采购业务内部控制制度设计.docx

采购业务的内部控制制度设计【内容提要】：本文针对采购业务的特点及采购业务的内部控制制度设计的基本原则、从几个方面来简述采购业务的内部控制制度和应注意的问题。【关键词】：采购 内部控制 长期以来采购业务及管理备受关注，采购管理是被掩盖得最深的管理死角之一，内控失效的采购流程中通常充满各种复杂的利益驱动和人情关系，完善的采购业务内部控制制度对降低产品成本、提高市场竞争力和防止管理漏洞具有很大促进作用。针对采购业务处理过程中的关键控制点，及采购业务内部控制制度的特点原则方面在此简略地探讨采购业务内部控制制度的设计。一、采购业务内部控制制度特点及原则采购业务内部控制制度,是企业为了保证业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序,涵盖企业内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位。(一）采购业务一般具有以下特点：1、它与生产和销售计划联系密切；2、它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加；3、业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞。（二）采购业务内部控制制度的设计原则 设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，灵活兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制）进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。 2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高。因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。 3、岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。 4、协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接，避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。二、采购业务内部控制制度的设计 （一）、职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6、审核付款人员应与付款人员相分离。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。 （二）、请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，“物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。 （三）、审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。 （四）、订货控制制度。经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商，由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。企业对物资采购每年进行一次招投标，以增加现有供应商的竞争意识。（五）、货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具“质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无误在验收单加盖“验讫”章。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂账通知单。 （六）、货款支付控制制度。由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该连续编号、及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批后方可办理货款结算与支付。 （七）、会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。 三、采购业务内部控制应注意的问题（一）、要制定货物和劳务请购与审批程序，请购是实施采购的第一步，为了防止盲目采购，企业要制定清晰的请购程序。由需求部门填写书面请购单，其中须注意的是：不同的需求应有不同的确定和提出请购的流程。多卖产品扩大销售数量是供应商的基本目的，下达订单的业务人员为此通常容易和供应商形成特殊的利益关系。所以，企业应强调按订单生产方式购买原材料，预防产生超额存货，以控制超额采购的风险。请购申请要有统一采购项目的规格标准，有明确质量和服务要求；要制定需求部门从需求到供货的程序和制度；确定预计的采购量和价格范围以及对生产商供货方式的要求。（二）、加强供应商管理。供应商管理是一个动态流程，主要由供应商准入、供应商评估、供应商合作、供应商退出四个部分构成，在这个循环中，明确供应商准入标准、评价体系，完善供应商档案记录，动态调整供应商信息、管理标准及管理制度，主要是为了通过供应商的合理“新陈代谢”使供应商队伍满足企业不断发展的需要。（三）、采购合同的控制。制订严格的采购合同审核程序，企业在制定统一采购政策后，同时应当制订一套规定采购合同的内部审核程序。规范的合同审核管理一方面可以避免和供应商之间日后产生各种商务纠纷的风险，同时也具有约束采购部业务人员和供应商之间的行为。（四）、验收控制。值得指出的是验收环节往往被不少企业所轻视和忽视，存在的主要问题是验收不严，以少报多，以次充好。如果验收人员玩忽职守，不严格履行验收职责，或者采购和验收职责没有分离，由一个人担任两项不相容职务，容易导致材料验收中的舞弊行为，造成伪劣材料鱼龙混杂，轻则损害企业经济利益，重则伪劣产品充斥市场，给企业带来严重声誉损害。采购业务的具体实施是保证有效合理利用资源的基础，同时也可以节约成本，获得企业的最大效益。但是所有的一切规定都是要建立在一个严格的制度下的，企业的每个相关人员都要严格按照设定的流程来做，尤其是在部门的衔接时，一定要把好关，按照要求的顺序执行，并加大考核力度，对于违反相关规定的采购人员要给予惩处，加大制度的严格执行。另一方面，采购的内部控制从制度看似简单，但在实际工作中因为加入了人这一主动性因素，因此制度的实施不要具有严谨性，而且还得有灵活性。尤其是对于员工的管理要具有人性化，这样处在一个大的良好的制度影响下的企业才会发展壮大。参考文献：1蒋素英 浅谈采购业务内部控制制度设计J经济师 2009（1）2 王直板 从“毒胶囊”事件谈采购业务的内部控制凤凰网2012.5.25