公司组织结构与部门职能

XXXX 公司组织结构与部门职能一、基本概念和原则：组织结构是为有效地实现企业的工作目标、完成任务、赢得效益，在机构设置、职责、职权等方面确立的分工与协作体系。企业的组织结构、部门职能与工作岗位的设置和职责的确定， 是企业管理体系建设与调整的基础，关系到企业运作的效率和整体成本，需要根据企业所在的市场环境、效益业务内容、 顾客的需求和企业的发展目标来科学地分析和设计。企业组织结构的设计主要围绕效益、目标、任务、流程和效率来进行，每个部门职能的设计主要围绕功能、责任和权力来进行。每个企业的组织结构都有它的一些特征，组织结构的特征信息就是企业组织结构的具体表现，主要有以下因素：专门化程度（职责与分工的程度） ，组织层次（最高到最低） ，管理幅度（主管的下属的人数） ，集权水平（集权或分权的程度） ，正规化（书面文件的数量） ，标准化（工作方法统一的程度） ，复杂性（组织内各部门的数量及协调的难度） ，职业化（员工的教育与职业水平） ，人事比例（具体的人员分布比例） 。现代企业的组织结构有多种类型，常见的有以下部分：? 职能结构最基本的常见结构， 根据主要职能活动设定。 优点是相同专业人员共同工作，易形成专业规模；缺点是部门协调与适应能力不好。? 分部结构根据产品、地理位置或客户群体而设置。优点是有利于提高竞争力，缺点是失去规模效应。? 矩阵结构职能与分布结构的融会贯通。 优点是便于灵活配备资源， 缺点是双重职权容易引起矛盾与混乱，适应大企业。? 网络结构由核心功能价值中心和多个外部专业服务组织构成。优点是精干灵活，缺点是对外界依赖性高，难以控制。企业的组织结构设计有三个关键要素： 正式报告关系组织的层次和管理的幅度； 个体组成部门和部门组成整个组织的方法； 各组织要素间有效沟通、 协调和整合的手段。 对于中小企业而言， 企业管理体系建设的目标是顺畅而不是健全。 要建立一个顺畅的企业经营管理组织系统，在进行企业的组织设计时，必须遵循以下一些基本原则：1、 以效益为中心： 在部门设置和工作责任、流程的建立上，都要围绕着企业的效益。这个效益不仅是现在的，而且应该包括明天的。对于工作密切相关的职能，要尽量组合在一个部门，减少部门之间的摩擦造成的效率损耗和效益衰减。2、 任务、目标明确： 任务、目标明确的原则是指企业组织为了更好地赢得效益、实现企业的总体目标，要把每一个部门和员工的力量集中起来，形成一个整体，而且使各自明确自己的任务，围绕企业的总目标运转，从而保障效率和效益。每一个部门及岗位，都与特定的任务、目标有关，否则就没有存在的价值。任务、目标原则要求组织设计要以工作为中心，因事设机构、设职务、配人员，做到人与事的合理组合。3、 管理幅度和层次合理： 管理幅度也称管理跨度，是指一个人能直接高效地领导下属人数的限度。要在保障效率和效益需要的前提下，力求减少管理层次，精简管理机构和管理人员，充分发挥各级员工的积极性，使企业的运作更顺畅。4、 运作相对封闭： 组织系统内的管理手段和工具（机构、制度、人和信息）必须构成一个连续封闭的循环回路，才能形成有效的管理运动，才能自如地吸收、加工和运作。封闭不是呆板，有效的管理必须依靠反馈原理，动态地不断反馈，不断地调整封闭的系统。5、 统一指挥、分级管理： 指命令的统一，指挥的统一和垂直性。从最上层到最基层的等级链不能中断，在正常情况下要避免多头领导和越级指挥。部分职能部门是参谋机构，有建议、监督之权，无权下达工作指令，这在部门职能的设计中要明确界定。6、 相对平衡： 平衡是相对的，暂时的，不平衡是绝对的。企业管理的组织职能，要根据变化了的情况，及时采取措施，调整组织，组成新的平衡。只有这样才可以发挥最佳的管理效能。二、 XXXX 公司的组织结构与部门设置组织设计过程中需要明确的关键问题是： 企业的经营效益来源于哪里？企业最重要的价值体现在哪里？为实现企业的目标， 应在哪些方面保持高度的优势和力量？哪些方面的效率直接影响企业的营运成果？哪些地方是企业的命脉和弱点？根据鸾翔公司的实际情况和近期的发展目标，对上述问题的答案如下：1. 企业的经营效益来源于哪里？ 鸾翔公司的经营效益， 主要来源于三个方面： 一是代理产品的渠道销售业务； 二是各售点和展销厅的零售业务； 三是老客户和大客户增值销售业务。其中， 第一项属于既有的优势项目， 第二项属于正在有效地提升的项目，第三项属于逐步启动和提升的项目。2. 企业最重要的价值体现在哪里？ 鸾翔公司作为一个 IT 产品销售服务企业，没有自身的产品， 也没有专业开发力量，专业水平较高的技术服务力量也缺乏，其价值的体现，只能是高质量的销售服务和系统集成的技术增值服务。3.IT公司目前还没有确定长期战略目标。目前的目标就是稳定提升代理产品的渠道销售业务、稳健而快速地提升零售业务、稳健而有效地提升增值销售业务。要实现这些目标，应该在销售人员团队的素质建设、销售服务运作和管理的效率、与供应商的关系等方面4.保持优势和力量。哪些方面的效率直接影响企业的营运成果？根据调查反馈和分析，目前而言， 直接影响公司营运的效率因素主要是产品种类、销售人员的专业水平、销售过程中说服顾客的效率、配合销售的产品采购及技术服务的质量与效率、产品知识与市场信息传播的效率、销售过程技术服务的效率等方面。5. 哪些地方是企业的命脉和弱点？ 对于鸾翔公司而言， 命脉和弱点是以销售业务为中心的各项职能的协调与管理。根据前面的基本概念、 原则和对上述关键问题的认识，可以确定鸾翔公司组织结构与部门设置的要素。 由于鸾翔公司目前属于小型销售服务型企业，业务特色明显，分工具体，工作环境相对集中，采用以公司的三大效益项目（产品代理、产品零售、老客户维护和销售）为中心的职能结构。 为了弥补弱点、 提高对公司营运成果有直接影响的各项工作的效率，需要在兼顾各效益职能需求的基础上将有关职能以效益为中心进行融合，尤其是对零售领域的主要品种。由于笔记本电脑、投影机、数码相机三类产品的产品特色和市场特色相差较大、且各自的品种多、变化快、顾客对服务的专业水平要求高、销售难度大、各职能之间协作效率要求高， 采用混合销售、 技术服务和采购职能独立运作的模式难以取得良好的业绩，分成专业的产品销售部门来整合运作的效率和效益更好。具体来看，鸾翔公司的部门设置如下：渠道部： 负责代理产品的渠道分销及相应的服务。客户部： 负责对老顾客的后续追踪服务和信息管理， 负责广告宣传和配套来的销售， 负责对大客户的增值销售及相应的服务，负责新型销售服务模式的探索和实践。笔记本电脑销售部：负责对笔记本电脑及外设和配件的零售业务进行整合运作和管理。投影机销售部：负责对投影机及关联物品的零售业务进行整合运作和管理。数码产品销售部： 负责对数码相机、 数码摄像机及其他数码产品的零售业务进行整合运作和管理。物流管理部：负责对商品的进出进行规范的管理和执行。财务部： 负责对货款、各项费用、员工薪酬进行管理和执行。行政人事部：负责对公司的各项行政人事工作进行管理和执行。根据上述内容和鸾翔公司的岗位设置现状，确定鸾翔公司当前的组织结构如下图所示：总 经 理副总经理总经理助理总经理助理行财物渠客笔投数政务流道户记影码人部管部部本机产事理电销品部部脑售销销部售售部部其中，副总经理是助理型的，协助总经理对公司进行日常管理，同时兼任公司的产品总监，有特定的工作重心与重点供应商建立良好的协作关系。两个总经理助理是职能型的，一个负责渠道部和客户部，一个负责笔记本电脑销售部，同时配合总经理和副总经理的日常工作，承担管理值班的责任。三、 XXXX 公司的部门职能与岗位设置（一）、行政人事部? 行政人事部的工作职能：行政人事部是公司的行政、人力资源、后勤等领域的管理和服务部门，基本职能如下：1. 以公司的经营管理理念为基准， 制定和实施各项行政、 人力资源、 后勤保障的管理制度和规范，保障公司日常工作顺利运作。2. 根据国家相关法规，规范和实施公司的人事行政、后勤福利及社会保障的管理工作。3. 根据相应的管理制度对员工的进行工作考勤和纪律管理。4.根据公司的需要组织和实施人力资源管理（招聘、 选择、 考核、培训、职位调整、 激励、处罚），保障公司的人力资源适应公司的发展需要。5. 公司工作环境的管理、清洁、清理、整顿与维护。6. 公司客户、客人的礼仪接待与服务。7. 导购人员的管理。8. 公用办公设备和工作用品的制作、 采购、发放、管理与维护， 保障公司工作的正常需要。9. 公司车辆的管理与维护，保障公司业务与办公交通运输的正常需要。10. 公司业务与办公会议、交流活动的管理。11. 公司办公信息、文件资料的管理（拟订、发布、归档、反馈）。12. 公司业务与办公所需要的交通、通讯、证明等事项的管理与安排。13. 公司工作期间的午餐、集体文化娱乐活动的组织、实施与管理。14. 履行公司需要而不属于其他部门职能的各项职能，对其他部门提供必要的支持和配合。? 行政人事部的工作岗位设置：经理、行政文员、内勤员。 （外勤员）（二）、财务部? 财务部的工作职能：财务部是公司的财务管理与资产运作管理的部门，基本的工作职能如下：1.以国家的财税管理法规为基础， 建立和优化公司的财务管理制度， 并主持财务管理制度的实施与管理。2. 对销售业务进行监控和管理，杜绝违规现象，防止上当受骗。3. 做好公司的成本核算与复核工作， 及时分析和反映公司的财务状况和财务计划的执行情况，预防和化解公司的财务风险。4. 根据相应制度，监督和控制产品采购的成本和金额，保障周转资金的需求，预防失控。5. 对公司的各项资产进行统计管理，保障公司资产的清晰明确。6. 按时向公司领导提交财务报告， 提醒和督促销售部门及时收回货款， 根据合同和领导安排办理货款支付手续。7. 根据公司的实际状况和需要制定财务收支计划， 合理安排使用资金， 做好资金的筹措和使用管理，从资金上保障公司的正常运转。8. 根据相应的管理规定，对员工的薪酬、奖励和处罚进行核算和发放。9. 根据税务管理部门的有关规定，做好各项税款的核算及上缴工作，保障公司依法纳税。? 财务部的工作岗位设置：经理、会计、出纳。 （核算员）（三）、物流管理部? 物流管理部的工作职能：物流管理部是对公司的商品流通和储存进行管理的部门，基本的工作职能如下：1. 根据公司的相关规定，接受和保管渠道部采购的产品。2. 对接受的产品进行整理与保存，确保各类物资在储存环境中处于受控状态，数量不出现偏差，质量不受到伤害，安全正常。3. 根据公司的相关规定，配合客户部和各产品销售部的销售工作，交付销售出的产品，确保准确无误。4. 负责大宗产品运输的安排与管理，确保产品安全准时发往目的地。5. 按时清理库存和样机信息，向公司领导提交信息，预防隐患。6. 样机出入的管理，展销厅样机的安全管理。? 物流管理部的工作岗位设置：经理、物流管理员、展销厅管理员。（四）、渠道部? 渠道部的工作职能：渠道部是公司的面向零售商销售代理产品的部门，基本工作职能如下：1. 维护和提升公司与厂商及总代理商的合作关系，赢得他们的有效支持。2. 根据市场形势和公司状况，及时采购适当的产品。3. 维护和提升公司与经销商的合作关系，根据他们的需要及时提供适当的产品。4. 根据合同或惯例，及时收回公司的货款，按时向供应商支付货款。5. 根据公司的业务特征和市场发展趋势，寻求新的商务机遇和商务伙伴。6. 及时向公司的其他销售部门提供产品信息，促进代理产品的销售。? 渠道部的工作岗位设置：经理、业务经理。（五）、客户部? 客户部的工作职能：客户部是对公司老客户提供服务、 开展广告宣传、 探索新型销售模式、 开展系统集成和增值服务的部门，基本工作职能如下：1. 对老客户进行追踪服务，加深老客户对公司的信任。2. 根据老客户的需要，提供技术、产品和市场咨询及销售服务。3. 根据公司的需要，开展适当的广告宣传，对反馈信息进行接受、处理和追踪服务。4. 建设、维护和提升公司的网站，探索有效的网络销售服务模式。5. 关注市场和技术发展，以老客户为基础，积极探索系统集成和增值服务。? 客户部的工作岗位设置：经理、业务经理、技术工程师。（六）、笔记本电脑销售部? 笔记本电脑销售部的工作职能：笔记本电脑销售部是负责对笔记本电脑及外设和配件的零售业务进行整合运作和管理的部门，基本工作职能如下：1. 确定样机的品种，对零售现场进行布置和管理。2. 接待咨询与购买笔记本电脑及相关物品的顾客， 向他们介绍有关的产品、 市场和技术知识，推荐和销售适当的产品。3. 根据顾客的需求，采购适当的产品。4. 向顾客提供适当的技术服务，包括产品检测、基本软件的安装与设置。5. 根据国家法规，向顾客提供必要的售后服务。6. 建立、维护与提升与供应商的合作关系，赢得他们的大力支持和配合。7. 向公司其他部门提供必要的技术支持和配合。8. 向公司其他部门提供必要的采购支持和配合。? 笔记本电脑销售部的工作岗位设置：经理、供应副经理、技术副经理、销售代表、技术工程师、采购员、导购员。（销售助理）（七）、投影机销售部? 投影机销售部的工作职能：投影机销售部是负责对投影机及关联物品的零售业务进行整合运作和管理的部门，基本工作职能如下：1. 确定样机的品种，对零售现场进行布置和管理。2. 接待咨询与购买投影机及相关物品的顾客，向他们介绍有关的产品、市场和技术知识，推荐和销售适当的产品。3. 根据顾客的需求，采购适当的产品。4. 向顾客提供产品检测、联机演示、操作讲解等技术服务。5. 根据国家法规，向顾客提供必要的售后服务。6. 建立、维护与提升与供应商的合作关系，赢得他们的大力支持和配合。? 投影机销售部的工作岗位设置：经理、销售代表、采购员、导购员。（八）、数码产品销售部? 数码产品销售部的工作职能：数码产品销售部是负责对数码相机、 数码摄像机及其他数码产品的零售业务进行整合运作和管理的部门，基本工作职能如下：1. 确定样机的品种，对零售现场进行布置和管理。2. 接待咨询与购买各类数码产品的顾客， 向他们介绍有关的产品、 市场和技术知识， 推荐和销售适当的产品。3. 根据顾客的需求，采购适当的产品。4. 向顾客提供产品检测、操作讲解与示范等技术服务。5. 根据国家法规，向顾客提供必要的售后服务。6. 建立、维护与提升与供应商的合作关系，赢得他们的大力支持和配合。? 数码产品销售部的工作岗位设置：经理、销售代表、采购员、导购员。注：以上各部门的导购员都不属于部门专职人员，是公司行政人事部统一管理的外围工作人员，引导各类产品的顾客到展销厅咨询和购买产品，由公司根据专项管理制度进行管理。