1249会展管理信息系统

-第一章 信息系统与会展管理第一节 信息及其度量信息、物质和能源是人类社会开展的三大资源。信息化已成为一个国家经济和社会开展的关键环节。 信息Information是关于客观事实的可通讯的知识。首先，信息是客观世界各种事物的特征的反映。其次，信息是可以通讯的。最后，信息形成知识。数据Data，又称资料是对客观事物记录下来的，可以鉴别的符号。处理数据是为了便于更好地解释。只有经过解释，数据才有意义，才成为信息。可以说信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。信息可以从不同角度分类。按照管理的层次可以分为战略信息、战术信息和作业信息；信息具有以下性质：1事实性。2时效性。3不完全性。4等级性。5变换性。6价值性。数据资料所消除的人们认识上不确定性的大小，也就是数据资料中所含信息量的大小。信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度。一系统的概念：系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的假设干组成局部结合而成并为到达整体 目的而存在的集合。系统的特征包括：集合性、目的性、相关性、环境适应性。第二章 会展管理信息系统概述第一节 管理信息系统概述信息本质特征的定义是：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。信息和数据是信息管理系统中两个重要的概念，二者严密相连，又有着本质的区别，并且在特定的条件下可以相互转化。1按管理信息的来源划分，可分为内部信息和外部信息。2按管理信息的作用划分，可分为战略方案信息、管理控制信息和作业信息。战略方案信息是指企业在制定开展战略方案时所依据的信息，既包括企业内部信息，如企业自身的经营要素和供需变化等；又包括企业的外部信息，如自然环境、人文环境和市场竞争环境等。管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进展信息的收集、传输、加工、存储、加工、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。1一个管理信息系统通常由三个根本的系统组成：管理系统。信息处理系统。信息传输系统。管理信息系统的根本功能有：对信息进展采集、处理、存储、管理、检索和传输，以到达人们使用信息的目的。一个概念上的管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者四大部件组成。第二节 会展信息与会展信息的管理会展行业是一个穿插性很强的行业，对于会展行业信息的定位也不能局限于行业本身，它是一个信息极其密集的行业，这里给出几种会展信息的表述：1展览行业信息2企业各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息3综合评估数据4企业内部公文数据和办公数据其中各种信息又都可以细分为多种信息，例如，展览观众信息可分为根本信息、需求信息和行为信息三大类：1观众根本信息包含如下几个方面：1观众部门、职务的标准信息。2观众城市、省份、国家、区域信息。3观众重要性级别信息。2观众需求信息3观众现场行为信息一切管理行为都是通过信息的传递和反响来实现的，管理者通过信息的利用完成对企业经营活动的方案、组织、协调、控制和监视等管理职能。会展行业*息的主要功能表现在以下几个方面：1信息是珍贵的资源2信息是组织和控制经营活动的根底3信息是企业竞争能力的标志信息的作用主要表现在：1增加现有参展商的满意度2挖掘潜在参展商3甄别展会的专业观众，提供更为深入的效劳4为下届招展作准备5建立行业的信息库，提供行业信息效劳建立行业 6实现和参展商的更有效互动一信息管理的主要内容1原始数据的收集。2信息的加工。3信息的传递。4信息的存储。5信息的检索。6信息的输出。实现会展信息有效管理的具体方法有很多，主要有：1在会展活动中，会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。2在大型数据库支持下，同一会展主办公司的各属会展之间的数据完全可以得到及时的归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值评判。同时也减少重复采集的投入。3通过决策支持系统，实现数据挖掘，实现对数据的深入利用。4会展效劳商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更加深入的效劳。会展管理信息系统同其他的管理信息系统一样，是管理信息系统的一个分支，因此它具有一个信息系统的数据处理能力。会展管理信息系统Convention and E*hibition Management Information System，简称CEMIS是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进展信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。第三节 会展管理信息系统的功能和框架会展管理信息系统的根本功能如下：1数据处理功能将各种来源的会展信息进展合理的分类、整理和保存，以供查询。2预测功能通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进展预测。3方案功能系统合理地和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营方案，以供及时决策和产生对策。4控制功能可以对每个工作岗位和整体方案的执行情况进展监测、检查，通过比拟和分析，提供合理的修正方案，到达企业预期的目的。从不同的侧面观察和理解，针对不同的应用，会展管理信息系统具备多种构造形式，主要包括物理构造、软件构造和功能构造。会展管理信息系统的物理构造是指系统核心局部的物理组成，主要包括硬件、软件、数据库、规程和人员五个局部。会展管理信息系统不同的物理构造，主要有单机构造、集成构造和网络构造三种。图2-4 会展管理信息系统的软件构造示意图图2-5 *展览场馆效劳管理信息系统的功能构造示意图第三章 会展管理信息系统的技术根底第一节 数据处理技术逻辑构造包括两大类：线性构造和非线性构造。线性表、栈、队列及串为线性构造，而树和图则为非线性构造。物理构造又称存储构造，指数据元素在计算机存储器中的存储方式，存储方式一般有四种：顺序存储、存储、索引存储及散列存储。 指针是数据构造中的一个重要概念。每个结点只有一个指针，指向其下一个结点，称为单项链。第二节 数据库技术数据库是以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合，它能以最正确的方式，最少的数据冗余为多种应用效劳，程序与数据具有较高的独立性。数据库管理系统是一组对数据库进展管理的软件，通常包括数据定义语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序以及数据管理例行程序。建立概念模型中常涉及的主要概念有：1实体。2属性。3联系。数据模型在数据库系统设计中是用来提供信息表示和操作手段的形式构架，是数据库系统实现的根底。第三节 计算机网络计算机网络是用通信介质把分布在不同地理位置的计算机和其他网络设备连接起来，实现信息互通和资源共享的系统。计算机网络的分类：1局域网LAN。2广域网WAN。3Internet因特网，或 称互联网。4综合业务数字网ISDN。由于不同的局域网有不同的网络协议，不同的传输介质也各有其电气性能，为了使不同的网络能够互联，必须建立统一的网络互联协议。为此，ISO国际标准化组织提出了网络互联协议的根本框架，称为开放系统互联Open System Interconnection，简称OSI参考模型。第四章 会展管理信息系统的总体规划第一节 会展管理信息系统总体规划概述信息系统规划是系统验收评价的标准第二节 会展管理信息系统总体规划的原则、步骤和方法二、会展管理信息系统总体规划的步骤总体规划可分为下面几个步骤，如图4-1所示。图4-1 系统规划的步骤会展管理信息系统规划的方法：一关键成功因素法CSF二战略目标集转化法SST三企业系统规划法BSP第三节 会展企业业务流程重组业务流程重组Business Process Reengineering，BPR其定义是对企业过程进展根本的再思考和再设计，以求企业关键的性能指标获得巨大的提高，如本钱、质量、效劳和速度等。业务流程重组的兴起与开展，使许多企业发生了前所未有的变化。业务流程可分为管理流程、操作流程和支持流程三类。企业业务流程重组的定义包含如下四个方面的关键信息：一业务流程二根本性三彻底的重新设计四巨大业绩BPR的根本内容主要包括四个局部，即观念的重构、业务过程的重构、组织构造的重组和技术上的重构。连续改进也需要对流程进展设计，以下几条原则可供参考：1流程设计不是一个过程，而是一套善于把握各种时机的技能。2流程设计是对象设计3流程设计是分解和配置。4流程设计是输入/输出的配合。5流程设计是一种失败管理。6流程设计是一种副产品管理。第四节 会展管理信息系统的可行性分析会展管理信息系统可行性研究主要包括以下几个方面的内容：一管理上的可行性二技术可行性三经济可行性四社会可行性第五章 展览会现场管理信息系统第一节 展览会现场信息化管理概述我们把观众信息分为根本信息、需求信息和行为信息三大类。根本信息还要包含如下几个方面：1.观众部门、职务的标准信息2.观众城市、省份、国家、区域信息3.观众重要性级别参展商数据库的价值1参展商数据库包括：公司根本信息、行业相关信息、部门信息、联系信息、展品信息、行业获奖和认证情况、参展历史行为。2参展商的参展情况和参展史、新产品推出周期是展览未来招展的重要数据根底。3参展商数据库提供以名称、类别、展品、展商、展位为人口的查询系统，方便观众查找参展商以及感兴趣的产品。4集中整理全行业从产品到效劳，从生产到渠道的全面信息，为卖家提供更全面的采购和销售渠道信息。5为参展商了解行业竞争情况，比照行业竞争对手产品提供数据根底。6为行业招标和客户采购选型提供根底数据。7现场销售参展商数据库光盘，作为永不落幕的展览会，促进会后的参展商和观众的交流。展会现场实施信息化管理的优势：一信息收集层面的益处二现场效劳层面的益处第二节 展览会现场管理信息系统图 5-3 现场信息系统的构造图图5-3是从系统构造方面来看，详细说明如下：一信息中心二观众登录大厅三门禁系统四主办商接口五相关系统第三节 展会现场管理信息系统的根本模式用于身份认证的卡有多种，IC卡、射频IC卡、磁卡、条码卡、二维条码卡、打孔卡、光电卡等。推荐用条码卡或二维条码卡作为展会现场胸卡。会*息与会后信息处理模式表5-2 会*息与会后信息处理模式会*息处理模式会后信息处理模式说明在观众第一次入场时，提交个人信息，即通过技术手段或人工方式把观众的信息处理完成，并直接把信息写入观众胸卡观众入场时只需要现场接待即可，信息的录入处理在会后完成现场制卡时间如果观众信息比拟标准，可以通过自动识别系统处理后人工校对完成录入过程，不标准的如现场手写信息，有背景、不标准字体，反面有信息，外国名片等则需要人工录入，耽误较多的时间观众等待的时间较长，一般每个观众需要23分钟，通道处理能力较低，更易导致观众投诉和现场混乱不管何种名片，快速录入公司、*、职务即可打印顶峰时还可以只打印*在一般情况下，每30秒钟能处理一个观众系统复杂程度需要名片识别系统、制卡系统、录入系统同时并存，对现场恶劣环境的防范程度不够通道数量较多只需要录入系统和打印机即可适应模式所有观众必须经过一样的流程，紧急情况下会导致有局部观众的信息不能被写入到卡上，如果有展台效劳，将会导致此局部观众的信息丧失可以现场打印，顶峰期可以简单采集信息，发放参观卡即可现场信息使用易于利用，可以推荐展商租用设备读取观众卡中的信息。展商扫描观众胸卡后即能马上得到观众的详细信息，他们易于承受观众参观完毕后，展商只需简单把这些信息通过软盘拷贝回去即可展台使用简单，但没有观众的详细信息，会使展商觉得还是像原来那样收名片好。因为他们还需要会后从效劳商那儿得到所扫描观众的详细信息，这样可能存在风险信息及时性无论对展商还是主办方，都非常及时，会中也能生成完整的报告不及时，需要等到会后一段时间才能得到信息准确度众多的兼职人员在现场不稳定环境中处理的信息准确度受影响，核对实施不力，可能降低信息的价值可以在会后处理，用时间换取准确度通过以上的比拟，可以看出：尽管现场信息处理的方式能很好效劳展商，也能得到及时的报告，但由于实施难度大，质量不能保证。因此我们还是推荐会后信息集中处理方式。总之，直接录入模式需要较低的投入，但信息的准确性和可用性低。通过扫描方式处理信息的模式能实现较高的准确性，但本钱高。第四节 展览会现场信息效劳的内容现场效劳的展前阶段工作一网页开发制作和信息发布二参展商信息收集和整理三信息预登记四展前观众邀请五胸卡设计和制作六调查问卷的设计和印刷七触摸屏系统设计和制作八原有观众信息的导入现场信息效劳展后阶段工作：一数据处理展后阶段的观众信息数据处理工作主要包括：标准地区、归类部门和职位、 观众信息整理、合并一样信息。二展会统计分析报告三展后信息管理展会观众胸卡的防伪技术简介：采用中子致孔防伪条码标签激光防伪技术：缺点是消费者不易识别，制造者太多，在生产和技术上不具备垄断性，防伪力度较差。Tag-it智能标签是一个可便于整合、价格适中、可消费的射频产品。TAG-IT能同时读取三个观众的信号，不会发生漏读。参展商信息在展前最关键，展中或展后由于可以现场获得，其重要性降低；观众信息由于其他个人或组织不能全面掌握，因而一直都比拟重要。展览会信息的*方式1协议*2技术*3使用*与专业效劳商合作提供展览会现场效劳的必要性1社会分工使然。2防止在细小、琐碎、重复的事务方面投入过多精力。3主办单位没有足够的人力投入。4引进专业、高质量的展会效劳，为展览会提供更多的效劳工程。第六章 主办商管理信息系统一般来说，主办商管理系统具备典型CRM客户管理系统特征。第一节 主办商管理系统的根本功能一、参展商信息库建立一方便多样的数据来源二参展商客户关系管理根底数据库在线展位分配系统又称 E*hibitionFloorplanSystem，指基于互联网在线选择展台，参展商决定参展后，从互联网上选择适宜的展位进展在线交易。招展代理管理一代理付费方式管理1透明代理2不透明代理3半透明代理二招展任务管理三招展人员管理四招展过程管理五招展收费管理对招展过程中各种收费情况的查询统计。六参展商反响信息管理用户授权管理用于系统的用户管理，以区分不同的用户可以进展不同的操作。1用户与人员独立原则：每个用户可以分配多个用户，做同样事情的多个人员可以公用一个用户。2权限体系：权限可以设置该用户是否拥有进入*页面的权限，同时可以设定开场和完毕时间，可以设置访问的IP段，是否可以授权给别人。3用户授权体系：每个用户只能做设定的功能，每个人都可以把自己的权限分给其他人。授权的同时可以指定他是否可以继续授权给别人。第二节 主办商管理信息系统的主要内容一、展前筹划及管理一展览筹划及内部工程预算管理二工程决算管理三展会信息管理二、展中筹划与管理一展台销售合同跟踪及尾款收取管理二效劳工程承办情况查询三展品运输管理四效劳合同管理五投诉管理三、展后筹划与管理一展览会信息的整理二参展商效劳、观众投诉处理和回复管理第七章 展览馆管理信息系统第一节展览馆管理信息系统概述基于展览馆的开展战略，我们认为收入来源分为展览场馆收入、展览会收入、展览相关效劳收入三局部。它们之间可能存在以下三种关系，前两种为单一目标经营，另外一种为三项业务共同开展模式。1以展馆经营为核心2以开展组展业务为重点3齐头并进方式展览馆管理信息系统设计要考虑以下几个根本原则：1适用性2先进性3易用性4平安性5可扩大性第三节展览馆信息数据中心及应用系统平台大型企业在市场竞争中，越来越注意信息化的建立，其目的就是建立企业数字神经系统。展览馆信息数据中心及其应用系统平台一公司内部系统二综合业务信息查询三展馆销售管理系统1场馆根本情况管理2场馆设施情况管理3场馆分配管理4展期安排系统5销售优化管理6客户关系管理四公司外部系统包括展览馆、展览会主办商、效劳商、参展商、观众在内的五个层面。都需要在外部平台上根据各自的需求，在展览会召开的前、中、后期都要进展操作。展览馆管理信息系统建立的本卷须知一信息化建立的重点二观众信息管理三参展商信息管理四关于实施过程的建议五推荐使用的信息化手段1条码技术2PDAPersonal Digita Assistant，即掌上电脑和无线移动通讯技术第五节展览馆办公自动化系统工作流管理公文流转是EC-OA的中心内容。图7-6 工作流管理系统功能构造图个人信息管理系统本局部主要包含用于公司员工的个人事务处理的相应功能，其系统功能树图如图7-7所示：图7-7 个人信息管理系统功能构造图办公事务管理系统本局部主要包含了公司的日常办公事务处理模块，其系统功能树图如图7-9所示：图7-9 办公事务管理系统功能构造图管理层功能设计1部门编码2岗位编码3主页配置第八章会展管理信息系统开发与实施第一节会展管理信息系统开发编制信息系统开发工程工作方案的常用方法有甘特图与网络方案法。第二节会展管理信息系统实施会展管理信息系统实施的日常管理会展管理信息系统实施的日常管理具体有系统运行情况的记录、系统运行的日常维护及系统的适应性维护等工作。会展管理信息系统文档不是事先一次性形成的，它是在系统开发、运行与维护过程中不断地按阶段依次编写、修改、完善与积累而形成的。会展管理信息系统的平安性问题主要由以下几方面原因所造成：1自然现象或电源不正常引起的软硬件损坏与数据破坏；2操作失误导致的数据破坏；3病毒侵扰导致的软件与数据的破坏；4人为对系统软硬件及数据所作的破坏。第三节会展管理信息系统的评价会展管理信息系统建成并运行一段时间后，就要对其作技术性能及经济效益等方面的评价。会展管理信息系统的评价内容主要有总体水平、系统性能、经济效益等。系统的总体水平可以从以下几个方面考察：1会展管理信息系统的规模与先进性：例如系统的总体构造、地域与网络的规模、所采用技术的先进性等。2会展管理信息系统功能的范围与层次：例如功能的多少与难易程度或对应管理层次的上下等。3会展信息资源开发与利用的范围与深度：例如企业内部与外部信息的比例、外部信息的利用率等。4会展管理信息系统的质量：例如系统的可便用性、正确性、可扩展性、可维护性、通用性等。5会展管理信息系统的平安与*性：如系统平安*措施的完整性、标准性与有效性。6会展管理信息系统文档的完备性：如系统文档资料的标准、完备与正确程度。信息系统在运行与维护过程中不断地发生变化，因此评价工作不是一项一次性的工作，系统评价应定期地进展，或每当系统有较大改进后进展。信息系统的第一次评价一般安排在开发完成并投运一段时间，进入相对稳定状态后。通常第一次评价的结论将作为系统验收的最主要的依据。第四节会展信息管理部门会展信息主管，又称首席信息官CIO，最早是政府机构为强化信息资源管理工作而设立的一个职位，全面负责政府部门信息资源的开发、管理和利用。该成功做法很快被入企业界。第九章电子商务会展电子商务是基于Internet/Intranet或局域网、广域网，包括了从销售、市场到商业信息管理的全过程。第二节电子商务会展的特点及主要内容电子商务会展的特点表9-1 网上会展与传统会展的区别网上会展传统会展组织手段网上发布信息，辅以媒体宣传文件、 、电子等，辅以媒体宣传会展场所网络虚拟空间实体场所针对展会展出手段及内容文字、图片、声音、动画等实体产品展出期限可以无限期有固定的展期参展费用仅需支付登陆费用需支付各种物流费用和人员费用等观众范围世界各地的网上用户有一定的地域或专业限制观众参与手段通过计算机到实地参展交流手段电子、网络在线留言等方式面对面交流签约方式电子或数据传递方式书面契约方式网络会展虽然出现时间不久，还不够成熟和完善，但其本钱低、高效率、展期长、展出空间广阔、观众面广泛、贸易时机多、反响及时、统计和评估电子化等优点是传统会展不可比拟的。电子商务会展的优势：1提高工作效率2降低本钱，提高市场竞争力3提供更有成效的会展效劳4优化会展行业的管理，有效树立会展企业形象5促进展览业的全球化、国际化开展电子商务会展的主要内容：1利用网络技术为展馆效劳2利用网络技术为展会组织者效劳3利用网络技术为参展企业效劳第十章会展决策支持系统第二节 决策支持系统的理论与方法表10-2决策问题的性质分类表管理层次决策类型作业调度运筹规划战略规划支持需求构造化库存数据输入订货线性规划生产调度企业的新产品开发操作员MIS半构造化股票管理贸易开发市场经费预算资本获利分析DSS、BI非构造化为广告选择封面聘用管理人员连锁企业的位置选择DSS、BI经历和直觉决策支持的根本含义是指用计算机来到达如下目的或者说具备如下特征： 1帮助管理者在半构造化或非构造化的任务中作决策；2支持管理者的决策，显然无代替经理的判断力的意图；3改进决策效能effectiveness，而不是提高它的效率efficiency。基于以上的分析，我们认为DSS的根本部件还是由五个局部组成的：人机接口、数据库、模型库、知识库和方法库 。知识管理Knowledge Management，KM就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。显性知识E*plicit Knowledge就是能用文字和数字表达出来，容易以硬数据的形式交流和共享，比方编辑整理的程序或者普遍原则。隐性知识Tacit Knowledge就是高度个性化而且难以格式化的知识，是非构造化的。主观的理解、直觉和预感都属于这一类。知识管理包括几个方面的工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。决策支持系统与客户关系模块CRM客户关系作为一种新的经营管理哲学，其核心价值可以从不同角度、不同层次来理解。第一，客户关系管理是一种管理理念，其核心思想是将企业的客户包括会展业上游、下游和合作伙伴作为最重要的企业资源，通过完善的客户效劳和深入的客户分析来满足客户的需求，保证实现客户的价值。第二，客户关系管理又是一种旨在改善企业与客户之间关系的新型管理机制。第三，客户关系管理也是一种管理科学。第四，客户关系管理并非等同于单纯的信息技术或管理技术，它更是一种企业管理思想战略。客户关系管理CRM在策略上要解决以下几个问题：1CRM与企业客户忠诚策略2CRM与企业客户满意和客户关心策略3客户关系管理CRM与会展企业供应链策略第十一章 实例分析BIRTV会展管理信息系统第二节 BIRTV会展管理信息系统设计BIRTV的信息管理平台可以分为内外两个局部，对内为局域网，有办公自动化系统和财务管理系统办公自动化：公文管理、档案管理、申请审批、会议管理、人员外出、知识管理、车辆管理、办公用品管理、个人事务管理、综合信息。图11-1 BIRTV的信息管理平台BIRTV虚拟会展系统设计虚拟会展六大特点。自主性；专业性；体验性；一站性；社区性；虚拟性。虚拟会展系统架构设计BIRTV虚拟会展系统架构如图11-2所示。图11-2 BIRTV虚拟会展系统设计BIRTV客户关系管理系统设计图11-3 BIRTV信息流程构造图第三节 BIRTV会展管理信息系统实施一、展前阶段一网页开发制作和信息发布二胸卡设计和印刷三参展商和观众预登记四其他展前管理的工作二、展中阶段一信息管理的任务与困难二观众入场时即采信息和事后采集信息的比拟三现场调查三、展后阶段一数据处理二展会统计分析报告三展后信息管理四展后回访五商业线索追踪效劳. z.