电子商务公司财务管理制度

电子商务公司财务管理制度 一 总则 1 二 适用范围 1 三 电商部财务职责 1 四 电商部财务人员组织架构 1 五 淘宝店铺和支付宝账户管理 1 六 电商部资金管理 2 七 电商部费用报销管理 2 1 费用报销规定 2 2 费用报销流程 3 八 电商部借款管理 3 九 电商部账务处理方法 4 1 价值量考核指标模式 或利润考核指标模式 4 2 从量模式和客服模式 4 十 电商部财务对账与结算 5 十一 其他说明事项 5 十二 附件 5 0 5 一 总则 为促进企业规模化大发展 发挥财务在电商部经营管理和提高经济效益中的作用 使本 部门的财务活动做到有章可循 参照有关规定 制定本办法 电商部相关工作人员须依照本 办法开展工作 二 适用范围 本办法适用于电商部所有工作人员 以及与电商业务相关的所有其他部门人员 三 电商部财务职责 负责建立 健全公司相关财务制度 监督各项制度的实施与执行 负责本部门的财务预 算 公司支付宝账户收支及银行结算业务 负责本部门记账 对账 财务报表 财务分析及 财务档案管理工作 四 电商部财务人员组织架构 五 淘宝店铺和支付宝账户管理 1 公司网上销售产品必须启用企业店铺 原已存在的个人店铺需及时清理 未经法人授 权的个人店铺 不允许使用 2 企业店铺相关信息包括店铺账户名称 登录密码 绑定手机号 绑定邮箱及邮箱登陆 密码须到财务做纸质资料备案 并有电商部门负责人的签字 3 企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种 店铺直属支付宝与淘宝店铺 紧密相连 承载店铺所有的收支业务 企业支付宝账户在申请企业店铺的时候 仅用 于验证企业身份 在店铺经营过程中产生的收支业务 不经由企业支付宝账户办理 4 公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号 一律使用同一专用手机号 公司所有 淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱 一律使用同一专用企业邮箱 专用手机号码和邮 箱需报集团监察部门做备案登记 员工离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账 号密码交回公司 由新的接任人接收管理 财务负责人 会计 出纳 1 5 5 公司支付宝账户由财务指定专人进行管理 并在接收账号后重置登陆密码和支付密码 严禁向他人泄露支付宝账户信息 6 公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户 严禁使用任何个人或 其他公司银行账户 7 需由支付宝付款的一切支出 包括但不限于店铺装修 维护以及缴纳各种业务保证金 均需由电商业务人员书面申请 并报相关领导签字后方可付款 8 公司对公账户与支付宝之间的转账业务 涉及到缴纳业务保证金的款项 需由电商业 务人员书面申请 并报相关领导签字后方可转账 六 电商部资金管理 1 电商部以向集团借支业务备用金的方式取得流动资金 用于电商部门日常经营活动 并按集团规定的利率结算利息 有偿使用 借支备用金需按照集团财务相关流程进行 审批 且所借备用金不归还亦不核销 申请新的备用金时 电商部需将上笔备用金的 用途做详细说明并上报集团财务备案 2 淘宝店铺所有货物销售必须走公司流程 所有销售收入必须进入公司指定账户 严禁 其他途径销售产品或将货款打入其他账户 3 财务人员应于每月 1 3 日核查支付宝余额 按业务类型分别提现到所绑定的银行账户 由于退货和退款的业务时有发生 支付宝提现业务需在每笔订单销售收入到达支付宝 账户 15 天之后方可办理 当月不能办理提现的销售收入 延期至下月提现 七 电商部费用报销管理 1 费用报销规定 1 1 本部门所发生的日常费用 办公费 招待费 差旅费 培训费 交通费等 以及 货物运输产生的运输费用 均需取得正规合法的票据方可报销 费用发票由于个 人原因未及时索取或丢失 财务不予报销 1 2 员工报销招待费时 除正规合法发票外 还需将消费详单和刷卡联 如用银行卡 支付 同时交财务备案 单据不齐全的 财务不予报销 1 3 财务人员需对每张发票金额及内容的真实性 合法性 有效性进行审核 并对有 关财务制度及财经纪律规范性进行审查 1 4 出纳人员付款时需检查各项单据是否完成所有审批手续 审批手续齐全后两个工 作日之内支付报销款 并在原始单据上加盖 现金付讫章 2 5 1 5 经办人需在费用发生后 30 天内办理报销手续 超过时间财务不予报销 如取得 发票与公司规定不符且需重新取得发票 必须在 7 日内到财务部备案 取得发票 时间最长不得超过 30 天 否则财务不予报销 1 6 关于招待费和差旅费的标准需严格按照集团财务相关制度执行 2 费用报销流程 经办人取得正规合法票据 财务人员审核签章 部门负责人审批 主管副总 总监 审批 财务负责人审批 总经理审批 董事长审批 到出纳处办理领款 核销欠款 八 电商部借款管理 1 淘宝店铺活动返现款和刷单款以及电商部日常业务支出 由经办人员先向本部门财务 借款 活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项 2 借款人因公需要借支的临时性款项及备用金 押金 借款时需填写借款单 并在借款 单中注明归还日期 3 对于单笔借款金额超过 5000 元的款项 需提前一天通知财务进行备款 4 借款人应自办理事项结束后 按照相关规定 凭相关手续 发票 报销单等有效单证 尽快到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款 报销所提供发票内容必须与原借 款用途一致 不一致时需在报销时书面说明原因 否则财务不予报销 5 借款人的借款时间最长不超过 30 天 从借款之日开始 特殊事项不能在 30 天内办 理完毕的 经财务负责人批准同意后办理未清借款延期说明 方可延长借款期 但最 长不超过三个月 每年底会计结帐前对个人借款进行清理 6 本部门所有员工调岗 离职时 必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款 如有借款未清偿的 公司人力资源部停止办理相关手续 并停发其在岗时未发放的 所有工资 通知本人限期清理借款 借款清理完毕后方可发放剩余工资 7 借款流程 借款人填写借支单 部门负责人审批 主管副总 总监 审批 财务负责人审批 总经理审批 董事长审批 到出纳处办理领款 8 借款审批权限 单位 元 分类及手续 经 办 人 部 门 负 主 管 副 财 务 负 总 经 理 董 事 长 签批责任说明 3 5 责 人 总 责 人 单笔金额 300 元 300 单笔金额 1000 借款 审批 单 1000 单笔金额 3000 部门负责人 分管 副总 对所属部门 是否同意经办负责 财务负责人 对资 金预算负责 电商部相 关人员 单笔金额 3000 九 电商部账务处理方法 根据本部门战略定位及销售模式不同 电商部账务按以下两种方式分别进行处理 1 价值量考核指标模式 或利润考核指标模式 1 1 此种模式相当于视同买断方式代销商品 本部门财务由集团财务进行监管 公司需将 电商部的业务活动单独设立账套进行核算 电商部独立进行财务核算并执行与集团财 务相一致的财务制度 定期按集团要求编制财务报表并上报 1 2 电商部财务需严格按照预先设定好的内部转移价格 核算采购成本 并据此与各供应 单位和部门结算 商品发货时 与商品相关的价值和风险同时转移给电商部 由电商 部核算商品成本 收入和利润 1 3 电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行承担 1 4 电商部财务人员需定期向上级部门和领导提交财务分析报告 分析本部门的投入和产 出情况 并对本部门的长远发展提出建设性意见和建议 2 从量模式和客服模式 2 1 此种模式相当于以收取手续费的方式代销商品 本部门财务由集团财务分管 集团设 专人负责电商部财务工作 电商部门不专设财务人员 亦不独立进行财务核算 2 2 集团财务应对电商部门所发生的支出单独进行归集 分品种核算商品盈亏 2 2 电商部所发生的非专属于本部门的费用支出 包括物流运输费用 活动返现以及其他 销售费用 由财务人员按照实际归属于各产品的费用分配给各供应单位和部门 并制 作调账通知单 由双方领导签字后作为调账依据 十 电商部财务对账与结算 4 5 1 物流对账与结算 电商部财务人员应于每月 25 日至下月 3 日前对当月所发生的运输费用和物流公司对 账 对账依据为运输公司传递的明细单以及发货人员移交财务的发货单 对账完成后 根据业务人员与物流公司协商的结算周期将款项结算给各物流公司 2 在途商品对账 电商部财务人员应于每月 25 日至下月 3 日前核对当月销售数据 将在途商品与未完 成的订单进行核对 并将比对结果报各供应单位和部门 各供应单位和部门核对无误 后完成对账 3 销售对账与结算 电商部财务人员应于每月 25 日至下月 3 日前核对当月销售数据 将支付宝余额与上 月销售成功的订单一一核对 对已完成销售并且已过退货期的订单 支付宝收款 15 天后 方可提现 提现后按照不同业务类型 将销售收入按预先确定的价格结算给相 应货物供应单位和部门 十一 其他说明事项 1 公司所有线上产品的定价经相关领导批准后 均需将报价单到财务做备案登记 未到 财务备案的产品一律不准上线销售 2 本管理办法自发布之日起施行 十二 附件 财务流程 1 财务结算流程 2 退货 退款流程 3 费用报销流程 4 借款流程 5 流程节点说明 电商部 2016 年 4 月 5 日