供应商管理制度及流程

供应商管理制度及流程 一 目的 二 适用范围 三 供应商分类 四 供应商管理流程 七 附则 八 附件 附件 2 供应商信息变更清单 附件 3 合格供应商名录 一 目的 XX 公司制定本 供应商管理制度 以下简称为 本制度 旨在规范公司采购业务的供应商管理流程 以建立统一的 供应商管理体系 确保供应商管理的合理性 准确性 及 时性以及授权审批的有效性 二 适用范围 XX 公司采购业务部门 三 供应商分类 按照采购策略 对供应商分类 编号 供应商类型 分类特征 1 战略供应商 与其有着长期 广泛合作或频繁交易的正式供应商 此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应 商 对公司的存在和发展极为重要且难以更换 或者更换 的成本很高 其符合以下条件 1 与其签订年度框架协议 明确规定有关付款条款 法 律条款 采购价格 或不固定价格 等内容 2 当每次采购申请提出后 如框架协议中有确定的采购 价格时 则无需再进行询价 比价工作 反之 仍必须进 行询价 比价工作 3 向此类供应商采购时 可以直接向供应商发出采购订 单 无需再行签订采购合同 2 优先供应商 针对某一类产品或服务 与其有着长期合作或频繁交易的 正式供应商 此类供应商所提供的产品和服务在其他供应 商处也可获得 但其在价格 质量 交付 提前期 反应 时间等综合绩效中有优势 总体绩效较好 符合以下条件 1 与其签订价格备忘录 以确定年度采购价格 2 当每次采购申请提出后 若申请采购的产品或服务的 价格已包含在价格备忘录中 则无需再对其进行询价 比 价工作 反之 仍必须进行询价 比价工作 3 同时 根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同 时 需就该笔采购签订单独的采购合同 3 普通供应商 与其有过合作或交易 但未签订任何框架协议或价格备忘 录的正式供应商 需就每次采购申请进行采购询价 比价 然后根据有关规定签订单独的采购合同 4 临时供应商 在现有合格供应商数据库中 不存在采购需求物料的供应 商 但是采购紧急 没有时间开发新的供应商 执行常规 的询价比价过程 而采用的供应商 5 淘汰供应商 公司根据供应商定期评估结果 确定不再与其进行交易的 供应商 同时 在采购系统中供应商选择时不允许选择 6 黑名单供应商 公司根据供应商定期评估结果 发现有欺诈 舞弊或诚信 不佳的行为 确定需要提请采购职能部门注意 不再与其 进行交易的淘汰供应商 四 供应商管理流程 1 供应商调查 1 采购部实施采购前 应对潜在供应商进行调查工作 目的是了解供应商的各项管理能力 以确定其可否列为合 格供应商名列 2 由采购部 工程部等相关部门人员组成供应商调查小 组 对供应商实施调查评估 并填写 供应商调查表 3 评价结果由各部门做出建议 供总经理核定是否准予 成为本公司之合格供应商 4 未经过供应商调查认可的厂商 除总经理特准外 不 可成为本公司的供应商 5 对供应商的调查评估包括价格评估 技术评估 品质 评估等 所需考虑因素如下 价格评估 对于供应商所提供的物料价格 采购部应评 价原料价格 加工费用 估价方法和付款方式 技术评估 对于供应商的生产技术 技术部应评价技术 水准 技术资料管理 设备状况及工艺流程与作业标准 品质评估 对于供应商的品质 采购部应评价品质管理 组织与体系 品质规范与标准 检验方法与记录 纠正与 预防措施等 表 2 供应商调查表模板 供应商调查表 供应商编号 供应商名称 调查时间 调查次数 调查评估项目 得分 评分说明 调查评估者 备注 成本 材料价格 加工费用 付款方式 质量 技术水准 资料管理 设备状况 跟踪服务 及时性 到货及时性 到货齐货性 合计 2 供应商定期评估 1 供应商定期评估小组成员至少应包括 采购部采购员 及经理 需求部门经理 财务部经理 合同管理部经理或 相应部门的经理授权人 采购部负责召集和领导供应商定 期评估小组的工作 2 除已淘汰供应商外 供应商评估至少每年进行一次 具体的 除定期评估外 还可以在项目完成后进行项目评 估 若供应商的交货期 品质 价格或服务产生重大变化 时 应及时对供应商做出评估 表 3 供应商定期评估表模板 供应商定期评估表 说明 1 本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估 以持 续提高供应商 2 评估相关规定详见供应商管理制度 绩效评估相关责任 部门必须本着客观公正进行评估 3 本表中 除特别注明 非必填项目 外 所有项目必须 完整填写 4 对本评估表存在任何疑问和建议 可咨询采购部 供应商基本信息 供应商名称 填写供应商全称 必须与系统中供应商名称一致 供应商编号 填写供应商完整编号 必须与系统中供应商名称一致 供应商所属物料种类 填写供应商主要所属类别 与系统中保持一致 如建材类 供应商 供应商目前等级 目前在系统中所属的级别 如 A 类供应商 评估周期 评估周期 如 2009 年 1 月 1 日至 2009 年 12 月 31 日 评估内容 评分类别 权重 评分项目 得分 0 5 分 价格 50 价格下降率 价格弹性 每天报价时 价格透明度 评估其他说明 非必填项目 如有需要单独说明事项 可另做文字说明 评估部门 价格评估一般供应商管理组 评估人 评 估人签名 评估日期 填写评估日期 付款条件 20 付款账期 付款条款弹性 评估其他说明 评估部门 评估人 评估日 期 交货 15 供货及时度 供货完整性 送货弹性 退货难易度 评估其他说明 评估部门 评估人 评估日期 品质及服务 15 符合 ISO 等专业质量标准认证 产品质量稳定性 问题处理的及时性 紧急应对能力 增值服务 对祈福重视度 评估其他说明 评估部门 评估人 评估日期 诚信 是否存在不诚信记录 评估其他说明 评估部门 评估人 评估日期 评估结论 评估结论 审批人 数据维护人 3 供应商定期评估及分类方法 首先 评估人员需确定 具体评估指标及其相应的权重 权重之和为 100 然后 评估人员给各个评估指标打出考核分数 分值为 5 分到 0 分的整数 参考标准详见表 4 其次 该供应商的总 得分 最后 根据供应商评估结果对其进行分类 得分在几分以上 含 的供应商评为优秀供应商 采购交 易时应予优先考虑 建议其所属供应商类型为框架协议供 应商或价格备忘录供应商 考核总分在几分 含 几分 不含 的供应商评为符合要 求供应商 可以正常交易 建议其所属供应商类型为普通 供应商 考核总分在几分 含 几分 不含 的供应商评为待整改 供应商 建议对其进行订单减量 各项稽查及改善辅导措 施 考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商 终止交易 供应商信息在 采购系统 中供应商选择时禁用 评估过程中评为黑名单供应商 终止交易 供应商信息在 采购系统 中供应商选择时禁用 并提示所有部门在以 后的交易中不选择该供应商 3 供应商资料的维护和变更 1 新增供应商 采购部筛选确定新增供应商后 应尽快在进入正式交易谈 判之前获取供应商的如下相关资料 营业执照复印件 税 务登记证复印件 法人组织机构代码证复印件 适用于法 人供应商 或身份证复印件 适用于个人供应商 最近财 年的财务报表 适用于上市公司 供应商诚信声明函 公 司银行账号说明 适用于法人供应商 或个人签字的收款 银行账户说明 适用于个人供应商 相应的资质证书或质 量认证证书等 采购员将上述资料收集完整后 填写 承办商 供应商资料 表 并提交采购部经理审核 以建立供应商档案 在与供 应商的业务合作过程中 采购部就及时更新 承办商 供应 商资料表 2 供应商信息变更情况主要包括 供应商收款方名称 开户行及银行账号变更 供应商名称变更 供应商地址变 更 供应商联系人或联络方式变更 根据供应商定期审核 结果变更 供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不 限于 l 供应商收款方名称 开户行 银行账号变更 加盖其公章 的收款公司银行账号说明 适用于法人供应商 或个人签 字的收款银行账户说明 适用于个人供应商 l 供应商名称变更 加盖其公章的供应商名称变更通知函 加盖其公章的营业执照复印件 税务登记证复印件 法人 组织机构代码证复印件 l 供应商地址变更 加盖其公章的供应商地址变更通知函 l 供应商联系人或联络方式变更 加盖其公章的供应商联 系人或联络方式变更通知函 采购员收集上述资料后 需填写 供应商信息变更清单 以确认供应商资料收集的完整性 然后一并提交采购部经 理审核 供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后 采购员更新 承办商 供应商资料表 和 合格供应商名录 并予以存档 七 附则 本制度由公司采购部制定 经总经理核准签发 自 2009 年 几月几日起实施执行 未尽事宜以采购部发文为准 本制 度由采购部负责解释 八 附件 附件 2 供应商信息变更清单 供应商信息变更清单 供应商名称 采购类型 序号 变更类型 资料名称 是否已获得 Y N 是否变更 Y N 备注 1 供应商收款公司名称 开户行 银行账号变更 供应商收款公司银行账号开户证明 法人供应商 个人签字的收款银行账户说明 适用于个人供应商 2 供应商名称变更 加盖其公章的供应商名称变更通知函 3 加盖其公章的营业执照复印件 4 加盖其公章的税务登记证复印件 5 加盖其公章的法人组织机构代码证复印件 6 待准入考察供应商资料提供检查清单 7 供应商地址变更 加盖其公章的供应商地址变更通知函 8 供应商联系人或联络方式变更 加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函 附件 3 合格供应商名录 合格供应商名录 序号 厂商编号 名称 联系方式 供应材料 最后复查时间 备注 审批人签字 日期