如何建立应收账款风险防范机制

目 录摘要. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11目前我国应收账款管理现状. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22目前我国公司应收账款存在的问题. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22.1公司应收账款管理职能设置上的缺陷. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22.2公司对销售风险控制滞后. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22.3合同执行上的缺陷. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32.4公司应收账款流失严重. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32.5仅在财务系统中设置应收账款辅助明细账. . . . . . . . . . . . . . . .33建立应收账款风险防范机制的措施. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43.1建立专门的信用管理机构. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43.2建立客户动态资源管理系统. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53.3建立应收账款的监控体系. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63.4发挥内部审计的监督作用. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63.5 做好资信调查，制定合理信用政策. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73.6 强化内部管理. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8参考文献. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1211摘 要目前，国内一些企业日常对应收账款的管理只限于数量方面，而对其账龄、应收账款成本、客户信用等级等资料不予计算分析，使得账龄超过3、4年的应收账款大有所在。企业只有在有效的信用管理模式及相关制度框架下，才能使销售转化为利润，否则销售可能仅仅是增加了企业的成本。为了确保企业应收账款保质保量的收回和资金循环周转的顺利进行，加强应收账款管理具有重要的现实意义关键词：应收账款管理 风险防范机制 内部控制制度如何建立应收账款风险防范机制1目前我国应收账款管理现状与发达市场经济国家相比，我国企业平均坏账率是5%-10%，账款拖欠期平均是90多天，而市场经济发达的美国，平均坏账率是0.25%-0.5%，账款拖欠期平均是7天，相差10多倍。与此同时，美国企业的赊销比例高达90%以上，而我国只有20%。2目前我国公司应收账款存在的问题2.1公司应收账款管理职能设置上的缺陷公司设有经营部和市场部，经营部主要负责与工业客户洽谈合同，并承担收款责任;市场部主要负责与民用直销客户洽谈合同，并承担收款责任。这种方式虽然改变了应收账款无人管理的状况，但实际上却给公司带来了更大的风险。应收账款非但不能有效的控制，反而在高额销售激励机制下，销售人员拥有更大的销售自主权，会形成更严重的拖欠。2.2公司对销售风险控制滞后目前燃气行业市场竞争十分激烈，销售人员对于任何客户都不会轻易舍弃。真正的风险控制是在销售员与客户签订合同后才开始的，公司也希望通过对签订的销售合同的严格把关来达到控制风险的目的。而这种把关本身只是对合同文本本身的一种控制，真正风险来源是客户，即客户违约的概率而决不仅仅是合同条款本身。同时，各部门在参加合同把关时，也只是从本部门的角度考虑合同情况，不能对销售合同进行总体评估和把握。2.3合同执行上的缺陷由于相关部门未能严格执行合同导致大量应收账款的拖欠。按照规定公司只会在至少收到货款时才能开增值税专用发票，然而落实到实际上，有些业务员为了留住一些老客户或是拉拢新客户，没有付款就开出增值税专用发票，失去了对客户的约束力，造成货款拖欠的问题，同时反映业务员销售过程中在对合同执行缺乏严肃性。2.4公司应收账款流失严重通过对公司几个业务员应收账款的调查结果显示，应收账款流失严重。造成公司应收账款流失除了上面谈到的以外，主要表现为以下几个方面：业务员违反财务和销售制度，直接从购货方提走货款，不交回公司。走货。走货即明为销往甲方而实际上销往与甲方并无业务关系的单位，甲方未收货，由业务员提取货物后销给乙方。一部分业务员违规兼职，同时兼做其他燃气企业的业务，为了某种利益或原因与购货单位串通一气，将应付给甲企业的货款付往乙企业，而所附发票又为甲企业发票。应收账款中包含销售折让，而财务部门不知晓，未作财务处理，造成应收账款不实。2.5仅在财务系统中设置应收账款辅助明细账虽然有财务与业务的单项接口，并从业务系统中获取有关数据，但应收账款数据基本由手工录入。在这种方式下，应收账款的设置主要是为账务处理服务，只有客户代码、客户名称、发票号、发票时间、摘要信息、金额等信息。利用财务系统中的应收账款辅助明细账管理应收账款是中国大多数企业通行的做法，该公司也是如此。这种做法存在事后管理、数据不全、信息滞后、数据不准等问题。3建立应收账款风险防范机制的措施建立应收账款风险防范机制应从如下几方面着手：3.1建立专门的信用管理机构著名经济学家吴敬琏指出，信用是现代市场经济的生命，是企业从事生产经营活动的一个必具要素，有着真金白银般的经济价值。因此，必须建立企业信用信息管理体系，用以规范和监督企业的行为。传统的企业组织结构，一般以财务部门担当信用管理的主要角色进行赊销管理，这已不能适应完善企业信用管理的需要。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，须特定的部门或组织才能完成。企业对赊销的信用管理需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因此设立企业独立的信用管理职能部门是非常必要的。在我国企业中一般采取两种方式设立信用管理部门，一种是财务总监领导下的信用管理部门，另一种是销售总监领导下的信用管理部门。两种方式各有利弊，适用于不同的企业管理体制。信用管理部门要取得财务部门和销售部门支持，并在赊销管理中起到主导作用。根据统计，采取财务总监负责下的信用管理成功率为70%，而采取销售总监负责下的成功率为30%。目前我国约有2%的国有企业设立专门的信用管理机构，而外资企业的这一比率在10%以上。3.2建立客户动态资源管理系统企业在经济活动中对客户资信管理应遵循如下基本原则：大多数坏账的形成，都是由于企业对客户资信情况做出了错误的评价。因此，在对客户资信评价时除了要认真外，还应遵循以下资信管理原则：(1)集中原则。建立集中的客户资信数据库，便于对客户风险进行评价；(2)授信总额度控制原则。企业授信额度占用总额不能突破信用额度控制线，当达到控制线时，须立即停止授信交易，直至有足量的授信额度被收回。特殊情况需报管理层审批；(3)“一笔一清”原则。上一笔授信交易未结清，不允许进行下一笔授信交易(小额流动授信交易业务除外)。当某一客户发生逾期应收账款后，应立即停止对该客户的授信交易，性质严重的将立即降低授信等级；(4)新客户不授信原则。新客户第一笔业务不允许授信；(5)动态关注，定期更新原则。资信政策均有规定的有效期，在有效期终止前一个月，需要重新搜集客户资信信息，总结客户在授信期内的表现，对客户资信给予重新评价。3.3建立应收账款的监控体系建立应收账款项目的内部控制机制，从源头上对此项目加强管理，应收账款管理的内部控制对保证信用制度的贯彻执行和应收账款的有序管理有着极其重要的意义。企业应根据自身的具体情况，如经营规模、人员配备等来设计适合本企业的内部控制制度。在组织上，建立健全财会、业务、风险、法律等部门共同参与的应收账款管理部门，以加强对应收账款的监管；在业务交易上，实行交易审批程序，防止销售经理或业务员单独控制业务的情形。企业应对交易审批程序执行情况定期进行监督检查；在付款程序上，实行总经理和财务双签制度，以规避风险；在结算方式上，考虑两个方面：从自身角度出发，要安全及时，保证企业的资金周转和应收账款的周转率;从客户的角度出发，选择的结算方式应具有竞争力；在业绩考核上，突破只注重账面收益的传统方法，将与业务有关的应收账款状况、存货的质量等列入考核范围，并对企业造成的坏账原因进行追踪;在营销管理上，建立营销战略，培养了解市场、了解客户、善于进行市场策划、有经济头脑的营销队伍;对于非销售性应收账款，要强化内部专业监督，如财务管理、内部审计等加强企业自我约束。应收帐款的监控体系应包括赊销的发生、收帐、逾期风险预警等各个环节。3.4发挥内部审计的监督作用内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面：一是不断完善监控体系，改善内控制度，二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况，确保应收账款的回收。在我国，内部审计大部分还停留在经营效益审计等方面，而对于企业内控制度设计、遵守，揭示企业员工舞弊、贪污等工作进行得远远不够。内部审计对应收账款审计主要应在销货和收款流程，在销货流程方面应核查销售业务适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对账单等方面。在收款流程方面主要应检查收款记录的合理性、核对应收账款、分析账款帐龄、向债务人函证等方面。3.5 做好资信调查，制定合理信用政策设置独立的资信管理部门。在发达国家，一般企业均设有信用管理部，或者设有信用管理经理一职。借鉴国外的一些先进管理经验，我们国家的企业也需要设置相对独立的资信管理部门或配备自己专职的信用管理人员。由于信用管理这门知识对信用管理人员要求非常高，须掌握信息、财务，管理、法律、统计、营销、公关等多方面的综合知识，同时实践能力和工作经历也必须出色，而我国在信用管理方面的人才相当溃乏，所以企业要想尽快建立自己的资信管理制度和部门，就必须借助于外力，在这一点上可以完全借鉴西方企业的发展模式。企业在赊销前对客户进行资信调查，就是要解决几个问题；(1)能否和该客户进行商品交易；(2)做多大量，每次信用额控制在多少为宜；(3)采用什么样的交易方式、付款期限和保障措施。3.6 强化内部管理（1）建立赊销申报制度。企业财务部门或信用部门要对应收账款加强管理，不能只从销售人员口中了解情况，应当建立健全赊销申报制度，严格控制应收账款的发生。如客户要求延期付款时，销售部门经办人员就须填制赊销申报单（一式多联）报信用部门审核，在申报单上除了要列明对方单位名称、地址、开户银行及账号等基本内容外，须重点标明要求赊销金额、赊销期限、有无担保等，信用部门在对客户资信情况调查后，作出赊销决策，在赊销申报单上签署意见，并报企业法定代表人签字后方可列账。应收账款列账后，申报部门的负责人及经办人员就成了该笔款项的责任人，并在信用部门的配合、监督下对款项的回收负全责。（2）注重合同管理。避免合同存在漏洞。众多企业的坏账发生是因为在交易中没有合同，或合同形同虑设。不少企业则常常陷入不诚信客户的信用欺诈，因此，任何交易在进行前，应该签订严谨的经济合同并尽可能在合同中设置保护性条款。（3）建立应收账款清收责任制。企业要针对应收账款管理中经常出现的状况，以制度的形式将债权责任明确下来，以规范有关人员的行为。主要内容应包括：明确划分责任范围，对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人；明确规定在应收账款未完全收回之前，责任人不得调离企业；明确规定各人的职权范围，对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚，并承担由此而产生的后果；明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；明确规定由于信用部门人员拘私舞弊，调查不实而产生坏账应负的责任；明确规定责任的监督部门，防止责任管理流于形式。（4）做好应收账款日常管理，加强催收力度。具体来讲，可以从以下几方面做好应收账款的日常管理工作：做好基础记录，了解客户付款的及时程度。基础记录工作包括企业对用户提供的信用条件，建立信用关系的日期，用户付款的时间，目前尚欠款数额以及用户信用等级变化等。企业只有掌握这些信息，才能及时采取相应的对策；检查用户是否突破信用额度。企业对用户提供的每一笔赊销业务，都要检查是否有超过信用期限的记录，并注意检验用户所欠债务总额是否突破了信用额度；掌握用户己过信用期限的债务，密切监控用户已到期债务的增减动态，以便及时采取措施与用户联系提醒其尽快付款；分析应收账款周转率和平均收账期，看流动资金是否处于正常水平，企业可通过该项指标，与以前实际、现在计划及同行业相比，借以评价应收账款管理中的成绩与不足，并修正信用条件；考察拒付状况，考察应收账款被拒付的百分比，即坏帐损失率，以决定企业信用政策是否应改变，如实际坏账损失率大于或低于预计坏帐损失率，企业必须看信用标准是否过于严格或太松，从而修正信用标准；编制账龄分析表，检查应收账款的实际占用天数，企业对其收回的监督，可通过编制账龄分析表进行，据此了解有多少欠款尚在信用期内，应及时监督，有多少欠款己超过信用期，计算出超时长短的款项各占多少百分比，估计有多少欠款会造成坏账，如有大部分超期，企业应检查其信用政策。（5）严格按会计制度办事，建立坏账准备金制度。财务人员应严格按企业会计准则规定的要求对应收账款进行及时清算、对账等工作，工作岗位设置中也要注意不相容职务的分离，如记录主营业务收入账簿和应收账款账簿的人员不得开具发票、经手现金，以形成内部牵制，达到控制的目的。对于发票，也要定期与销售部门的销货清单和有关科目的金额进行核对，以防账外债权的出现。当然，不管企业采用怎样严格的信用政策，只要存在着商业信用行为，坏账损失的发生总是不可避免的。因此，企业要遵循稳健性原则，对坏账损失的可能性预先进行估计，积极建立弥补坏账损失的准备制度。根据企业会计准则的规定：应收账款可以计提坏账准备金。企业要按照期末应收账款余额的一定比例提取用于补偿因债务人破产或死亡，逾期未履行偿债义务，已无法收回的坏账损失，以促进企业健康发展。对故意造成信息不实的行为作出相应的处罚，保证企业信用信息库的真实性、严肃性，从而逐步在全社会范围内营造一种良好的信用环境，使应收账款真正成为市场经济中商品交易的润滑剂。参考文献1（江汉石油职工大学学报）郑克强浅谈企业应收账款管理存在的问题及对策2（辽宁经济）张丽娟加强应收账款管理与规范财务监管手段 3（宁波广播电视大学学报）王力先浅议上市公司应收账款管理4（冶金财会）刘鸿渊企业要加强应收账款管理