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ABCD电炉有限公司 信息化项目建议书 倾听客户的心声 掌握权力的人不掌握信息 掌握信息的人不掌握权力 企业只有达到了信息与权力的高度统 一 才能实现跨越式发展 通过 ERP 的全面运行 实现了信息的实时双向沟通 使准时交单率达 98 以上 出厂合格率达到 100 江苏利锡拉链股份有限公司 董事长 蔡正兴 凭借一套完整的绩效管理系统 我开始充分地授权 大胆任用年轻人 很多事都放手让他们 去做 因为我有很好的系统来监控整个项目的进程 随时随地查到每个人的工作情况 要是有问 题 我可以随时调整 中国四联仪器仪表集团重庆仪表九厂 厂长 王道福 利用绩效管理系统建立起一系列数学模型辅助决策 比如成本利润预测模型 当年就降低成 本 3900 万元 沈阳红梅集团 财务部长 曾彦 通过 CRM 系统 不但可以清楚地知道要完成自身销售目标需要努力的工作量 还可以把客 户数据与我们的合作情况理性地联系起来 找到那些能给我们带来 80 利润的重点客户 海南红灯笼广告有限公司 副总经理 郭涛 如何将房地产行业复杂 多变的成本纳入规范化管理 万科曾经为之困扰 实施绩效管理后 能够展现全项目动态明细表 实时反映并监控动态成本 大大提高了企业在控制成本方面的作为 万科企业股份有限公司 财务总监 王文金 管理者凭 10 的时间来审核和改进业务单位经营者付出 100 的努力所作的决策时 就很 难保证不出现失误 绩效管理的最大的作用在于提高管理和分析决策的能力 资金的收支状况 企业的资金运营趋势 乃至于企业未来一段时间可能发生的数据变化都一目了然 上海爱建信托投资有限责任公司 副总会计师 魏芳 更改记录 更改日期 作者 版本号 更改说明 审 阅 姓 名 职 位 签 字 审阅说明 分 发 拷贝号 考贝份数 签 字 去向说明 一 概述 5 1 1 前言 5 1 2 目的 6 1 3 内容 6 二 ABCD 电炉信息化项目背景 7 2 1 ABCD 电炉公司简介 7 2 2 项目背景 10 三 信息化需求分析 13 3 1 财务部门 13 3 1 1 存在问题 13 3 1 2 财务部门需求分析 13 3 2 物流相关部门 15 3 2 1 存在问题 15 3 2 2 物流部门需求分析 16 3 3 项目管理 16 3 3 1 项目管理存在问题 16 3 3 2 项目管理需求分析 16 3 4 其它信息化需求 18 四 项目目标及分期 18 4 1ABCD 电炉信息化总体方案设计原则 18 4 2 总体方案目标与范围 19 4 2 1 方案总体目标 19 4 2 2 方案总体范围 20 4 3ABCD 公司信息化项目分期规划 20 五 解决方案 22 5 1ABCD 电炉公司基础财务管理系统 22 5 1 1 总账系统 22 5 1 2 报表系统 25 5 1 3 财务分析系统 26 5 1 4 工资管理系统 27 5 1 5 固定资产管理系统 29 5 1 6 现金管理系统 30 5 1 7 现金流量表系统 32 5 1 8 应付款管理系统 33 5 1 9 应收款管理系统 35 5 1 10 存货核算系统 在物流管理中介绍 35 5 1 11 成本管理系统 在物流管理中介绍 35 5 1 12 合并报表系统 35 5 1 13 决策支持系统 EIS 35 5 2ABCD 电炉公司物流管理系统 35 5 3ABCD 电炉公司项目管理 35 5 4ABCD 电炉后期其它信息化系统简介 35 六 项目培训方案 35 6 1 面向对象和培训目标 35 6 2 方案内容概要 35 6 3 培训的用户对象与层次划分 35 6 4 培训内容 35 6 5 在项目进度中的安排 35 6 6 培训教材 35 6 7 技术人员 实施项目负责人在培训中承担的任务 35 6 8 考核内容 35 6 9 用户项目小组需做的工作 35 6 10 培训地点 35 6 11 培训教材及提交的部分文档 35 七 ABCD 电炉公司项目实施效益分析 35 7 1 定性分析 35 7 2 定量分析 35 八 项目管理及风险控制 35 8 1 项目风险 35 8 2 项目流程及控制 35 8 2 1 ABCD 电炉公司项目开始 35 8 2 2 ABCD 电炉公司项目计划 35 8 2 3 ABCD 电炉公司项目执行 35 8 2 4 ABCD 电炉公司项目评估及更新 35 8 2 5 ABCD 电炉公司项目完成 35 8 3 项目质量衡量与质量控制 35 8 3 1 建立 ABCD 电炉公司项目的表现衡量标准 35 8 3 2 观察 ABCD 电炉公司项目的实际表现情况 35 8 3 3 比较 ABCD 电炉公司项目实际表现和衡量标准 35 8 3 4 采取纠正措施 35 8 3 5 CMM 认证体系 ISO9000 质量管理 35 8 4 项目风险的管理控制 35 8 4 1 ABCD 电炉公司风险管理模型 35 8 4 2 ABCD 电炉公司风险管理的具体内容 35 九 项目售后服务及技术支持 35 9 1 服务内容 35 9 2 服务方式 35 9 3 服务响应时间 35 9 4 服务监督 35 十 项目报价 一期 二期 35 10 1 模块及站点配置 35 10 2 项目报价 35 10 3 报价说明 35 10 4 相关产品报价 35 十一 典型客户介绍 35 11 1 金蝶公司制造行业典型客户名单 35 11 2 同行业客户 35 一 概述 1 1 前言 ABCD 电炉有限公司 以下简称 ABCD 电炉公司 历经十年发展 已在电炉产业 形成较为显著的技术优势 管理优势 人才优势和资本优势 并成为行业内核心竞争能力 最强的企业之一 今年公司采取总公司 分公司模式 对公司生产经营的运作及监管提出了更高要求 如 何理顺公司各项业务流程 加强公司内外部信息交流能力 提升公司运营管理水平 更好 的适应未来发展的需求 成了 ABCD 电炉公司当前工作的 瓶颈 问题 ABCD 电炉公司领导高瞻远瞩 提出借助信息化手段来提升公司经营管理水平 并对信 息化项目进行了整体的规划 金蝶软件 XX 公司在企业信息化建设方面具有丰富的经验 本次有幸参与 ABCD 电炉 公司信息化项目 愿为 ABCD 电炉公司信息化建设做出贡献 1 2 目的 本方案的主要目的在于对 ABCD 电炉公司的信息化建设进行全面分析 整体规划 从 而作为 ABCD 电炉公司高层管理人员进行未来的信息化建设工作的参考 1 3 内容 本建议书的内容涉及 ABCD 电炉公司信息化项目背景 需求分析 项目目标及分期 解决方案 培训方案 实施效益及风险分析 售后报务及技术支持 典型客户 项目报价 等内容 二 ABCD 电炉信息化项目背景 2 1 ABCD 电炉公司简介 2 1 1 快速发展的 ABCD 电炉 ABCD 电炉有限公司主要从事冶金电炉设备和机电一体冶金设备的开发 研制 生产 销售和技术服务业务 做为一家民营股份制高新技术企业 公司经过十年来的不断创新发 展 现已发展成为国内钢铁冶炼设备行业中 技术领先 规模一流 的企业 公司创建以来 依靠科技进步 开发高新技术产品并实现其商品化 应用于钢铁工业的 节能技术改造 使公司保持了旺盛的竞争活力和发展势头 各项经济技术指标逐年稳步增 长 公司也因此先后荣获 XX 高新技术产业开发区 百强企业 技术创新企业 等称号 连续多年被评为 XX 高新技术产业开发区 优秀企业 并于 1999 年 12 月 通过了 ISO9001 质量体系认证 使公司产品的技术设计 生产制造和售后服务 得到质量保证体 系的有力支撑 公司历经十年发展 已在电炉产业形成较为显著的技术优势 管理优势 人才优势和资本优势 并成为行业内核心竞争能力最强的企业之一 公司目前注册资本 3000 万元 总资产 1 2 亿元 公司近几年业务高速增长 2004 年实 现收入 1 1 亿元 2 1 2 主动求变的 ABCD 电炉 公司灵活的运营使企业更能随时面对市场 及时调整策略 发展壮大自身规模及实力 公司发展十年 也是主动求变的十年 从公司业务范围的变化来看 公司历经了从 备件 装备 工程 的几个发展阶段 正是由于这种转变 才使公司形成了今日的规模及在同行业中的领先地位 而这靠的是公 司领导求实求变的创新意识 及公司以人为本 以技术为先的管理理念 ABCD 电炉公司并不满足于当前取得的成绩 2003 年 8 月 公司根据现有产品的市场 及竞争状况分析 公司现有资源 竞争力 分析 公司发展目标选择 发展途径 战略执行 等方面进行了深入研讨 提出了成为 一流电炉技术和服务的提供者 的企业发展目标 并 制定了相应的企业发展战略 公司的发展战略及发展方向是 以科技为先导 不断发展高附加值的具有自主知识产 权的高新技术和产品 用以改造和装备国民经济的基础产业 冶金工业 为其提供高效 节能 环保型产品及服务 最终使公司发展成为一个为用户提供综合性服务 含工艺及自 动化软件 的系统供应商 立足国内市场 瞄准国际市场 在提高技术水平的同时 提高 管理水平 逐步参与国际市场竞争 使公司未来在国际市场上拥有一席之地 公司近期的目标是强化技术 优化资产 提高效益 在 2 年内成为国内同行业赢利能 力最强的企业 电弧炉及精炼设备国内市场占有率达到 40 以上 树立产品的高新技术品 牌 在 3 5 年内通过国内外合作 使产品综合性能指标达到行业领先水平 年销售收入达 到 2 亿元左右 冶金装备国内市场占有率达到 50 以上 并在 2003 2005 年之间能够在创 业板上市 配合公司战略目标实施 为了进一步解放公司生产力 2004 年开始 公司又将事业部 管理体制转变了分公司管理体制 设立了工程公司 制造公司 物业公司三类六个分公司 按内部模拟法人方式运作 分公司具有相对独立的采购 销售权 财务进行内部独立核算 这种管理体制能使分公司更加贴近市场 并将其责 权 利 效更紧密的结合 充分调动 分公司积极性 ABCD 电炉公司组织机构图如下 2 1 3 客户导向的 ABCD 电炉 顾客满意一直是 ABCD 电炉公司不懈的追求 公司不断的管理创新 产品创新 服务创 新 都是基于客户导向这一基本原则 质量保障 公司 1999 年取得 ISO9001 质量认证 建立了质量管理体系 通过质理管理体系 能对 合同实施的全过程进行控制 产品设计 产品设计由具备能力的设计人员担任主设计 设计方案由专家 顾问及有关 股东会 董事会 监事会 董事长兼 总经理 总 经 办 财 务 部 清 欠 办 企划 发展 部 技 术 中 心 质量 管理 部 财务总监 冶 金 工 程 公 司 铁 合 金 工 程 公 司 Y Y 机 械 公 司 复 合 材 料 公 司 生 产 制 造 公 司 物 业 公 司 董事会秘书 设计人员进行评审 按照合同要求对外还需经顾客评审 详细设计完成后由设计工程师 工艺工程师 质量工程师及标准化人员进行设计评审 根据评审结论设计人员修改图纸 完成设计输出 采购及外协加工 加工对电炉而言 涉及的专业方向较多 如变压器 高 低电汽柜 自动化控制 液压 水冷件等 因而外包的产品较多 采购过程也是我们控制的一个重点 从供方的调查 评价 确定 到产品加工过程的监控及成品的验收 供应 设计 工艺及 质量管理人员均共同参与 对合格的供方建立质量档案和名册 并定期进行审定 对供货 质量有问题的供方进行重新评价 必要时取消其供货资格 服务保障 合同签订前客观 翔实地向顾客介绍公司情况及产品的性能 服务 并根据用户的现 状及对设备的功能要求 向顾客推荐合适的炉型及其配置 售后为顾客安装调试设备 或予以指导 进行技术培训 定期或不定期走访顾客 检查设备 并及时反馈顾客对设备的意见 建议 设备若发生故障 及时答复 及时排除 故障 2 2 项目背景 2 2 1 项目背景 ABCD 电炉公司结合公司实际情况 提出了通过信息化提升公司管理水平 实现公司 运营的流程化和规范化 从而搭建公司整体的财务 生产 业务管理信息平台的目标 根据我们的分析 此项工作的推进基于以下因素 当前公司经营管理中存在不少的问题 包括工作流程及控制不完善 内部信息加 工及沟通不畅 财务核算及监控不到位 采购及库存管理不到位等 公司新的组织结构及经营管理模式对公司财务 物流等管理提出更高要求 为了更加快速地适应市场变化 调动下属事业部的工作积极性 2004 年 ABCD 公 司进行了公司组织结构的重大调整 由原来的事业部体制向分公司体制变化 真正做 到下属部门的责权利挂钩 这种变化直接表现在两方面 今年供应公司分到冶金 铁合金 制造中心 原材 料库 各分公司拥有自己的财务人员 按内部模拟法人 进行账务处理 企业管理变革也是公司为保障公司战略执行而采取的一项举措 意在充分调动公 司各事业部的积极性 面向市场 结合自身资源 快速应对 这种变革在给予分公司更大积极性 提高各事业部工作效率的同时 也给公司管 理带来了一定的难度 放权 意味着监督 面对新的组织结构变动 如何对各级部门 的资金及其相关业务活动进行核算及监控 显得尤为重要 特别是在公司基础业务流 程不规范 管理监控不到位时 会在财务 物流等环节存在较大的管理风险 公司必 须采用与更高管理要求相适应的工作手段 而信息化正是 ABCD 电炉公司改进管理现 状的有效方式 公司战略规划贯彻执行对公司管理提出更高要求 ABCD 公司要成为 一流电炉技术和服务的提供者 没有强大的信息系统支持是 不可想象的 国内部分竞争对手已开始进行信息化改造 国外竞争对手在信息化方面 更处于领先地位 面对日益变化的外部环境 面对日益庞杂的内部管理事务 如何最 快获得有价值的信息 如何变事后管理为事前事中管理 如何提升公司经营决策能力 都对企业信息化提出迫切需求 ABCD 公司核心竞争力包括技术创新 项目组织管理 工艺技术等 这些竞争力 代表了公司过去或现在的成长的动力所在 但并不代表未来 我们认为 信息化作为 一种先进的管理工具 可为企业的各项工作搭建良好的信息平台 通过信息化平台 ABCD 公司可以将当前的核心竞争力提升到一个新的高度 或者说 信息化本身也是 ABCD 公司的一项核心竞争力 提高客户服务水平 加大对客户拉力的要求 ABCD 公司当前客户 200 多家 客户管理本身存在一定的难度 ABCD 电炉公司客户主要是国内各大钢铁企业 这些企业大都具有良好的信息化 水平 对供应商的信息提供必然有更高的要求 从 ABCD 公司目标来看 公司走的是专业化的道路 专注于电炉技术 近年钢铁 及冶金行业增长势头良好 企业基本建设及技改需求较大 给公司业务发展提供了更 多的机会 所以 ABCD 电炉与客户是一种长期合作伙伴关系 ABCD 公司信息化实施 后 对客户的信息提供 产品合作 售后服务将更及时 准确 必定能提升企业在客 户中的地位 为公司进一步发展提供良好的客户基础 2 2 2 实现企业管理信息化的紧迫性 ABCD 公司管理层早在一两年前便开始筹划进行管理信息化工作 2003 年 8 月初步拟定 了公司信息化建设方案 从公司发展对信息化需求 影响公司发展的瓶颈 信息化总体规 划 信息化实施内容 实施计划 实施措施等方面进行了规划 并于 2003 年 10 月正式开 通了公司外部网站 公司战略规划确定了公司中长期发展目标 强化和提升公司各项基础管理水平 是公 司战略目标推进和完成的保障 公司本年度组织机构变动 也正是为解放生产力 提升企业市场竞争力的一项重大举 措 它为企业管理工作提出了更高的要求 包括管理制度 管理方法 管理人员基本素质 管理手段等 公司各项配套管理制定正在制订与完善 公司各部门人员正在招聘 新的管理制度方 法需要通过实施进行检验修订 新老人员需要进行培训与提升 我们认为 公司需制定并完善以下相关内容 公司组织结构的明确及近期可能的变动 公司标准业务流程的确定 对外 对内 内部交易业务相关政策确定 岗位职责的确定 相关人员的配备 人员的基础业务培训 分公司关键业务监控方法 采购 财务 项目等 分公司绩效考核办法 如果公司在上述方面没有足够准备 面临的不只是管理没有提升的问题 反之会存在 很大的管理风险 这就是变革的成本 综合各方面因素 公司当前进行管理信息化工作 迫在眉睫 公司提出的信息化需求 也正反映了公司对加强基础管理工作的期待 实现对公司业务活动由上而下的逐级实时监控和过程控制 建立公司内部审计体系 强化内部控制管理 有效控制资金流向 加强资金预算管理和资金运营监控 加强往来结算管理 提高资金流动效率 全面建立财务分析体系 强化成本控制 实现降本增效的目的 及时掌握生产 供应和库存信息 合理安排计划 预算并调配资源 实现对销售人员和客户 合作伙伴信息的有效管理 确保计划完成 在公司内部实现信息资源的共享 并使产 供 销 存 财的管理形成一体化 三 信息化需求分析 3 1 财务部门 3 1 1 存在问题 ABCD 电炉公司目前财务仍实行手工核算 人工监控 存在的问题主要包括 会计核算效率不高 财务大量精力用在财务基础算上 财务信息不全面 提供速 度慢 主要提供对外的三大报表 其它报表及分析很少 财务管理 监督职能难以有效发挥 造成项目利益核算不准确 对项目成本 费用核算不准确 难以对项目进行效益 评价 难以对业务活动及项目进行事前 事中监管 财务分析欠缺 资金预算及资金运营规划与监控不够 3 1 2 财务部门需求分析 财会工作的职能是核算及监督 而核算及监督的对象是公司资金运动及其相关的经济 业务活动 对 ABCD 电炉来说 今年公司组织结构的变更 相应的企业资金运动及其相关的经济 业务活动也相应的具有了新的特征 对财务管理提出了更高的要求 财务核算主体由一个 变成了多个 其各自核算与监督的业务特点及层次存在较大的差异 ABCD 电炉公司财务部门组织结构如下图所示 ABCD 公司财务总部与分公司财务部的核算 管理内容不同 分公司财务部工作内容 基础凭证 帐簿 报表的制作 完成相关的内部报表 内部经营分析 资金预算管理及内部结算管理 对采购 仓存 销售等相关经济业务的监控 往来管理及资产管理 总公司财务部工作内容 财务数据 报表的汇总 公司整体财务分析及分公司经营业绩评价 财务监控 对总部及分公司资金及其相关经济业务活动的监控 对项目预算及费用 成本的监控 对采购 仓存 销售业务的宏观及重点监控 对公司整体资金运动的监控 分公司不独开立银行帐户 相关资金收支统一 在总公司体内运行 便于公司总体调配 使用 财务总监 总公司财务部 冶金工 程公司 财务 报 税 总 帐 出 纳 部 铁合金工 程公司财 务部 制造中 心财务 部 物业公 司财务 部 宏 盛 公 司 复 合 材 料 公 司 生 产 制 造 公 司 报税 总帐 出纳 经理 会计 会计 出纳 经理 会计 出纳 经理 会计 会计 出纳 在公司内部实现信息资源的共享 并使产 供 销 存 财的管理形成一体 化 针对具业务特征 可以对 ABCD 公司各级财务核算与监控的重点工作进行分析 从工程公司来说 因相关部件主要委托生产工厂 外协厂加工 产品成本相对固定 财务部核算的重点是各项目的销售费用和内部利润 财务监督的重点也主要是各项销售费 用支出及分摊的合法合规 从制造中心来说 今年其除接受工程公司内部加工订单外 还可以接收外企业订单 其财务核算主要是归集 分配各项目的生产制造成本 核算各制造公司的期间费用其内部 利润 其财务监督的对象包括物流成本 生产制造成本 期间费用等 强化成本控制 降 本增效 从总部财务部及财务总监的角度来说 则要从全局的利益的考虑问题 财务核算 分 析 监督的重点也不一样 财务核算的重点包括 各职能部门的费用核算 各分公司各项 财务数据及报表的汇总 合并 各分公司经营业绩考核 评定 财务分析则对公司整体财 务状况 经营成果 资金状况等进行 财务监控则要实现对公司相关业务活动由上而下的 逐级实时监控和过程控制 比如总部对项目的成本监控 应综合工程公司 制造公司的监 控点 从销售费用 外协成本 自制成本 安装成本等全方位考虑 考虑会计核算是否准 确 及时 会计信息能否快速体现业务活动的真实面貌 委外加工成本 进度能否控制 直接材料及人工费用可否降低 制造费用及销售费用能否降低 项目整体利润能否提升 3 2 物流相关部门 3 2 1 存在问题 物料采购缺乏准确的库存数据 采购计划性不强 物料采购周期长短不一 部分物料采购周期较长 如变压器需 3 4 个月 对采购订单 的跟踪及管理较乱 因外协加工较多 不易控制进度 造成公司工程项目延期交付情况时有发生 对公司 造成一定影响 对供应商及外协厂商存在一定的资质信用评定 但人工管理仍存在欠缺 仓库类别较多 设五金库 有色库 电器库 备件库 成品库等 库存物料品种较多 人工管理存在难度 目前库存帐实核对困难 半年左右盘点一次 帐实难以完全相符 库库物料积压与短缺并存 在当前金属市场价格波动较大情况下 存在一定的风险 对合同及客户管理不完善 3 2 2 物流部门需求分析 公司去年事业部体制下 公司采购 库存等由公司统一管理 采购有专门的供应公司 库存按五金库 有色库 电器库 备件库 成品库等 今年供应公司下分到工程 制造等相关分公司 库存也将归到相关的分公司 从管理 的角度来说 这样增加了各分公司管理的自主权 但也增加了公司物流管理工作的管理点 和级次 增大了管理难度 从总体来看 总公司将物流权力下放到分公司 只对物流关键环节进行相应的监控 比如对采购环节 所有采购合同均需由由质量管理部及财务部共同审批 超过规定范围的 采购付款也需经过总公司财务部审批 财务对公司采购 库存 销售活动相关事项参与监 控 从工程分公司角度 物流管理重点是对分包合同涉及的部件的进度 质量的监控 包 括供应商 外协商 管理 备件等库存管理 部件加工进度监控 组装控制 销售出库等 从制造分公司角度 管理重点是供应商管理 采购管理 库存管理 内外销售等环节 3 3 项目管理 3 3 1 项目管理存在问题 ABCD 电炉公司主要采用项目管理的工作方式 当前管理中主要存在的问题包括 对项目概算编制 调整不规范 对项目缺乏全过程立体控制 项目成本 费用核算 控制不到位 项目决算 考核缺乏准确依据 3 3 2 项目管理需求分析 工程公司及制造公司的业务流程及项目控制重点分别如下 工程公司 业务流程 工程公司按项目进行运作管理 从项目开始 参与竞标 到项目关闭 项目完 工 款项全部收回 进行控制 项目控制重点 预目预算 确定金额 外协加工及付款 委托制造中心制造及付款 外协安装及付款 采购及付款 销售费用 项目支出 收入及收款 项目决算及分析 制造公司 业务流程 项 目 开 始 参与 竞标 确定金额 确定工期 签订合同 合 同 分 包 工厂制造 外协加工 外协安装 组 装 按合同进度催收货款 内部 订单 销 售 对外付款 内部结算 项目控制重点 合同 项目 预算 项目采购 项目支出 生产成本 制造费用 项目收入及收款 项目决策及分析 3 4 其它信息化需求 根据 ABCD 电炉信息化总体规划及未来发展需要 ABCD 公司后期还将逐步建立生产管 理 质量管理 人力资源管理和客户关系管理 办公自动化系统 OA 等系统 并实现与 CAD CAPP PDM 系统的集成 最终建成公司全面的管理信息系统 根据我们的分析 公司在财务 物流 项目管理信息化实现后 在 OA 生产管理等 方面的需求会优先考虑 随着公司规模的扩大及管理工作的深化 公司内 外部信息沟通将越来越多 公司在 信息沟通方式上仅限于面对面的接触 缺乏高效的信息传递 反馈机制 从而造成内部交 流不畅 管理事后化 静态化 公司运营成本过高 搭建一个良好的公司办公资源信息平 台 将大大提升公司信息沟通及办公效率 而生产计划 车间管理的实施 则使公司物流管理流程整体打通 并与财务管理实现 一体化管理 采购 库管 销售 生产 财务形成一个运作 管理的闭环 使公司资源能 够得到更有效的配置 各项管理活动良性互动 促进公司投入产出效益更大化 外部 订单 生产组织采购 内部销售 对外销售 签订 合同 对外付款 按合同进度催收货款 内部结算 四 项目目标及分期 4 1ABCD 电炉信息化总体方案设计原则 总体规划 分步实施 效益驱动 重点突破 持续培训 以解决公司发展中的 瓶颈 环节为重点 充分利用公司现有资源和信息化基础 避免重复建设 实用性 经济性 安全性 可靠性和可扩展性相结合 面向集成 以信息集成为基础 并注重人 系统和管理的集成 坚持四个集中统一 即 统一规划 统一领导 统一标准 统一建设 面向管理 面向决策 及时为公司的管理 决策提供科学依据 实现财务 物流信息的同步化 并在安全保密的前提下做到信息高度共享 4 2 总体方案目标与范围 4 2 1 方案总体目标 利用现代信息技术管理企业资源 决非现有业务的计算机描写 而是实现一套先进的 管理逻辑和思想 建立起严格的管理规范 为 ABCD 公司的管理输出建立畅通的管理渠道 和有效的工具 从而提高公司的竞争力和经营效益 我们针对 ABCD 公司提供的管理系统方案 考虑了如下的管理目标 建立财务管理 物流管理 项目管理 生产管理等信息系统 通过该管理系统工程的实施 建立起 ABCD 公司完善 规范的财务管理及业务管理系 统 保证公司财务管理系统正常运 保证业务管理系统相关流程正常运作 提供决策依据 为 ABCD 公司管理层提供决策支持的数据依据 做到事先预测 事中控制 事后反馈 可随时了解可用的库存数据 并进行库存的预警 能够对销售过程提供多角度全方位的统 计分析 能够从多角度对所需的各种信息进行统计和汇总 并可灵活进行数据挖掘 支持 领导决策 加强业务操作规范化 对逐步扩张的业务规模 进行规范的管理和严格的控制 通过有效的成本控制管理和 客户服务体系来提高产品的市场竞争力 降低人为出错因素对业务工作的影响 包括业务 流程的优化和业务操作的规范 库存按照生产计划进行限额领料 并与财务成本核算结合 进行帐务处理 能够制定并完成采购计划 能够进行能够客户管理 产品报价管理 能够 对销售订单的执行过程进行跟踪 并能够对应收帐款进行管理 明确分工 信息共享 计算机管理使各业务的分工更加明确 职责清晰 各部门既相对独立 又能在安全保 密的前提下实现数据信息的高度共享 同时也避免了各种业务数据在部门间由于人为传递 有误而造成的错误 实现信息共享 为真正实现企业全面电子商务构架提供基础平台 培养复合型管理人才 通过实施此项目及培训 全面提高员工素质 特别是帮助 ABCD 电炉公司培养起一批 既懂管理又懂计算机的复合型管理人才 人力资源得以优化利用 同时也为软件的后期维 护打下一定的基础 提高核心竞争力 通过提供迅捷的个性化 多样化的优质服务 获得更多的客户资源及企业效益 巩固 和提升 ABCD 电炉公司现有的核心竞争力 包括技术创新 项目组织管理 工艺技术等 提升 ABCD 电炉公司作为现代化企业的形象 扩大国内外合作 在资本运营市场上得到更 高价值的认可 带来更多机会 促进企业持续发展 4 2 2 方案总体范围 ABCD 电炉公司管理信息化总体总体范围是 建立财务管理系统和物流管理系统 建立生产管理 质量管理 人力资源管理和客户关系管理等系统 全面实施企业资源计划系统 ERP 和办公资源系统 OA 实现 CAD CAPP PDM 系统的集成 全面建设管理信息系统 MIS 4 3ABCD 公司信息化项目分期规划 从 ABCD 信息化需求的 重要性 及 紧迫性 两方面考虑 本着 总体规划 分步 实施 效益驱动 重点突破 持续培训 的原则 以解决公司发展中的 瓶颈 环节为重 点 我们制定了分阶段的规划 ABCD 公司目前管理的瓶颈主要表现在两点 一是由于公司尚未实现财务电算化 公 司在整体的财务运营状况上监控不力 从而造成管理混乱 低效的局面 二是由于公司在 信息沟通方式上仅限于面对面的接触 缺乏高效的信息传递 反馈机制 从而造成内部交 流不畅 管理事后化 静态化 公司运营成本过高 资源浪费等弊端 ABCD 公司信息化分期如下 一期 基础财务管理 具体功能模块 总帐 报表 财务分析 工资 固定资产 现金管理 现金流量表 合并报表 项目目标 用信息化代替日常手工会计核算 完成日常凭证 帐薄 报表的加工及 分析工作 财务对各级业务组织财务活动实现基本的监控 为后期财务业务一体化及财务管理的深化奠定基础 二期 物流及项目管理 财务业务一体化管理 具体功能模块 采购管理 销售管理 存货管理 存货核算管理 成本管理 应收款管理 应 付款管理 项目管理 项目目标 实现公司采购 存货 销售业务的信息化运作 使业务信息得到及时 准 确 全 面的反映 实现公司对项目活动从启动 规划到执行 终止的整体管理 保证财务与业务基础信息的一致性 实现财务对业务部门与资金运动相关 业务活动进行深入的监控 实现财务 业务一体化管理 三期 其它管理信息化系统 具体功能模块 生产管理 质量管理 人力资源管理和客户关系管理 办公自动化系统 OA 等 项目目标 实现公司整体业务管理的信息化 五 解决方案 5 1ABCD 电炉公司基础财务管理系统 从 ABCD 电炉公司财务管理整体看 财务系统应包括以下管理功能模块 总账系统 报表系统 财务分析系统 工资管理系统 固定资产管理系统 现金管理 系统 现金流量表系统 应收款管理系统 应付款管理系统 存货核算系统 成本管理系 统 合并报表系统 决策支持系统 EIS 等 根据 ABCD 公司各级财务部门的特点及管理需求 上述模块将根据具体情况选择性使 用 如合并报表 现金流量表只需在总公司财务部使用 有的模块需与物流系统结合使用 需在二期物流系统实施后上 如应付款管理 应收款管理 存货核算 成本管理系统 在 未上物流前 其功能通过总帐系统结合手工运算完成 下面分别对财务管理系统各功能模块进行介绍 存货核算系统 成本管理系统在物 流管理中介绍 5 1 1 总账系统 是一个基本的系统 它以处理凭证为核心 相应进行账簿报表的查询 各业务系统生 成的凭证与总账无缝联接 可以直接在总账中进行查询 报表系统可以从总账系统中直接 取数 操作简单 灵活 会计期间数可灵活定义 可跨年度整合查询资料 支持多公司 多币种处理 自动计算汇兑损益 可以边录入业务边录入初始值 可以满足企业初始数据量大 但又能启用新系统 同 时提供安全控制 在任何需要选取代码 如录入职员代码 的地方提供模糊查找功能 方便对大 中型 企业数据量大的处理 提供财务人员最大的方便性 科目可以不定长 充分利用资源 提 供更大的灵活性 会计科目提供高达 9999 种辅助核算项目设置 提供企业对同一笔业务多 角度统计分析 提供各种组合报表 便于企业考核业绩 进行成本控制 决策支持等 凭证管理 用户根据需要建立账务系统 科目级次和科目长度不定长灵活设置 凭证检查条件自由确定 凭证录入提供资金赤字 预算控制等控制 加强凭证的及时 检查控制 确保凭证正确无误 证录入提供智能输入预测提示 提供录入界面自由设置 形成操作员自我工作台 外币与本位币的自动转换计算 操作界面简洁流畅 提供日常凭证处理 对各种凭证进行分类 登记 并试算平衡 提供凭证审核 总帐过 帐等常规帐务处理 当期结帐后 仍可通过反结帐进行会计凭证补充处理 凭证查询条件自由设置 组合查询方案自动保存 多层查询条件嵌套处理 查询速度 快捷 月末过账自动完成 凭证汇总级次任意设置 灵活的打印设置功能 字体自由设置 账簿管理 提供总分类账查询 明细账 凭证 原始单据一体化查询 提供各类明细分类账 数量金额总账 数量金额明细账 多栏账 核算项目分类总账 各种账簿查询 并提供总帐科目余额以及总帐过帐活动历史等重要帐务信息日志查询功能 任意设置多栏账栏目 实现各种输出格式 自定义输出栏目和格式 满足不同层次的 管理需求 提供强大的辅助核算总账 明细账 余额表 提供个人管理辅助账 部门管理辅助账 在建工程管理等功能 企业管理的得力助手 打印输出灵活设置 可自定义行宽 列宽 账页每页打印的行数以及账簿字体的设置 提供套打功能 报表 提供各类报表输出 科目余额表可根据科目级次分级列示 自定义报表格式灵活 形 式多变 日报表每天提供财务状况和资金运作资料 为高层领导提供动态财务信息 也可提供 一段期间内的变动情况 提供趋势变动 提供核算项目明细资料和项目余额 以项目为中心进行各类项目管理 提供核算项目明细表 核算项目余额表以及其他账表的查询功能 月末处理 自动完成月末计提 分摊 转账的过程 自动完成期末外汇调整 结转汇兑损益 生成转账凭证 自动结转损益 往来管理 往来业务核销提供手工核销和自动核销两种方法 由用户自选选择确定 核销后发现 错误可以进行反核销处理 自动核销提供在线向导 确保核销正确 提供往来对账单业务 随时和往来单位进行往来核对 保证往来账项金额准确 提供 往来账项账龄分析表 了解账龄结构 制订货款催收政策和资金计划 系统维护 提供各种系统资料维护 进行多栏账名称格式定义 设置核算币种 科目级次 启用 账套的初始化设置 账套名称 起用期间 会计期间设置 任一会计科目提供无限种辅助核算项目 帮助企业提供管理决策信息 任何选取 修改基本资料的地方 如录入客户名 全部提供模糊查找功能 大大方便 财务人员操作 5 1 2 报表系统 主要处理各种自定义报表的制作以及同合并报表系统联用时 制作各种上报报表 报 表系统与其它的各个系统如总账 工资等系统不同 在界面上没有各个模块的区分 也没 有一个很明确的流程 进入报表或是新建一张空表 直接就显示为一个表格的界面 表格 的操作同 EXCEL 的风格比较类似 在界面中由六个主菜单和菜单下的各个功能项来实现 报表的功能 报表系统可以和总账系统联用或是单独使用 在和总账系统联用时 可以通 过取数函数来实现从总账系统中取数 操作简单 灵活 首创自动填充功能 大大减少报表编制工作量 采用 Excel 风格 可自定义工具条 形成自己的操作风格 预设资产负债表等各类报表模板 直接调用 随意修改 简化报表操作过程 操作简单 方便的公式向导 易于报表编制 自动计算和手工计算方式任意设置 数 据结果动态显示 财务函数和数学函数分类列示 财务函数公式系统内置 扩展使用功能 功能强大 报表文件设置权限管理 有效保护财务数据的安全性 报表提供多页存储及计算功能 符合财务 管理人员的习惯 便于查看管理 单元风格 字体类型大小任意设置 报表格式美观大方 多窗口报表操作 从各个不同角度的对报表进行全面揭示 报表审核条件设置 出错信息显示 提示用户 柱形图 直方图 折线图 饼图各种图表自定义设置 有利于数据对比 形象直观 比单纯数据显示直观明了 更具说服力 强大的二次开发能力 首创驱动程序接口方式 可提供自行开发的软件和其它软件 如业务管理软件 取数 分析功能 提供对原 1 0 版本报表文件的兼容和公式格式的自动转换功能 保护用户原有的工作 成果 易于升级 提供与 Dbase Access Excel Foxpro 等应用程序和数据库文件 文本文件直接交换 数据的能力 提供转换为 html 文件格式 用于 Internet 上报或展示等 5 1 3 财务分析系统 财务分析系统为用户提供了完善的分析方法 可与金蝶报表 金蝶账套以及其他数据 来源的各种数据源进行挂接 实行数据分析 系统为用户提供了基本报表如资产负债表 损益表以及各种自定义报表的结构分析 比较分析 趋势分析等各类分析 提供各种项目 的预算和数据管理以及一些基本的财务指标分析 您还可以根据本单位的实际需要补充追 加其他指标 各种因素分析 帮助您实现对某一特定因素的深入分析 操作简单 直接利用金蝶报表就可进行分析 如对管理费用 部门费用 资产负债表分析 采用向导可在几秒内生成部门费用分析表等分析性 决策性报表 方便的自定义报表 操作简单 容易使用 自如添加各种文字说明 提供动态帮助 多角度分析 提供多种分析方法 结构分析 对比分析 趋势分析 环比分析 定基分析 实现对 报表的全方位分析 提供理想财务状况与实际财务状况的比较 判断企业的经营成果 多层次 多渠道成本 费用 项目预算分析与控制 帮企业顺利完成各项计划 提供各项预算计划的动态完成情况 实现成本费用的跟踪控制 即时调整各项计划 确保企业目标实现 提供因素分析法 提供多种因素分析方法 可以帮助企业诊断利弊所在 帮助企业改善管理 多种图形显示 形象直观 提供指标分析 预设大量指标 可修改 可帮助企业建立杜邦分析等综合分析 5 1 4 工资管理系统 提供许多用户自定义的特点 这些特点使该系统能适用于不同的商业环境 满足不同 的管理要求 可以对薪资进行有效的管理 工资管理系统具有以下特点 工资分类管理 工资分次发放 银行代发 个人所得税申报 工资费用自动分配 多货币工资管理 工资 管理报表 基础设置 类别管理 提供多工资库进行处理 分工操作 上级部门统一控制 采用向导方式建 立单个类别和汇总类别 可删除类别 修改类别参数 部门管理 提供部门管理 可查询 增加 删除 修改部门设置 提供部门自定义属 性 可从总账系统 人力资源系统及其它工资库存引入部门设置 职员管理 提供职员信息管理 可自定义职员属性 提供人事资料详细记录 可从总 账系统 人力资源系统及其它工资库引入职员信息 提供币别与银行设置 工资设置 项目设置 提供数据字典参照 设置工资项目时设置工资项目属性 自动根据属性生 成核算公式 核算方法设置 提供向导 可按嵌套定义 多重定义等方式简单且灵活定义核算公式 工资变动 针对企业职员变动频繁 特提供工资变动处理 可提供人事变动详细记录 提供工资项目 人员项目 工资类别等发生变动后的职员信息与工资计算的动态自动 处理 提供详细的审计记录 工资管理 数据录入 提供过滤器处理 可录入固定项目或按需求录入 提供各种灵活的录入方 式 费用分配 自动完成工资费用计提 分配 转账等操作 提供福利费 工会经费 职 工教育经费 自定义费用计提与分配 转账等操作 个人所得税 提供个人所得税计算与申报功能 提供年终分红等特殊情形下的所得税 处理 提供自定义所得项目 如劳务报酬所得 由工资代发的所得税处理 提供电子报税 接口功能 银行代发 进行工资银行代发处理 报表管理 提供工资条 工资发放条 工资发放签名表 表头可自由定义与自动折行 按各种格 式打印 提供工资汇总表 工资统计表 工资台账等多种分析报表 提供工资配款表 提供费用分配表 工资变动分析表 工资费用预测表等多种决策支持报表 提供自定义报表 系统维护 基于 Windows 2000 Server 操作系统级的用户身份自动鉴定 提供严密的多层次权限管理 可按文本 Foxpro Access Excel dat 等数种格式引入与引出各种数据 向总账 成 本等提供数据以及二次开发 提供详细的上机日志 利于数据恢复和监控 5 1 5 固定资产管理系统 适用于大中型企业 集团化企业 它主要处理固定资产的账务核算 计提折旧等业务 实现设备的日常管理功能 固定资产系统既可独立使用 也可与其他系统配合使用 形成 完整的固定资产财务 业务管理体系 自动化程度高 可自定义使用状况 经济用途 变动方式 凭证模板等内容 能自动生成有关固定资产的凭证 自动计提折旧 自动提供固定资产变动处理 业务核算 新增 删除 修改固定资产类别 固定资产卡片格式 固定资产卡片 支持固定资产 变动情况的处理及查询功能 定义固定资产记帐科目 对固定资产的购入 在用 折旧 报废等过程进行记帐管理 自动计提折旧 提供自定义折旧 除了预设系统提供的平均年限法 年数总和法 工作量法 双倍余额递减法等较常用的四种折旧计算方法外 用户可按本单位固定资产的 使用特性自定义折旧计算方法 资料查询 系统提供输入选择条件对话框 由用户输入各种选择条件 可是并列的 然后列出满足条件的固定资产清单 多角度查询分析 提供建立固定资产明细帐 登记簿的功能 并能按用户输入的多种并存的条件输出满 足条件的固定资产清单 提供按部门 按资产类别等综合查询统计固定资产分类明细 增减明细的功能 提供按部门 按资产类别等综合统计固定资产折旧计提明细 折旧汇总分配情况的功 能 系统维护 在基本设置页里 用户可登录或修改用户名称 电话号码 地址 并可对使 用本软件的哪些功能进行选择 如是否与总账相连 是否需要折旧 是否生成凭证做 出选择 用户权限管理 对用户的录入 输出 查询 变动等权限作限制 上机日志 反映用户的操做日程记录 5 1 6 现金管理系统 可以处理现金 银行存款 票据所有的内容 并提供各种报表的查询和打印 日记账 与总账对账 银行日记账和银行对账单对账的强大功能 共分为总账数据 现金 银行存 款 票据 报表等几大模块 清晰明了 一目了然 初始设置 系统基本信息 录入用户的有关基本情况 银行未达账 录入使用期初有关银行未达账的信息 企业未达账 录入使用期初有关企业未达账的信息 余额调节表 生成使用期初的银行余额调节表 日常处理 现金日记账 提供仿真界面 提供用户录入 查询 打印现金日记账 库存现金盘点 操作 增 删 改 查询 打印库存现金盘点表 保证资金安全 现金对账 根据现金日记账和盘点结果自动进行对账 可查询 打印现金对账表 现金日报表 用户可查询 打印自己选定的日期的现金日报表 银行存款日记账 用于用户录入 查询 打印银行存款日记账 银行对账单 可录入 打印银行对账单 银行存款对账 可自动或手动的进行银行存款对账并打印对账结果 余额调节表 自动生成和打印银行余额调节表 银行存款日报表 查询 打印银行存款日报表 票据管理 提供应收票据管理 提供应付票据管理 提供支票管理 提供票据备查管理 记录商业承竞汇票 银行本票 定额本票 电汇 信汇 托收承付 支票等备查 5 1 7 现金流量表系统 账套管理 提供账套选择功能 可对不同的账套进行现金流量分析 提供方案设置功能 按不同的币别设置不同方案 对同一账套可出不同币别的现金流 量表 可对账套中任意期间的凭证进行拆分处理 灵活设置现金类科目 可按现金类科目或单一会计科目出 T 形账户 通过对方科目的 不同确定所属的现金流量项目 灵活操作 提供报表项目增加 删除 修改功能 特殊的报表项目可设置计算公式 可对价税合计等进行自动拆分 提供多对多凭证自动拆分功能 大大减少了会计人员工作量 提供任一项目的凭证查询功能 提供按下级科目 核算项目 币别展开凭证功能 可 查看原始凭证以及设置的现金项目 可对单张凭证直接定义现金流量表报项目 也可对多 张凭证进行报表项目定义 操作极为方便 不需要定义公式 而是采用会计人员最熟悉的 T 形账户 直接指定对 应项目 系统智能记忆 附表数据可直接录入 现金流量表分析 提供分析报表 在分析报表中可查看报表项目 凭证 定义报表项目并重新进行报表 计算 提供报表引出功功能 可按 KDS MDB DBF XLS TXT 等格式将 T 型账 户 现金流量表引出 提供 T 形账户 现金流量表的页面设置功能 5 1 8 应付款管理系统 包括业务管理 结算管理 分析 账表管理 合同管理 维护等功能 初始设置 提供系统参数灵活设置 确定采用应付账管理进行管理的科目 确定是否与金蝶其它 系统挂接使用 提供多币别处理 按设定的核算项目 往来单位 内部部门 进行业务核算 提供凭证模板 选择或自定义要生成的记账凭证的格式及有关信息 提供现金折扣设置 指定现金折扣的方式 期初处理 可录入应付账 普通发票 增值税发票 支票 应收票据 合同结算数据 等录入 录入有关应收往来单位期初余额数字 原始单据格式可自定义 业务处理 提供普通发票 增值税发票增加 查询 修改功能 提供序时簿 按发票的录入时间生成所有发票的序时簿 提供应付单 付款单增加 修改 删除 查询功能 同时提供应付单序时簿 付款单 序时簿 提供凭证处理功能 根据业务自动生成账务凭证 应 收 系 统应 收 系 统销 售 系 统销 售 系 统 采 购 系 统采 购 系 统 现 金 管 理 系 统现 金 管 理 系 统 总 帐 系 统总 帐 系 统应 付 系 统应 付 系 统采 购 发 票 销 售 发 票 销 售 发 票 其 它 应 收 单 应 付 票 据 凭 证核 销 票据管理 处理支票 对支票的信息进行记录 并提供支票序时簿管理 应付票据 录入开出的银行承兑汇票和商业承兑汇票的信息 系统将根据其生成应付 票据备查簿 其它票据 除上述票据以外的有关票据的信息的录入 基本操作同上 结算管理 往来对账 提供应付往来单位的往来对账单 核销管理 用与客户对应收账业务的核销 分为手动核销和自动核销两种核销方式 可以进行应收应付 预收 预付相互之间的对冲处理 催收管理 对某些需要催收的应收款项 用户可在此设置催收单的格式 并打印 结算清单 提供各种要求输出结算清单 信用管理 对应付账款采用信用管理 确定某单位的最大授信额度 信用等级等信息 担保管理 反映应付账款的担保情况 分析管理 账龄分析 对应付账款作账龄分析 列出有关账龄分析表 可操作打印 打印预览 过滤 图表 表格等功能 欠款分析 对应付账的欠款情况进行分析 系统采用结构分析法 将各往来单位的欠 款按欠款金额及占总欠款的比例列出 用户可选择分类标准 系统预设有四类分类标准 客户 销售部门 地区 行业 输出账表 应付明细账 应付账总账系统 应付单序时簿 付款单序时簿 核销日志 账龄分析表 5 1 9 应收款管理系统 包括业务 结算 坏账 分析 账表 合同 维护等功能 具有应付款管理系统所具 有的功能外 还增加了坏账管理 信用管理 初始设置 提供系统参数灵活设置 选择坏账准备的计提方法 确定采用应收账管理进行管理的 科目 选择要计提坏账准备的科目 提供多币别处理 按设定的核算项目 往来单位 内部部门 进行业务核算 提供凭证模板 选择或自定义要生成的记账凭证的格式及有关信息 提供现金折扣设置 指定现金折扣的方式 期初数据处理 可录入应收账 普通发票 增值税发票 支票 应收票据 合同结算 数据等录入 录入有关应收往来单位期初余额数字 原始单据格式可自定义 业务处理 提供到期应收账款提示 提供普通发票 增值税发票增加 查询 修改功能 并提供支票序时簿管理 在同时 使用物流和财务系统时 销售发票会自动 实时传递到应收模块 由此可以对管理发票的 回款 收款 提供应收单 收款单增加 修改 删除 查询功能 同时提供应收单序时簿 收款单 序时簿 提供凭证处理功能 根据业务自动生成账务凭证 坏账处理 提供应收帐龄分析及估计坏帐损失的功能 提供坏账准备处理 按用户在初始中设置 的坏账准备的计提方法 算出发生的坏账损失 提供坏账损失处理 处理发生的坏账损失并分析坏账发生的原因 选择发生坏账的原 因 将发生的坏账情况列表 提供坏账收回处理 处理的坏账损失 过后又可收回的 在本功能模块进行处理 票据管理 对支票的信息进行详细记录 提供支票序时簿自动记录 提供银行承兑汇 票 商业承兑汇票 商业汇票等票据管理功能 结算管理 提供应收往来单位的往来对账单 提供核销管理 用与客户对应收账业务的核销 分为手动核销和自动核销两种核销方 式 可以进行应收应付 预收 预付相互之间的对冲处理 提供催收管理 对某些需要催收的应收款项 提供 Internet 发放催款单功能 提供详 细的结算清单 信用管理 提供应收账款采用信用管理 确定某单位的最大授信额度 信用等级等信 息 提供担保管理 反映应收账款的担保情况 分析管理 账龄分析 对应收账款作账龄分析 列出有关账龄分析表 可进行打印 打印预览 过滤 图表 表格等功能 周转分析 对应收账款的周转率进行分析 可按年 季 月对应收账款总额或某独立 核算单位的周转率进行分析 欠款分析 采用结构分析 比较分析等多种分析方法 用户可选择分类标准 系统预 设有四类分类标准 客户 销售部门 地区 行业 坏账分析 反映坏账的金额 及发生坏账损失的账户所占的总的坏账损失