律及民俗：了解党和政府的有关方针、政策，以及与此相适应的各种措施、规定，以保证交易的内容、方式符合政府的有关规定，保证合同协议的有效性、合法性。2、 掌握市场行情：包括市场同类商品的供求状况；相关产品与替代产品的供求状况；产品技术发展趋势；主要竞争厂家的生产能力；经营状况；市场占有率；市场价格变动比例趋势；有关产品的零配件供应；以及影响供求变化显现与潜在的各种因素。3、 摸清对方情况：a) 案头调查法： 商品目录、报价单、企业情况简介、产品说明书等。企业生产经营所有产品的一览表、小册子。谈判人员应首先把这些资料收集、整理起来，进行分析研究。b) 直接调查法：即由谈判人员通过直接、间接地接触获取有关情况和资料的方法。谈判人员可以向本企业那些曾和对方有过交往的人员进行了解，也可以通过函电方式直接与对方联系，而对较重要的谈判，双方则可能安排非正式的初步洽商。这种预备性接触好处很多，不仅可以使我们有机会正面观察对方的意图以及立场、态度，而且也可以使对方对我们的诚意、观点有所了解，以此促进双方在平等互利、互谅互让的基础上通力合作。c) 购买法：当交易规模、数量较大时，可考虑采取先小批量购买的方式直接了解对方产品情况。在收集、掌握对方资料的基础上，要对谈判对方进行认真的分析与研究，以便进一步明确谈判对手的意图、目的，从而推测出双方在哪些方面能够取得一致意见，在哪些方面可能出现问题、分歧，会谈会有怎样的成果，据此制定调整谈判方针、策略，使目标制定更加切合实际。九、 拟定谈判方案：1、 选择谈判对手：1) 如果没有可能或不必要与对方建立长期的贸易关系其战略战术应有所变化，至少在谈判中不能给对方以过多的让步，不必花费过多的精力维系双方的友谊与交往。2) 如果进行经常性的贸易，应注意与具有良好信誉的客户 建立联系并大力维护双方关系。在选择谈判对手时。一般确定在三四个以内。3) 如果谈判内容广泛，交易比较复杂，可将对手确定在两个以内。否则，对手过多，会分散我方注意力，难于处理和控制复杂的谈判过程。谈判另一方也因竞争对手较多而失去谈判的信心，反而不利于谈判进行。4) 如果只选择一家企业作为谈判对手，而无法进行比较和 鉴别，对方也可能利用这一局面，向我方提出苛刻的要求，迫使我方做出较大让步。所以，至少应考虑两家以上的企业作为谈判对手。5) 对一次性买卖，谈判对手的数目则不必受到限制。如果是大项目，企业可以采取招标的方式，在对方递价的基础上，确定谈判对手。2、 制定谈判目标： 1) 企业总目标2) 谈判目标：最优期望目标、可接受目标、最低限度目标3、 估量谈判中的问题： 1) 谈判双方的实力、地位。对方的优势、劣势是什么？我方有哪些优势和不足？2) 估计达成交易的可能性。对方可能提出哪些问题和要求？对我方提出的条件，对方会采取什么态度？为实现预定的目的，我方可以做出哪些让步？让步的幅度有多大？在哪些问题上不能让步？3) 双方的共同利益是什么？对方最关心重视的问题是什么能否调和？4) 我方希望对方做出什么决定？如对方没有做出决定，我方应采取什么措施？4、 确定谈判方法：一、 谈判是一门艺术，是多种方法与技巧的综合运用，谈判又是一种具有高度抗争性的活动，谈判的态势如何，结果怎样，具有极大的不确定性，这就要求谈判人员具有较高的素质，同时，也为谈判人员才干的发挥创造了极为有利的机会。为了更好地运用谈判策略，收到良好的谈判结果，谈判人员各展其能，我们把这种由于谈判者个人在谈判中所体现的不同行为方式称为谈判风格。二、 谈判风格多种多样，最有代表性、最泾渭分明的两种谈判风格即“鹰式”和“鸽式”。鹰式谈判风格常表现为正面对抗或冲突的态势，坚持强硬立场，使用强硬手段，向对方施加压力，像老鹰一样勇猛顽强，呈现一种典型的进攻性的谈判风格。以“铁女人”著称的英国前首相撒切尔夫人，便是鹰式谈判风格的杰出代表。撒夫人在1972年欧共体首脑会议上提出将英国每年的负担减少10亿英磅，最初被共同体的其他成员国看作是“天方夜谈”，但她以极顽强的意志将谈判结果定格在每年减少8亿英磅。创造了世界交易让步之最。鸽式的谈判风格则是以规劝利导，迂回温和的方式说服对方，实现合作的目的。这种谈判方式竭力避免冲突、僵局，他们态度友善，语调谦和，措词婉转，善于在和风细雨中化敌为友，使其心悦诚服。沙特阿拉伯石油大亨亚马尼 便是其代表。他在谈判中以从不发火著称，总是不厌其烦将问题重复一遍又一遍，直到对方失去耐性，举手投降。 十、 物质条件的准备1. 谈判场所的选择：谈判地点设在我方办公室、会议室，其优点是：（1）1) 避免由于环境生疏带来的心理上的障碍，而这些障碍很可能会影响谈判的结果2) 获得额外的收获。我方可借“天时、地和、人和”的有利条件。向对方展开攻势，以求让步。3) 可以处理谈判以外的其他事情。4) 便于谈判人员请示、汇报、沟通联系。5) 节省旅途的时间和费用。综合上述优势，谈判地点争取在己方的最有利之处在于己方自由发挥，就像体育比赛一样，在己方场地举行谈判洽商活动，获胜的可能性就会更大些。 2. 谈判地点设在对方，也有其优越性： 1) 可以排除多种干扰全心全意进行谈判。2) 在某些情况下，可以借口资料不在身边，拒绝提供不便泄露的情报。3) 可以越级与对方的上级洽谈，获得意外收获。4) 对方需要负担起准备场所和其他服务的责任。3、 中立地点：如预料到谈判会紧张、激烈，分歧较大，或外界干扰太大，选择中立地点就是上策。教学难点：谈判中的相关商务知识：1. The Thomas Kilmann Conflict Mode Instrument (TKI) is a tool developed to measure an individuals response to conflict situations.2. The TKI uses two axes called assertiveness and cooperativeness (“自信合作”) .l Avoiding (回避): Not addressing the existence of conflict. (Low assertiveness and low cooperativeness. The goal is to delay. ) l Competing (竞争): Pursuing your own concerns at expense of others. (High assertiveness and low cooperativeness. The goal is to win. ) l Accommodating (迁就): Letting go of your own ideas in order to satisfy others interests above your own. (Low assertiveness and high cooperativeness. The goal is to yield.“) l Compromising (妥协): Middle between competing and accommodating; you give up some of your ideas but not all of them. (Moderate assertiveness and moderate cooperativeness. The goal is to find a middle ground. ) l Collaborating(协作): Approach in which people go beyond their own interests and solutions to create something new. (High assertiveness and high cooperativeness. The goal is to find a win-win solution. ) 商务谈判方案一、 谈判主题解决汽轮机转子毛坯延迟交货索赔问题，维护双方长期合作关系二、 谈判团队人员组成l 主谈：胡达，公司谈判全权代表；l 决策人：贺宇翔， 负责重大问题的决策；l 技术顾问：陶佳，负责技术问题；l 法律顾问：张伟燕，负责法律问题；三、 双方利益及优劣势分析l 我方核心利益：1. 要求对方尽早交货2. 维护双方长期合作关系3. 要求对方赔偿，弥补我方损失l 对方利益：1. 解决赔偿问题，2. 维持双方长期合作关系l 我方优势： 1. 我公司占有国内电力市场1/3的份额，对方与我方无法达成合作将对其造成巨大损失l 我方劣势： 1. 在法律上有关罢工属于不可抗力范围这上点对对方极为有利，对方将据此拒绝赔偿；2. 对方延迟交货对我公司已带来的利润、名誉上的损失；3. 我公司毛坯供应短缺，影响恶劣，迫切与对方合作，否则将可能造成更大损失；l 对方优势： 1. 法律优势：有关罢工属于不可抗力的规定；2. 对方根据合同，由不可抗力产生的延迟交货不适用处罚条例；l 对方劣势： 1. 属于违约方，面临与众多签约公司的相关谈判；2. 达不成协议将可能陷入困境；四、谈判目标l 战略目标：体面、务实地解决此次索赔问题，重在减小损失，并维护双方长期合作关系；1. 原因分析：让对方尽快交货远比要求对方赔款重要，迫切要求维护与对方的长期合作关系l 索赔目标：报价：赔款：450万美元交货期：两月后，即11月技术支持：要求对方派一技术顾问小组到我公司提供技术指导优惠待遇：在同等条件下优先供货价格目标：为弥补我方损失，向对方提出单价降5%的要求 l 底线：获得对方象征性赔款，使对方承认错误，挽回我公司的名誉损失尽快交货远以减小我方损失对方与我方长期合作五、程序及具体策略1、 开局：方案一：感情交流式开局策略：通过谈及双方合作情况形成感情上的共鸣，把对方引入较融洽的谈判气氛中方案二：采取进攻式开局策略：营造低调谈判气氛，强硬地指出对方因延迟交货给我方带来巨大损失，开出450万美元的罚款，以制造心理优势，使我方处于主动地位对方提出有关罢工属于不可抗力的规定拒绝赔偿的对策：1、借题发挥的策略：认真听取对方陈述，抓住对方问题点，进行攻击、突破2、法律与事实相结合原则：提出我方法律依据，并对罢工事件进行剖析对其进行反驳2、 中期阶段：1) 红脸白脸策略：由两名谈判成员其中一名充当红脸,一名充当白脸辅助协议的谈成，适时将谈判话题从罢工事件的定位上转移交货期及长远利益上来，把握住谈判的节奏和进程，从而占据主动2) 层层推进，步步为营的策略：有技巧地提出我方预期利益，先易后难，步步为营地争取利益3) 把握让步原则：明确我方核心利益所在，实行以退为进策略，退一步进两步，做到迂回补偿，充分利用手中筹码，适当时可以退让赔款金额来换取其它更大利益4) 突出优势: 以资料作支撑，以理服人，强调与我方协议成功给对方带来的利益，同时软硬兼施，暗示对方若与我方协议失败将会有巨大损失5) 打破僵局: 合理利用暂停，首先冷静分析僵局原因，再可运用把握肯定对方形式，否定对方实质的方法解除僵局，适时用声东击西策略，打破僵局3、 休局阶段：如有必要，根据实际情况对原有方案进行调整4、 最后谈判阶段：1) 把握底线，:适时运用折中调和策略，把握严格把握最后让步的幅度，在适宜的时机提出最终报价，使用最后通牒策略2) 埋下契机：在谈判中形成一体化谈判，以期建立长期合作关系3) 达成协议：明确最终谈判结果，出示会议记录和合同范本,请对方确认,并确定正式签订合同时间六、准备谈判资料相关法律资料：中华人民共和国合同法、国际合同法、国际货物买卖合同公约、经济合同法l 备注：n 合同法违约责任：第一百零七条 当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的,应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任n 联合国国际货物买卖合同公约规定：不可抗力是指不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况n 合同范同、背景资料、对方信息资料、技术资料、财务资料（见附录和幻灯片资料）八、 制定应急预案双方是第一次进行商务谈判，彼此不太了解。为了使谈判顺利进行，有必要制定应急预案。1、 对方承认违约，愿意支付赔偿金，但对450万美元表示异议应对方案：就赔款金额进行价格谈判，运用妥协策略，换取在交货期、技术支持、优惠待遇等利益。2、 对方使用权力有限策略，声称金额的限制，拒绝我方的提议。应对：了解对方权限情况，“白脸”据理力争，适当运用制造缰局策略，“红脸”再以暗示的方式揭露对方的权限策略，并运用迂回补偿的技巧，来突破缰局；异或用声东击西策略。3、 对方使用借题发挥策略，对我方某一次要问题抓住不放。应对: 避免没必要的解释，可转移话题，必要时可指出对方的策略本质，并声明，对方的策略影响谈判进程。4、 对方依据法律上有关罢工属于不可抗力从而按照合同坚决拒绝赔偿。应对：应考虑到我方战略目标是减小损失，并维护双方长期合作关系，采取放弃赔偿要求，换取其它长远利益。5、 若对方坚持在“按照合同坚决拒绝赔偿”一点上，不作出任何让步，且在交货期上也不作出积极回应。则我方先突出对方与我方长期合作的重要性及暗示与我方未达成协议对其恶劣影响，然后作出最后通牒。讨论：