财务数据的规范化要求.doc

深圳市精锐狮科技有限公司财务数据的规范化要求文件编号：JRS-3-35发行日期：2011-09-15版 次：A/0页 次：共3页一.仓库作业数据的要求1.材料入库验收：凭采购单、送货单清点实物验收入库，开具入库单，并登记录入电脑归档，于每周二和周五将电脑数据与各种单据交与财务室。2.材料领用发放：凭物料领用单发放物料，并根据领用的部门归档管理领用单据（如生产车间，办公室，食堂等），根据领用单据登记录入电脑归档，于周二将电脑数据与纸制单据交与财务室。3.月末材料库存盘点：月末库存数=月初期数+本月购进-本月领用。月末定期进行实物盘点，盘点差异由仓库出具书面表格交与总经理审核，给予处理结果。此份文档交与财务室作账务处理（库存材料使用定价法，由厂务室给出各种物料的定价）。4.特殊情况的入库处理：未经入库直接进入生产车间，生产车间需填写物料领用单领用，事后由业务经手人（采购人员或收货人员）及时凭厂商送货单，物料领用单至仓库入库，否则不予请款（此只限原材料主材）。5.仓库每月固定提供给财务的表格：按供应商分类的月度材料购买明细表，按材料种类分类的月度材料入库明细表，按材料种类分类的月度材料领用出库明细表，按材料种类分类的月度材料库存明细表，月末盘点表。6.仓库按物料大类分类管理：原材料、外协加工物料、劳保用品及各类物料的收发领用盘点均按上述执行。7.仓库签收单据的规范要求：入库单上须清楚填写对方相对应的送货单号，对方送货单在仓库收到实物后确认签名及签收日期，此日期须与入库单日期保持一致，交与财务及自己留存的往来供应商及客户单据也必须一一对应。8.仓库物料的规范管理：每一项物料须清楚填写物料标识、品名、编码、规格、分类分区管理。9.配合财务其它要求配合的事项。二.采购作业数据的要求1.供应商档案管理：记录供应商的基本情况：如电话、传真、地址、联系、结款方式、主要提供的产品或来料加工，开具发票予否（指专用发票，普通发票）等等。2.根据采购订单采购产品。3.现金采购：现金采购须凭仓库入库单、厂商收据、送货单、采购单四项单据据实及时进行费用报销。4.非现金采购：由仓库将送货单、入库单、采购单定期交与财务室。5.现结供应商，采购须提前一天以联络函的形式提前告知财务，以便安排付款。6.月结厂商由采购部提供付款计划，具体付款日期由财务统筹安排确定后通知供应商请款。7.发票是财务做帐的合法凭证，采购人员在采购物料时，须要求供应商提供正式发票，若开具17%的增值税专用发票在5%及以下的加税范围内采购人员可自己把握。8.配合财务其它要求配合的事项。三.生产车间（厂务）盘点数据的要求1.月末盘点：月末盘点原材主材与完工产成品2.成本的计算确认： 本月主材料总耗用=上月结存+本月领用-盘点库存 完工产品本月耗用主材=本月主材总耗用*已完工产品占总生产任务比率（估算） 在产品本月耗用主材=本月主材总耗用-完工产品耗用 辅材计算方法同主材3.配合财务其它要求配合的事项四.厂务室数据要求1.厂务助理在接到生产订单以后定期将订单复印一份交与财务室备查核帐。2.每月末交与财务的资料：月度出货明细汇总表、各客户月度出货明细表（清楚标明已与客户对帐，未与客户对帐的标识，各客户月度对帐明细表），月末已完工未出货成品明细表。3.单据的规范要求：厂务室开据给客户的送货单，交与财务及自己留存，交与客户的往来单据必须一一对应（特殊客户特殊处理，但必须保持单据的一致性）4.配合财务其它要求配合的事项五.行政部数据要求1.清晰记录各员工薪水基本情况，并归档保管以便查询。2.月度终了后于 10个 工作日内提供上月员工工资表，并提供相关的资料（考勤表，调薪表，奖罚依据等等）。3.食堂本月菜金单据须于本月底交于财务室，油米单据半个月交于财务室。4.其它常态性费用数据的及时提供。5.配合财务其它要求配合的事项。六：借款流程借款单需清楚填写借款事由（公司业务，个人借支）1.公司业务借支：用于公司业务借支经权限核准人核准后与财务室支款，并于公司业务完成后及时填写费用报销单冲销原借支，费用报销时单据上原借款栏必需清楚填写原借支金额。2.个人借支：经行政主管确认借支金额签字生效（最高不得高于未领薪水的 80%）后方可向财务室支款，个人借支行政复印借支单存底用于工资计算，借支金额于借支当月的工资中扣除。七.费用报销流程1.费用报销由业务经手人填写费用报销单报销，单据清楚填写报销日期，报销的事由及金额，报销人等等。2.凭单据一周内报销，经权限核准人核准后由会计审核原始单据的正确无误，交与出纳结帐报销。八：常涉及的报销费用的规范要求：采购员现金采购，厂商货到付款采购，运费，叉车费，出差餐费补助，公司车加油过路费用，行政离职工资及其它事务性支出费用1.采购员现金采购：采购人员设备用金借支制度，备用金额3000元，涉及发生的相关费用以预支的备用金支付，凭相关的报销单据，经权限核准人核准后，至财务室报销领取现金。请据实及时报销（现暂定为星期二，五到财务室结账报销）2.厂商货到付款采购：必须凭采购单，送货单仓库入库单由财务室代填写付款申请书，经权限核准人核准后出纳支付现金或开据支票。（为了便于财务能及时的付款，对于现结厂商的采购，采购人员需提前于付款日前一天以联络单的形式告知出纳人员准备现金，否则财务室不予付款）3.运费，叉车费用的报销：此项费用由厂务助理确认费用的发生情况并填写费用报销单据，经核准后于财务室结款。对于厂务室零星的付现金的运费及叉车等费用采用固定备用金500元的制度，厂务助理于费用发生后及时至财务室报销结帐（属于月结的费用，请于月终汇总单据，统一填写费用报销单核准后交与财务，漏单和遗单财务室不予付款。财务予10号前通知请款）4.出差餐费及加油过路费用的报销：由本人填写据实填写费用报销单，经核准后于财务报销（现暂定为星期二，五到财务室结账报销）5.离职工资的结算：由行政部文员根据该员工的上班情况计算工资，填写费用报销单，核准后报销，另辞退及急辞员工可于当天结算工资，其它离职人员行政须提前三天以书面形式告知出纳以便提前准备现金。6.非生产用品的报销管理：现买现用，由使用人填写请购单交与采购部人员购买，采购员购买后在单据上签名确认，采购可直接凭单报销，不需入库处理。其它需库存的办公用品由行政填写请购单，由行政统一管理，领用者填写领用单交与行政后予以领用（文具用品以旧换新的形式领用）7.其它费用报销参照费用报销流程九：月末盘点流程1.月末由财务室主导，由厂务室派人协助，与仓库人员一起参与实物盘点。财务室人员负责对盘点数据的真实性督察。2.盘点内容：原物料盘点表、外协加工产品盘点表、劳保用品盘点表、库存产品盘点表（月度出货汇总明细-此项数据由厂务助理提供）。3.盘点开始，当天收发物料的数据资料单独管理等盘点后再作调整处理。4.领用物料在完工产品与在产品之间的分配数据：由厂务室给出本月完品比率（估算）=本月完工产品/本月总生产任务*100%。5.财务室根据以上数据做出在产品与完工产品的材料分配，进行会计帐务处理。备注：财务不参与生产过程，所有数据资料的来源依靠各部门，请各部门及部门相关人员配合财务的工作提供及时准确的财务数据。核 准审 核拟 制日 期日 期日 期 深圳市精锐狮科技有限公司物料进销存管理流程文件编号：JRS-3-36发行日期：2011-09-15版 次：A/0页 次：共2页 物料进销存管理流程凭核准单采购，外发加工单采购外发产品凭采购单，外发加工单，送货单验收入库产成品（根据领用材料归集到产品成本）在产品凭生产领用单，外协出库单，等相应领用单据出库采 购仓 库生 产生 产根据客户订单制定采购计划-生成采购单，外协加工单根据生产任务及相关需求填写领用单现结厂商凭采购单送货单入库单结款厂商单据由仓库定期将采购单送货单入库单交与财务室月末统计入库领用细，实物盘点凭出货单出库库存产成品销售产成品月末盘点将出货单交与跟单确认及对帐（月末交与财务）1.单据规范化：确定单据各联的使用对象，相应联给到相应单位，以免单据混乱不清，从复使用2.为了能够准确的记录数据需编制产品编码，物料编码统一管理3.为了更好的完善客户供应商资料，让每个部门信息同等，编制客户，供应商编码管理核 准审 核拟 制日 期日 期日 期