试论教学秘书在高职教学管理与实施中的作用及任务

试论教学秘书在高职教学管理与实施中的作用及任务“ 论文摘要：从教学秘书作用及工作任务出发，论述了在高职教学管理中应如何更好地发挥教学秘书的作用，并提出了工作任务的要求及实施方法。 论文关键词：教学秘书；教学管理；作用；任务 教学管理是高职院校教学质量工程顺利实施的保证，是高职院校管理工作的重心所在，是提高整体办学水平的根本保证，决定着学校的教学资源配置是否合理，高校的办学质量、办学规模、师资结构等方面是否协调发展。以教学秘书为核心的基层教学管理队伍，是教学管理所有方针政策落到实处的保证。随着高校教学改革的深入，教学管理的现代化程度日益提高，如何提高教学秘书队伍的整体素质，使其充分发挥其职能，更好的为院系建设发展做贡献，促进教学改革，意义十分重大。浙江工商职业技术学院自1999年从原先的宁波商业学校升格为高职院校以来，一直强调教学秘书要专业、专心和专职。笔者从事教学秘书工作多年，现根据自身实践将一些不成熟的经验整理如下，以供参考。 一、教学秘书工作岗位特点 教学秘书角色多样，扮演着“服务领导、服务教师、服务学生”的角色，这势必要求教学秘书应该加强与任课教师、学生间的交流沟通，主动为他们着想，及时向主管领导反馈教学信息，树立自觉服务的意识，真正将服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动正常运作做好准备，确保日常教学活动的顺利开展。在过去的几年里，随着教学管理体系的不断完善，学校在教学部门整合中力求机构精简，效率突出，这就对教学秘书的工作能力提出了更高地要求。具体表现为工作内容增加，工作难度加大且越来越繁琐。由此决定了其岗位特点，要求教学秘书具备较好的服务意识，对工作有着任劳任怨的态度，同时应提高处理突发事件的能力，并随时做好应对上级检查的准备。 1.教学秘书应具有较高的服务意识 教学秘书作为院系教学管理基层工作者，需经常面对院系教学主管领导、任课教师以及学生，接受各种任务和处理各种问题。比如教学主管领导要求发布一些教学信息，任课教师提出需要改变上课时间或者上课地点，以及学生提出专业调整或者办理休、退学手续等要求，另外还要通知学生更换教室或上课时间等，这些工作看起来不难，不复杂，但实际上都需要教学秘书细心认真的处理，如果不注意就会直接影响到教师和学生正常上课。因此，对于这项工作，教学秘书如果没有良好的服务意识，是做不好的。教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。 2.教学秘书应具备较强的管理或协调能力 作为教学秘书，在日常的工作中所涉及的面是很广的，不但有教师的工作、学生的工作，还有学校教务处和院系教学办布置的任务。如何对各种教学任务和教学工作进行有效管理或者协调好各个服务对象是每一名教学秘书都要认真思考的问题。在此类问题的处理上，需要教学秘书平时养成良好的管理习惯，具备对各种任务进行快速分类，找出最佳方法的能力。例如，出现班级上课地点冲突或者教师不到岗时，应第一时间通知授课教师具体的上课地点，然后马上与上课班级的班长联系，告诉其更换后的教室在哪里。如果事先没有安排好教室的话就马上找空余的教室进行安排，以免出现学生喧闹或者拒绝上课的不良后果。 3.教学秘书应具备处理突发事件和繁琐性问题的能力 教学秘书应时刻做好迎接突击检查和突发事件的准备。在高职教学中，教学质量提高需要管理部门经常对教学过程进行监督和检查，承担这些监督和检查的对象不外乎教学主管领导和教学秘书。因此，对于教学秘书而言，一旦有上级领导来检查工作就应随时做好应对准备。而要能顺利过关则需要平时对教学条例和工作规范的熟知，在日常的工作中随时进行文档的整理与归类，严格按照教学管理细则对教师教案、电子课件、授课计划、教学大纲等资料进行细分和保存，以免上级检查需要时无从找起。 二、教学秘书的作用 教学秘书岗位不可或缺，其作用显而易见。在高职院校教学开展和实施中，处处离不开教学秘书的身影。其作用具体表现在四个方面。 1.教学秘书是教学各个环节正常运行的重要保障 教学环节主要包括教学任务下达、授课教师确定、上课教室分配、学生课表制定等。其中教学任务是由教务处下达的，授课教师由各个专业确定，上课教室由教学秘书根据教务处统筹安排的教室进行分配，学生上课课表由教学秘书制定。在这些环节中每一个环节都不容忽视，都需要教学秘书认真核查，如果其中一个环节有问题将直接影响到整个教学过程的正常开展。因此，这就要求教学秘书对于每一个环节都要好好把关，以确保每个环节正常运行。另外，教学秘书应及时将日常管理工作中存在的问题和情况向院系领导反映，并提出自己的看法，主动补缺拾遗，同时也要把领导的决策向下传递，如果有教师或者学生反映情况，则应及时把教师和学生的意见向上反馈，使教学主管全面了解教学情况，做出正确的判断和决定，从而使问题能够得到及时解决。 2.教学秘书是连接上下级，各职能部门关系的桥梁 在目前的高职教学管理体系中，教学单位分别是学校的教务处和各个院系的教务办。教务处负责整个学校的教学管理工作，如教学改革方案实施，教学业绩考核方法制定，学校 四、六级统考等面向全校的教学工作。而各个分院的教务办则具体承担院系的教学日常工作，同时还需向学校其他职能部门进行协调教学事项，如需向学生处上报学生注册情况，向财务处上报学生缴费情况等。在学校与院系的联系中，教学秘书架起了学校与院系工作之间的桥梁。另外，教学秘书还是教师与学生之间的纽带，如向任课教师和学生传达上课信息，把学生对教师的测评意见及时反馈给任课教师，同时还要积极联系班长或者学习委员，把教师对学生的要求传达下去。 “ 3.教学秘书发挥着主管领导助手参谋作用 教学秘书工作在学校的教学管理中发挥着承上启下、上传下达的重要作用，一方面必须遵循教学规律，严格执行学校有关教学各环节的规章制度和规范，执行学校教务部门下达的各项工作安排和要求。另一方面又必须结合本院系部实际情况，为院系部领导制定出本院系部的工作规范、实施细则和措施、办法等，还要为保证学校、院系部的一系列制度、办法、措施等的落实而开展组织、管理工作，当好院系部领导的助手参谋。 4.教学秘书是教学信息管理工作的实施者 教学秘书还要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料归档、保存工作、本院系部各个专业教学计划、重要教研活动记载、教学研究项目和成果、教学工作总结及各项教学经验材料的整理和归纳。 三、教学秘书岗位的具体工作任务 教学秘书岗位任重道远，工作职责范围很广，上至主管领导任务布置与安排，下至学生信息及档案整理与归类，还有各任课教师所交的教学资料审核与备份，可谓无所不事，无所不能。其具体职责包括四个方面。 1.日常教务工作安排 教务安排包括：课表制定、教室安排、教学数据汇总、期末考试安排、四六级考试报名、监考安排、试卷整理等；教学安排包括教学内容确定、教学日志收集、授课计划和教学大纲整理、教学工作量统计、教材征订等。 2.各类教学信息传达 教学秘书要及时将日常管理工作中存在的问题和情况反映给院（系）领导，主动向上级部门和领导提供相关教学资料，及时报告教学动态，还要对学生的现状及在教学中发现的问题进行总结，找出其中的规律性，也要把学生以及教学一线的教职员工的意愿反馈给领导，如果教学秘书具有较好的文笔能力还可以为院领导起草有关教学的讲话，或者是为领导提供文稿素材，并把领导的决策向下传递，更要把教师对学生的要求传递给学生。应经常深入教学一线，检查教学常规，并把学生对教学管理工作的意见进行整理，上报给主管领导，使领导全面了解教学情况，做出正确的判断和决定，便于及时解决问题。 3.构建教学档案 教学档案是促进教学改革、提高教学质量的重要信息资源。教学秘书要做好相关信息的收集和整理工作。教学档案资料共分四类。一是教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等。二是教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。三是学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料。四是历年试卷、毕业设计（论文）、毕业生实习材料、课程项目报告等等，作为资料参考和教学评估的原始资料。 4.做好学籍管理，存放好各种相关资料。 学籍管理是确保教学工作正常开展的重要内容，也是对学生进行有效管理的依据。教学秘书应及时整理新生花名册、学生登记表、学生成绩登记表、学生成绩汇总表、毕业生花名册等。这些资料都是十分重要的学籍管理方面的信息资料，因此要及时做好整理，登记存档。学籍资料除了表彰学生、选拔干部、评奖学金、毕业分配时需要参考外，也可以在教务处办理休学、退学、转学、处分手续时使用，因此必须及时掌握学生学籍变化情况。 四、结论 教学秘书工作是高职院校教学管理工作中极其关键的环节，高职院校教学秘书的工作质量直接影响着整个高职院校的教学质量，在高职院校教学管理中具有举足轻重的地位。作为教学管理的基层人员教学秘书，不仅要充分认识到这项工作的重要性，还要努力提高自身的综合素质，掌握现代教育管理理论，提高教学管理技能，增强服务意识、协调意识、敬业意识、责任意识、效率意识、信息意识、创新意识、研究意识等必要的岗位意识，以胜任日益复杂化、综合化和规范化的教学管理工作，为学校教学工作的建设和发展作出贡献。