行政部岗位说明书

公司行政部组织编制及岗位说明书部门：行政部 人员编制： 人 现有人员： 人 所需人员： 人部门组织架构示意图 行政部经理副经理： 副经理： 司机班班长： 司机 ： 司机 ： 司机 ： 司机 ： 司机 ： 企宣专 员 ： 保洁员 ： 档案专 员 ： 副经理： 部门职责1、公司各种日常行政办公事务的计划、组织、协调与控制；2、根据公司管理需要，制订、修订、颁布相关制度并监督执行；3、文书、公文的起草、收取、传达与处理；4、公章印信的保管、使用及公司相关资质证照的年检、变更办理等；5、会议组织、协调及会议内容的记录与传达；6、各类档案的管理，如：建档、保管、借阅、销毁等；7、报刊杂志、书信包裹的日常管理；8、公司环境绿化，办公大楼环境卫生保洁及美化；9、企业文化建设与宣传，企业文化活动组织管理；10、公关外联日常相关事务处理；11、公司车辆调度、年检、保养、维修等；12、话务及文印事务处理；13、办公物品申购、入库、保管、领用及后勤仓库日常管理等；14、公司正常办公运营的人员纪律监管；15、处理公司相关涉讼事务或其他相关法务；16、处理公司及公司领导临时交办的其他事务；各岗位职责说明岗位名称1：行政部经理；人员： 直接上级：行政副总间接上级：总经理直接下级：副经理间接下级：小车班班长、各专员、小车班司机、保洁员岗位职责：1、主持本部门全面工作；2、贯彻落实本部门各岗位责任制和工作标准；3、组织督导部门人员全面完成岗位职责范围内事务；4、加强本部门与各部门的沟通、协调、配合与协作；5、建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系； 6、具体负责公司整体环境净化、绿化、美化；7、具体负责公司水、电等后勤资源的正常保障；8、具体负责车辆及驾驶员日常管理；9、具体负责文书、公文管理及涉讼事务或其他法务处理；10、完成公司领导或上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对部门全面工作负有管理责任；2、对贯彻落实部门各岗位责任制和工作标准负有督导责任；3、对部门人员全面完成岗位职责范围内事务负有督导责任；4、对部门与其他各部门的沟通、协调、配合与协作负有组织责任；5、对建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系负有组织责任；6、对公司整体环境净化、绿化、美化工作等负有直接责任；7、对公司水、电等后勤资源的正常保障负有直接责任；8、对公司车辆及驾驶员日常管理负有直接责任；9、对文书、公文管理及涉讼事务或其他法务处理负有直接责任；10、对部门人员的工作与纪律等过失负有连带责任；11、对公司领导或上级临时交办的其他事务负有执行责任；主要权力：1、有编订部门组织架构、人员编制、岗位职责的权力；2、有制订、修订行政管理相关规章制度的权力；3、有对部门全面工作进行统筹分工、工作调配的权力；4、有对部门岗位人员进行日常管理的权力；5、有要求提供对完成工作任务所需资源的权力；岗位工作环境：1、工具（设备）：电脑、激光打印机、电话、办公桌椅、办公用品2、工作场所：行政部办公室3、出差频率：偶尔4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格： 1、大学专科以上学历，行政管理或其他相关专业毕业；2、具备3年以上大型企业行政管理经验；3、沉稳老练，公关交际能力良好；4、具备较强的文字及语言表达能力；5、能熟练掌握与运用办公软件；6、责任心、事业心及团队合作意识强；7、具备应有的专业素质与能力，敢抓会管。岗位名称2：行政部副经理；人员： 直接上级：行政部经理间接上级：行政副总直接下级：小车班班长、各专员、保洁员间接下级：小车班司机岗位职责：1、协助经理处理本部门日常工作；2、负责建立和维护公司各相关的认证体系；3、负责公章印信管理，主要分管部门内务管理、档案管理一应事务；4、负责公司办公用品统一定期申购、出入库及后勤仓库的日常管理；5、负责公司通讯、网络的日常保障；6、完成上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对公司各相关认证体系的建立和维护负有管理责任；2、对公章印信的管理及部门内务、档案管理等工作，负有管理责任；3、对办公用品的申购、出入库、领用及后勤仓库的日常管理负有管理责任；4、对公司通讯、网络的日常保障负有管理责任；5、对上级临时交办的其他事务负有执行责任；主要权力：1、对公司各相关认证体系的建立和维护工作有管理权；2、对公章印信及部门内务、档案管理等工作有管理权；3、对办公用品的申购、出入库、领用及后勤仓库有管理权；4、对公司通讯、网络的日常保障有管理权；5、对完成本职工作及公司领导或上级临时交办的其他事务，有要求提供必要资源的权力；岗位工作环境：1、工具（设备）：电脑、彩色喷墨打印机、电话、办公桌椅、办公用品2、工作场所：行政部办公室3、出差频率：偶尔4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格：1、大学专科以上学历，行政管理或其他相关专业毕业；2、具备3年以上大型企业行政管理经验；3、熟悉企业各相关管理认证体系的流程及运作；4、熟悉档案管理相关知识、流程及运作；5、具备一定的文字及语言表达能力；6、能熟练掌握与运用办公软件；7、责任心、事业心及团队合作意识强；8、具备应有的专业素质与能力。岗位名称3：行政部副经理；人员： 直接上级：行政部经理间接上级：行政副总直接下级：小车班班长、各专员、保洁员间接下级：小车班司机岗位职责：1、协助经理处理本部门日常工作；2、负责公司相关资质证照的年检、变更等；3、负责工程基建项目相关外联审批手续的申办；4、负责公司中、高层管理干部护照及因公出入境手续申办；5、负责公司所有因公票务的查询、预订；6、负责公司出口报关报检退税等相关事务；7、协助建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系；8、负责其他未尽的公司公关与外联的相关事务；9、完成公司领导或上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对公司相关资质证照的年检、变更等负有执行责任；2、对工程基建项目相关外联审批手续的申办负有执行责任；3、对公司中、高层管理干部护照及因公出入境手续申办负有执行责任；4、对公司所有因公票务的查询、预订事务负有执行责任；5、对公司出口报关报检退税等相关事务负有执行责任；6、对建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系负有辅助责任；7、对上级临时交办的其他事务负有执行责任；主要权力：1、对公司相关资质证照的年检、变更等有执行权；2、对工程基建项目相关外联审批手续的申办有执行权；3、对公司中、高层管理干部护照及因公出入境手续申办有执行权；4、对公司所有因公票务的查询、预订事务有知情权及执行权；5、对公司出口报关报检退税等相关事务有执行权；6、对建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系有建议权和协助权；7、对完成本职工作及公司领导或上级临时交办的其他事务，有要求提供必要资源的权力；岗位工作环境：1、工具（设备）：电脑、电话、办公桌椅、办公用品2、工作场所：行政部办公室3、出差频率：频繁4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格：1、大专以上学历，公共关系、文秘或其他相关专业毕业；2、具备3年以上同岗位工作经验；3、社会经验较丰富，公关交际能力良好；4、熟悉公司各类相关资质证照的手续办理；5、熟悉基建项目相关外联审批手续的申办；6、熟悉护照及出入境相关手续的办理；7、基本掌握省内各空港、火车站及所在城市的交通概况；8、熟悉飞机票、火车票、长途汽车票等票务查询及预订事务；9、言行谨慎，具备一定的社会人际关系。岗位名称4：小车班班长；人员： 直接上级：行政部副经理间接上级：行政部经理直接下级：小车班司机间接下级：无岗位职责：1、负责小车班全面工作；2、专人为董事长兼总经理代驾并对其在途安全负责；3、组织督导部门人员履行好岗位职责；4、负责公司车辆相关手续办理；5、督导部门人员做好车辆日常保养、保洁、检修等；6、部门人员的交通安全法律法规宣传教育及安全管理；7、定期考核并及时上报部门人员绩效；8、完成公司领导或上级临时交办的事务。主要责任：1、对小车班的全面工作负有直接管理责任；2、作为董事长兼总经理的专职代驾，对其在途安全负有保卫责任；3、对小车班驾驶员履行好岗位职责负有督导责任；4、对公司车辆相关手续的办理负有督导责任；5、对小车班驾驶员做好车辆的日常保养、保洁及检修等工作负有督导责任；6、对部门人员的交通安全法律法规宣传教育及安全管理负有培训及督导责任；7、对小车班驾驶员的绩效具有定期考核并呈报的责任；8、对公司领导或上级临时交办的事务，具有执行责任；主要权力：1、对小车班的全面工作有管理权；2、对规避可能不利董事长兼总经理安全的因素有建议权；3、对小车班驾驶员履行好岗位职责负有督导权；4、对公司车辆相关手续的办理负有督导权；5、对小车班驾驶员做好车辆的日常保养、保洁及检修等工作负有督导权；6、对部门人员的交通安全法律法规宣传教育及安全管理负有培训及督导权；7、对小车班驾驶员的绩效具有定期考核并呈报权；8、对公司领导或上级临时交办的事务，具有执行权；岗位工作环境：1、工具（设备）：车辆、办公桌椅、办公用品2、工作场所：小车班办公室、出车途中3、出差频率：频繁4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：有一定危险性任职资格：1、初中以上学历，持有B级以上驾驶证及驾驶员上岗证；2、具备3年以上高档车辆的驾驶经验，车技娴熟；3、身体健康，安全意识、保密意识及责任心强；4、熟悉车辆相关手续办理及车辆日常保养的知识；5、熟悉市内交通情况及交通安全法律法规；6、团结团队，敢抓会管，能以身作则做好模范。岗位名称5：企宣专员；人员： 直接上级：行政部副经理间接上级：行政部经理直接下级：无间接下级：无岗位职责：1、负责企业文化建设及宣传相关事务；2、负责企业文化活动的统筹、策划、组织、协调、实施及记录；3、负责发掘公司内部文艺人才，筹备代表性演出节目；4、负责对外演出活动的接洽、统筹、策划、组织、协调、实施等；5、负责话务及报刊杂志、书信包裹的管理并协助处理本部门内务；6、负责公司会务管理，包括会议室财产保管、维护等相关事务；7、完成公司领导或上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对企业文化建设及宣传工作负有组织及执行责任；2、对企业文化活动的开展负有组织及执行责任；3、对话务及报刊杂志、书信包裹的管理负责；4、对岗位财产负有保管及维护责任；5、对公司领导或上级临时交办的其他事务，负有执行责任。主要权力：1、对企业文化建设及宣传工作有建议权、执行权；2、对企业文化活动计划、开展有建议权、执行权；3、对所负责保管和维护的财产，有管理权；4、对完成本职工作及公司领导或上级临时交办的其他事务，有要求提供必要资源的权力；岗位工作环境：1、工具（设备）：电脑、电话、办公桌椅、办公用品2、工作场所：行政部办公室3、出差频率：极少4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格：1、大学专科以上学历，广告传媒、艺术表演或其他相关专业毕业；2、具备1年以上同岗位工作经验；3、基本掌握企业文化建设及宣传理论知识及技能；4、思维活泼、富有创意，具备活动独立策划、组织实施的能力；5、具备一定的才艺技能，有才艺特长；6、具备较强的文字及语言表达能力；7、爱岗敬业，团队合作意识强。岗位名称6：档案专员；人员： 直接上级：行政部副经理间接上级：行政部经理直接下级：无间接下级：无岗位职责：1、负责公司各类档案的收集、立卷、归档、保管、借阅、销毁等；2、负责各部门对口的日常档案管理员，并提供专业培训，指导；3、负责文印事务，并协助处理本部门内务；4、完成公司领导或上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对公司各类档案的收集、立卷、归档、保管、借阅、销毁等负有管理责任；2、对各部门对口的日常档案管理员，负有专业培训和指导的责任；3、对文印事务及协助处理本部门内务负有执行责任；4、对公司领导或上级临时交办的相关事务负有执行责任；主要权力：1、对公司各类档案的收集、立卷、归档、保管、借阅、销毁等有管理权；2、对各部门对口的日常档案管理员，有专业培训和指导权；3、对文印事务及协助处理本部门内务有建议权、执行权；4、对公司领导或上级临时交办的相关事务有执行权；岗位工作环境：1、工具（设备）：电脑、电话、办公桌椅、办公用品、档案管理专业用品2、工作场所：档案室、行政部办公室3、出差频率：极少4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格：1、中专以上学历，档案管理、文秘或其他相关专业毕业；2、具备1年以上同岗位工作经验；3、熟悉企业档案管理知识，掌握企业档案管理技能；4、认真细心，保密意识强，组织、协调能力较强；5、熟悉文印设备，能熟练进行文印作业；6、能熟练掌握与运用办公软件及档案管理专业软件。岗位名称7：司机 人员： 直接上级：司机班班长间接上级：行政部副经理直接下级：无间接下级：无岗位职责：1、服从用车调度，安全行车；2、服从值班安排，在岗待命；3、负责挂钩车辆的年检、日常保养保洁、检修等；4、完成公司领导或上级临时交办的其他事务；主要责任：1、对安全行车负有完全责任；2、对车辆的日常保养、保洁、检修、相关手续办理等负有管理责任；3、对公司领导或上级临时交办的其他事务负有执行责任；主要权力：1、出车途中，对规避影响安全行车的因素有决定权；2、对车辆日常保养、保洁、检修、相关手续办理等负有建议权及执行权；3、对公司领导或上级临时交办的其他事务具有执行权；岗位工作环境：1、工具（设备）：车辆、办公桌椅、办公用品2、工作场所：小车班办公室、出车途中3、出差频率：频繁4、工作时间特征：每月按排班计划24小时全天候轮值、每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：有一定危险性任职资格：1、初中以上学历，持有相应资质的驾驶证及驾驶员上岗证；2、具备3年以上同类车辆的驾驶经验；3、身体健康，安全意识、保密意识及责任心强；4、熟悉车辆相关手续办理及车辆日常保养的知识；5、熟悉市内交通情况及交通安全法律法规；6、团结团队，爱岗敬业。岗位名称8：保洁员；人员： 直接上级：行政部副经理间接上级：行政部经理直接下级：无间接下级：无岗位职责：1、负责公司会议室、办公楼公共区域及部分公司领导办公室内部的卫生保洁；2、负责办公楼各卫生间及盥洗区相关用品的更替；3、负责办公楼盆栽的定期浇水养护；4、临时协助公司其他区域的卫生保洁；5、完成上级领导临时交办的相关事务。主要责任：1、对公司会议室、办公楼公共区域及部分公司领导办公室内部的卫生保洁负有执行责任；2、对办公楼各卫生间及盥洗区相关用品的更替负有执行责任；3、对办公楼盆栽的定期浇水养护负有管理与执行责任；4、对临时协助公司其他区域的卫生保洁工作负有执行责任；5、对上级领导临时交办的相关事务负有执行责任；主要权力：1、对公司会议室、办公楼公共区域及部分公司领导办公室内部的卫生保洁负有建议权、执行权；2、对办公楼各卫生间及盥洗区相关用品的更替有建议权、执行权；3、对办公楼盆栽的定期浇水养护负有建议权、执行权；4、对临时协助公司其他区域的卫生保洁工作负有执行权；5、对上级领导临时交办的相关事务负有执行权；岗位工作环境：1、工具（设备）：保洁工具2、工作场所：公司会议室、办公楼公共区域及部分公司领导办公室等保洁范围区3、出差频率：无4、工作时间特征：每周单休一天，偶尔加班5、工作环境特征：无危害工作环境任职资格：1、小学以上文化，能基本使用普通话交流；2、具备1年以上同岗位工作经验；3、工作态度良好，工作自觉主动，配合性好；4、踏实勤恳，吃苦耐劳，工作认真负责，效率高。