办公室人员及岗位设置的说明

河南冠能电子商务有限公司 1 办公室人员及岗位职责 建立和完善办公室的工作程序 岗位职责 使部门工作更加灵 活高效 同时规范明晰部门日常工作特制定本制度 一 办公室人员设置 根据公司现状及工作实际 办公室人员拟定 5 人 具体为 行政办公室主任 1 人 行政助理 1 人 人事助理 1 人 前台文员 1 人 行政内勤 1 人 二 办公室职责 1 负责贯彻公司领导指示 做好上下联络沟通工作 及时向领 导反映情况 反馈信息 搞好各部门间相互配合 综合协调工作 对各项工作和计划的督办和检查 2 协助公司领导制订及修订公司各项管理规章制度 督促 检 查制度的贯彻执行 3 负责公司会务安排 做好会前准备 会议记录和会后内容整 理工作 根据需要按会议决定发文 4 负责公司的各项文秘工作 起草 修改 审核公司的文件 处理和催办公司的各项指令 5 负责员工的考勤记录 每日分析 汇总 月底上报公司领导 和财务 6 负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行 统计员工绩 效考核结果 7 负责组织企业文化建设 开展集体活动 慰问 员工福利等 河南冠能电子商务有限公司 2 工作 为丰富员工文化生活 组织安排各种文体活动和旅游活动 8 负责公司人力资源相关业务 办理员工招聘 录用 薪资奖金 调动 考核 奖惩 辞职辞退 离职 人事档案等业务事项 代表 公司与员工签订劳动合同及其保管工作 9 办理员工的社会福利保险事项 10 负责公司保密工作和法律事务 妥善保管和正确使用公司印章和 介绍信 11 负责公司办公用品的计划 采购 发放 使用登记 保管 维护 管理工作 控制费用 厉行节约 12 负责建立健全员工的人事档案 做好材料收集 档案管理 文 书起草 公文制定 文件收发等工作 13 负责公司的前台接待 客人来访迎送等招待工作 14 负责公司环境卫生打扫分配与安排 15 负责固定资产盘点 整理 存档 16 调查处理各种重大工作失职 违规违纪案件 调查处理员工投诉 调处劳资纠纷 17 公司领导临时交办的工作 18 其他需要配合完成的工作 三 岗位职责 一 办公室主任 1 对公司总经理负责 根据总经理的工作部署 按照办公室 的职能 负责主持办公室的全面工作 河南冠能电子商务有限公司 3 2 检查督促本部门日常工作 并经常向总经理汇报工作 3 每周六下午 4 时召开本部门会议 总结一周工作完成情况 安排下周工作 2 负责各种事项的通知 会议决定的草拟和发布 3 负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习 监督检查部 门的岗位责任的执行 努力提高工作水平和工作效率 指导督促本 部门工作人员按时 按量 按质完成工作 4 组织安排公司会议议程 并安排会议记录 同时负责检查会 议的执行情况 5 负责审核以公司名义所发的决定 报告等文稿 并及时转呈 领导签阅 建立相应的存档保存 6 负责组织协调各部门共性的综合性工作 及时做好领导交办 的其它事宜 7 注意了解公司日常运营中的情况和问题 搞好信息反馈工作 并提出解决办法 为领导决策提供参考 8 做好内外联协调工作 为公司经营做好服务工作 9 负责公司保密工作和法律事务 调查处理各种重大工作失职 违规违纪案件 调查处理员工投诉 调处劳资纠纷 10 做好公司领导临时交办的工作 二 行政助理 1 协助办公室主任做好办公室日常工作 4 负责保管和正确使用公司印鉴 开具介绍信或出具证明 做好登 河南冠能电子商务有限公司 4 记 做到有据可查 不出错 5 负责员工的考勤记录 每日分析 汇总 月底上报公司领导和财 务 6 协助制订及修订公司各项管理规章制度 督促 检查制度的贯彻 执行 7 负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行 统计员工绩效考 核结果 8 负责组织企业文化建设 开展集体活动 慰问 员工福利等工作 为丰富员工文化生活 组织安排各种文体活动和旅游活动 9 完成领导交办的其他工作 并将完成情况及时回报 三 前台文员 1 做好公司的文字工作 包括文件 信函 报告 请示的起草 校核等 并协助做好文书档案的归档和清档工作 3 及时递送上级文件及有关请示 报告给领导批阅 做到及 时准确 无误 并做好催办工作 4 根据会议的安排及主任的指示 及时发出会议通知 安排 好会议室 做好会议记录和会议纪要整理工作 并配合搞好卫生和 开水供应等服务工作 5 协助搞好接待和来访工作 6 负责公司电话接听 转接 登记 7 完成领导临时交办的任务 河南冠能电子商务有限公司 5 四 人事助理 1 根据公司上级要求制订公司用工制度 人力资源管理制度 劳动工资制度 人事档案管理制度 员工手册 培训大纲等规章制 度 经上次批准批准后组织实施 并根据公司的实际情况 发展战 略和经营计划制定公司的人力资源计划 2 制订和实施人力资源年度工作目标和工作计划 按月做出预 算及工作计划 每年度根据公司的经营目标及公司的人员需求计划 审核公司的人员编制 对公司人员的档案进行统一的管理 3 依据公司的人力资源需求计划 组织各种形式的招聘工作 收集招聘信息 进行人员的招聘 选拔 聘用及配置 根据公司对 不合格的员工进行解聘 4 负责建立公司的培训体系 制定公司的年度培训计划 全面 负责公司管理层的培训与能力开发工作 并对公司各个部门的培训 工作进行监督和考核 5 根据公司发展规划 对公司的各个职能部门进行职务分析 编制各岗位的岗位说明书 6 建立员工沟通渠道 定期收集信息 拟订并不断评估公司激 励机制 福利保障制度和劳动安全保护措施 7 负责办理员工的各项社会保险手续及有关证件的注册 登记 变更 年检等手续 8 负责公司与外部各级组织 机构的业务联系 负责对内 对 外劳资统计工作 河南冠能电子商务有限公司 6 9 督促各部门建立 完善员工入职培训 提高员工的素质 10 负责代表公司与入职员工签订劳动合同 五 行政内勤 1 协助办公室主任进行日常行政管理工作 3 负责协助办公室主任办理公司办公设备 办公用品的购买 4 负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作 5 在各种行政事务方面帮助和服务于公公司员工 6 做好办公用品的申报 购置 保修等管理工作 保管登记和按规 定发放公司办公用品及劳保用品 7 对月底水电气的统计和缴费 公司固话及网费 8 负责公司环境卫生打扫分配与安排 9 负责固定资产盘点 整理 存档