外区销售秘书的商务工作职责和工作要求.doc

姓名 XXX部门 外区销售部 职位 销售秘书所在地区外区 销售秘书的商务工作的管理原则销售秘书的以下商务工作应由本区销售部直接管理；并接受合同部以及商务专员的垂直监督管理和业务培训，同时对以下商务工作进行绩效评估。销售秘书的商务工作职责1、客户信息管理；2、协助销售订单的录入，包括安装介质包的录入，将MLA扫描件挂接到销售订单的附件； 3、根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部；4、对于DEMO LICENSE申请反馈的商务协调，包括但不限于督促销售员提供MLA扫描件，检查试用申请协议是否签回等。5、协助销售员处理商务联络事宜，如协助销售向开发商索要开票资料或开票内容确认，等等；6、协助出具投标授权文件；7、对试用软件光盘的管理，包括根据审批的申请反馈提供给销售员，定期报告合同部库存管理员库存统计表并申领试用光盘。工作要求1、客户信息管理协助销售代表处理客户信息管理，客户信息的操作流程如下：CRM上的客户信息是由销售员生成并更新的。如果是新用户，销售员应首先录入客户信息；如果是老用户，销售员应负责用户信息的更新和维护。备注：如果需要用户合并，销售务必将更新的信息通知合同部，由合同部商务专员负责执行，以避免用户数据档案的丢失。核查客户信息，确认是否是现有用户，若是新客户，应做用户类型更换，将“潜在用户”转换为“正式用户”，同时检查其他项目是否按要求录入，确保客户信息准确、有效，包括主联系人的Email地址是否记录到客户信息栏中“电子邮件”中。2、合同现场安装服务根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部。执行合同现场安装服务的工作流程：销售员 销售秘书 售后技术经理，负责安排具体安装任务。收到销售员的服务请求时，首先须核实合同是否有该项服务，并同步报告合同部商务专员进行确认。如果发现合同中没有该项服务，有权向销售提出异议的反馈，并暂不执行该服务请求，直至澄清。通过OA的安装服务流程单向技术部经理发起合同现场安装服务请求（服务请求需提供详细的信息，包括联系人，用户要求的时间等）。 同时必须联系商务专员，准备验收文件和LICENSE文件，并交给现场安装工程师。销售秘书在CRM销售订单中发起安装服务的计划，商务专员在销售秘书确认验收完成并签署验收文件后，将该计划转换成执行记录。验收文件应包括货物出库单（外贸合同的验收有可能需要提供装箱单），软件安装验收报告。有特殊要求的，依据合同规定执行。现场验货程序现场安装工程师与用户共同开箱验货，首先工程师应该检查外包装盒的包装状况，如包装是否完整，封条是否开启；开箱后，根据出库单清点产品内容和数量；若确认无误，双方在出库单上签字确认，若发现短缺，工程师应该尽快联系合同部，同时在出库单上备注实际收货状况，双方签字确认。合同部应该迅速反馈并采取合理的补救措施。3、DEMO LICENSE的申请反馈DEMO LICENSE是根据业务需要，提供给用户或开发商用于软件测试、试用，技术演示等用途，临时使用，期限不超过3个月。DEMO LICENSE的申请审批程序销售员通过CRM以反馈的形式（必须链接相关客户）向地区总经理递交申请，同时合同部的商务专员。经审批后，由商务专员负责签发DEMO LICENSE。商务专员依据公司对DEMO LICENSE的规定，有权对用户的DEMO LICENSE使用状况进行管理，并通报地区总经理。特殊情况下，使用时间超过6个月的，需上报本地地区总经理和公司销售总监公司总经理进行审批。4、协助出具投标授权文件销售秘书的具体工作：1）公司会发放50张加盖公章的抬头纸用于发放授权书和售后服务承诺函。2）当盖有公章的信函纸使用完毕，由销售秘书负责向合同部（戴晶晶）提出增加申请。3）请每月31日将统计表发戴晶晶和商务专员。（统计表模板见附件）。注意将文件名恰当更改。4）销售或销售秘书在CRM中建立的授权反馈添加商务专员和戴晶晶。5）尽量减少已加盖公章抬头纸的耗损，请各位销售秘书遵守岗位职责，请勿将此另作他用。根据各地发放授权书的情况不同，商务专员会定期提供已打印盖章的OGC、Esri给易智瑞的授权、制造厂商资格声明等公司资质。请销售秘书根据实际授权要求提供。其他不在此范围内的，商务专员将Case by case的提供。