办公室行政事务管理制度

办公室行政事务管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司行政事务管理行为 理顺内部关系 提高办事效率 特制定本规定 本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法 以加强行政管理的有效性 并在 公司内部形成办事有程序 工作有标准 事事有人管 人人有专责的局面 第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调 加强对各项工作的督促和检查 沟通内外联系 保证上情下达和下情上报 逐步建立并完善各项规章制度 促进 公司各项工作的规范化管理 第三条 办公室应加强对外联络 拓展公关业务 促进公司与社会各界的广泛合作和友好 往来 树立良好的企业形象 第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理 印信管理 图书资料管理 办 公室设备管理 办公用品管理制度 办公室日常涉外公务及礼仪管理制度 办公 环境卫生 办公纪律管理 保密规定等 第二章 办公室档案管理办法 第五条 档案管理范围 1 公司文件档案 包括公司资质 方针政策 决定 年度计划等与公司整体发展 相关的有长期保存价值的文件及资料 2 人事档案 劳动合同 员工档案 社保资料 考勤记录等 3 行政档案 办公物资 设备 一般易耗品的购买 使用记录等相关档案 例会 记录等 4 项目档案 项目资料 项目会议记录等具有参考价值的文件资料 5 销售档案 合同 协议 对外宣传资料等 第六条 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案 由公司办公室负责管理 第七条 管理职责 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整 安全保密和使用方便 第八条 资料的收集与整理 1 公司的归档资料实行 季度更新 年度归档 规则 项目归档 根据项目进行进度 情况分阶段归入项目档案 2 在归档期 办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料 3 原始资料应进行编号 登记 同时更新上次的归档目录 各主管部门经理应积 极配合与支持 4 凡应该及时归档的资料 办公室按其种类 密级负责及时归档 第九条 档案的借阅 1 总经理 总监 办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续 2 因工作需要 公司的其他人员需借阅非密级档案时 由借阅本人填写 借阅档 案申请表 部门经理审批 办公室主任核批后方可借阅 3 公司档案密级分为机密与普通两个级别 机密级档案经总监级批准后方可借阅 但借阅时间不得超过 2 个工作日 普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手 续 借阅时间最长为一周 4 档案借阅者必须做到 爱护档案 保持整洁 严禁涂改 注意安全保密 严禁 擅自翻印 抄录 转借 遗失 第十条 档案的销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料 2 公司档案 项目档案 销售档案 员工人事档案为长期保存档案 非长期保存 档案保存期为两年 3 当某些档案到了销毁期时 由档案管理员填写 公司档案资料销毁审批表 交 办公室主任审核经总经理批准后执行 4 经批准销毁的公司档案 办公室工作人员须认真核对 将批准的 公司档案资 料销毁审批表 和将要销毁的档案资料做好登记并归档 登记表永久保存 5 在销毁公司档案资料时 必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁 第三章 办公室印信管理办法 第十一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 印章的管理 关系到公 司正常的经营管理活动的开展 为防止不必要事件的发生 维护公司的利益 制定本办法 第十二条 公司的印章由总监级人员保存 发放 回收印章 监督印章地保管和使用 第十三条 公司印鉴一律由总经理批准后方可用印 印章应在办公室内使用并由专管人员亲 自用印 力求做到印迹清晰 规范 第十四条 建立 用印登记簿 对印章使用情况进行登记备查 对各类介绍信存根 要妥 善保管 第十五条 公司一般不允许开具空白介绍信 证明如因工作需要或特殊情况需要 必须经总 经理批示后方可开出 持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况 未使用必须交回 第十六条 办公设备包括 办公用计算机 复印机 空调 办公家具 照相机等单位价值较 高的实物资产 第十七条 办公设备的采购 1 办公设备的采购要本着节约 合理 适用的原则 采购大中型设备器具 大 宗基建材料等 必须有两人参加洽谈 货比三家 务求价廉质优 经办人在业务 交往中严禁收受回扣 红包及高额贵重馈赠 不得受贿 不得索取钱物 2 各部门根据实际需要申请购买办公设备 单位价值 1000 元以上的需经总经 理批准 单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准 办公室审核 原则上由办 公室安排购买 或经办公室同意由申购部门自行购买 第十八条 办公设备的发放 领用与保管 1 办公设备 如计算机等 由办公室统一安排发放 领用人签字领用 并负责 保证办公设备的外观整洁 功能完好 2 办公设备必须详细备案纪录 登记造册 由办公室统一保管 第十九条 办公设备与用品的借用 1 凡借用公司办公设备 器材 需填写设备借用单 并由部门经理签字认可 2 借用办公设备时限最长为 1 周 超时未还的 办公室有责任督促归还 第二十条 办公设备的归还 1 短期借用的办公设备 如照相机 硬盘等 在使用完后应及时归还办公室 办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续 2 个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室 由办 公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续 3 领用或借用设备发生损坏或遗失的 视具体情况照价或折价赔偿 第二十一条 公共办公设备管理 1 公共办公室设备是指公司空调 饮水机 微波炉 冰箱 沙发等由办公室负 责管理 办公室应保证设备的安全 完整 整洁 卫生 2 使用人在使用公司公共设备时注意合理 安全使用 并爱护公共设备 公司 空调的开关 温度设置等由办公室根据需要进行操作 员工不得随意调节 3 公司复印机 打印机 投影仪等由办公室管理 由网支组负责配合具体保养 与维护 4 公共办公设备如有故障或缺少相关配件 员工不得随意自行拆装修理 应由 办公室及时联系安排维修或更新事宜 第五章 办公用品管理办法 第二十二条 公司办公用品是指单位价值在 100 元以内的低值易耗品 包括办公文具 卫 生用品等 第二十三条 办公用品的采购 1 办公用品的采购应本着节约 合理 适用的原则 由办公室根据库存情况 实际使用情况 统一进行采购 2 办公用品采购由办公室指定专人负责 并采取以下方式 1 定点 公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购 2 定量 动态调整 保证常备物资的库存合理性 3 特殊物品 批量价值较高的物品 应选择多方厂家的产品进行比较 择优 选用 第二十四条 办公用品入库应按照分类原则 及时登记入库 第二十五条 办公用品的领用 1 办公用品领用应由领用人填写 办公用品领用登记表 办公室负责核对发 放 2 办公室有权根据办公用品领用情况 控制员工的办公用品领用总支出 第二十六条 办公用品的月度统计 1 办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存 要求做到帐实相符 2 办公室根据统计结果和库存情况 对次月的办公用品消耗进行预估 进行必 要的增补 第二十七条 办公用品归还 1 员工在离职时 应将部分可再用的办公用品进行归还 如考勤卡 文件架 文件夹 计算器等 2 员工领用的办公用品不需再用 又不影响再次使用的 可以归还至办公室 由办公室办理相关手续 第六章 图书资料管理办法 第二十八条 图书资料的分类 1 公司图书资料根据用途划分为项目图书资料和一般性图书资料两大类 2 项目图书资料 指为配合公司业务项目开展需求所购进的相关图书资料 3 一般性图书资料 指为提高员工业务技能或为丰富员工文化生活所购进的相 关图书资料 第二十九条 图书资料的采购 1 公司图书资料的采购分为公司统一采购和员工根据业务开展需求采购两种方 式 2 员工根据业务开展需求需采购图书的 须填写 采购申请表 并报办公室 审核 部门经理审批后方可进行采购 采购人凭正规购书发票及时办理相关入库 手续及财务报销手续 未按规定办理相关采购申请或无法提供有效发票作为采购 凭证的 所发生的相关费用均由采购人个人承担 第三十条 图书资料的保管 1 公司图书资料统一由办公室保管 2 公司图书资料购进后应及时交由办公室办理入库手续 办公室在办理完入库 手续后应及时参照 公司图书资料编号规则 进行统一编号 并及时更新和公布 公司图书资料一览表 以便员工按需进行借阅 3 办公室应定期归集公司现存图书资料 对图书资料的封面进行维护 确保图 书资料的完好 并及时根据图书资料的完好程度配合公司业务发展需求确定补充 方案 第三十一条 图书资料的借阅 1 员工可根据需求对公司图书资料进行借阅 2 公司图书资料借阅的最长期限为一个月 员工借阅完图书资料后 应在约定 时限内及时归还公司 并确保所借阅图书资料完好无损 如在约定时限内不能及 时归还的 应及时办理续借手续 所借阅的图书资料在归还时如发现缺损或遗失 应按价赔偿 3 员工借阅公司一般性图书资料时 在填写完整 公司图书资料借阅登记表 后至办公室进行借阅 如因工作需要需借阅项目资料的 还需报部门经理审批后 方可进行借阅 4 公司项目图书资料属于公司重要资料 如有遗失或毁损 借阅人除照价赔偿 外 公司将视其情节轻重 给予相应的行政处罚 第七章 办公环境 办公纪律管理办法 第三十二条 办公环境管理 1 每个员工都有责任维护办公环境 下班前将所有文件存档 保证桌面整洁 保管好保密性文件 及时处理废纸 2 办公室内禁止吸烟 3 员工应爱护公共设施 注意公共卫生 第三十三条 办公室安全 1 不得将易燃 易爆品带入办公室 2 不得乱动人工警报器及其它灭火器材 3 员工需注意用电用水安全 第三十四条 办公秩序 1 遵守劳动纪律 不得迟到 早退 旷工 2 每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源 3 不要将私人访客带入办公室 4 离开办公室前 将贵重物品 文件档案柜和抽屉锁好 5 不得在办公室内打闹 嬉戏 大声喧哗 第三十五条 电话管理 1 公司的电话主要作为方便与外界沟通 开展业务之用 员工不得使用公司电 话服务于私人用途 2 员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语 接听电话统一首语 您好 员 工接听电话应对重要电话做好记录 记录对方名称 联系人 联系电话及事由 并迅速传达相关人员 3 与客户或公司领导及同事联络时 先问候对方 并自报某部门某人 简明扼 要的告之本次谈话目的和要点 结束时礼貌道别 等对方放下电话后 自己再放 电话 第八章 员工礼仪 第三十六条 仪表 1 员工头发要保持整洁 自然 指甲不能太长 并保持指甲清洁 应注意修剪 2 员工应保持身体清洁 特别是在夏季需经常洗澡 不要让身体发出异味而 影响他人工作和学习 3 员工着装须大方得体 与工作的环境相适应 男性职员不得穿奇装异服 衬 衣的领子不得有污秽 女性职员不穿过于暴露和性感的服装 如遇正式场合或商 务拜会须着职业装 4 员工夏季着装严禁穿背心 穿拖鞋 第三十七条 工作中应注意的礼仪 1 上级交办的事 立即去做 不得拖延 办理结果需及时反馈 并且在工作流 程中主动向上级汇报进展情况 2 经办机密事项时 不漏口风与他人 不得与公司内外无关之人谈论本公司 机密 3 承办其它部门主管交办的事情前 必须先报告自己的部门主管 承办公司 领导交办的事情 办理的同时通告自己的部门主管 4 同事间未经同意不得翻看对方的文件 资料等 遇紧急情况 经上级主管 同意可以查找 5 关心并积极参与公司的集体活动 不得无故缺席 第三十八条 公务接待礼仪 1 公务接待反映的不仅是接待个人的综合素质 也会反映公司整体风貌 所以 公务接待应遵循热情 尊重 平等 适度的原则进行 2 接待客户需注意着装 仪容 举止 常用礼节等 3 对于临时来访的人员 需做到文明 礼貌待客 主动 友善地和来访者打招 呼 问候 耐心应答 不厌其烦 在来访者离开时 主动与其道别 第九章 会议管理规定 第三十九条 公司 各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议 会议定期 定时 定人召开 第四十条 公司总经理例会 根据总经理会议需求安排 会议由办公室负责记录 会后及 时整理形成会议纪要 会议纪要应编号 及时 规范 分发至相关部门 第 四十一条 开发部门项目例会 每周五由部门经理组织 对本周开发任务进行 总结汇报 对下周工作任务进行安排 第四十二条 与会者必须对会议内容贯彻执行 做到有布置 有落实 有检查 第四十三条 会议不得无故缺席 迟到 第十章 保密制度 第四十四条 员工有责任严格遵守公司保密条例 第四十五条 全体员工都应保护公司机密信息 文件及软件 并有义务不向任何第三方或未 经授权的个人传递 透露 转交 使用 出售 转售 租借或以任何形式使用 相关保密资料 并确保所有能够接触到属于公司财产的机密信息 文件和软件 的相关人员同样遵守此条例 第四十六条 机密信息包括 书面或口头信息 资料 手册 方法 设想 合同与协议文本 等不为公众所知的信息 文件包括 备忘录 笔记 信函 计划 磁带等 软 件指机器内的任何程序包括 可读密码 数据 操作指令等 第四十七条 发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机时 应及时制 止并向行政上级汇报 第四十八条 其他保密内容参照劳动合同附件 保密竞业限制协议 第十一章 附责 本制度自总经理签发之日起执行