中小企业差旅费管理制度.doc

差旅费管理制度第一章基本原则一、目 的1为贯彻公司费用管理制度，保证出差人员工作和生活的需要，提高办事效率，并贯彻勤俭节约的原则，特制订本管理制度。2本管理制度适用于公司全体员工（销售人员除外）因公外出和公派外出学习。二、基本规定1公司员工出差，除总经理外，均需按员工手册中的相关规定填写出差申请单并报上级主管批准方可出行。2员工出差或公派外出学习，按规定可报销从公司到目的地的交通费、出差地点的市交通费、路途和目的地的住宿费，并在出差期间按规定给予生活补助。3出差前应对根据出差的地点以及业务安排规划好出差线路，并将大致线路填写在出差申请单之上。出差线路的选择以最佳路线为准，如出差人员绕道到旅游景点或探亲访友，绕道部分的车船费由个人承担。4出差途中，出差人员因业务需要、因病或其它不可抗拒的原因不能按期返回公司，应电话申请延长出差时间。出差人员不得因私事延长出差时间，否则，除不报销差旅费外，同时视情节轻重根据相关的管理制度给予处罚。5自带公司车辆出差，车辆所需的油费、过路费跟据里程按实报销，原则上不再报销交通费。但如多人同车出行，业务地点不在同一地方的，可根据情况报销市内交通费。 6公司所有人员均应服从公司的出差安排，不得以借口推脱。第二章 出差申报与审批管理一、出差的申报程序1 凡因公外出半天或超过半天以上的，出差人员应填写出差申请单，说明出差地点、出差事由、离开时间、回公司时间及线路安排、需预借差旅费用等，经相关领导批准后方可离开公司。未经批准擅自出差的，公司有权不予报销差旅费用并根据具体情况进行相应的考勤处理。总经理出差超过两天时间，应该通知公司行政部和其他需进行工作安排的部门，说明需离开的大致时间，并将离开期间的工作提前安排。部门经理出差由总经理安排或向总经理申请，经批准同意并安排好出差期间所属部门的全部工作后方可成行。如遇紧急情况需立即出差，可电话向总经理说明情况，回公司再按程序补办出差手续，并电话向部门其他管理人员安排好出差期间本部门的工作。采购人员出差，由部门经理和采购人员根据业务情况自行安排。如出差地点在成都地区范围或出差时间不超过一天的，出差申请单由部门经理审批。出差地点超出成都地区范围或出差时间超过一天时间的，出差申请单需交总经理审批。销售人员按销售薪酬管理规定相关内容执行。其他员工出差，一律由部门负责人根据业务需要安排并根据出差申报程序填写出差申请单报批。2出差时间在填报外出联系单时必须填明并报批，出差时间原则上应控制在出差申请单所报批的时间之内。如因业务需要或其它因素不能按时回单位的，必须及时电话向总经理或部门经理说明情况，申请延期，否则超期部分不予报销差旅费和生活补助，并根据具体情况作出相应的考勤处理。3出差申请单上必须详细填写出差任务、出差地点、出差时间、目的等。4部门经理的出差申请单报批同意后，交公司行政部保管；其他员工出差申请单报批同意后，由部门保管。公差结束后作为差旅费报销附件，附在差旅费报销单与其它报销凭证后面。5出差人员凭核准的出差申请单向财务部借支相应数额的备用金，借支单根据财务审批流程签批。6需自带车辆出差，需在出差申请单备注栏上注明自带车，并填写派车申请单，报总经理批准后由公司行政部统一安排车辆。7公司特别委派的参观、学习、教育培训等，须同时参照此方面的相关规定执行。二、出差审批管理1公差审批管理审批人应充分了解每一次公出的原因及所需达到的目的，清楚是否确实需要安排此次公出。并对出差人的工作任务情况有清楚的了解，尽量做到安排合理，不影响公司正常工作的开展。每一次公出安排，应对出差目的地的情况有比较详细的了解，出差线路的选择必须合理、准确、安全，做到省时、经济、高效。对每一次公出所需的交通工具要做出安排，本着经济、高效的原则，合理安排从公司所在地至目的地应该乘坐的交通工具。2公派学习及培训公司管理层人员公派学习及培训由总经理根据公司的发展安排，部门管理人员公派学习由部门经理根据工作需要申报计划，公司行政部根据实际需要安排，报总经理批准后实施。公派学习时间的安排应该尽量做科学合理，既达到学习目的，又不至于因时间过长而影响正常工作的进行。公派外出学习，安排前应该明确此次应达到的目的。要制定完善的学习计划，并对学习任务、需达到目的提出明确的要求。公派外出学习，学习结束后，学习者需向主管领导和相关人员汇报和传达学习及培训的内容、成果和心得，并对学习培训情况作出总结，方可全额报销学习培训费用。3出差登记部门经理出差或公派学习，必须将经总经理批准的出差申请单交公司综合部备案，公司行政部进行登记。其他员工出差或公派学习，由各部门进行登记，综合部备案。4费用核定出差所需用的差旅费，根据出差的地区不同而不同，在进行出差审批之前，要根据业务需要、出差时间、行程的远近和其他差旅费管理规定等，测算差旅费预借的大致费用。预借差旅费，由出差人提请并填写借支单，报总经理审批同意后方可按公司的财务管理规定预借。预借的差旅费，返回公司后要在一周之内报销充抵或归还。第三章 费用和补贴标准一、交通费用标准：1自带车辆出差管理规定自带车辆出差，原则上不再报销任何交通费。如因工作需要或多人同车外出，可根据需要报销实际支出的差旅费。自带车辆出差，需在出差申请单上提出申请，部门经理核准并报总经理批准。自带车辆出差，车辆所需的汽油费、过路费、停车费等按实报销。 2交通工具标准级别总经理部门经理其他工作人员项目飞机经济舱需批准同意火车软卧短途坐软座，8小时以上硬卧轮船二等舱 三等舱三等舱市内出租车实报销按标准报销注：部门经理、其他工作人员需业务紧急或路途过长的，经总经理批准同意后可乘坐飞机；飞机票由公司综合部在航空公司的网站上统一购买。二、市内交通费标准1总经理及以上人员：按实报销；2部门经理：根据每次出差的业务量，报销目的地的全部市内公交车费和不超过50元/天的出租车费。3其他员工：市内公交费按实报销。出租车费根据业务需要并经电话请示批准乘用后报销，报销时要求注明起止地点和特殊情况说明，核实后予以报销。三、住宿费标准类别地区总经理部门经理其他人员一类京、津、沪、深圳、珠海、厦门、汕头、广州、海南等经济发达的沿海城市二类省会城市、与省会城市基本同级的其他大城市三类其他中小城市注：以上费用标准均指宾馆（旅馆）标准间每间的价格，如果为三人出差，要求尽量选择三人间房间，费用标准可按10%20%适当提高。住宿费用在标准内的按实报销，超出部分不予报销。四、生活补助标准1、出 差：类别地区总经理部门经理其他人员一类沿海地区实报实销二类其它大城市实报实销三类中小城市实报实销2外派开会、学习：外派开会、学习参照以上标准，但会务费或学习费用中包含了食宿费用的，公司不再报销食宿费用。五、备 注1总经理以下人员出差，飞机票价因折扣低于火车、汽车、轮船的，可乘坐飞机，但仍需报总经理批准。2省内如下午出发，连夜赶路到达目的地或返回的，餐费补助按全天标准计算。第四章 报销程序一、票据管理规定1差旅费报销凭证主要指以下票据：从公司到目的地的往返车票，市内交通费车票，住宿费发票，允许报销的餐饮费发票，自带车辆的停车费、过路费、油费2 所有票据应整洁、不涂改、均匀规范，使用公司统一规定或印制的差旅费报销单，认真填写报销内容；所有票据，由出差人按类别、金额依次整齐粘贴在附件粘贴单上，附在差旅费报销单后作为报销凭证。3所有票据必须真实、合法，票据上的时间，必须与出差时间一致。4如在出差过程中，因特殊原因票据遗失，从公司到目的地或返回时的交通费，需书面进行情况说明并提供票价证明，报总经批准后，按实际金额用其它票据代替。市内公交车、目的地出租车费票据遗失，原则上由个人自行负担。5出差住宿费发票因特殊原因遗失，由出差人作出书面说明，经部门经理、财务主管审核后，按类别标准金额的50%报总经理批准后，予以补偿。二、差旅费报销审核程序1部门经理审核：是否是按规定申报、安排、批准的出差，出差的目的地是否正确，出差目的是否达到，出差时间是否在规定范围。2财务审核：审核费用标准是否超出，差旅费票据是否合法，票据时间与出差时间是否一致，通知出纳核对其出差借支单。3总经理审批：是否是经批准同意的出差，出差的目的是否符合规定，出差目的是否达到，是否应准许进行费用报销。三、费用标准审核规定1标准审核：部门经理、财务审核必须严格控制，一切费用必须在标准规定范围之类，如有超支，超支部份由出差人自行负担，不得报销。2标准外其他费用审核：出差过程需要支付的业务费用，必须事前安排或电话请示，费用标准根据业务需要控制。四、销帐1、公出或外派公出学习结束后，必须在一个星期之内将差旅费报销并结算出差借支，借支费用多退少补。2、报帐销帐，严格按照公司的相关财务管理制度执行。