企业管理信息系统应用成功和失败案例--整理

企业管理信息系统成功应用案例 案例 1 燕京啤酒集团 1 企业简介 北京燕京啤酒集团公司是 1993 年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展组建的国家二级企 业 燕京啤酒集团现拥有总资产 50 多亿元 员工 12800 人 占地 220 万平方米 年产销能 力超过 160 万吨 燕京啤酒集团已经成为中国啤酒行业吨位最大的 航空母舰 燕京啤酒 集团是国家经贸委重点支持的 520 家大型企业之一 下属拥有控股子公司 厂 十六个 北京燕京啤酒股份有限公司 下文简称为燕京啤酒 是燕京啤酒集团的上市公司 2000 年 燕京完成啤酒销售量 141 万吨 实现销售收入 25 亿元 实现利税总额 9 2 亿元 一个企业的成功固然与其生产技术息息相关 然而管理的科学与否直接影响到这些先 进的生产技术能否真正给企业带来效益 良好的技术只有与优秀的管理思想相结合才能产 生预期的效果 作为一个大规模的企业 企业管理水平的高低依赖于其信息化建设情况和 信息管理水平 企业管理系统是企业管理思想的体现 燕京啤酒的成功与其科学管理有着密不可分的关系 本案例将对燕京啤酒管理系统进 行剖析 探寻其成功的经验 2 燕京啤酒管理系统解决方案 2 1 硬件方案 由于燕京啤酒公司财务 销售 仓库等部门位于不同的办公楼 办公楼之间相距上千 米 为了便于各部门实时传递信息 加强对各部门的管理和监控 需要在公司厂区内建立 一个内部网 2 2 软件应用方案 燕京啤酒管理系统主要由财务系统 销售管理系统 采购管理系统和存货管理系统等 构成 目前采购管理系统为预留系统 销售管理系统包括销售开票 送货管理 运输费管 理 结算管理 退货管理 退变质酒管理等模块 存货管理系统主要包括包装物周转管理 扎鲜啤酒桶周转管理和产成品库房管理等模块 财务系统主要包括总账 固定资产管理 工资管理 应收应付管理 UFO 报表 现金流量表 财务分析等子系统 各模块之间实时 传递信息 完全实现了销售 财务信息共享 其功能结构图如下所示 3 燕京啤酒企业管理系统应用效果评析 燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享 加强业务控制和利用信息加强企业管理 等方面取得了显著的成效 3 1 满足财务和业务协同 实现企业信息共享 销售发票一次录入 销售业务信息全公司使用 实现了数据共享和信息的有机集成 全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时 准确地获取财务 业务以及管理信息 销售部门和仓库部门数据的共享 为杜绝假票现象创造了条件 手工条件下 会出现利用 假票骗取企业利益的情况 使用计算机后 只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该 票据的全部真实信息 票据的真伪当即就可以识别 3 2 降低原始数据错误率 减低企业经济损失 保证统计信息真实性 系统对于产品和客户信息都提供了参照 可以直接从系统中选取而不需人工录入 而 且在系统中选定某产品后 其对应成套包装物会自动进入销售发票 这种便捷的录入方式 不仅减轻了操作员的劳动强度 而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性 为企 业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源 3 3 强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱 维护客户的权益 在客户心目中树立良好的公司形象 至关重要 燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理 因此用友公司在燕京啤 酒管理系统的规划中 从大模块的设计到每个功能的实现处处体现着这一理念 3 4 加强产品管理 满足市场需求 对于产品的研究分析是管理的一个重要组成部分 不同的产品适合不同的市场 不同 产品其市场需求量也不同 同一种产品在不同时期其需求量也不同 这些信息不仅直接影 响到产品的销售 而且决定着产品的生产 3 5 业绩考核有据可依 部门 职员评价科学合理 怎样使业绩考核更科学 更有说服力 一直是理论界和实务界研究的重要课题 在该 管理系统中为部门业绩考核 员工业绩考核提供了定量分析方法 使业绩考核更科学合理 3 6 加强应收账款管理 加速资金周转 在客户数量众多的情况下 为每个客户都建立一本账 不仅可能违背成本效益原则 而且信息不准确 不及时 因此 即便企业已有很先进的应收款管理方法 手工处理方式 也制约了这些方法的使用 造成应收账款管理上出现失误 在燕京啤酒管理系统中 可以 进行账龄分析 通过对各客户所欠款项进行账龄分析 可以快捷 全面地了解其欠款情况 及时对应收款项进行催收 加速资金周转 减少坏账损失 同时燕京啤酒是上市公司中采 用账龄法计提坏账的第一家 账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件 3 7 及时 准确的对外提供报表 为利益相关者提供决策信息 北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司 其财务数据必须对外披露 为债权人 所有 者 政府部门等利益相关者进行分析决策提供信息 燕京啤酒管理系统实现了财务和销售 的集成 销售系统可以将有关业务信息实时进行提炼 编制成账务凭证 自动传递到财务 系统 财务系统根据需要即可在 UFO 中快速生成企业所需各种报表和分析图表 例如可 以生成对利润构成的分析图表 如图七所示 这不仅能保证对外报表能及时 快速获取 而且对外报表的准确性也有了可靠保障 总而言之 燕京啤酒管理系统实现了财务业务一体化 对企业的业务进行了有效的控 制 为企业管理提供了丰富的工具和手段 准确 及时的为企业提供各种对内管理报表和 对外财务报表 在企业管理升级中起到了非常重要的作用 案例 2 佐丹奴集团 一直以来 佐丹奴集团把电脑技术运用于管理中 MIS 系统保证公司能获得最 新的信息 对市场变化做出最快的反应 各专卖店之间与总部连成一体 对市 场的变化以最快的速度做出敏捷的反应 运用电脑进行管理 准确掌握生产与 库存 具体分析销售动态及时做出科学决策 是佐丹奴的致胜手段之一 系统概况 佐丹奴公司分为三个分公司 分别在广州 大连 上海 总部设在广州 三 间公司都有办公室和仓库 仓库与公办室通过 DDN 专线相连 广州与大连 上海之间也有 DDN 专线相连 全国有 250 多间零售店铺 大的店铺内部有 LAN 它们与总部用电话线相连 每间店铺有一个 SQL Server 每台收银机的电脑都是运行 Windows 2000 Professional 零售店铺通过 Windows 2000 的虚拟专用网 VPN 方式与总部相 连 在保证数据及时传递的同时 也降低了成本负担 各个仓库都有一个 WINDOWS 2000 Server 运行 SQL Server 每个办公室 也都有一个 SQL Server 各个 SQL Server 之间通过复制来同步数据 三个办公室的工作站使用的是 Windows 2000 Professional Windows NT Workstation 4 0 或 Windows 98 系统功能 1 采购子系统 1 通过 Internet 获取公司在纽约设计信息 与设计部沟通 2 分析销售与库存的数据 3 下订单 4 监视部分厂家生产的过程 2 零售子系统 1 管理店铺的库存 进出货 盘点 2 管理销售 店铺收银操作 3 店铺补货 根据店铺的销售及库存情况 自动向仓库补货 4 数据传送 把店铺的库存和销售数据向中心和上一级店铺传送 5 数据分析 提供报表和查询 6 专卖店支援 通过 Internet 访问公司内部网 可在店铺电脑中完成办公 室所有的工作 使管理人员能经常下铺 3 专卖店支援 1 收集各专卖店的销售库存数据 2 为专卖店进行补货 发货 3 管理各专卖店的账户 4 传送入货资料给各专卖店 4 仓库子系统 1 管理厂家收货数据 支付货款 2 仓库内部管理 盘点 仓库位置等 3 对店铺进行补货 Windows 2000 的使用 从去年 7 月以来 佐丹奴公司在其内部和零售店铺使用了 Windows 2000 通过半年多来的使用 他们发现 Windows 2000 非常适合在他们的企业使用 1 维护简单 运行稳定 以往资讯部花费很大的精力去维护零售店铺的系统 自从我们在零售店铺使用 Windows 2000 Professional 和 SQL 7 0 以来 零售 店铺出现故障的次数几乎没有 大大减轻了资讯部的工作负担 2 Windows 2000 可以处理多种文字 对于像佐丹奴这种跨国公司来说更是 十分便利 佐丹奴集团世界各地都有店铺 公司内部的文件有英文 简体中文 繁体中文 日文 韩文和一些东南亚的文字 在公司使用 Windows 2000 后 大大方便了用户 这是该集团采用 Windows 2000 的一个重要原因 3 安装简便 Windows 2000 有类似 Windows 98 的 Plug Play 功能 设 备驱动齐全 便于大规模地使用 4 安全性良好 系统管理员可以方便地定制 Windows 2000 的用户界面 限 定每个用户的功能 保障了系统的安全 MIS 应用失败案例 1 广州标致汽车公司失败案例解析 背景 近年来 随着我国信息化社会的迅速发展 国内企业的计算机应用普遍 开展并取得了成功 特别是 MIS 的建设更是企业十分关注的热点 计算机在企 业的广泛成功应用 有力地推动了企业的技术进步 促进了企业管理水平和素 质的提高 为企业带来了效益和财富 广州标致汽车公司是位于中国南疆的大 型汽车工业基地 组建于 1985 年 到 1995 年的十年间 公司已为社会提供了 85000 辆标致车 上缴国家税费 36 亿元 企业累计盈利 7 亿多元 取得了良好 的经济效益和社会效益 公司成立不久 在法方专家的支持和建议下 公司开 始着手 MRPII 项目的设备 目标是实现全公司订单 生产 库存 销售 人事 财务等的统一管理 以提高公司运行效益 增进企业经济效益 1988 年公司开 始投资计划 由于中法合资的性质 法方总经理和专家在决策层中起决定作用 他们照搬法国标致的模式 决定搞 MRPII 设计网络使用 20 年 法国的 BULL 公司凭借地利人和 加之可提供系统汉化 击败 DEC IBM 等其它对手 开始了 与广东标致的合作 在 1989 年已经组建了自己的企业信息网 整个网络结构由 两台 BULL 公司的 DPS7000 主机构成 操作系统采用 GCOS7 终端通过 Modem 与 主机通讯 主要的 MRPII 软件是 IMS7 工业管理系统 以及自行开发的人事 管理系统 PMS 1992 年又实施了比利时 MSG 公司的 MACH7 财务系统 1993 年开 始实施零配件销售管理系统 SMS 在 8 年多时间里 总投入在 2000 多万法郎 然而 广州标致汽车公司的企业信息网事实上已陷入进退两难的境地 失败的地方 失败的地方大致在决策支持 系统原因 人员管理 应用实施等 方面 主系统 IMS7 包含了库存管理 物料清单 工作中心 成本管理 资源管 理 主生产计划 订单和需求管理 物料需求计划 制造管理 静态分析 采 购管理和 KANBAN JIT 等十几个功能模块 已经启用的仅有非生产的库存管理模 块 MHF 不到该软件内涵的十分之一 1993 年后就没有多大进展 MACH7 财务 系统仅完成凭证录入 过帐 对帐 关帐等功能 报表只能用微机处理 PMS 人事系统准确地说只是一个数据库 只有输入 修改 删除功能 没有查询 报表及各种统计均靠微机进行 整个来看 投下巨额资金 网络的效益却与当 初的宏图大略相去甚远 失败的原因 1 任何一个 MRP 项目的成功都离不开企业决策层的直接参与 和一贯的支持 因为 MRPII 不仅仅是个电脑项目 更重要的成分是个管理项目 它带给企业的是一种新的 甚至是全新的管理思想 这种管理理想与企业现有 的管理机构 管理体制不能很好地融为一体 就需要对已有的管理机构加以调 整 对管理体制加以改造 这些工作已经完全超了电脑部门管辖的范围 总经 理或副总经理的直接参与 部门经理的积极配合 加上技术人员的努力工作 所有这些才能构成应用实施成功的必要条件 目前正在运行中的财务系统 MACH7 正是在当时法方经理的支持和配合下 按照该软件的管理思想 对财政 部的组织机构进行重整 收到的效益是很明显的 但更为主要的 IMS7 软件却因 为投资巨大 实施时间长而得不到这种支持 尽管它的管理思想多么先进和高 效益 决策层出于各种原因 在看不到明显效果的时候便削弱甚至停止了投资 以致于造成项目的失败 2 GCOS7 是一套相对封闭的专用系统 终端通过 2400 9600bps 的 Modem 与 主机通讯 其速度与现在相比明显太慢 由于外界电磁干扰 导致终端经常性 死机 用户方面的反映比较强烈 目前在中国地区只有广标一家尚在使用 GCOS7 操作系统 供应商已不再在中国继续对其投资 在 IMS7 实施之初 GCOS7 已勉为其难 从几年前开始 供应商就难以提供有效的维护 基本操作 系统采用 GCL 命令语言和作业递交来完成 比较复杂 IDSII 数据库是网状型 没有成熟的理论支持 自行开发困难 其数据查询系统 IQS 操作十分不便 开 发及使用人员都需经过长期的 昂贵的专业培训才能正常工作 设备宠大 系 统性能的提升 如硬盘 内存的扩充 困难 耗资巨大 效果却不明显 在亚洲 地区 早在三四年前供应商公司就难以提供正常的系统维护 更谈不上在实施 进程中 能积极参与并且一直提供专业支持 实施过程中遇到困难要和巴黎总公 司联系 所以 广州标致公司能得到的设备维护及系统软件实施方面的支持都 十分有限 严重阻滞了 MRPII 项目的发展 3 在项目计划实施中 公司在各大院校招聘了一批富有才华的计算机人员 出于计算机技术与管理结合的考虑 有的还被送往北京进修 MBA 学位 凭着这 一支可以称得上高素质专业队伍 在 MRP 项目的分析和发展初期阶段 取得 了相当大的成绩 但随着电脑业的迅猛发展 技术的不断更新 公司内部的电 脑应用技术与外界相比显得越来越老化 报酬与劳务市场的差距也越来越大 在既不能提高专业水准 又不能获得较高报酬的前提下 这支队伍在工作上开 始缺乏积极性 随之 出国的 跳槽的 调离的 能走的基本上都走了 在 IBM DEC ORACLE HP SSA 等都有他们的踪影 新招聘的人员流动性也很大 系统上的经验不但不能积累起来 而且越来越单薄 这种局面 使应用工作陷 入被动之中 4 应用实施阶段战线拉得过长 也是导致项目失败的一个重要原因 在 IMS7 还处在实施初期阶段 适逢电脑中心专家更替 不仅没有争取加大 IMS7 的实施力度 反而其它的项目一哄而上 公司相继购买了财务系统 MACH7 零 配件管理系统 SMS 还自行开发了人事管理系统 PMS 不但耗费了财力 物力 而且分散了计算机技术人员的开发实力 这种无规划 无步骤的 没有重点突 破的实施手段 只能是导致更大的财力 物力的浪费 最终造成处处开花 但 处处不结果的局面