行政办公人员管理制度

行政办公人员管理制度 受控状态制度名称 行政办公人员管理制度 编 号 第 1 章 总则 第 1 条 目的 员工的言行是公司企业文化形象的具体表现 为规范员工办公室言行 建立良好的办 公秩序 树立良好企业形象 特制定此制度 第 2 条 适用范围 本制度适用于公司全体行政办公管理人员 第 2 章 行政人事日常工作安排 第 3 条 整理 分类 存档工作 包括各种会议记录 周 月 工作总结等文件的收集 整理和上报 各类文件的整理 分类 存档工作 杂志 信函的整理 报送工作 公司杂志 报刊等书籍的管理工作 第 4 条 招聘培训 在公司需要招聘时做好信息发布工作 对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和 安排 同时对于公司的常规培训做事先安排 包括人员通知 场地时间安排及材料准备等 第 5 条 其他日常工作 包括公司员工每日中午的订餐和定期订水工作 办公用品的整理 发放 登记和购买 申请登记 协助采购部做好产品的配送 接听电话 接待客人 每天认真完成责任区域的 卫生工作 并做好其他区域的检查工作 公司定期活动的策划 安排 重要节日时公司环 境的装饰安排 第 3 章 行政办公管理人员日常工作要求 第 6 条 电话使用及接待礼仪 1 电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范 语言要求亲切 简练 礼貌 和气 要具有 自己就代表公司 的强烈意识 2 应在电话铃声响起后三声之内接听电话 接听总机应使用 您好 接听分机应使 用 您好 部 等规范用语 3 接听电话时声音清晰 语气亲切 音量 语速适中 4 通话结束时应与客人道别 并让对方先挂机 5 原则上禁止在公司打私人电话 如确有需要 每次不宜超过 2 分钟 6 电话铃声响起后 如当事人不在 其他员工有义务代为接听 做好记录 并及时转 告当事人 7 遇客来访 前台文员应将访客带入会客区稍等 并马上通知被访者 原则上外来人 员未经带领 禁入办公区域 8 如遇被访者不在 应详细问清来访事由 以转告被访者或另约时间 9 如需来访者较长时间等候 接待人员应主动向客人致歉 并提供公司宣传资料 报 刊供客人阅读 第 7 条 卫生保洁及花木养护 1 车间及办公室的卫生由相应人员负责 具体时间为下班前后 2 打扫工作台 接待桌及办公桌时 先用沾有洗洁精的抹布擦拭 再用干净的湿抹布 和干抹布分别轻轻擦拭干净 电脑 打印机另用干净抹布擦拭干净 认真清理纸篓内的一 切废弃物 更换垃圾袋 3 前台人员应对公司所有的花木进行养护 定期浇水 修剪黄叶 4 打扫时要用先用湿墩布清洁地面后 再用较干的墩布擦干 5 每次打扫完卫生后 应将抹布 墩布清洗干净 晾晒 保持干燥无异味 6 员工应保持办公场所及其周围环境的整洁 维护正常的气氛 如需外出工作 亦须 维护工作对象场所的整洁 7 员工必须于每天下班前将自己的工作区域收拾干净 将各类文件和文具用品安放整 齐 处理完毕的文件及时归档 锁好抽屉方可离开 第 8 条 报刊 邮件 函电的收发 1 报刊 邮件 函电由前台文员负责统一签收 发放 邮件不论公私 都应随到随清 及时分发 不得丢失 损坏 2 前台收到邮局送来的报刊后 应在半小时内将报刊发送到订阅人手中 不得拖延 3 公司各部门需外发的邮件应提前送交前台文员 由前台文员统一寄发 续表 第 9 条 上网 1 如工作需要 在正常上班时间可以上网查阅各种资讯 2 非工作需要 不得在正常上班时间上网浏览和进行网上聊天 第 10 条 仪容仪表 1 员工在工作时间应衣着整齐 保持整洁的仪容 仪表 2 着装要求服装整洁 端庄 大方 办公区域内禁止女士穿着过分暴露的服装 3 员工应保持头发 手指清洁 男女员工均不得梳理怪异或过于新潮的发型 女士应 化淡妆 不得浓妆艳抹 4 员工在办公室应保持优美的站 坐 行姿势 不得在座位上东倒西歪 走路时脚步 放轻 尽量不要干扰他人 5 与长辈上司同行时 原则上应让其先行 进出上司办公室要先轻轻敲门 听见里面 应允后才可进去 进入房间后应轻轻关门 6 办公时精神状况饱满 不要将家庭或私人生活的情绪带到工作中 第 11 条 公司电器 1 未经许可 不得私自拆装或移动公司的电器 如饮水机 电话 打印机 传真机等 2 公司电器由办公室内务部统一管理和维护 如出现问题 应及时向专责人员提出 必要时其他员工须协助处理 第 12 条 办公室应知应会 1 同事之间应和睦相处 团结合作 相互之间应使用礼貌用语 2 办公场所禁止吸烟 3 办公时间禁止会见私客 4 办公时间禁止浏览与业务无关的书籍 杂志 报纸 网页等 5 禁止在办公室喧哗 吵闹 维护安静轻松的工作气氛 各种会议及讨论尽量在会议 室进行 6 按时上 下班并打卡 不迟到 不早退 不旷工 7 遵守公司各项规章制度及管理条例 时刻维护公司形象及声誉 8 禁止在公司内传播不负责任的言论 严禁在办公室谈论敏感的政治话题 9 如对公司的管理或上级领导有意见 应按正常的渠道和方式向上级反馈 禁止组织 小团体对抗或在公司散布不满情绪 一经发现严肃处理 10 爱护公司财物 树立安全意识 小心防火 防盗 发现隐患及时处理或上报 11 应认真维护自己办公区域内的一切公共物件 如因维护或使用不当而造成损坏者 公司将给予当事人书面警告处分外 当事人还必须按价做出赔偿 12 下班后对各自的卫生责任区域按要求进行清扫工作 续表 第 4 章 前台工作人员特别要求 第 13 条 形象要求 前台文员每天上班应化淡妆 不得穿奇装异服 不得配戴夸张首饰 不得梳夸张发型 上班时间不得接打私人电话及会见私友 不得擅自离开工作岗位 不得吃零食 不得与其 他同事闲聊 嬉闹 不得说粗口 要注意形象 第 14 条 日常工作要求 1 每天上班需提前 10 分钟到公司打卡 搞好前台卫生 并打开办公室所有电源 2 公司购买的书籍先编号并登记入库 员工借阅须做好登记到期催还工作 每双月的 最后一个工作日作为图书盘点日 并在其他员工的配合下完成图书清点工作 3 每天早上上班时需到信箱处领取当天的报纸 信件 帮其他同事签收快递 包裹 挂号信件等 并做好统计登记 4 做好前台电话的转接工作 在三声铃音内接听电话 假如接到与公司业务无关的电 话 包括广告 业务 保险 机票 培训课程 酒店住宿等 应礼貌地拒绝 不得私自转 接入领导办公室 若是上门推销则礼貌收下名片备日后再用 不得将领导的私人电话 直 线 分机和姓名透露出去 避免不必要的业务 打扰办公室的正常工作程序 5 协助有关人员管理好公司的公共财产 包括总机电话 电脑 打印机 传真机 饮 水机等 检查它们是否运作正常 若发现有损坏或遗失 应尽早知会有关领导并通知相关 人员来维修处理 此外 每天应检查饮水机的饮用水是否足够 并随时打电话订水 6 当有客人来访 应主动询问 做好登记 接待工作 并及时通知相关人员 注意做 到笑脸相迎 礼貌让座 递茶倒水 服务满意 7 管好 公司员工外出登记本 当有员工需外出办事时 将外出之事由做详细登记 每月最后一天 完成当月的 公司员工外出登记本 及电脑考勤记录统计工作 并上报人 力资源部 8 应该认真 积极 主动服从及完成各领导的工作分配 例如帮同事打文件 整理文 件 收发传真 复印 收发邮件等工作 9 利用空闲时间协助其他同事工作 如打文件 整理档案 复印文件 收发传真等 须与其他同事融洽相处 10 妥善保管好办公用品及日用品 同事领取时要及时做好登记 发现数量不够时应立 即上报领导审批购买 11 负责通知参加会议或培训的有关人员 负责会议室的整洁工作 12 每天下午下班须晚 10 分钟下班 检查好门窗及电源是否完全关闭 询问有哪些领 导在加班 询问何事需要跟进 获得许可方可离开 13 应树立严格的保密观念 不得将打印 复印或传真等有关商业秘密或公司管理中须 保密的一切资料透露给他人 不得截留任何文件 续表 14 对私人资料 未经许可 应拒绝打印 复印和传真 不得假公济私 第 5 章 附则 第 15 条 本制度自发布之日起开始执行 第 16 条 本制度的编写 修改及解释权归人力资源部所有 执行部门 监督部门 编修部门 编制日期 审核日期 批准日期