Excel输入技巧

在使用 Excel 时 首先就需要录入数据 要想让自己数据录得巧 录得省 还是需要掌握 不少实用的技巧 录入技巧 快速填入相同内容 选中多个单元格后 输入字符 然后按 Ctrl Enter 组合键 即可在选中的每个单元格中填 入上述相同的字符 快速复制上单元格 选中下面的单元格 按 Ctrl 为西文的单引号 组合键 即可将上一单元格的内容快速 复制下来 快速输入系统日期 按下 Ctrl 组合键 即可快速输入系统日期 文本数字输入技巧 一般情况下 在单元格中输入的任何数字 均以 右对齐 格式放置 而且 Excel 会把综当 成数字来处理 如果你要输入文本格式的数字 除了事先将单元格设置为文本格式外 只 要在数字前多输一个 单引号 即可 分数输入技巧 如果事先将 Excel 单元格设置为 分数 格式 即可在其中输入 2 3 5 6 这样的分数数据 除 此以外 可以在 常规 单元格中按 0 空格分数 的格式输入分数 如输入的 0 2 3 表 示空格 即可显示 2 3 并按 15 位的数字精度进行数据处理 不过 此法输入的分母不 能超过 99 否则输入结果显示为 0 输入法快速切换技巧 单击 数据 有效性 打开 数据有效性 对话框中的 输入法模式 选项卡 选中 模式 下 拉列表中的 打开 最后单击 确定 按钮 只要选中了某种输入法有效的单元格 已经设 置的输入法就会被自动激活 信息快速添加技巧 如果要给单元格数据的尾部添加信息 可以选中该单元格然后按 F2 键 光标就会在数据 尾部出现 输入数据后回车即可 参数快速插入技巧 如果知道所使用的函数名称 但又不了解它的参数使用方法 可以在编辑栏中输入等号及 函数名 然后按 Ctrl A 键 Excel 自动打开参数输入对话框 就能直接输入各个参数了 快速编辑技巧 如果想对 Excel 单元格中的内容进行编辑 只须用鼠标双击需要编辑的位置 光标就会插 入十字光标的双击点 用鼠标双击 Excel 工作表的标签 直接输入文字并回车 可以快速 修改标签的名称 重复操作 要想将某一单元格 或区域 的格式 字体 字号 行高 列宽等 应用于多个位置 可 以将上述单元格 或区域 选中 然后双击 格式刷 按钮 鼠标拖过要设置格式的若干区 域 完成后再次单击 格式刷 结束操作 如果要绘制多个 直线 或 椭圆形 等 可以双击 Excel 绘图 工具栏上的相关按钮 接着就 可以重复绘制图形了 若想在双击某个按钮后取消这个功能 只需单击该按钮或按一下 Esc 键 轻松实现多行文本输入 Excel 默认单元格输入一行文本 实现多行文本输入的简单方法是 当你需要在单元格中开 始一个新行时 只要按 Alt Enter 组合键即可 从而在一个单元格中输入两行乃至多行文 本 读出来帮你校对 Excel 增加了一个 文本到语音 功能 它可以朗读单元格中的数据 你只要将 Word 文件粘 贴到工作表中 单击 工具 语音 子 命令 就可以打开 文本到语音 工具栏 选中工作 表中需要朗读的区域 单击工具栏中 按行 或 按列 朗读按钮 再单击 朗读单元格 按钮 Excel 就会读出所菜单元格区域中的所有内容 其中汉字和数字的朗读比较准确 英语单词 只能分解为字母逐个读出 但用于一般校对已经足够了 数据同步滚动 如何你需要同时观察距离较远的两列数据 可以按以下方法操作 将鼠标移到水平滚动条 右端的拆分框上 变成双向光标后水平拖动 即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗 格 拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见 此后即可按常规方法使两列数据同步滚动 如果需要取消竖直分割线 只须用鼠标双击它就可以了 小数点或零输入技巧 要想让 Excel 自动填充固定位数的小数点或固定个数的零 可以进行如下设置 单击 工具 菜单中的 选项 打开 编辑 选项卡 选中 自动设置小数点 复选项 如果需要自动填充 小数点 应在 位数 框中输入 或选择 小数点右面的位数 如 2 如果需要在输入的 数字后面自动填充零 则应在 位数 框中输入减号和零的个数 如 3 若采用前一种设置 则输入 268 后显示 2 68 若采用后一种设置 则输入 268 后显示 268000 在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行 例如 A10 内容很长 欲将其显示在 A 列至 C 列之内 步骤为 选定区域 A10 C12 先选 A10 选择 编辑 菜单之 填充 的 内容重排 A10 内容就会分布在 A10 C12 区域中 此法特别适合用于表格内的注释 多次输入的特殊符号 有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号 如 非常麻烦 对录入速度有较大的影 响 可以采用一次性替换的方法来解决 首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用 一个字母来代替 如 请注意这个字母不能是表格中需要的字母 等表格制作完成后 打开 编辑 菜单中的 替换 在 替换 对话框中的 查找内容 框中输入代替的字符 在 替 换值 框中输入 取消 单元格匹配 的选择 然后按 替换 按钮一个一个去替换 如果 用户可以确定工作表中的全部 的作用都是代替 也可以按 全部替换 按钮 一次性 全部替换完毕 自动调整小数点 如果用户有一大批小于 1 的数字要录入到工作表中 那么请在开始录入前进行如下设置 录入速度会因此而提高数倍 选择 工具 选项 单击 编辑 标签 选中 自动设置小数 点 复选框 在 位数 编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数 用户可以根据自己的需 要进行输入 单击 确定 按钮即可 直接打开文本文件 选择 文件 打开 再单击 文件类型 下拉列表中 选择 文本文件 这样就可以从打开 得文本文件中获得所需数据了 导入文本文件内容 使用打开的方法导入数据有一个缺点 一旦数据进入 Excel 后 就无法于该文本文件同步 了 这时 可以使用 导入文本文件 来操作 选择 数据 获取外部数据 导入文本文 件 同样可以获得文本文件中的数据 在导入数据的同时 Excel 会将其作为外部数据区域 这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新 将数字格式化为文本类型 在 Excel 中 通过选择含有数值的单元格 并且在 格式 菜单中选择 单元格 项 在数字标 签中选定文本格式 并单击 确定 按钮 利用此技巧 还可以将数值格式化为邮政编码 电话号码 社会保险号等等 只需要在数字标签下选择框中选特殊项 并且确定适当的类 型 快速输入含小数点的数字 当需要输入大量带有小数点的数字时 例如 0 0987 通常是分别输入 0 0 9 8 7 共 5 个数字 不仅容易出错 而且效率也很低 其实 可以利用 Excel 中的自动设置小数点的功能 从而达到提高输入速度的目的 3 所示 打开 工具 选项 编辑 标签页 首先勾选 自动设置小数点 复选框 再在 位数 编辑框 中设置小数点右边的位数就行了 这样 带小数点的数字时 就只需要直接输入数字 而 可以省略小数点的输入 它会在回车键后自动定位 输入重复数据 Excel 支持自动填充功能 要输入重复数据 可以再一个单元格输入以后 再自动填充一下 就行了 但如果要输入重复数据的单元格是离散的 或要输入的重复数据是星期几 几月 几日等 自动填充功能就不能完成任务了 其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元 格 然后输入该数据 最后在按住 Ctrl 键后打回车键 Excel 中快速定位 假如 Excel 工作表有 33333 列 如果第 23456 列的数据需要修改 怎么办 无论用鼠标拖 滚动条 还是用键盘上的翻页键 都需要很长时间 这时候 试一试如果按住 Shift 键拖滚 动条 是不是很快就能找到 自动转换大写金额 很多用户在制作财务报表的时候 经常需要将数字表示为大写的数字金额 如果只依靠单 纯的输入的话 将会非常的麻烦 其实可以用设置单元格格式的方法来实现 首先鼠标右 键单击需要用大写金额显示的单元格 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 在弹 出的对话框中选择 数字 选项卡 并且在 分类 列表中选择 自定义 在类型框中输入 DBNum2 0 百 0 拾 0 元 0 角 整 再选中此类型即可 Excel 中快速输入前面带 0 的数字 如果直接在单元格输入前面带 0 的数字如 001 则确定后单元格内显示 1 前面的 0 被 丢掉了 解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带 0 数字的单元格 再在任一被选中 的单元格上单击右键 选 设置单元格格式 在弹出的对话框中单击 数字 标签 再在 分 类 框中选 文本 即可 但这样操作无疑是比较麻烦的 最简单的办法是 在输入数据时先 打一个单引号 再输入前面带 0 的数字 前面的 0 就不会被丢掉了 如 要输入 001 则在 单元格内键入 001 即可 快速输入分数 在单元格中输入 0 3 4 注意 中间有一个空格 则显示为分数 3 4 反之则会显示为 日期 3 月 4 日 另有妙用的 号 在输入 11 位及以上数字 如身份证号码 时 在数字前面加上一个英文状态下的 即 能正常显示 反之以科学计数法显示 此时 该单元格格式为文本形式 其 数值 只能排 序 不能用于函数计算 自动更正法输入特殊文字 选择 工具 自动更正 打开 自动更正 对话框 在 替换 下面填入 CT 在 替换为 下面填入 电脑应用文萃 不含引号 然后按 确定 按钮 以后只要在单元格中输入 CT 及后续文本 或按 Enter 键 后 系统会自动将其更正为 电脑应用文萃 小提示 在 Excel 中定义好的自动更正词条在 Office 系列其他应用程序 如 WORD 中同样可以 使用 如果确实需要输入文本 CT 时 可先输入 CT0 及后面的文本 然后删除一个 0 即可 查找替换法快速输入符号 有时要在多个单元格中输入相同的文本 特别是要多次输入一些特殊符号 如 非常麻 烦 这时可以用 替换 的方法来进行 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的 字母 如 X 注意 不能与表格中需要的字母相同 等表格制作完成后 用 编辑 替 换 或直接按 Ctrl H 快捷键 打开 替换 对话框 在 查找内容 下面的方框中输入代替 的字母 X 在 替换值 下面的方框中输入 将 单元格匹配 前面的 号去掉 否则 会无法替换 然后按 替换 按钮一个一个去替换 如果表格中确实需要字母 x 时 这样做 就可达满足这要求 注意 此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中 最好选定 A1 单元格 或按 全部替换 按钮 一次性完成全部替换 这样做表格中所有 的 x 都被替换掉 且鼠标可以选定在任何单元格中 小提示 在按住 Ctrl 键的同时 用鼠标左键选定多个不连续的单元格 或区域 输入文本 如 然后按下 Ctrl Enter 键 也可将该文本同时输入上述选定的单元格中 利用选择列表快速录入数据 如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过 且该列中没有空单元格 右击下面的单 元格 选 选择列表 选项 则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现 用左键选中你需要 的文本 即可将其快速输入到选定的单元格中 格式定义法 有时需要给输入的数值加上单位 如 元 等 少量的可以直接输入 而大量的如果一个一 个地输入就显得太慢了 通过 自定义 单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目 的 如 选中需要添加单位的单元格 选择 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 数字 标签 选中 分类 下面的 自定义 选项 再在 类型 下面的方框中输入 平方米 按下 确定 按钮 以后在上述单元格中输入数值 仅限于数值 后 单元 平方米 会自动加在数值的后面 巧用 Excel 中的符号栏 选择 视图 工具栏 符号栏 然后就可以从中选择相应的符号就可以了 巧用字符映射表 选择 开始 程序 附件 系统工具 字符映射表 单击特殊符号按钮 再通过上 一个 下一个按钮调出各类符号 选中后 单击选择按钮 再单击复制按钮 就可以粘贴 到了 Excel 中了