福建高速公路档案管理办法实施细则

闽高路办200831号关于印发福建省高速公路建设项目档案管理实施细则的通知所属各单位：现将福建省高速公路建设项目档案管理实施细则印发给你们，请结合本单位实际，认真做好项目档案管理工作，确保项目档案管理与项目建设进程同步。福建省高速公路建设项目档案管理实施细则（试行）（闽高路办200446号）同时废止。二00八年十一月十日福建省高速公路建设项目档案管理实施细则第一章 总则第一条为深入贯彻福建省高速公路建设项目档案管理办法，保证建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法、公路工程竣（交）工验收办法、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、重大建设项目档案验收办法、交通建设项目档案专项验收办法、科学技术档案案卷构成的一般要求、福建省重点建设项目档案验收实施细则、福建省重点建设项目档案移交办法等有关法律和规定，结合本省高速公路工程项目实际，特制定本实施细则。第二条在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位，必须遵守本实施细则。本实施细则所称建设工程，是指土建工程、房建工程、绿化工程及机电工程。第三条高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、调研、预可行性研究、立项、工程可行性研究、环评、征地拆迁、招投标、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的不同类型载体的档案资料（包括文件材料、图纸、图表、科研试验、计算材料、声像材料、电子文件等）。第二章 管理职责第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高指对各项目业主、施工、监理单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。各项目业主、设计、施工、监理、科研单位应按福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准中的组卷职责，做好建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。第五条项目业主在编制完成业主档案的同时，要负责组织、协调和指导设计、施工、监理、科研单位编制、整理项目档案。第六条项目设计档案的收集、整理、归档是设计单位的重要组成部分，各设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关文件的收集、整理、归档工作，保证设计档案资料的齐全、完整。第七条监理单位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、规范的同时，应及时督促、检查所辖施工单位的档案资料形成、收集、整理、归档工作，并把此项工作纳入监理职责范围。在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求方可签字。第八条施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目业主和质监部门的监督、检查。第九条科研单位要做好从科研提出、编制任务书、招投标、签订合同、实施、总结、成果鉴定、运用等全过程中形成的应归档保存的文件材料的收集、整理、归档工作。第十条项目业主应按照交通建设项目档案管理登记办法和福建省档案登记暂行办法要求，按照项目档案登记工作管理权限，适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记办理表”向相关单位报送。第三章业务管理第十一条各项目业主与设计、施工、监理、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案收集整理依据、质量要求、归档份数、载体形式、移交内容、移交套数、完成时间及违约责任等要求。第十二条各项目业主、设计、施工、监理和科研单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络，确定档案工作的分管领导，指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。各单位要建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；每个子分项或分项工程完工，应及时收集相关竣工文件，并分类整理。第十三条各参建单位应建立档案工作的“四列入”和“三参加”制度，“四列入”即将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作；列入施工管理及考核范围；列入有关领导和工程技术人员岗位职责；列入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、参加各单项验收和基建项目总验收、参加项目技改鉴定。第十四条各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到福建省档案安全管理工作规定（闽档200828号）的要求。第十五条各项目业主应依据福建省高速公路建设项目档案分类编号规则，结合本项目特点，在工程一开工，就要按照监理单位审核批复的单位、分部、分项工程，制订符合项目要求的档案分类编号，实现分类科学、准确，编号合理。第十六条建设项目档案组卷应合理，归档的案卷要符合福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准的要求；项目业主要做好整个建设项目档案的汇总、案卷排列和检索工具的编排工作。第十七条项目业主应督促各施工单位及时做好竣工图的编制工作，监理单位负责做好竣工图的审核工作，并报业主审查。竣工图的编制应符合福建省高速公路建设项目档案竣工图编制要求。第四章档案验收及移交第十八条高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第十九条凡经交通部审批初步设计的高速公路项目档案专项验收工作，由交通部档案馆组织或委托省交通厅组织。其它项目档案专项验收工作按照公路工程竣工验收程序申报组织验收。第二十条项目业主在组织各合同段项目交工验收时，应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理归档工作，并形成档案审查意见，报备省高指。各项目业主、设计、施工、监理单位必须在竣工档案审核单（见附表）上签字并盖章。第二十一条设计、施工、监理、科研单位应在工程交工验收后3个月内向项目业主移交项目档案资料。第二十二条项目业主完成所有项目档案汇总工作后，省高指将会同省交通厅、省档案局对该项目档案进行随机抽检，抽检合格后，项目业主可向省高指申请档案专项验收，同时需提交项目档案专项验收申请报告（包括项目建设概况、项目档案工作情况）、交通建设项目档案专项验收申请表（由交通部审批初步设计的项目）、审查意见、项目档案案卷目录，再由省高指按照项目档案验收权限向有关单位申请档案专项验收。对抽检不合格的项目档案，由抽检小组提请项目业主一个月内对存在的问题进行整改，省高指重新组织相关单位人员进行复查，合格后再组织验收。第二十三条建设项目档案专项验收工作，应在工程竣工验收3个月之前完成。第二十四条项目业主对其建设项目档案进行收集、整理、汇总、编目后，应将建设项目档案数字化，除施工日记、日志，监理日志外的高速公路项目档案均应进行原文数字化加工，但不必进行缩微制成缩微品。档案数字化制作应符合国家有关数字化档案的质量规定要求。第二十五条凡列入国家高速公路网规划的高速公路项目，其档案移交要求：一是纸质档案原件完整一套由项目业主保存；征地红线图纸质复制件和竣工图（表）纸质原件分别一式4套，向项目使用单位、省高指、省交通厅、省档案馆移交；另外，向交通部档案馆移交的范围应按照交通档案进馆办法的规定，提供一套纸质复制件向交通部档案馆移交。二是数字化档案制作（光盘）一式6套：项目业主、项目使用单位、省高指、省交通厅、省档案馆、交通部档案馆各1套，同时要为接收单位安装配套的操作软件。其所有制作费用由各档案立卷单位自行承担。纸质档案数字化工作要按照省档案局福建省纸质档案数字化操作规范（试行）（闽档200799号文）执行。第二十六条凡未列入国家高速公路网规划的高速公路项目档案除不需向交通部档案馆移交外，其他要求同第二十五条。第二十七条档案移交工作应在工程竣工验收后3个月内完成。第五章 附则第二十八条本实施细则由省高指办公室负责解释。第二十九条本实施细则自公布之日起执行。附件1、福建省高速公路建设项目档案分类编号规则2、福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限规定3、福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准4、福建省高速公路建设项目档案的移交及汇总5、福建省高速公路建设项目档案分类大纲6、福建省高速公路建设项目竣工图编制要求7、福建省高速公路建设项目声像档案收集与编制要求8、福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表附表：福建省高速公路建设项目竣工档案审核单竣工档案编制单位所实施项目名称及里程桩号本工程竣工档案已按福建省高速公路建设项目档案管理实施细则进行编制、整理，经自检合格，共 卷，详见“科技档案分类目录”。 编制人： 年 月 日负责人： 年 月 日编制单位（盖章）：监理单位审查意见：（ ）档案收集完整、准确、分类合理，符合要求。（ ）其它意见：审查人： 年 月 日总监理工程师： 年 月 日监理单位（盖章）：项目业主有关部门审查意见：（ ）档案符合有关规定，可能办理移交手续。（ ）其它意见：审查人： 年 月 日负责人： 年 月 日单位（盖章）：（）表示同意此意见的打“”，不同意的“”。附件1：福建省高速公路建设项目档案分类编号规则1.主题内容与适用范围本规则包括福建省高速公路建设项目档案的实体分类规则、分类方法、类目设置和类目标识。本规则适用于全省高速公路建设项目档案的分类、编号、整理、检索和排架管理。2.术语2.1 高速公路建设项目档案高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料。2.2 类目类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。2.3 类号类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。3.分类原则高速公路建设项目档案分类原则是以高速公路建设项目文件材料为对象，依据项目建设过程和管理职能，结合文件材料内容及其形成特点，保持文件材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。4.标识符号4.1 高速公路建设项目档案分类号码采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法。4.2 不同层次类号之间用间隔符号“”分开，类号与案卷号之间用“”隔开。4.3 考虑到我省高速公路建设阶段性的特点，各项目档案分类号前应置一标识号，统一采用建设项目名称的第一个汉语拼音字母。例：福建省泉厦高速公路建设项目档案用“QX”表示；并在建设项目名称的拼音字母右下标加地区代号，按照省交通厅闽交办199360号文精神，福州地区1，厦门地区2，莆田地区3，三明地区4，泉州地区5，漳州地区6，南平地区7，龙岩地区8，宁德地区9。例：福建省三福高速公路建设项目档案用“SF”表示，福州段表示为“SF1”，南平段表示为“SF7”，三明段表示为“SF4”。5.类目设置（见福建省高速公路建设项目档案分类大纲）6.档案的分类、编号6.1工程凭证类的分类、编号工程凭证类档案是工程在提出、立项、审批过程中形成的归档保存的文件材料。编号形式：以工程凭证类为1个属类，独立编制案卷流水号。例：三福高速公路福州段征地拆迁红线图SF11案卷流水号工程凭证类材料三福高速公路福州段6.2 工程设计类的分类、编号工程设计类档案是指建设项目在勘察设计过程中形成的应归档保存的文件材料。编号形式：以工程设计类为1个属类，独立编制案卷流水号。例：三福高速公路福州段A1合同段（起止桩号）施工图设计文件SF12案卷流水号工程设计类材料三福高速公路福州段6.3 工程施工类的分类、编号工程施工类档案是指建设项目在工程施工过程中形成的归档保存的文件材料。编号形式：工程施工类档案按照项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号，每个项目号独立编制一个案卷流水号。例：(1)三福高速公路福州段A1合同段（起止桩号）路基土方工程施工资料SF1311案卷流水号 A1合同段（由项目业主提供）路基工程工程施工类材料三福高速公路福州段(2)三福高速公路福州段B3合同段（起止桩号）路面基层施工资料SF1323 案卷流水号B3合同段（由项目业主提供）路面工程工程施工类材料三福高速公路福州段(3)三福高速公路福州段（中心桩号）（名称）桥1#墩桩基施工资料SF1333 案卷流水号第三座桥梁（由项目业主提供）桥梁工程工程施工类材料三福高速公路福州段(4)三福高速公路福州段（中心桩号）（名称）互通立交A匝道路基排水工程施工资料SF1343案卷流水号第三座互通立交（由项目业主提供）互通立交工程工程施工类材料三福高速公路福州段(5)三福高速公路福州段（中心桩号）（名称）隧道左洞洞口开挖施工资料SF1353案卷流水号第三座隧道（由项目业主提供）隧道工程工程施工类材料三福高速公路福州段(6)三福高速公路福州段（起止桩号）美菰岭隧道洞口景观绿化工程施工资料SF1361案卷流水号第一个合同段（由项目业主提供）环保工程工程施工类材料三福高速公路福州段(7)三福高速公路福州段E1合同段（起止桩号）隔离栅基础现场检验申请批复单SF1371案卷流水号 E1合同段（由项目业主提供）交通安全设施工程工程施工类材料三福高速公路福州段(8)三福高速公路福州段机电工程监控设施系统车辆检测器施工资料SF1383案卷流水号第三个合同段（由项目业主提供）机电工程工程施工类材料三福高速公路福州段(9)三福高速公路福州段（名称）服务区办公楼施工资料SF1391案卷流水号（名称）服务区（由项目业主提供）房建建筑工程工程施工类材料三福高速公路福州段(10)三福高速公路福州段A1合同段（起止桩号）改线工程施工资料SF13101案卷流水号 A1合同段（由项目业主提供）线外工程工程施工类材料三福高速公路福州段6.4工程监理类的分类、编号工程监理类档案是指建设项目在监理工作中形成的应归档保存的文件材料。编号形式：工程监理类档案按照项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号。例：三福高速公路福州段J1总监办（中心桩号）涵洞工程砼配合比抽检试验报告SF141案卷流水号 J1总监办（由项目业主提供） 工程监理类三福高速公路福州段6.5 工程竣工类的分类、编号工程竣工类档案是指建设项目在工程竣工阶段形成的应归档的文件材料。编号形式：工程竣工类档案参照工程施工类，根据项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号，每个项目号独立编制一个案卷流水号。例：（1）三福高速公路福州段（起止桩号）路基工程竣工图SF1511案卷流水号第一个合同段（由项目业主提供）路基工程工程竣工类三福高速公路福州段例：（2）三福高速公路福州段竣工验收阶段材料SF15案卷流水号工程竣工类三福高速公路福州段6.6 工程管理类的分类、编号工程管理类档案是指建设过程中有关建设、财务、设备、涉外、会议等管理活动中形成的归档文件材料。编号形式：以工程管理类为1个属类，独立编制案卷流水号。例：三福高速公路福州段工程决算报告SF16案卷流水号工程管理类三福高速公路福州段6.7 工程科研类的分类、编号工程科研类档案是指在项目建设过程中有关科研活动形成的归档文件材料。编号形式：工程科研类档案以每一个科研项目独立编制案卷流水号。例：三福高速公路福州段（名称）科研总结报告SF172案卷流水号第二个科研项目工程科研类三福高速公路福州段7.各类档案案卷的排列各类档案在编号后按照福建省高速公路建设项目档案分类大纲中所赋予的分类号和档案案卷顺序号依次排列。附件2：福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限规定1.主题内容与适用范围本标准规定了福建省高速公路建设项目文件材料的归档范围、归档要求和保管期限划分、划分原则。本标准适用于我省高速公路建设项目文件材料的归档和保管期限的划分。2.术语2.1文件材料归档文件材料归档是指办理完毕且具有保存价值的各种载体的文件材料经过整理组卷后交给档案部门保存的过程。2.2文件材料保管期限文件材料保管期限是指对文件材料划定保存的时间界限。3.归档范围高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料，高速公路建设项目文件材料的归档范围见福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表。4.归档要求4.1 归档的文件材料必须完整、准确。4.2归档的文件材料和立卷形成的档案案卷质量必须符合福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准。4.3归档的文件材料必须是一套完整的原件，由项目负责人审定后归档，签字、印章等手续应完备。4.4文件材料归档时，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。5.保管期限文件材料的保管期限分为永久、长期两种，永久为五十年以上，长期为十六至五十年（含五十年）。对高速公路建设项目有长远利用价值的列为永久保管；对高速公路建设项目在较长时间内有查考利用价值的文件材料列为长期。6.文件材料保管期限的划分我省高速公路建设项目档案保管期限的划分按照福建省高速公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。附件3：福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准1.主题内容与适用范围本标准规定了高速公路建设项目档案案卷内在质量和外观质量的要求。本标准适用于我省高速公路建设项目档案案卷质量的管理。2.术语2.1文件材料是指记录和反映高速公路建设中形成的文字、图表、声像、电子文件等不同形式载体的文件总称。2.2案卷是指由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。2.3 卷内目录是指案卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表，它对于管理和使用案卷具有重要作用，它排列在卷内文件材料的首页之前。2.4 卷内备考表是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具，其内容应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。它排列在卷内文件之后。2.5 档号即案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号，包括工程档案分类号和案卷流水号。2.6 分类编号方案是建设项目档案进行分类编号的指导性文件，它以文字或图表的形式规定档案的分类方法、分类结构、类目名称及相应的代字代号含义。3.文件材料的整理3.1 分类编号方案的编制各项目业主应根据该建设项目实际情况，编制适用本路段的高速公路建设项目档案分类编号方案。3.2 档案的分类和编号档案的分类、编号办法参照福建省高速公路建设项目档案分类编号规则执行。档案编号的代字、代号含义要准确，要同档案的分类方法、分类结构层次和排架顺序相一致。同一项目内不得出现重复的档案编号。3.3 档案的组卷组卷的职责.1 工程凭证类、工程设计类（不含设计图纸）、工程竣工类（不含竣工图）、工程管理类、工程科研类的建设管理过程文件材料由项目业主负责组卷。.2 工程设计类（主要是各设计阶段图纸）文件材料由设计单位负责组卷。.3 工程施工类、工程竣工类（主要是竣工图表，缺陷责任期）文件材料由施工单位负责组卷。.4 工程监理类文件材料由监理单位负责组卷。.5 独立招投标的工程科研项目，其科研类文件材料由承担科研课题单位负责组卷。.6 以上文件材料由相应单位按有关规定整理、组卷后向项目业主移交汇总。组卷的要求.1 文件材料按照福建省高速公路建设项目档案分类编号规则和福建省高速公路建设项目档案分类大纲分类组卷。.2 组卷必须遵循高速公路建设项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。.3 案卷内文件的保存价值和密级应基本一致。.4 案卷内文件材料必须齐全、完整、准确。项目文件质量要求.1 归档的文件材料必须是一套完整的原始件。.2 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。字迹要清晰、端正、图面要整洁。不能用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的字迹材料书写；凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件（如原材料出厂证明等），应附一份复印件，同时将原件裱糊在复印件的背面（空白面），摆放时，原件正面朝上。.3 计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格式样应铅印或用计算机激光打印。.4 签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。.5 开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）共同盖章。需要单位盖章的资料应盖红色图章。.6 写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用刀刮改，并盖上修改人的私章（扁章）。.7 竣工文件中形成的纸质材料及科技档案分类目录、卷内目录、备考表均应使用激光打印机打印，所使用的纸张统一为A4（297210）号纸或A3（297420）号纸，除竣工图表外要统一按A4（297210）号纸的规格折叠，竣工图、表要统一缩成A3格式后组卷（除房建竣工图外）。.8 归档文字材料对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。组卷的方法.1 工程凭证类、工程管理性有关文件材料应根据文件材料形成的阶段、地区、性质、内容分类整理组卷。.2 工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、施工图设计、变更设计图等按项目、阶段、专业分别整理组卷。.3 工程施工阶段形成的施工文件材料应按单位、分部、分项工程，结合路线走向、施工工序顺序整理组卷。.4 工程监理工作形成的监理文件材料。如监理规划、大纲、资质、备忘录、会议纪要、月报、三大控制文件等按阶段，结合问题整理组卷；监理通知、指令反馈及独立抽检资料按合同段，结合单位、分项工程整理组卷。.5 工程竣工类中的竣工图、缺陷责任期文件材料按标段、工程类别整理组卷。交（竣）工验收阶段、后评估文件按阶段、问题整理组卷。.6 工程科研类文件材料按专业，结合时间整理组卷。3.4 案卷保管期限的划分各参建单位案卷保管期限的划分参照福建省高速公路建设项目档案归档范围及保管期限表执行。原则上不同保管期限文件材料应分别组卷，如果同一案卷中出现有不同期限的文件材料情况，案卷保管期限应从长确定。3.5 案卷和案卷内文件材料排列要求案卷的排列按工程凭证类、工程设计类、工程施工类、工程监理类、工程竣工类、工程管理类、工程科研类顺序排架。工程施工类排序要求（以土建工程为例）：.1 综合性材料：归入业主下发了该合同段第一个项目（单位）工程最前面，原则上排序如下：（1）总体开工令、总体开工报告、施工组织设计；（2）工程技术要求、图纸会审纪录；（3）导线及水准点复测资料；（4）原材料试验台帐或汇总表，共用的原材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明）；（5）施工日志或日记；（6）总体交工证书、施工总结、大事记；（7）施工过程管理性文件：单位、分部、分项工程划分文件，安全生产、事故处理、廉政与文明施工、环境保护、工程保险、理赔等文件。.2各单位工程材料：单位工程的综合性材料归入所在单位工程的前面，若此单位工程是该合同段的第一个项目（单位工程），就先排“.1 综合性材料”，紧接了排此单位工程的综合性材料。原则上排序如下：（1） 单位工程的开工报告、施工组织设计；（2） 单位工程的施工放样资料；（3）只针对该单位工程使用的原材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明），配合比试验报告及记录；（4）现场试验台帐、汇总表及评定报告；（5）工程变更、延误索赔相关资料；(6)单位、分部、分项工程评定表。其它按监理批复的“单位、分部、分项工程一览表”顺序排列，同一分项工程文件材料原则上按分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除不归档）、技术交底资料、检验申请批复单及附件（含施工放样、施工原始记录、现场试验报告及记录、质量检验报告单）、中间交工证书顺序排列。工程监理类排序要求：.1 工程监理类按照“监理管理性材料”、“监理独立抽检材料”分类整理，其中“监理独立抽检材料”先按标段分开整理，同一标段中的资料原则上按以下排序：（1）导线及水准点复测抽检资料；（2）单位、分部、分项工程评定表；（3）试验台帐；（4）原材料及构件试验报告、记录；（5）现场试验报告、记录；（6）质量检验报告单及附件。其中“现场试验报告、记录”与“质量检验报告单及附件”在同一标段里，结合单位、分部、分项工程整理组卷。密不可分的文件材料，要依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，原文在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字材料在前，图样在后；施工记录汇总材料在前，原始材料在后；试验台帐在前，试验报告、记录在后；同一文件复印时，原件在前，复印件附后；同一批原材料试验排序时，进场报验单在前，试验报告、试验记录、出厂证明附后。4.案卷编目要求4.1 卷内文件页号的编制卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。页号编写位置：统一使用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，单面书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。卷内目录、卷内备考表不编页号，各卷之间不连续编页号。4.2 卷内目录的编制（见图表1）卷内目录的条目以每份文件为单位形成。正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函、监理指令与反馈）各为1份，开工申请单及施工组织或施工技术方案为1份，同一批原材进场材料报验单、试验报告、记录、出厂证明为1份，施工放样报验单及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，施工日记和监理日记1本为1份。卷内目录必须计算机打印，文件版本采用Excel97以上格式，其卷内目录包含以下内容：序号：应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。文件编号：填写文件材料的发文文号或图号。其中，发文字号由机关代字、年份和序号组成，如闽高路办2008150号。无文号或图号可空白。责任者：填写文件形成部门或主要责任者，如原材料出厂证明责任者应写厂家。一份文件有多个责任者时，选择两个主要责任者，两个责任者之间用“；”连接，其余用“等”代替。如“中铁16局；福建省交通监理公司等”。若名称过长则填写通用简称（由业主统一规范），并在卷内目录外框下方注明简称的全称。文件材料题名：填写文件标题的全称。归档外文资料其题名应译成中文。文件没有标题或标题不规范的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加“”。文件材料题名应将单位、分部和分项工程名称纳入题名内。例：美菰岭隧道左线ZK105+540-+580明洞仰拱浇筑混凝土检验申请批复单。20051006_20051215日期：填写文件形成日期的年、月、日，如2000年1月3日格式写为“20000103”。如果1个序号内的科技文件材料有两个以上形成日期，则应填写起止日期，如2005年10月6日至2005年12月15日格式写为“”。没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录，并加“ ”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在备考表中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“”代之。页号：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件需标明起止页号，中间用“”隔开。备注（需要时填写，如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要在此标注具体载体的档号）。为便于计算机管理，成套的图纸及印刷成册文件，均需重新编制卷内目录。重新编制卷内目录时，成套的图纸及印刷成册文件（包括原图样封面、说明、目录）都需编写页号。4.3 卷内备考表的编制（见图表2）卷内备考表要标明卷内文件的件数、总页数，不同载体文件的数量以及在组卷和案卷使用过程需要说明的问题。立卷人：由责任立卷人签名。立卷日期：填写完成立卷的日期。检查人：由案卷质量审核者签名。检查日期：填写审核的日期，应比立卷日期早或同日。互见号：应填写反映同一内容而形式不同载体，并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。4.4 案卷装订案卷采用整卷装订、不装订（房建图纸可不装订）等形式。案卷装订采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或左侧装订。案卷装订要牢固、整齐、美观，不同幅面的文件材料要折叠统一幅面,破损的要先修复，然后再装订。幅面一般采用统一标准A4或A3纸规格，不足A4或A3应用A4或A3纸张裱背；图样折叠时标题栏露在右下角。案卷内不允许有金属物，在装订前，应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件。不装订的案卷，应在每份文件首页的右上方加盖档号章（见图表），文件要按目录编排次序排列。图表10mmm档号章式样档 号10mmm序 号 35mm15mm4.5 案卷封面和脊背的编制（见图表3、4）案卷题名：又称案卷标题，是案卷内文件的综合名称。拟写案卷题名的要求是：第一：结构完整。案卷题名包括项目名称、施工桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称，其中桥梁、隧道、涵洞、通道、互通立交工程拟写案卷题名时应注明中心桩号，其它工程则需注明起止桩号。例1：福泉高速公路福州段K20+500乌龙江特大桥初步设计说明书。例2：漳龙高速公路漳州段A3合同段风霜岭右隧道YK34+700YK34+800钢支撑安装检验申请批复单。第二：内容确切。拟写案卷题名，既要完整地揭示案卷的内容和成份，又要文字简练，表达准确，不可繁杂冗长。案卷题名的字数以不超过80字为宜。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。第三：符合规范。拟写案卷题名，项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符，项目名称一般用全称，名称太长的，可用通用的简称。如“泉州厦门高速公路”可简称为“泉厦高速公路”。立卷单位：填写文件材料组卷的单位全称。起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，年、月、日以8位阿拉伯数字表示，不足8位的要补“0”，中间用“”隔开。如2005年10月至2005年12月15日格式写为“2005100020051215”。保管期限：应依据福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表填写。密级、档案馆号暂不填写。档号：依据项目业主提供的工程档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。保管期限和档号要横写，从左往右标注；案卷题名要竖写，从右往左标注。案卷封面和脊背内容统一采用电脑打印。4.6案卷目录（科技档案分类目录）的编制（见图表5）：包括序号（一本目录编一个流水序号）、档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、份数、页数、保管期限、密级、变更情况、备注等，格式要求用A4纸横向排列，必须计算机打印，文件版本采用Excel97以上格式。4.7 卷盒、卷内封皮、卷内目录和备考表的规格及其制成材料 案卷应用卷内封皮装订后，装入卷盒。 根据科学技术档案案卷构成的一般要求，卷盒的外表面规格为：305mm220 mm，厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格；卷内封皮、卷内目录、备考表、分类目录的尺寸为297 mm210 mm。卷盒、卷内封皮宜采用牛皮纸板双裱，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，应使用无酸纸。卷内目录、卷内备考表、分类目录宜采用70g/m2以上白色书写纸制作。科 技 档 案 分 类 目 录类别：序号档号案卷题名立卷单位起止日期数量保管期限密级变更情况备注份数页数1ZL6.3.3.1-1漳龙高速公路漳州段A1-1合同段K8+276翁建高架桥单位、分部工程开工报告中铁大桥局二处20010305-200203074146永久2ZL6.3.3.1-2漳龙高速公路漳州段A1-1合同段K8+276翁建高架桥1#墩钻孔桩施工资料中铁大桥局二处20010322-2002072624268永久图表5注：1、此表格统一用Excel 97以上格式制表，内容字号采用小四号宋体字，表格内容设10行。2、页边距：上边距以“科技档案分类目录”字上25mm，下边距15mm，左边距15mm，右边距15mm。附件4：福建省高速公路建设项目档案的移交及汇总1.建设项目档案的移交建设项目的设计、施工、监理、科研等单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的档案向项目业主移交。具体要求是：1.1移交的档案必须完整、准确，而且经过系统整理，符合规范要求。1.2移交档案时应连同科技档案分类目录、档案编制情况说明、目录软盘或光盘一并移交。档案编制情况说明包括：移交单位所承担的工程概况，管理体制、工程档案形成、积累、收集、整理、归档情况，以及档案的完整、准确、系统情况，存在问题及补救措施等。1.3建设项目实行总承包的，总承包单位应先行汇总理顺各分包单位形成的施工文件、竣工图后，再向项目业主移交。工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的项目档案，并应及时向项目业主移交。1.4移交时应办理档案移交手续，填写移交清单（见图表）。移交清单是档案移交和接收的凭证，移交清单填制一式两份，明确档案移交的内容、案卷数等，并有完备的清点、签字等交接手续。移交清单双方各留一份，清单后附科技档案分类目录。图表（A4纸横向排版）：项目科技档案移交清单移交案卷总数卷其中：永久卷长期卷移交单位（盖章）负责人经办人接收单位（盖章）负责人经办人交接日期年月日2. 建设项目档案的汇总项目业主在接收设计、施工、监理、科研等单位移交的档案后，为方便日后的查找利用，应对工程项目的所有档案进行汇总整理。汇总整理的要求：2.1把本单位形成的档案和各单位移交的档案按预先编好的分类编号方法进行理顺。2.2根据分类编号方案，给已理顺分类排列顺序的逐卷清点，核对档号，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。附件5：福建省高速公路建设项目档案分类大纲1工程凭证类2工程设计类3工程施工类31路基工程311第一合同段路基工程（一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列）32路面工程321第一合同段路面工程（一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列）33桥梁工程331第一座桥梁工程（按特大桥、大桥、中桥排，一座桥给一个分类号，按路线走向顺序排列。如果一座桥梁由若干个施工单位施工，就一个施工单位一个分类号）34互通立交工程341第一座互通立交工程（一座互通立交给一个分类号，按路线走向顺序排列。如果一座互通立交由若干个施工单位施工，就一个施工单位一个分类号）35隧道工程351第一座隧道（一座隧道给一个分类号，按路线走向顺序排列。如果一座隧道由若干个施工单位施工，就一个施工单位一个分类号）36环保工程361第一合同段环保工程（不含道路工程的防护绿化，一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列）37交通安全设施工程371第一合同段交通安全设施工程（一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列）38机电工程381第一合同段机电工程（一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列。其中机电项目的管线预埋工程，整个建设项目给一个分类号，排在第一个）39房屋建筑工程391第一个服务区、收费站、停车区、隧道配电房房屋建筑工程（先按类别，再结合里程桩号顺序，一个服务区、收费站、停车区、隧道配电房给一个分类号）310线外工程3101第一合同段线外工程（一个合同段给一个分类号，按路线走向顺序排列）4工程监理类4.1第1个监理合同段4.2第2个监理合同段5工程竣工类6工程管理类7工程科研类说明：工程竣工类的分类号编制参照工程施工类，工程施工类、工程监理类、工程竣工类的分类号由各项目业主统一负责编制。附件6：福建省高速公路建设项目竣工图编制要求高速公路建设项目竣工图是真实地记录各种地下、地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，是建设项目进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家的重要技术档案。各项目参建单位要重视竣工图的编制工作。根据交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2001390号）文的精神，竣工图必须与工程实际情况相符合，竣工图样上各专业的名词、术语、代号、符号和选用的结构要素以及计量单位，均应符合国家的有关法令和标准。做到规格统一、图面整洁、字迹清楚、修改到位，不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制，确保竣工图的质量。具体要求如下：一、 竣工图（表）应全面、准确反映竣工路线、路基、防护、排水、路面、桥梁、隧道、涵洞、立交、安全设施、机电、房建、绿化等工程的全部施工实际造型的特征。二、 竣工图（表）中均应反映原设计图（表）涉及的内容，以及有变更的部分，不得遗漏。三、 竣工图均按A3号纸（420mm297mm）大小装订。房建竣工图若是蓝图，要按规范折叠成A4号纸格式，可不装订，但必须逐张加盖档号章。四、 竣工图的编制（一）施工图没有变更的，在施工图（必须是新图）上逐张加盖竣工图章作为竣工图，并签署竣工图章（见图1）；（二）凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（必须是新图）上修改，逐张加盖并签署竣工图章（见图1），同时标注变更依据；（三）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，或不宜在原施工图上修改、补充的，应由施工单位或委托设计单位依据原施工图和设计变更文件重新绘制竣工图，注明修改依据。重新绘制的竣工图应采用新的竣工图图标（见图2），不再加盖竣工图章，竣工图标应标注在竣工图右下方空白处。五、 竣工图的更改方法（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。（二）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据及内容。（三）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。（四）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。（五）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。（六）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。六、竣工图的图号编制要求（一）依据施工图制作的竣工图，则参照施工图图号，在施工图图号前加注“J”标识；（二）依据变更设计图制作的竣工图，则参照变更设计图图号，在变更设计图的图号前加注“J”标识；（三）变更原因在同类型施工图中增加的竣工图，竣工图号参照同类型的竣工图图号，之后加“1”、“2”标识；（四）施工图或变更设计图无注明图号的，竣工图图号为空。七、竣工图章的有关要求（一） 竣工图章应使用红色印泥，盖在竣工图标题栏右上方空白处或折叠后标题栏上方；若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角。（二）竣工图章的内容，应填写齐全、清楚，不得代签字或打印。1、第一格：例如 三福高速公路福州段KK路基工程竣工图。2、 施工单位：填写签订合同时施工单位的全称。3、 编制人：指竣工图的编制人（全名）。4、 审核人：施工单位的工程负责人（全名）。5、 技术负责人：工程技术负责人或总工（全名）。6、 编制日期：竣工图编制的日期。7、 监理单位：签订合同时监理单位的全称。8、 监理负责人：总监办的负责人（全名）。9、 现场监理：负责本项工程的现场监理工程师（全名）。八、竣工图文件的排列及内容要求（一）图纸封面（见图3）（二）竣工图总目录按项目顺序排列并编写册数，册数的编写按照福建省高速公路建设项目档案分类大纲工程竣工类的竣工图排列分别编册。如：路基工程（共五册）：第一册总说明、总体施工及路线竣工图，第二册路基工程竣工图，第三册路基竣工表、土石方数量表、路基横断面竣工图，第四册小桥工程竣工图，第五册涵洞、通道工程竣工图。要求定线数据、平面总体、纵断面竣工图归入路基工程编册。桥梁工程（共二册）：第一册（桥名）桥工程竣工图，第二册（与第一册不同的桥或与第一册同一座桥而结构部位不同）桥工程竣工图，其它项目依次排列编目。要求：按照业主下发的项目代号，每一个项目代号都必须有独立成册的竣工图。（三）竣工说明（本册），内容为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，包括：1、 工程概况。2、 施工依据。3、 变更情况：即变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸页次和变更资料所在的档号、页次都必须逐条列出，对应每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所有变更依据、变更内容、变更部位、变更数据。(四）本册目录每一册竣工图、表的目录，之后开始编竣工图页码。九、竣工图的审核（一）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐；项目业主应对竣工图的真实性、完整性、准确性，进行审核把关。（二）竣工图在做到“三对应”，即与施工现场对应，与质保资料对应，与实际数据对应。竣工图章50mm80mm工程竣工图15施工单位7编 制 人审 核 人7 50技术负责人编制日期7监理单位7现场监理监理负责人720202020 80（图1）竣工图标65mm120mm（编绘单位名称）9制 图 人竣工图8 审 核 人8技术负责人编 制 日 期865比 例图 号8设 计 单 位8监 理 单 位8现 场 监 理监理负责人830303030 120（图2）（图3）三福高速公路福州段合同段一号黑体（K+K+）小二号宋体工程竣工图初号黑体第册共册二号宋体施工单位：（项目部全称并盖项目部公章）监理单位：（总监办全称并盖总监办公章）小二号宋体编制日期：年月日附件7:福建省高速公路建设项目声像档案收集与编制要求福建省高速公路建设项目各参建单位负责本单位在项目建设中所产生具有保存价值的声像档案收集、整理、归档工作。对属于收集范围的声像档案，应指定专人收集，并定期向本单位档案部门移交，集中管理，任何单位或个人不得据为己有，包括照片、录音、录像、光盘等。其中照片形式包括采用银盐感光材料形成的纸质照片和使用数字设备形成的数字照片。一、收集范围（一）反映高速公路工程建设初期到工程竣工全过程的声像材料。（二）反映高速公路建设科技成果的声像材料，包括：科研成果、科技发明，应用新工艺、新材料、新技术的成果与情况，技术改造和技术引进等。（三）国家、省、市、行业主管部门领导人和著名人物（国内外著名专家、学者、知名人士）视察、检查高速公路工程建设活动的声像材料。（四）与高速公路工程建设相关的重要外事活动的声像材料。（五）在高速公路建设过程中发生的重要活动、重要会议、重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料。（六）其他与该工程建设有密切联系的声像材料。二、照片收集要求（一）纸质照片1、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。2、底片、照片、说明应齐全。3、底片与照片影像应一致。4、对归档的照片无底片时应制作翻拍底片或制成光盘标识清楚，对归档的底片无照片的应制作照片。5、使用感光胶片拍摄的照片，如工作需要转换成数字照片的，应按标准扫描后将数字照片、纸质照片、底片一并归档。归档的纸质照片、数字照片、底片影像应一致。（二）数字照片1、归档的数字照片格式为TIFF、JPEG格式。2、对于采用非通用文件格式的数码照片收集时应在分辨率不变的前提下，转换成TIFF或J