北京理工大学财务报销规定

. 理工大学财务报销规定一、资金支付授权规定1.现金支付2.转账银行存款及部转账支付3.预算外追加经费授权规定4.专项资金支付授权管理规定及禁止列支的项目二、资产财务管理规定1.中央级事业单位国有资产管理规定2.固定资产入账规定3.免建固定资产入账财务报销程序4.知识产权软件类商品入账规定三、纵向科研经费报销规定1.纵向科研经费支出须经科研院审签的容2.纵向科研经费不得列支的容项目计划书中预算已批准除外3.国防科工局科研经费为国库集中支付资金，采购货物或效劳需按国家规定四、票据报销规定五、报凭据规定销事项及报销1.工资福利支出酬金劳务费、探亲旅费2.商品效劳支出办公类：办公用品、邮电费、印刷费、差旅费、会议费、劳保用品交通类：交通费、车辆保险费、车船税、车辆维修保养费、校公车车牌打印在发票上停车费及嘉宾停车费、汽油费出版/图书类：资料费图书、论文版面费、会议注册费国际交流类：出国、赴港澳台、外籍与港澳台人士短期来华工作费用包含劳务费与国际旅费修缮工程/进口设备类：修缮工程款、合同质保金、合同质押金收款单位交款、通过“中仪或“赛尔网络“中图等采购设备或外文图书境学习交流类：实习费、培训费、外单位人员来京住宿费合同付款党费支出具体容材料费一、资金支付授权规定1.现金支付根据国家现金管理条例，单发票金额超过1000元以上的不予报销现金。根据目前实际经济运行情况，学校暂定单发票金额在2500元含5000元之间的,经会计核算科科长或经科长授权的副科长签字同意报领现金；单发票金额高于5000元含的，经财务处领导签字同意报领现金，高于10000元应转账支付。 差旅费单笔借款超过2万元含须经财务处领导审签； 劳务费单笔借款或报销现金金额超过2万元含须经财务处领导审签。2.转账银行存款及部转账支付 转账支付单笔金额超过5万元含须财务处领导审签； 科研经费转账支付单笔金额10万元以下的可由经财务处核准备案的课题组负责人及经费管理者审签；超过10万元含的单笔支付，须由财务处核准备案的学院及部处负责人审签。 转账支付单笔金额超过50万元含至500万元须由业务主管校长审签； 转账支付单笔金额超过500万元含须由业务主管校长与财务主管校长联合审签。3.预算外追加经费授权规定 预算外追加经费在10万元以的，须由财务主管校长审签； 预算外追加经费在10万元含至50万元的，须由财经领导小组审批； 预算外追加经费在50万元含至100万元的，须由校长办公会审批； 预算外追加经费在100万元含以上的，须由常委会审批。4.专项资金支付授权管理规定及禁止列支的项目“985工程专项除基建财务管理项目、“211工程专项由项目管理部门核对预算并审签。 教育部 985专项资金管理方法规定：“985工程专项经费不得用于基建支出、偿贷、支付罚款、捐赠、赞助、招待、对外投资，不得用于与“985工程建立项目之外的人员经费支出以及与“985工程建立项目无关的日常公用经费开支，不得作为其他项目的配套资金。 教育部211专项管理方法规定：“211工程专项不得用于购置日常办公用品；不得用于招待；不得用于发放改善学生生活待遇的各种奖助金、津补贴；不得用于资助自由探索科研项目、资助学生科研项目；不得用于教学科研成果和论文成果奖励；不得用于非教学和科研人员的各类研修；不得用于引进人才的配偶安排和子女教育。 修购专项、后勤保障运行专项等在报销前，单据须经财务处专人核对预算并审签。二、资产财务管理规定一中央级事业单位国有资产管理规定 中央级事业单位国有资产包括：国家拨给中央级事业单位的资产，中央级事业单位按照国家政策规定运用国有资产组织收入形成的资产，以及承受捐赠和其他经法律确认为国家所有的资产，其表现形式为流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。 中央级事业单位申报国有资产对外投资、出租、出借等事项，应当附可行性论证报告和拟签订的协议合同等相关材料，按以下方式履行审批手续：单项价值在800万元以下的，由财政部授权主管部门进展审批，报财政部备案；800万元以上含800万元的，经主管部门审核后报财政部审批。 中央级事业单位国有资产处置，包括出售、转让、出让、对外捐赠、报废、报损以及货币性资产核销等，单位价值或批量价值在500万元以下的，由学校资产管理部门审核，报财政部备案；500万元含以上的报主管部门审批，报财政部备案；800万元含以上的，经主管部门审核后报财政部审批。(二) 固定资产入账规定： 设备(通用设备单价超过1000元含、专用设备单价超过1500元含,由实验室与设备处核定为固定资产)入账须在报销时提供以下凭据：1. 采购申请表单价超过1000元含的通用设备电脑、打印机、复印机、冰箱等入账需提供采购申请表；2. 采购记录单1超过5万元含的单次设备采购需提供采购记录单；2“采购申请表中实设处核定为“授权零星采购或签订有政府采购合同的不需提供“采购记录单。 家具单价超过1000元含并经国资处核定为固定资产 采购申请表：家具入账须提供采购申请表； 采购记录单：如果签的是非政府采购合同，单位必须提供采购记录单 总金额超过2万元的家具采购,须委托集中采购机构采购，签订政府采购合同(三) 免建固定资产入账财务报销程序： 需提供实设处审批签字的免建固定资产审批表或在验收单上加盖“同意按器材报销； 账务处理时根据科研预算书申报时归集的支出容列入相应支出科目。(四) 知识产权入账规定： 单价超过1000元的知识产权类产品如商用软件、定制开发软件等需经国资处审核验收，开具知识产权验收单。三、纵向科研经费报销规定(一) 纵向科研经费列支以下容时必须经科研院审签设备购置包含需经国资处办理知识产权验收手续的软件、实验操作台、配电柜等由科研院在采购合同上加盖“KY-标识的印章； 国际交流与合作需由科研院在出国费用结算单上加盖“KY-标识的印章； 自行举办专题研究或学术会议、评审鉴定会议，需由科研院签发会议通知持有外部单位签发的会议通知的，不用科研院审签。(二) 纵向科研经费不得列支以下容项目计划书中预算已批准除外 通用仪器设备购置 家具包括免建固定资产的家具 罚款滞纳金 招待 招待 捐款 赞助 投资 集资 广告 宣传 抵押 担保 融资三国防科工局科研经费为国库集中支付资金，采购货物或效劳需按国家规定进展政府采购。四、票据报销规定 发票必须由依式注册并存续的单位开具。 如不慎丧失发票原件，丧失人需写明丧失情况，经单位领导审签，加盖单位公章，提供发票存根联复印件，加盖开票单位发票专用章，经财务处领导审批，予以报销； 报销人应上网查询发票的真伪，签署“经审验，本发票为真承诺句，并签字确认； 财政监制票据，开票单位应加盖全国统一规制发票专用章； 税务监制票据，开票单位应加盖全国统一规制发票专用章； 金额大小写不符视为无效发票； 原那么上发票不得涂改。假设对方开具国税通用手写发票，因错需涂改，必须在涂改处加盖开票单位发票专用章； 票据上注明“不得作为报销凭证字样的，为无效票据。五、报凭据规定销事项及报销见下表报销事项报销凭据报销指南一、工资福利支出酬金劳务费网上申报单发放酬金的文件依据(发放说明领款收据 科研会议评审酬金科研经费列支，取消科研院签字 会议通知拨款部门或科研院、火炸药研究院会议通知原件 专家酬金签字表 领款收据领取现金 酬金网上申报单 研究生论文辩论费论文辩论费表酬金网上申报单发放计划学生辩论费，用研究生培养费经费卡；发放计划外学生辩论费，用委托培养费经费卡。领款收据领取现金 外籍专家零用费 外籍专家零用费收据自制或由国际交流合作处出具 外籍专家护照复印件 外籍专家来访活动说明起止时间、交流容 其他类酬金： 酬金网上申报单如领取现金酬金，需领款人在领取金额后签字 酬金发放报告或说明 领款收据领取现金 校外实习讲课酬金： 校外实习讲课酬金签字表 领款收据领取现金探亲旅费旅费票据支出证明单 已婚教职工探望京外籍父母的探亲旅费不予报销。 两地分居探望配偶(间隔一年享受一次探亲假)须提供配偶单位的证明，证明配偶当年未享受两地分居探亲假。 单身教职工探望京外籍父母间隔一年享受一次探亲假)的探亲旅费只报销往来火车硬坐费用及到达父母居住地所需乘坐长途客运汽车的费用。二、商品效劳支出办公用品发 票商品明细单验收单“ 教学支出1经费卡项目号第6、7位是“11报销办公用品须提供售出单位的商品明细单发票容填开明细的除外。 大中、宁、国美等电器商场发票须开具明细发票容填开明细的除外。 在京东商城、当当网等网上商务平台购置的货物，发票需开具明细或提供商品送货单。 中复电讯、迪信通、金飞鸿等电讯公司发票不予报销。 纵向科研经费卡的支出，发票不能开具“办公用品名目。邮电费发 票支出证明单 教育经费可列支快递费、邮政费用、单位固定费及网费。 科研经费可列支科研任务必须的个人通讯费： 个人固定费须扣除月租费用。费滞纳金不予报销。 除网费可趸交外，个人固定预存话费不予报销。 科技三项与市科委专项不能列支费。印刷费发票印刷合同 5000元以上的印刷项目需提供印刷合同； 20000元以上的印刷项目需进展政府集中采购。交通费交通票据、租赁协议或说明、支出证明单 纵向科研经费报销出租车发票应写明科研活动的具体事由及地点； 报销旅行社或汽车租赁公司的租车费用时原那么上须提供租赁合同(协议)，假设有特殊情况，提供有关租车事由、地点、特殊情况的租赁说明，经单位主管领导审批签字。 市政交通一卡通充值发票不予报销。 纵向科研经费可报销因科研公出发生的少量停车费用。 运输费发票必须是机打专用发票或地税机打发票、定额发票。 有公车的单位可报销ETC卡充值费。横向科研经费、结题经费可列支充值费，需在支出证明单容上填报公车号车辆保险费车船税车辆维修保养费发票维修清单保单复印件支出证明单 公用车辆保险费、维修费及车船税由横向科研、科研开展或主任基金列支。 机关单位公用车辆保险费、维修费及车船税可由行政办公费列支。 公用车辆维修与保养费用，须提供维修保养单位开具的维修保养清单。 纵向科研经费原那么上不予列支车辆维修与保养费用实验车辆除外。校公车车牌打印在发票上停车费及嘉宾停车费发票申购单复印件支出证明单 各单位公车停车费报销可由办公业务费、横向科研经费、科研结题经费、科研事业开展基金列支。 嘉宾停车费的报销必须附有正式发票及嘉宾停车票申购单复印件，由办公业务费、横向科研经费、科研结题经费、校科研事业经费列支。汽油费发票支出证明单 发票抬头须填开“理工大学 实验车辆进展实验发生的汽油费，在项目任务书中燃料动力费预算围列支，可由该纵向科研经费报销。 除上条情况外，纵向科研经费原那么上不予报销汽油费。 横向科研经费、科研开展基金及主任基金可列支单位公车所用燃油费，报销时要填写公车车牌。 不予报销充值性加油卡预存费。材料费发票验收单 单发票金额超过1000(含)元须提供售出单位的商品明细单发票容填开明细的除外。 单价高于1000元(含)且不形成固定资产的元器件、玻璃器皿、配件等，须经实验设备处设备科加盖“仪器设备验收章及“同意按器材报销印章。 单价高于1000元(含) 的办公耗材,如硒鼓、墨盒可直接报销。 单价高于1500元(含)的化工原料可直接报销。资料费图书发票资料明细验收单 学院图书资料员签字。 金额大于1000元的资料费发票须提供销售方售书明细单。 超市及大型商场资料费发票无明细书单，不得列支纵向科研经费及行政业务经费。 一次性报销大额图书资料费，需前往图书馆办理图书类固定资产验收。差旅费费用票据出差申请表差旅报销单注：出差补助包干伙食补助50元公杂费补助30元 补助时间按照出差起始日期自然天数计算。 住宿费标准： 教学经费150元天/人 纵向科研经费240元天/人住宿费用超标，超标局部可由横向科研经费、部门科研开展基金、科研结题经费、院长或处长基金列支参会且由会议主办方安排住宿的除外。 交通费标准： 火车副高职及其以上职称高铁动车一等座、软卧 中级及其以下职称高铁动车二等座、硬卧 飞机副部级及其以上职称公务舱 高级及其以下职称经济舱 用教育事业经费出差超标乘坐交通工具，须提供由单位负责人或课题负责人签署的情况说明，超标局部可由横向科研经费、部门科研开展基金、科研结题经费、院长或处长基金列支。 出差的城市间往来交通票据不完整并且无住宿费发票的，须提供由负责人签署的情况说明,报销时原那么上不再享受出差补助住宿发票清晰记录时间段能证明出差时间的除外。 出差时间超过一周且无住宿费发票，原那么上不再计算出差补助。 无城市间往来交通票据，只有外地住宿发票的不予报销。 出差人员经批准乘坐飞机的，其往返机场乘坐专线客车的费用，凭据报销，不在公杂费定额包干之；出差人员前往专线客车车站的交通费用，在公杂费定额包干围之。 国家法定节假日期间出差： 出差起止日期包含于法定节假日之,原那么上不予报销差旅费对方单位开具情况证明的除外。 出差起止日期之包含法定节假日，报销来回交通费，计算差旅补助天数扣除法定节假日天数对方单位开具情况证明的除外。 国库财政拨款经费报销出差人员飞机票须由学院或部处正处级领导审批，正处级领导报销机票须由主管校领导审批。 就业宣传差旅费(据招分字200715号) 住宿费不超160元/人天特殊情况另作处理 当地交通费实报实销 伙食补助50元/人天 无公杂费补助 如不报销当地交通费，那么出差补助80元/人天 招生宣传差旅费(据招分字200715号) 住宿费不超160元/人天特殊情况另作处理 当地交通费实报实销 可凭购置的当地卡报销当地手机充值卡发票话费不超100元/天 伙食补助50元/人天 无公杂费补助 如不报销当地交通费和当地手机充值卡话费，那么出差补助80元/人天出国赴港澳台费用票据出国费用结算单政策依据：财行200173号、办外管函2004384号。 因公短期出国90天以： 校领导组团工信部出国任务书参团工信部确认函 教职员工 组团国际交流与合作处出国任务书参团国际交流与合作处确认函 因公短期出国申请表 学生 国际交流与合作处出国任务书 学生因公短期出国及赴港澳地区申请表 因公短期赴、澳门： 校领导工信部赴港澳任务书 教职员工 国际交流与合作处赴港澳任务书 因公赴港澳地区申请表 学生 国际交流与合作处赴港澳任务书 学生因公短期出国及赴港澳地区申请表 因公短期赴： 校领导国台办赴台任务书 教职员工国台办或市台办赴台任务书 学生国台办或市台办赴台任务书 学生因公短期出国及赴港澳地区申请表 出国费用结算单须国际交流与合作处领导审签。 根据国家规定，住宿费用超标局部原那么上自负。 短期出国,第11天起个人零用费每日5美元/人。 因公长期出国90天以上 在职职工 国家公派财教2010286号文：国家留学基金委留学录取通知书 单位公派(财教2010286号文)：人事处公派出国合作研究访学通知书 学生财教2010286号文国际交流与合作处出国任务书学生因公短期出国及赴港澳地区申请表 教师、学生因公长期出国费用结算说明 生活学习费用包括附一：伙食费、住宿费、注册费、交通费、费、书籍资料费、医保费、交际费、一次性安置费、签证延长费、零用费，学术活动补助费等 艰辛地区补贴附二：国家对赴高原、多病、艰辛、高温国家地区发放的特殊生活补贴 生活学习费用和艰辛地区补贴按月或季度发放，缺乏一月的按实际天数发放 因故中途回国或提前完毕回国，应退还中途回国或提前完毕回国期间的生活学习费用和艰辛地区补贴，原那么上以天为单位计算； 因航班原因造成提前回国的，提前时间在七天之的，可不退还按天计算的生活学习费用和艰辛地区补贴。附一 国家公派留学人员奖学金标准：附二国家公派留学人员艰辛地区补贴标准 一类： 每人每月100美元 亚洲：蒙古、印度、巴基斯坦 非洲：博茨瓦纳、纳米比亚、赞比亚、肯尼亚、津巴布韦、阿尔及利亚 欧洲：土库曼斯坦、波兰、波黑、亚美尼亚、塔吉克斯坦、白俄罗斯、乌克兰、格鲁吉亚美洲：古巴 二类： 每人每月200美元 亚洲：越南、老挝、柬埔寨、缅甸、斯里兰卡、尼泊尔、孟加拉、阿富汗、也门、 伊拉克 欧洲：塞尔维亚和黑山、阿尔巴尼亚 非洲：布隆迪、坦桑尼亚、莫桑比克、马达加斯加、喀麦隆、塞加尔 三类： 每人每月300美元 非洲：埃塞俄比亚、科摩罗、尼日利亚、佛得角、安哥拉、刚果布、刚果金、 加蓬、贝宁、多哥、加纳、科特迪瓦 美洲：墨西哥、哥伦比亚 四类： 每人每月400美元 非洲：几亚、尼日尔、马里、丹、吉布提会议费发票会议通知支出证明单(差旅报销单) 会议费用金额超过1万元须提供举办宾馆或单位打印的费用明细单 主办国会议 会议预算表(项目资金来源为财政拨款的，会议费标准为400元/人天)。 教学会议主管校领导审签的请示报告。 科研会议科研院、火炸药研究院或拨款部门的会议通知。 行政会议业务主管校领导审签的会议通知。 由旅行社开具会议费发票的，须提供会议主办方与旅行社签署的委托承办会议协议及会议开支费用明细。注：会议通知写明由旅行社承办会议的，只需旅行社提供会议开支费用明细。 主办国际会议 参会者来自除本国外只有1国人员参加,须提供“校举办国际会议申请表原件。 参会者来自除本国外有2国及2国以上人员参加,须提供“校举办国际会议申请表原件和“工信部批示文件原件。 会议费用预算表。 参会所需材料： 会议主办方出具的会议通知。 参加国主办的国际会议，会议注册费用须提供填开人民币金额的国发票。 由旅行社开具会议费发票的，须提供会议主办方与旅行社签署的委托承办会议协议及会议开支费用明细。注：如果会议通知写明由旅行社承办会议的，只需旅行社提供会议开支费用明细。培训费培训费发票培训通知支出证明单 培训方出具的培训通知。 培训容须与教学或科研任务关联严密。外单位人员来京住宿费住宿费发票报销说明支出证明单 经费来源为教学、行政经费的，必须由学院、部处提供情况说明并由单位负责人签字； 经费来源为科研经费的，必须由项目组提供情况说明并由项目负责人签字。 旅游景点、健身休闲场馆的住宿费发票不予报销。修缮工程款工程款发票采购申请单采购记录单20万元以上工程合同支出证明单 记账凭证摘要撰写规那么：单位+人名+报+xx工程款，如机电学院王某某报楼电路改造工程款； 结算修缮工程款须由国资处对工程造价进展审签； 金额超过5万元含的工程项目须签订工程合同。 在工程完工后、未经项目负责人验收前，工程款最多支付到合同额的80%含以，其余款项须经审计和质量验收后支付。 结算金额在50万元含以上的提供审计室审计报告。 结算金额在100万元含以上提供社会审计报告。论文版面费、会议注册费发票录用通知注册通知支出证明单 论文录用方出具的录用通知。 开具版面费发票的单位须为会议举办方或举办方委托的单位； 注册费与版面费发票必须为原件。 网上注册无法获取通知原件，经本人写明无法获取理由并于打印件注明“情况属实及签名后，交由学院领导签字并加盖部门公章，代替通知原件入账。 教师及学生在国主办的国际会议上发表论文的，论文版面费须提供填开人民币金额的国发票。实习费差旅费报销单出差申请表实习预算单 交通费票据； 住宿地点至实习地点汽车租赁费及租赁协议； 接待实习的单位开具搭伙费收据接待实习的单位如没有条件提供伙食，由实习带队教师安排固定餐饮地点，开具正式餐饮发票； 人身意外伤害保险人均30元保费以； 接待实习的单位开具的实习管理费正式发票； 接待实习的单位开具的实习管理费收据如由于特殊情况接待实习的单位无法开具管理费正式发票，带队实习部门需提供说明，通过财务处领导审核后酌情报销； 接待实习的单位授课人员签字的讲课酬金表。劳保用品发票验收单 实设处技安科审签。外籍与港澳台人士短期来华工作费用包含劳务费与国际旅费费用发票报销申请护照复印件支出证明单(领款收据) 报销材料：接待部门盖章与签字的报销外籍人士在华相关费用与领取酬金的书面申请包括：外籍人士信息、来校所从事的工作、工作时限、我方承当的费用。相关费用的合法票据。外籍人士的护照复印件。 国际交流与合作处“外籍专家经费列支支出证明单上由国际交流与合作处领导审签。 科研经费列支提供科研项目任务书准予列支外籍人士在华相关费用的证明参观费用及与根本生活费用无关的如茶叶、饮料，食品等不予报销。党费支出具体容发票验收单(支出证明单) 党员培训或支部活动。 订阅或购置开展党员教育的报刊、资料、音像制品和设备。 表彰先进党员、先进支部。 补助困难党员。 修缮因灾受损的基层党员教育设施。合同付款发票合同分期付款单借款单(验收单) 非涉密合同 付款方式为一次付总额款项，借款或报销时需提供合同原件。 付款方式为分期付款，付款时需填写“理工大学合同项目付款清单 并经财务处领导签字； 分期付款取得分期金额发票，报销时需提供原合同复印件。 取得尾款金额发票，报销时将“理工大学合同项目付款清单与合同原件附入记账凭证。 涉密合同 经办人必须先与财务部门涉密人员办理涉密合同审验及交接手续，然后按照以下程序执行： 付款方式为一次付总额款项，借款或报销时由财务部门涉密人员将“合同涉密另行保存字样标注于借款单据或报销单据，涉密合同禁止附入记账凭证。 付款方式为分期付款，首次付款时经办人依据合同先将约定付款时间及金额全部填入“理工大学合同项目付款清单，再由财务部门涉密人员将“合同涉密另行保存字样标注于借款单据或报销单据及“理工大学合同项目付款清单，涉密合同禁止附入记账凭证。 分期付款取得分期金额发票，报销时只需将“理工大学合同项目付款清单复印件附入记账凭证。 取得尾款金额发票，报销时将“理工大学合同项目付款清单原件附入记账凭证。合同质保金合同额全款发票支出证明单质保金结算凭单 预扣质保金 “项目合同质保金财务处理结算凭单一式两，其中一附于记账凭证，另一会计人员填入记账凭证编号并加盖人名章后返还经办人作为质保期满后付款依据。 账务处理程序：依据全款发票金额由项目经费全额列支，按照所列支经费性质将质保金金额列支于“40项目自有资金或“41项目国库资金，记账凭证摘要需注明合同项目名称及收款方单位名称，如果由国库资金支付需将国库资金支付令填写于返还经办人的“项目合同质保金财务处理结算凭单右上角。 支付质保金 收款单位收取质保金的收据及“项目合同质保金财务处理结算凭单。 账务处理程序：按照所列支经费性质将质保金列支于“40项目自有资金或“41项目国库资金，记账凭证摘要需注明合同项目名称及收款方单位名称与交质保金的账务处理摘要对应一致。合同质押金收款单位交款缴款书部收据支出证明单 交质押金 “缴款书及“银行进账单、本单位部收据。 账务处理程序：质押金计入“30项目，记账凭证摘要需注明合同项目名称及收款方单位名称。 退质押金 收款单位收取质押金的收据及支出证明单。 质押金缴款书和合同复印件 列支于“30项目，记账凭证摘要需注明合同项目名称及收款方单位名称与交质押金的账务处理摘要对应一致。通过“中仪或“赛尔网络、“中图等采购设备或外文图书发票合同采购申请表(采购记录单)设备验收单图书设备验收单 通过实设处进展境外设备采购 “中仪或“赛尔网络提请付款的通知单。 “中仪或“赛尔网络与外方签署的买卖合同，合同中须注明设备的最终用户为“理工大学。 其他经实设处批准的代理采购。 通过图书馆进展境外图书采购19 / 19