建筑工程检测档案的过期处理

建筑工程检测档案的过期处理 【摘要】优化建筑工程检测档案是实施档案库藏资源配置合理，提升高效和提供更好服务的新时代需求。建筑工程检测档案室由权威的建筑工程监督单位出具的，对建筑物的诊断具有权威性和凭证性应该立档保存，但对检测单位档案室长期发展来看，应该结合单位实际情 况对过期的工程检测档案进行销毁处理。 【关键词】建筑工程；检测档案；过期处理 建筑工程检测档案是由国家建筑工程质量监督检测单位出具的，对委托方建筑物的整体或者部分的质量、存在问题进行实地测量过程中形成的系列资料。检测档案包含鉴定报告、委托单、合同和原始记录等等。 1 做好建筑工程检测档案过期处理的重要意义与目的 检测档案是建筑单位档案管理体系的重要组成部分，它真实地保留了建筑在一定时间内的各项检测结果的实际记录，对建筑检测工作有着重要的参考、查询与信息利用等价值服务。随着历史时间的推移，很多建筑单位的检测档案都过期了，甚至早已超期的检测档案由于没及时进行过期处理，导致过期的检测档案逐年增加，不但加大库房占有率，同时也加大档案管理工作量，导致建筑单位在人、物及财力上消耗成本，而且还得不到档案服务质量与效率的提高。因此，对建筑工程检测档案过期处理工作的及时开展，是目前建筑行业面对的一项重要课题，有必要进行专题研究。 2 建筑工程检测档案管理法规现状 目前为止无论是国家住建部还是国家建筑工程质量监督检验中心以及广东省档案局、广东省质监局、广东省建设厅都没有出具明确的检测单位关于建筑工程检测档案的管理细则，对于检测档案的保管问题一直是各单位根据自身状况自由制定。山东省建筑工程质量管理2006年颁发了山东省建设工程质量检测档案管理办法（暂行）（鲁建管质安字200642号）明确规定了检测单位对检测档案管理事宜。42号文规定：“检测档案资料的保管期限分为长期、短期二种。检测结果不合格项目涉及结构安全的试块、试件和有关材料以及地基基础检测、主体结构工程现场检测、钢结构工程检测、建筑幕墙工程检测的检测档案应长期保存；其他列入施工技术资料的检测项目档案应短期保存。法律、法规另有规定的，依据法律法规执行。长期保管的档案资料实际保管期限不得短于10年，短期保管的档案资料实际保管期限不得短于5年。对保管期限已满的档案应进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经法定代表人批准后进行监销。”然而对于过了保管期限的检测资料要对其进行销毁处理。由于对保存价值问题存在争议，所以顺德、番禺等检测单位，虽然也对单位的检测档案保管期限进行了10年、5年的划分，但是对于过了保管期限的档案却依旧按照永久方式保存。 3 建筑工程检测档案保管和利用情况 3.1保管情况 建设单位目前有八个业务检测部门，检测面积涉及地基、结构、建材、路桥、建筑节能、物理研究、设备仪器等各个方面，自从1984年开展检测业务开始保存了大量的检测档案，2000年进行了部分过期设备检测档案的销毁处理，2001年至今的工程检测档案已经堆积了单位两个百平米以上的库房，并且检测档案目前也在约5万份/年的速度递增。 3.2利用情况 建筑工程检测档案是否需要保管取决于档案的利用价值，单位档案保存是对未来管理风险的一种预防措施，档案利用是档案管理的出发点也是立足点。然而建筑单位检测档案利用特点如下分布： 第一，从利用对象来看，利用对象局限于建筑单位业务开展部门，从来没有过委托方来单位查询相关鉴定报告和检测档案，检测档案的利用对象相当单一。 第二，从利用方式来看，业务部门对建筑工程检测档案的利用表现在数据、检测类目、原始记录情况等相关记录的查询，检测档案的作用局限于部门资料参考，作为档案的原始凭证作用并不十分凸显。 第三，从利用频率来看，因为各检测部门检测系统中都有保存相关的检测资料的电子版，部门资料库中检测资料和单位档案室中库存检测档案有大面积重合，因此对于单位档案室的检测报告利用频率相当低。 第四，从利用范围来看，各业务部门对检测档案的利用主要分布在近5年内，对于7 年前的检测档案利用率接近于总利用率的百分之一，对于10年前的档案利用率等于零。 4 过期建筑工程质量检测档案具有销毁处理的可行性 根据国家现有的档案制度、其他省份关于工程检测档案的相关规定结合检测档案实际应用价值，我们单位检测档案管理最大问题就是有限库容和新增档案之间的问题。解决这类问题就必须对到期档案进行销毁或者处理，从现有关于检测档案的法规文件和本单位实际情况，对到期检测档案销毁具有可行性。 第一，国家建设部141号令文件第14条明确规定“第十四条检测机构完成检测业务后，应当及时出具检测报告。检测报告经检测人员签字、检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署，并加盖检测机构公章或者检测专用章后方可生效。检测报告经建设单位或者工程监 理单位确认后，由施工单位归档。”141号令明确了检测报告的责任保管单位是建筑工程的施工单位，施工单位应该对工程检测档案进行永久保存，而检测单位不是检测档案的责任保管单位，因而可以根据实际情况酌情考虑保管期限，并对定期对到期失去保存价值的检测档案进行销毁处理； 第二，根据市场情况，工程检测档案中核心文件鉴定报告委托方也有，建筑单位保存的并不是孤本； 第三，山东省工程质量管理局42号文件也明确规定了不同类别检测档案的保管期限问题，国家档案法明确规定必须对到期档案进行销毁。对广东省检测档案保管具有借鉴作用； 第四，根据建筑单位检测档案利用情况来看，检测委托方和外单位对本单位检测档案的利用近三十年未出现过，建筑单位对十五年前的检测档案率也非常低，而且利用目前我们的保存成本已经远大于利用价值。 5 建筑工程检测档案的过期鉴定与处理 （1）开展鉴定前调查。开展过期检测档案鉴定前的调研工作，确定过期的检测档案鉴定的范围及数量，制定工作计划和方案，对鉴定工作进行统筹安排。 （2）制定鉴定标准。过期的检测档案鉴定标准主要是依据保管期限表，而目前我国的检测档案保管期限表存在一些不足，在具体工作中需按照保管期限表，灵活运用鉴定原则，并在实践的基础上不断修改和完善保管期限表。 （3）对过期的检测档案处理。对于一些没有价值的过期检测档案，逐卷编制销毁清册及时处理，同时档案库房还可以充分利用一些待处理的检测档案，可以将这些检测档案退回需要文件的原档案单位，用于开展馆际交流、教学、展览、流通等。这不仅可以使挤占库房却不敢轻易处理的过期检测档案有了很好的出路，而且也带动了其他方面的工作，一举多得。 做好过期检测档案处理的后续工作。重新清点库存档案，做到帐物相符；收集过期检测档案处理工作中形成的一系列文件材料，分类整理、归档保存。 6 结束语 综上所述，对于检测单位工程检测档案的管理应该视情况而定，单位有条件的可对工程档案进行永久保存，单位不具备保存条件的，可以对实际保管期限已满而且已经没有实际价值的工程检测档案进行销毁处理。 参考文献： 1李龙碧，李如强，龙新荣.做好检测档案规范化管理工作J.贵州气象，2010（03）. 2祝文妹.浅析检测档案的利用和开发J.上海预防医学杂志.1999（03）.第 6 页 共 6 页