档案室建设标准

综合档案室设备设施一览表参考方案1、库房1档案库房、阅览室、办公室实行三分开，但位置不能相距太远；2档案库房面积要求满足单位档案管理需要，并有一定预留空间20-30年；3档案库房要实现“三铁：铁门、铁窗、铁柜架；4档案库房要到达“八防要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物虫、霉、鼠等。2、设备1档案盒1996年以后使用无酸纸封底面、档案盒；2档案柜架数量充裕而且质量好：档案柜架以能放A4规格的为好；档案柜架数量要求能满足今后20-30年左右开展的需要，越充裕越好。3根据实际需要配备必要的管护设备：序号设备名称推荐使用使用范围说 明1直列式档案密集架据实际选用库房防火、防尘。2空调据实际选用库房、办公、阅览防潮、防高温、防有害气体。3抽湿机、排气扇据实际选用库房防潮。4双层窗帘内层：普通窗帘布据实际选用库房、办公、阅览防光、防高温。外层：防紫外线窗帘布5铁门、铁窗据实际选用库房、办公、阅览防火、防盗、防有害生物鼠等。6七氟丙烷气体灭火两种同时选用库房防火，库房内不能使用水剂灭火器。干粉灭火器办公、阅览、其它防火，库房内不能使用水剂灭火器，公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。7温湿度计双金属片式温湿度计两种之一库房最好不要使用毛发温湿度计，因为不太准确，且使用年限短。干湿球温湿度计8防虫药天然芳香中草药防霉驱杀虫药四种交替轮流使用库房多种交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。抗霉杀虫片天然防蛀剂中药防蛀防霉剂9计算机及适用的档案管理软件据实际选用办公10移动硬盘80G以上据实际选用办公用于备份档案数据目录条目、电子文件。11复印机办公可与综合部合用，不须单独配置。12照相机据实际选用办公可与综合部合用，不须单独配置。13自动号码机长城42型办公打页码、件号用148位号码印据实际选用办公填盖档案盒背脊年度、备考表日期用15黑色印油、红色印油及印台据实际选用办公16平边切刀弓箭牍/浙江省义乌市照相切刀总厂办公用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。17自动手钻电动手钻日立牌HITACHI FD10SA办公用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。日立牌比拟静音且质量好。钻咀3.5、418多用插座拖把3M据实际选用办公用于电钻使用时电线不够长时使用。19大铁夹20个据实际选用办公用于装订时夹牢固定纸张。20白色棉线股扎或线球及穿针据实际选用办公用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。用棉质，不用尼龙。21木砧板直径约30据实际选用用于电钻钻孔时作垫板。22装订机订书机普通据实际选用办公厚层23不锈钢订书钉6 云南乐春天牌或其它办公用于装订的档案、档案目录、汇编等。归档文件必须用不锈钢订书钉。131724起钉机据实际选用办公25美工刀界纸刀及刀片据实际选用办公26直尺据实际选用办公27剪刀据实际选用办公28胶水据实际选用办公29双面胶1-4据实际选用办公贴标签等用。30透明胶据实际选用办公贴标签等用。31档号章1套据实际选用办公档号章包括文书档号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯数字粒、汉字粒、碳素或黑色印台、红色朱砂印台等。32档案目录柜全玻璃移门柜850W420D1880H江门华堡“7580全玻璃移门柜办公、阅览亚光静电喷塑，乳白色，全玻璃搪门，内分五层，每层放A4均可。用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷、图书资料等。33办公台及椅子据实际选用办公、阅览档案员档案办公及借阅时阅览用。34电脑台及椅子据实际选用办公档案员档案办公用。35打印机HP激光打印机A4办公档案员档案办公、打印档案目录等用。36档案整理工作台及椅子约2.4M1.2M据实际选用办公、阅览档案员整理档案用。37储物柜据实际选用办公、阅览用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。综合档案室设备设施参考图案价格参考图案设备设施名称/规 格参考价格直列式档案密集架700-1000元/立方米 防紫外线窗帘布30-50元/米七氟丙烷气体灭火5-8万元/套干粉灭火器150-300元/个毛发指针式温湿度计10-50元/个 双金属片式温湿度计30-250元/个 干湿球温湿度计5-15元/个天然芳香中草药防霉驱杀虫药抗霉杀虫片天然防蛀剂中药防蛀防霉剂计算机及适用的档案管理软件2900元/套移动硬盘80G以上300-1000元/个自动号码机40-100元/个8位号码印3-5元/个黑色印油红色印油印台平边切刀90-150/张自动手钻200-300元/个大铁夹20个1-4元/个白色棉线股扎或线球及穿针1-3元/扎 木砧板直径约3010-50元/个不锈钢订书钉4-6元/盒装订机订书机5-30元/台 档号章1套50-100元/套档案目录柜全玻璃移门柜850W420D1880H700-800元/套SK-6-9十五门储物柜950W420D1880H700-800元/套档案室建设指导意见一、档案室建设指导原那么：平安、实用、方便。二、档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。一平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。二楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。四、档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须到达档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱架。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。主通道净宽不小于1m。两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。装具反面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。六、档案室的防护设施档案室应具备防火、防水潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。一防火档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火警示牌。1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合平安要求。3、独立的档案室建筑要有避雷设施。4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。二防潮水、防高温档案室温度一般控制在14-24，相对湿度为5065%。1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。3、档案库房不宜安装水气暖；上下水管道禁止通过档案库房。4、有条件的档案库房应安装空调。三防盗档案室应安装防盗窗、防盗门，平安保管钥匙。建议安装防盗报警装置。四防虫、防鼠1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。五防有害气体档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。六防光1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，防止阳光直射档案。七防紫外线档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。八防磁辐射对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行平安质量检查。七、档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。八、使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。对基层数字档案室建设的几点思考摘 要: 数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求，是数字档案馆建设的根底，也是档案室业务建设的新的重要内容；数字档案室建设的主要内容是: 建立档案目录数据库和档案全文数据库，实现提供“查档到桌面的目标。应建立数字档案室建设的标准标准和统一的利用平台，采取有效措施推进数字档案室建设。数字档案室建设的关键是数据库建设要符合技术标准、扫描文件与目录挂接要加强核对、数字档案要做好备份。关键词：数字档案室 建设内容 实现目标 根本做法 技术关键为加快档案信息化建设步伐，推进基层单位数字档案室建设，促进各镇、机关企事业单位档案工作更好地为经济建设和社会开展效劳。2006年市档案局在全市开展了数字档案室建设试点工作。通过一年的实践，有25家档案室成为数字档案室试点合格单位。其中全市11个档案室都完成了试点任务，所有合格单位的室藏永久、长期文书档案全部进行了全文数字化。数字档案室的建设，使这些单位的查档实现了计算机查询和直接打印，大大提高了工作效率和档案的查全率查准率，有的单位还通过局网络发布，使每个工作人员都能在自己的计算机上查阅本单位公开的档案，实现了“查档到桌面。试点工作为在我市全面推进数字档案室建设开了个好头，提供了经验，同时也为加快数字档案馆建设，实现“馆室一体化打下了根底。开展基层数字档案室建设刚刚开始，各地的做法、进展不一，因此，笔者就数字档案室试点工作中遇到的一些问题，提出来供同行一起思考与商讨:一、数字档案室建设是档案信息化的必然要求1、数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求，是档案信息化建设实施方案中的一项重要内容；是建设数字档案馆的组成部份。数字档案室建设对推进档案信息化建设，加快基层单位数字档案室建设的步伐、促进各基层档案室的档案信息化进程，更好地为经济建设和社会开展效劳，有着重要意义。2、上级档案部门已把档案数字化作为一项业务建设工程列入标准。档案工作目标管理考评标准中对档案数字化作了具体要求并作为等级申报的必备条件：如省一级的必备条件之一是“室藏档案全部建立目录数据库。其中文书、照片、录音、录像档案全部建立起文件级目录数据库，还把当年归档文件的数字化作为必备条件；特二级的必备条件之一是“档案利用现代化。至少近三年的非涉密的永久、长期文书档案在局域网中实现全文检索；特一级的必备条件之一是“档案数字化工作，2万卷以内，数字化率应达室藏量的10；2-5万卷的，数字化率应达室藏量的5；5万卷以上的应达室藏量的3。因此我们档案室目标管理要更上一层楼，在档案数字化工作上必须下大力气。3、从档案接收来看，数字档案馆的建设将要求在移交纸质档案的同时要移交档案全文电子数据。因此，档案馆进馆序列单位特别是机关、乡镇档案室开展档案数字化是也是档案业务的要求和趋势。二、数字档案室建设的工作任务和内容数字档案室建设的工作任务主要是完成室藏档案永久、长期档案的全文数字化。目前，数字档案室建设刚刚起步，其档案数字化的范围以文书档案为主，有条件的单位可以扩展到业务档案和照片档案等其它档案，或根据需要对短期档案进行数字化。数字档案室建设的主要内容是:1、档案目录数据库建设。建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，内容包括文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案和专业专门档案。根据需求，建立人事任免、职称评定、荣誉档案专题目录数据库等。2、档案全文数据库建设。主要指对室藏永久、长期档案；常用、珍贵档案和有长期利用价值的档案进行数字化，包括纸质档案、照片档案、多媒体档案等。全文数据库建设内容不仅仅是局限于档案，还可以包括编研成果材料、有关业务档案。3、数字档案和电子档案的接收、保管、利用。对加工接收的数字档案或电子档案实行网上移交和接收不具备网上移交的采用刻录光盘移交，建立科学平安的保管存储体系。实施网上查档工程，提供“查档到桌面的效劳。4、做好电子文件的归档。一是在政务网上运行的文件。档案部门将政务网上运行的电子文件通过接口接收到档案局的效劳器上，各乡镇和各机关到年底通过政务网档案局电子文件中心将本单位一年在政务网上运行的电子文件导入自己的档案管理系统进行年度归档；二是做好其它文件的电子文件归档。主要是上级或其它机关发来的未在政务网上运行的文件，要即时扫描转换成电子文件，待年度归档时一并归档；对平时形成的未在政务网上运行的文件也要保存好电子文件数据，同样在年度归档时一并归档。最终每年形成有多少纸质档案(照片档案、音频视频档案)就有与其对应的电子文件档案。三、数字档案室建设应具备的根本条件和要实现的目标1、建设数字化档案室要具备必要的软硬件，必须有档案室单独的计算机和档案管理软件、扫描仪等。档案人员必须具备一定的计算机操作能力。档案的全文扫描可以在档案局信息技术部门指导下自己进行，也可以委托专门的档案数字化加工单位整批进行，但加工单位必须是档案主管部门认定的具有一定资质和经验的专业单位，以确保档案数字化加工的质量和标准。2、建设数字档案室要实现的目标之一是实施网上查档工程，提供“查档到桌面的效劳。基层档案室实施档案数字化后，数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的效劳器上。查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。有局域网的单位可将开放的档案通过网络发布，使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料，实现网上查档的最终目标。3、建设数字档案室要实现的目标之二是实现数字档案的在线接收。进馆单位在室藏档案数字化后，应将数据及时通过政务网向档案馆进行移交和备份。使档案馆能提前拥有进馆单位室藏档案的电子数据，增加档案信息资源，更大范围提供利用；同时也为基层档案室做好数据备份，防止数据丧失。档案馆还可以发挥硬件优势，为不进馆的单位保存数据，提供备份效劳。四、数字档案室建设的根本做法1、要把数字档案室建设列入当地档案信息化建设的规划之中，作为数字档案馆建设的重要内容，采取切实可行的措施来实施。如档案局把数字档案室建设作为近两年重点工程来抓，列入了市文明委组织的机关28个部门对各镇的“新风杯综合考核的之中；在全市档案年度执法、业务检查标准中，也把数字档案室内容占百分考核的20%来进行考核，有效地推进了数字档案室建设。2、抓好调研发动，确定数字档案室试点单位。我们确定了第一年进行试点，第二年全面推开的工作思路。通过印发试点工作通知，召开业务会议进行发动，进行调研指定试点单位和自行申报的方式，使一些具备条件的单位首先开展数字档案室试点工作。3、实现重点突破，推动试点工作全面展开。在确定了28家试点单位后，我们组织试点单位到上海进行学习参观和培训，培训中印发了数字档案室建设技术要求，对目录数据库建设、全文数据库建设和数字档案的利用三个方面从技术标准上进行了标准，并制订了数字档案室考核验收标准，使我市数字档案室建设从一开始就比拟统一标准，便于利用和将来档案馆接收。与此同时加强对自己进行扫描的单位的技术指导，做好扫描的技术、设备、人员准备，为委托加工的单位提供扫描效劳。4、建立利用平台，推进数字档案室的运行。在试点工作中，我们设计制作了数字档案室利用平台，内容主要设：档案查询、档案室根本情况、全宗指南、档案网络、档案制度、分类方案、档案汇编、利用效果、档案宣传等。在各单位完成扫描任务后由市档案局统一安装使用。使试点单位已实现了计算机查阅档案原文，有的单位还通过局域网发布实现网络查询。五、数字档案室建设中应注意的关键点1、数据库建设要符合技术标准。数据库建设的结构和格式必须在本地执行统一标准。基层档案室的目录数据库建设按照江苏省档案局进行，全文数据库建设按国家规定的全文文件格式(tif、jpg、doc、txt)。使档案馆在接收后的数据实现可读、可供检索、可导入本馆数据库。2、档案管理软件要统一。这是数字档案室建设的技术和业务保证，特别是对进馆单位尤其重要。常熟市机关、镇场和大局部事业单位在几年前都已普遍采用了统一的档案管理软件，软件已经按照上述标准做好了数据库格式，档案室根本上实现了文档一体化，为数字档案室目录数据库和全文数据库建设奠定了根底。3、扫描文件数据与目录数据挂接要加强核对。文件扫描后的数据要与目录数据进行挂接，才能真正建立全文数据库，进行利用。挂接有专门的软件可以应用，速度相当快。但在实际操作中过失较大，不仅影响了利用，而且找错修改相当困难。因此，采取人工挂接方式，对照文件目录逐条逐页进行，在挂接时不仅确保目录与扫描文件的正确对应，而且对著录的文件目录同时进行了校对，发现错误及时修正，防止利用中出现文不对题的情况。4、数字档案要做好备份。档案室对已经建立好的目录数据和全文数据，不能单独保存的计算机中，应建立科学平安的保管存储体系，及时做好备份。备份的方式可以另外保存在效劳器或比拟平安的计算机中，并再刻录成光盘等耐久性载体进行双份保存。同时档案馆在帮助基层档案室数字化加工后，应对进馆单位的数据及时利用存储系统和磁带机进行备份，对其它单位可以提供备份效劳。建立档案室的根本要求是什么？一、各档案库的建筑及技术参数： 1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的开展空间。 2、地板承重最大容量为1240公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。 3、密集柜每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。 4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。 5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采 用防盗窗，门采用防火、防盗门。 6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室，消防栓不应设在档案室内，应设在明显而又易于取用的走廊 内或楼梯间附近。7、空调安装位置应防止空调出风直接吹向文件资料。 8、馆室内应防止真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物如老鼠等的存在。管道通过墙壁或楼、 地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。二、档案室的采光、通风要求 1、采光度自然光和人造光两种，在正常的情况下，我门应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况 下，我们应采用人造光来照明。 2、档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。 3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。 光灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和平安防火措施。 4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。三、档案室温湿度要求 1、不管气候条件如何，有条件的情况下均应设置常年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。 温湿度范围 温度 1424 不小于14 不大于24，有温度调节设备的，温度的日变化幅度不得超 过温度 2相对湿度 45%RH60%RH 不小于45%RH 不大于60%RH,有湿度调节设备的，相对湿度的日变 化幅度不得超过5注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。 2、对于枯燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。 3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。 4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖 系统不应有过热现象。 四、档案室洁净度要求 1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。 2、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。 3、定期清扫室内卫生，清洗防尘网。五、档案室防雷接地要求 1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜；计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。 2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm40mm或者50mm50mm的镀锌扁钢。接地线 不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。六、档案室电源要求 1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。 2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。 3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组，UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并 联方式。采用逆变器/UPS时，主要逆变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。 4、档案馆室内照明的照度标准应符合标准要求。 七、档案库房要求 1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在1424，有设备的库房日变化幅度不超过2，相对湿度应控制在45%60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。保存母片的胶片库温度应控制在1315，相对湿度应控制在35%45%。 2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。 3、库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理方案。 4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。 5、档案柜密集架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10 cm，柜侧间距不小于60 cm)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。