项目管理信息集成在计算机系统中的应用

项目管理信息集成在计算机系统中的应用时间：2008-12-13 13:27:14 点击：211 摘要:项目由启动、计划、执行、控制、收尾五个阶段组成。并且项目管理还涉及成本管理、时间管理、质量管理、人力资源管理、范围管理、整体管理、风险管理、采购管理、沟通管理九个部分，每个阶段，每个部分都有各自的信息流。如何把这些信息进行集成管理，是项目管理成功的关键，本文论述了项目管理信息集成在计算机系统中的实现。 关键词：项目管理，信息集成1.引言项目管理的成功高度依赖于信息的沟通。信息流涉及许多相关方，信息数量和类型是极其巨大的，信息传递也受到各种条件的限制。项目管理的信息集成是解决项目信息问题的根本途径，而运用计算机系统，则是实现工程项目管理信息集成的重要技术手段。本文从信息集成这一概念出发，分析了工程项目管理信息集成的必要性，并通过实例介绍了计算机系统在信息集成中的实现。2.项目管理信息集成的必要性集成是从系统的观点出发，以信息技术为手段，来提高系统内部各组成部分之间的协同效率和协同效果的理论、方法和技术。他通过实现组织相关策略、目标、运作及各种功能实体的集成与协作，促进跨组织的物流、信息流和控制流的顺畅运行，进而改善组织间的通信、合作和协调水平，使得系统形成一个协调运行的整体，从而提高其生产率、柔性及对市场的快速应变能力。信息集成则是指对系统中各种类型的数据进行统一管理、避免不必要的冗余，为项目参与各方提供统一和透明的界面，从而实现信息共享。 项目同时具有工期、质量、成本、人力资源、风险、沟通等多个相互影响和制约的管理目标。项目管理在项目实施过程中应对这些目标和要素进行通盘的规划和考虑，以达到对项目管理的全局优化。在实施项目的目标管理中，需要且产生大量的管理维度的项目信息。项目信息是各阶段实施动态控制与决策的前提。项目信息是否准确和全面，对项目各目标的实现会产生较大的影响。为实施有效的项目管理，就应对项目建设所需的、在各建设阶段中产生的各种时间维度、管理维度的信息进行集成。3.项目管理的信息集成及实现项目集成化管理的核心是项目全过程、全方位的信息集成，根据项目建设的特点、管理信息的服务对象及工程项目管理的职能，可以从横向和纵向上进行分析。横向上在项目战略管理、战术管理和项目控制三个层面上的信息集成，纵向上在进度管理、成本管理、质量管理等职能领域的信息集成，而计算机系统的应用也体现在纵向各个领域的信息流中。由于下层的系统处理量大，上层的处理量小，所以就组成了纵横交织的金字塔结构，如图1。 战略管理战术管理项目控制进度管理成本管理质量管理其他 图1.项目管理信息集成系统的金子塔结构（一）项目管理信息的横向集成 1.项目管理战略层的信息集成 项目管理战略层的信息集成是为了在外部环境和内部经营要素的基础上确立项目全过程的目标，该目标应既兼顾项目实施阶段和运营阶段的目标又要兼顾项目各参与方的利益，并在这个统一的项目目标、管理思想、项目管理规则和制度的指导下，制定战略性的规划，明确实现项目目标的策略和通过什么方法或途径来逐步实现这个目标。 2.项目管理战术层的信息集成 项目管理战术层的信息集成是为了确保项目的阶段性目标的实现。根据项目阶段性目标及项目特点，确定项目各要素的内在联系及相应管理措施，通过资源平衡、合同管理与组织协调，保证不同阶段的管理人员服务于一体，实现在分布环境中群体活动的信息交换和共享并对项目全寿命周期内的管理进行动态的调整和监督。 3.项目管理控制层的信息集成 项目管理控制层的信息集成主要针对项目实施过程中各方项目目标的实现与控制，其主要内容是通过系统的控制措施及业绩评价方法，在项目实施过程中通过人力、资金、时间、设备、施工方法及管理方法等的协调控制，完成工程实体的建设。 （二）项目管理信息的纵向集成 根据项目管理的职能，可以将工程项目的管理信息在纵向上进行集成，其实现可以通过将项目信息集成系统划分为以下几个管理信息系统：进度管理系统、成本管理系统、质量管理系统和文档管理系统。 1.进度管理系统 以网络计划技术为基础，实现人、财、物最优组合和最佳工作路线，并通过该系统告诉项目经理；对当前的进度状况与计划值进行比较分析，系统具备网络计划重组能力，重新建立最佳工作路线。在计算机系统中，通常采用MS PROJECT 等项目管理软件来实现。项目在启动时，项目经理已经把该项目的整个进度按照一个个工作任务制定成一个PROJECT，在项目实施过程中，项目经理定期对项目的实际进度与PROJECT计划进度进行对比，找出不一致的地方，分析出现问题的原因，根据现有条件及时调整PROJECT中相应的工作任务以保证进度正常。而项目工作组成员在实际按照工作任务进行工作时（尤其在IT项目中），通常也会采用计算机系统进行信息交流。通常会通过网络系统建立一个以项目为编号以工作任务为记录的数据库系统，项目经理会定期在数据库中更新或添加工作任务，工作任务信息包括了任务的项目编号、任务内容及完成的起始时间和结束时间（一般以天为单位）和任务实施者。同时工作组成员通过网络系统定期检查，找到自己的任务进行实施，在实施过程中定期添加任务完成情况（一般以天为单位）。项目经理则通过网络了解任务完成情况并反映到PROJECT中，并根据实际情况更新PROJECT以及网络数据库由此实现了进度管理中的信息集成，如图2所示。项目经理工作组成员网络数据库MS PROJECT更新工作任务查看工作任务完成情况接收最新工作任务反映工作任务完成情况与PROJECT的进度进行对比根据实际进度修改PROJECT 图2.进度管理信息集成2.成本管理系统 项目在设计阶段都要进行投资计算，这些数值作为成本控制的基础，同时为招标和施工决策做准备。该系统透明地和周期性地为项目管理层提供投资发展情况。在项目启动阶段，往往会对所需材料进行汇总分析，核算成本，生成BOM表，通过网络系统以项目为编号记录在数据库中，在项目实施阶段，项目采购部门和项目生产部门以此记录为依据分别进行采购和生产，从而实现成本管理的信息集成。3.质量管理系统 以ISO9002质量管理体系和地区性质量标准为核心，以行业标准为准则，对质量进行严格控制。在整个项目实施过程中由测试部门对产品的质量进行跟踪检测，并把检测出的问题反馈给项目实施方，项目工作组根据测试结果进行修改以保证质量达标。在质检过程中，测试部门往往使用测试系统软件对产品进行跟踪测试，如IT项目中的缺陷管理系统。 测试部门根据工作组提供的样品进行测试，对发现的问题进行记录，记录包括样品版本号、问题的现象、出现问题的条件、问题的严重性、发现问题的人员、时间及解决问题的人员等等，然后把问题通过网络系统记录到测试系统软件中，项目经理及工作组成员查看问题记录，分析问题后分配具体人员对问题进行修改，项目经理并根据实际情况调整PROJECT中的相关工作任务，确保项目的进度。工作组把问题修改后在测试系统软件中记录问题解决情况，提供测试部门新的样品，测试部门对新样品重新定义版本号重新检测这样就实现了质量管理与进度管理的信息集成，如图3所示。项目经理调整PROJECT修改要求问题信息问题信息解决情况，提供样品修改计划确定样品版本，测试，发布问题问题反馈工作组成员测试部门测试系统MS PROJECT图3.质量管理信息集成4.文档管理系统 为了实现项目信息集成系统的信息的高度集成化，应在该集成系统中加入文档管理系统，把在项目实施过程中的所有信息和文档按照不同管理层面的要求采集录入项目信息集成系统中并实现归档。在计算机系统中，往往采用Microsoft Visual SourceSafe等管理软件进行文档管理。可以对项目实施过程中的不同管理层面的文档，包括项目开发文档、项目技术资料、项目数据、项目测试记录、项目BOM表等进行统一管理，项目各个参与方，根据各自不同的需求和权限，可以获得相应文档信息或修改文档。4结束语计算机系统在项目管理信息集成中的应用相当广泛，体现在项目管理职能的各个分类系统中，本文着重从项目进度管理系统和质量管理系统中计算机系统的应用进行描述，这些应用普遍适用于中小型项目管理，尤其适用于IT项目管理。参考文献： 1 王宇静，胡文发，工程项目管理的信息集成J.中国管理信息化，2005.12。 2 张晓丽，韦光胜，杨冰，信息集成在项目管理软件中的应用J.中国制造业信息化，2004年第33卷第2期。3(美)DalaielJPaulish软件项目管理实用指南M白晓颗，邵忠岿译北京：机械工业出版杜，2003。 4(美)凯西施瓦尔贝IT项目管理M王金玉，时梆译北京：机械工业出版社，2003。