行政与后勤职责

一 行政管理 1 在总经理领导下 负责组织安排总经理办公会议议程 并做好记录 发布会议纪要 检查落实情况 2 负责组织起草企业综合性工作计划 请示 报告 总结 规划 通知 函电 3 负责公司印鉴 介绍信的使用管理 4 负责文件 文档 材料的修改 打英复印和文书档案的管理 5 负责对外各种来信 来访的接待 联系 6 负责行政值班安排和检查工作 7 负责与工商 技术监督 物价 卫生防疫 卫生检疫 检验 消协等主管部门的外 联工作 8 负责门店运营各种耗材的使用管理 控制相关费用支出 卫生防疫工作 二 人事管理 1 负责制订人事调配 管理 劳动纪律等规章制度 并负责检查 监督规章制度的落 实情况 2 负责企业员工招聘 培训 签订劳动合同 上岗 干部任免 解聘的管理工作 3 负责企业工资 奖金分配 补贴福利等标准的制订和有关奖惩办法的执行 4 负责企业各部门 各岗位员工劳动纪律 休假制度的总体监督 检查和问题的处理 5 负责员工工资 胸卡 工装 柜办理 6 负责企业劳动工资报表和考勤 考核的汇总上报工作 三 总务后勤管理 1 负责企业固定资产的登记 盘点 管理工作和低值易耗品 办公用品的购置 调配 使用等管理工作 2 负责企业办公通讯设备的购置安装及费用收缴工作管理 3 负责企业内环境卫生 保洁 养护等物业管理工作 4 负责企业员工生活后勤保障工作 职责二 公司行政后勤工作职责 A 负责公司行政后勤管理的规范化建设 负责公司行政管理制度 资产管理体系的不 断完善 提出合理化建议 根据公司 部门年度工作目标和企业实际经营管理需要 制定行政后勤工作月度目标和具体工作计划 并在期末进行评估总结 B 公司办公室办公秩序管理 来访人员接待安排 负责公司各类人员工作服务礼仪的 检查监督 负责公司办公设备 办公用品的管理 负责办公用品采购申报 办公用品 发放工作 C 负责公司固定资产的日常管理工作 做好资产登记工作 每年 6 月下旬组织对公 司各部门资产进行现场抽查 每年年底 配合财务人员对公司资产进行全面盘点 及 时通报检查情况 提出整改要求 并落实改善效果 D 负责公司车辆管理的规范化建设 制定并不断完善相关规章制度 审核所有车辆 费用的申请报告及报销单证 审核公司车辆维修 保养费用及车辆燃料消耗费用 对 每项费用支出进行严格把关 努力降低费用 E 负责公司各部门办公环境 内务的监督检查 每月 5 日通报上月检查情况 F 负责营业执照 物业管理收费许可证 税务登记证等各类证照的保管 年审及备案 工作 G 根据公司 VI 手册规范 负责公司各类 VI 物品的制作 H 负责公司仓库管理工作 保证公司库存物资数量合理 既能保证各部门物资供应 又不至于造成库存积压 导致资源浪费 I 根据季节变化 及时通知各部门更换统一服装 服装换季前两个月 根据各部门报 送的服饰需求计划 结合公司库存 统计需订做服饰数量 报部门领导审核定做 负 责及时申请采购各类临需服装或配件 J 完成领导交办的其他临时性工作 职责三 公司行政后勤工作职责 行政类 1 负责公司资质文件的年检与更新 文件材料的审核办理 负责公司收发管理 报刊 杂志 函件订阅发送管理 保障通讯系统畅通 2 负责公司文件的归档和保密 定期收集 整理公司重要档案文书 制定归档资料的 借阅 影印管理制度 3 负责公司的对外接待工作 包括制定接待计划审批程序 重大接待活动组织 公司 公务接待费用和专项接待费用的审批报销 统一采购烟 酒 礼品等物资 以及接待 费用的结算 4 负责公司办公用品的计划 采购 领用 保管 结算和成本控制管理以及相关办公 设备的维修维护 5 负责公司固定资产的登记 编号 管理 维护工作 后勤类 1 负责行政后勤 保卫工作管理制度拟订 检查 监督 控制和执行 2 负责组织编制年 季度行政后勤 保卫工作计划 本着合理节约的原则 编制年 季 月度后勤用款计划 搞好行政后勤结算工作 并组织有计划的实施和检查 3 负责做好公司经营用水 电管理工作 认真抓好水 电的计量基础管理工作 定期 检查和维修计量器具 抓好电器设备和线路的保养维修工作 加强用水 电费用核算 及时交纳水 电费 4 负责职工食堂的正常运转 对食堂费用做出合理控制 不断提升菜品质量 定期询 问公司员工对就餐质与量的要求 持续改进 5 负责员工就餐的卫生管理工作 严抓食堂卫生管理 以确保员工就餐的安全 6 负责公司内部治安管理工作 维护内部治安秩序 搞好治安综合治理 预防犯罪和 治安灾害事故的发生 保护公司财产的安全 确保各部门工作的顺利进行 7 负责建立和完善安全责任制 建立以防火 防盗 防灾害事故为主要内容的安全保 卫责任制 做到组织落实 制度落实和责任落实 8 严格门卫登记制度 一切进出公司的物资 严格门卫检查 验证 物证相符方能进 出 凡无证或证物不符门卫有权扣留 并报相关部门查处 9 建立和完善后勤岗位责任制 加大考核力度 提高服务质量提高 10 按时完成领导交办的其他工作任务 职责四 公司行政后勤工作职责 1 做好公司行政事务性工作 为办公室主任当好参谋和助手 搞好办公室内部服务 公司办公室各项行政性事务多请示 多汇报 听从领导指挥 服从领导安排 对领导 交办的各项任务 坚定不移地贯彻执行 2 负责各级部门来电 来文 来函的登记 传阅和资料信件的收发处理及立卷归档工 作 对各级部门的文件当天进行登记造册 填写文件处理单 经相关领导批复后按要求填 写传阅单 并进行传阅 原文件自领导批复之日起归档 3 负责各类文件的收发处理 并定期整理送交档案室 协助档案管理员做好文件立卷 归档工作 办公室归口的各类文件做到当天处理 及时归结 文件每周送交一次档案室 协助档 案管理员在送达之日起一周内做好立卷归类工作 4 负责上级领导和有关外来人员的接待 服务工作 以及电话接听工作 及时做好上级领导及外来人员的来访登记 接待时做到仪态端庄 举止得体 对来访 人反映的重大问题填写备忘录 送达相关领导 接听电话做到文明礼貌 禁止各种服 务忌语 重要来电及时做好登记 当天转达相关部门及领导 5 负责文件 材料的打印 复印及登记管理 在交办者规定的时限内完成各种文件 材料打印 复印工作 确保文件准确无误 文 件打印 复印完后按要求及时进行各项登记 6 负责总经理室卫生和文件整理 制定公司节假日值班与办公区域卫生划分及卫生检 查工作 总 经理办公室卫生保持早 中 晚各清理一次