项目采购管理办法

. .工程采购管理方法1. 目的标准工程采购业务及工作流程。2. 适用范围本方法适用于*集团股份*控股房地产公司所开发工程的工程施工、监理/咨询效劳、材料设备供货、配套工程和维修工程等工程类集中采购和分散采购含甲指乙供。3. 术语和定义3.1. 采购文件是指采购实施过程中发给供给商邀请其报价的正式文件，包括招标文件和报价邀请函等。3.2. 入围供给商是指在具体采购业务实施前，经过筛选确定为拟邀请参与投标或报价竞争的供给商。4. 工作职责总部采购管理组总部本钱管理组一线公司采购负责部门一线公司工程经理部一线公司本钱管理组一线公司设计管理组一线公司客户关系中心编制、修订及解释本方法负责参与提供意见编制、修订及解释一线具体指引审批审批负责一线指引编制、修订标准文本参与参与采购模式分析负责总部层面负责一线层面参与参与编制、修订一线年度采购规划审批负责参与参与编制工程采购方案负责参与参与参与编制采购方案负责参与参与采购寻源及采购流程管理负责总部采购流程执行负责总部采购工作中的本钱分析或本钱监视负责一线采购流程执行负责一线采购工作中的本钱分析或本钱监视控制采购工作进度负责总部层面负责一线层面编制采购文件主持编制提出技术、工期及配合要求编制经济条款和价格清单提供图纸，负责产品定样发出招标文件或报价邀请函负责参与参与答疑主持技术、工期及配合要求答疑经济条款答疑参与图纸、样品等方面的答疑开标招标方式主持接标、开标参与评审投标文件招标方式负责提供意见评审报价及本钱监视参与谈判竞争性谈判方式主持根据情况参与谈判参与谈判采购决策组织参与参与参与文档管理负责总部层面负责一线层面5. 工作程序5.1. 采购前期工作5.1.1. 工程采购实施前，采购负责部门组织相关部门编制采购方案。5.1.2. 采购方案应在施工进度方案完成后进展制作，采购方案内容详见工程采购管理方法9.2.1条。5.1.3. 采购负责部门在不同工程的采购方案制定中应起到统筹作用，并负责整合需*施集中采购。5.1.4. 在具体产品/效劳采购实施前，采购负责部门应编制相应的具体采购方案，报采购决策小组批准。5.2. 入围供给商的选择5.2.1. 具体采购方案中应确定入围供给商。入围供给商只能从总部采购平台备案的供给商或已经有业务且截至新采购业务启动时评估结论为“可承受的及以上供给商中选择。5.2.2. 对于总部采购平台备案的供给商，在选择入围供给商时，应对其异地施工或供货能力进展客观判断，并在采购方案中说明选择其入围的依据。5.2.3. 公司内所有职员均可以推荐供给商。为躲避推荐风险，推荐人应回避与被推荐供给商的相关业务决策。合作过程中推荐供给商出现问题，推荐人无须承当责任。5.2.4. 选择入围供给商的原那么：保证有充分的竞争。严格制止相互之间有关联关系或关联业务的供给商参加同一项工程的竞争。5.2.5. 采用邀请招标方式时，参与投标的供给商不得少于三家；多标段同时发标时，一个标段不得少于三家投标供给商，能力缺乏的供给商不得参加两个以上含的标段投标。5.2.6. 采用竞争性谈判方式时，参与谈判的入围供给商不得少于两家。5.3. 采购实施5.3.1. 对于集中采购和分散采购，均按采购方案中确定的采购方式邀请招标、竞争性谈判、直接委托中的一种所对应的流程实施；10万元以下含可以采用零星采购方式。但不得为了实现零星采购而人为肢解采购业务。5.3.2. 邀请招标5.3.2.1. 招标文件的编制5.3.2.1.1. 采购负责部门编制招标文件，本钱合约部、法律人员必要时、工程经理部必要时应根据职责分工负责提交相应的组成局部或意见，由采购负责部门在总部采购平台发起招标。5.3.2.1.2. 招标文件分正文和附件两局部。正文包括：招标内容、招标范围、工程简介、工期/供货期要求、售后效劳要求、价格要求、投标截止日期、开标时间、评标方法、废标认定标准、投标保证金、投标文件组成、答疑时间等；附件包括：技术标编制要求、经济标编制要求、工程量清单报价表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供)、原材料清单包括供给商名称、技术参数、国家标准要求、报价等信息、技术要求、图纸、供给商本钱分析表材料设备类拟签的协议/合同文本。5.3.2.1.3. 招标文件应全面、完整、表述准确尤其是涉及双方利益的经济条款，防止事后发生纠纷。5.3.2.1.4. 本钱合约部应在招标前深入了解拟采购产品/效劳的市场价格，结合具体情况编制评标参考价，中标价必须在参考价之内。5.3.2.1.5. 如需对投标供给商进展报价引导，亦可将招标参考价作为公开性标底，包含在招标文件中。5.3.2.1.6. 对于包含新技术、新工艺，或采购方对市场价格行情不了解的产品/效劳，那么不应设公开标底。5.3.2.1.7. 招标文件中，应给供给商预留合理的投标时间，一般不少于三个工作日。5.3.2.2. 发标与招标答疑5.3.2.2.1. 招标文件通过总部采购平台统一发放，以保证总部范围内信息共享。5.3.2.2.2. 为保证投标供给商履行其投标承诺，公司可根据招标工程情况收取一定的投标保证金，且应保证在中标/未中标通知书发出后及时退还未中标单位的投标保证金；中标单位的投标保证金应在合同签定后退还。5.3.2.2.3. 采购部门不组织投标供给商进展现场踏勘的，由投标供给商在获得投标信息后自行开展。如有必要组织现场踏勘的，由采购负责部门统一安排，工程经理部负责现场接待，对投标供给商应分别安排在不同时间进展现场踏勘。5.3.2.2.4. 招标答疑由采购负责部门组织，本钱管理部、工程经理部或设计管理部参加，可以通过网络联机讨论的方式进展在线答疑；如有必要以会议形式进展答疑的，对投标供给商应分别安排在不同时间进展，答疑应做好书面记录并上传总部采购平台。注意将招标产品/效劳概况、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求及招标中的非常规做法向所有投标供给商进展交底，防止理解差异，使投标文件更具可比性。5.3.2.2.5. 招标答疑还需对公司内部的职员职务行为准那么、质量价值观及标的物的风险等事项进展交底或提示，引导投标供给商合理报价，防止投标文件与采购需求有大的偏差。5.3.2.3. 开标5.3.2.3.1. 投标供给商应在招标文件规定的日期之前回标，不按时回标视为放弃投标，采购负责部门应予以记录。5.3.2.3.2. 通过总部采购平台投标的，在设定的开标时间统一开标，至少由采购负责部门和本钱合约部共同见证。5.3.2.4. 澄清5.3.2.4.1. 如发现投标人的投标文件可导致采购方产生多种理解，可以要求投标供给商对标书予以澄清和修正，并用书面形式列明澄清内容提交招标人作为投标文件的补充内容。5.3.2.4.2. 对投标报价的澄清应遵循以下原那么：采用工程量清单计价方式的，对投标报价的澄清仅限于数据累加有误、小数点有误，在此根底上的澄清结果才允许调整投标总价，按澄清后的结果最低价中标。其它澄清均不得改变投标价格。5.3.2.4.3. 除以上情况外，不得因任何其他原因对投标文件进展实质性修改，特别制止借助澄清的时机对投标文件做出实质性修改。5.3.2.5. 评标5.3.2.5.1. 采用综合评审法，技术标由采购负责部门组织工程经理部、设计管理部等相关部门评审，经济标由本钱管理部负责评审或进展本钱监视。经济标评审和技术标评审应在统一实施方案的根底上进展。5.3.2.5.2. 技术要求高，或对配合、维修效劳有特殊要求的招标工程，宜采用两阶段评标法，先评技术标，技术标评比结果确定后再评经济标。如果在技术标评定阶段不满足要求的，取消进入下阶段经济标评审资格。5.3.2.5.3. 技术标的评审结论为：符合要求或不符合要求，不应进展排序。5.3.2.5.4. 经济标评审中，应充分运用招标参考价进展分析、比拟，并通过定标前澄清或定标后约谈消除投标供给商不平衡报价不合理低价或不合理高价；对数据累加有误、小数点有误等投标报价的澄清导致报价次序发生变化的，按澄清后的结果最低价中标。5.3.2.5.5. 开标后，如果所有投标价格均高于参考价，原那么上视为废标，应重新组织招标；如招标清单出现不完整，对缺漏项局部可要求所有投标单位补发清单后最低价中标。 5.3.2.5.6. 采购负责部门应综合经济标和技术标评审结果，编制投标分析报告。5.3.2.6. 定标5.3.2.6.1. 采购负责部门组织采购决策小组召开定标会，集体决策确定中标单位。定标应在总部采购平台完成审批，或填写确定合作供给商审批表经采购决策小组审批后上传总部采购平台，均须将澄清文件、投标分析报告作为附件。5.3.2.6.2. 在定标结果确认后，采购负责部门应通过总部采购平台向中标单位发出中标通知书，并将定标结果通知其他投标供给商。5.3.2.6.3. 发现投标供给商有以下行为的，定标前其投标按废标处理，定标后取消其中标资格：5.3.2.6.3.1. 投标供给商逾期投标的；5.3.2.6.3.2. 投标供给商相互串通投标的；5.3.2.6.3.3. 投标供给商弄虚作假、骗取中标的；5.3.2.6.3.4. 投标供给商向招标人行贿的；5.3.2.6.3.5. 投标文件对招标要求未作出实质性响应的。5.3.2.6.4. 以下情况须重新招标：5.3.2.6.4.1. 去除废标后缺乏三家；5.3.2.6.4.2. 开标后发现所有投标价皆高出预期，不在有效报价范围之内。5.3.2.7. 实时竞价5.3.2.7.1. 实时竞价属于邀请招标的一种特殊形式，适用条件：邀请招标适用条件中技术简单、适合进展单纯价格竞争的情况。具体操作参照5.3.2邀请招标规定执行。5.3.2.7.2. 实时竞价与一般邀请招标的主要区别：允许供给商多轮投标报价；每家投标供给商均能看到其它投标供给商的报价，但看不到对方的单位名称。5.3.2.7.3. 对于投标供给商每一轮新的报价，只允许降低、不允许提高，否那么作废标处理。5.3.3. 竞争性谈判5.3.3.1. 谈判前准备5.3.3.1.1. 谈判前做好充分准备是谈判成败的关键。应根据谈判内容成立谈判工作小组，并保证有采购负责部门、本钱合约部人员同时参与，50万元以上的合同至少应有一名主管含级以上人员参加。5.3.3.1.2. 采购负责部门在谈判前应确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。5.3.3.1.3. 采购负责部门要求供给商编制报价清单。5.3.3.1.4. 谈判过程中的踏勘、答疑，参照5.3.2邀请招标的相关规定；谈判过程中的谈判记录在定标时上传总部采购平台。5.3.3.1.5. 谈判工作小组在谈判中应与供给商充分沟通，使其准确了解采购需求、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求等，以保证谈判的成效，并且应在谈判过程中逐步明确对产品/效劳的具体要求、价格构成和评定成交的标准，在要求供给商进展最后报价的时间之前确定本次采购的供给商修正系数采用综合评审法，即有效报价乘以供给商修正系数之后最低价中标，技术局部优秀的供给商修正系数小于其它供给商，提交采购决策小组审批。5.3.3.1.6. 采购负责部门通过总部采购平台把最后报价时间通知所有参加谈判且符合技术要求的供给商，要求供给商在规定时间内进展最后报价。5.3.3.2. 采购决策5.3.3.2.1. 采购负责部门会同本钱管理部根据最后报价及谈判结果编制评审报告。5.3.3.2.2. 采购负责部门组织采购决策小组召开决策会，集体决策确定单位。决策结果应在总部采购平台完成审批，或填写确定合作供给商审批表经采购决策小组审批后上传总部采购平台，均须将评审报告及过程中的澄清文件作为附件。决策后应将结果通知所有参加谈判的供给商。5.3.4. 直接委托5.3.4.1. 采购负责部门在谈判前应确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。5.3.4.2. 谈判中谈判工作小组应与供给商充分沟通，使其准确了解采购需求、技术要求、报价要求等，以保证谈判的成效。5.3.4.3. 根据谈判内容成立谈判工作小组，并保证有采购负责部门、本钱管理部人员同时参与，金额在50万以上的采购业务应有一名主管含级以上人员参加。5.3.4.4. 采购负责部门会同本钱管理部根据最后报价和谈判结果编制报告。5.3.4.5. 采购负责部门组织采购决策小组召开决策会进展集体决策。填写确定合作供给商审批表经采购决策小组审批后上传总部采购平台，相关过程资料一同上传。5.3.5. 配套工程采购5.3.5.1. 配套工程的采购根据当地政府垄断情况，在采购筹划阶段由采购部、工程部、本钱部共同对配套工程需要采购的工程进展区分，并遵循以下原那么：5.3.5.1.1. 直签采购：指与政府配套主管部门直接签订合同或按政府统一收费单的形式，可以不通过总部采购平台进展寻源，过程资料及合同需上传总部采购平台。5.3.5.1.2. 外包采购：指与施工单位、配套主管部门的下属单位或与其有关联的施工单位签订合同，需采用邀请招标或竞争性谈判方式，在总部采购平台上完成寻源。5.3.5.1.3. 配套工程应特别注意直签采购与外包采购之间可能存在的内容重复，应有明确的保证措施和责任人。5.3.5.2. 配套工程合同应遵循三权分立的原那么：5.3.5.2.1. 工程主办工程师：负责技术方案的制定。提供政府收费标准或垄断企业统一价格标准；推荐当地优秀合作资源，与本钱、采购一起对供给商进展考察、认证，参与价格谈判。5.3.5.2.2. 本钱主办工程师：根据实际造价及当地取费标准严格按照审批流程的规定进展本钱审核，与供给商进展价格谈判。5.3.5.2.3. 采购主办工程师：根据本方法的相关规定负责供给商的选择、采购方式确实定、合同的签署，参与价格谈判。5.3.5.3. 合同及相关过程文件需上传至总部采购平台。5.3.6. 零星采购5.3.6.1. 采购金额小于10万元含的产品、工程、效劳。5.3.6.2. 应事前对零星采购供给商的资质和供给能力/承建能力进展评审，评审通过前方可与之开展业务往来。5.3.6.3. 零星采购审批需提供确定供给商的依据、确定合同价格的依据、工程范围、工作标准等，并上传总部采购平台。5.4. 签约与后续工作5.4.1. 在采购文件规定的合同签订时限之内，采购负责部门组织与决策确定的单位签订采购协议对于集中采购或采购合同对于分散采购，采购过程文件招标文件、投标文件、报价邀请函、报价文件、澄清文件、答疑纪要、招标期间的往来函件、投标人的各种承诺均为协议或合同的组成局部。5.4.2. 采购协议和采购合同签署后应上传至总部采购平台。5.4.3. 对于集中采购，采购协议签订后，采购负责部门应及时发布通知并进展协议交底，交底内容至少应包括：协议期限、工程范围、产品范围、关键技术指标、质量标准、验收标准、计价说明、付款条件、供货期等。5.4.4. 在集中采购协议有效期内，一线公司应严格按协议规定执行，按照协议内的产品/效劳价格，直接与协议指定供给商签订采购合同；因特殊原因需选用非集中采购合作伙伴或现有合作伙伴协议外产品，采购经办部门应提前报相应层面总部/一线采购负责部门审批，审批通过前方可另行采购。5.4.5. 对供给商中标的产品应进展封样，如涉及较多产品，应附照片及检验标准，封样产品应由供给商提供签字、盖章及日期标签。5.5. 履约5.5.1. 由工程经理部负责材料设备的订货、到货验收、过程评估、付款等全过程管理。5.5.2. 工程经理部根据工程方案，按协议或合同约定的供货期提前向供给商发放材料设备订货通知。对于总部集中采购和区域集中采购的产品，应通过总部采购平台发放订货通知、要求供给商通过总部采购平台发放发运通知，并在总部采购平台上完成货物接收，电梯、橱柜、配电箱等无法事先约定工程方案综合价格等的产品除外；对于其它产品，一线公司自行确定是否通过总部采购平台发放订货通知和完成货物接收。5.5.3. 货到工地现场后，由工程经理部经办人、监理经办人和施工单位经办人负责收货、验收，监理经办人和施工单位经办人在收货验收单上签字。对于总部集中采购和区域集中采购的产品，工程经理部经办人在总部采购平台上接收确认；对于其它产品，工程经理部经办人在收货验收单上签字，或在总部采购平台上接收确认对于通过总部采购平台发放订货通知的。5.5.4. 由工程经理部按协议或合同约定的时间发起对供给商的付款审批，付款资料中应包括有接收人签字的收货验收单复印件、网上接收单、供给商过程评估或后评估资料，工程经理部负责人负责对接收情况审核确认。5.6. 支持性文件5.6.1. 采购方案编制流程5.6.2. 采购方案编制流程5.6.3. 邀请招标流程5.6.4. 竞争性谈判流程5.6.5. 直接委托流程5.6.6. 实时竞价流程5.6.7. 集中采购创立合同及订单发放流程- 优选