办公用品管理规定

第 1 章 办公用品管理规定 第一节 总则 第一条 为有效控制办公费用 杜绝浪费 减少非生产性开支 结合公司实际情况 特制定本规定 第二条 办公用品管理工作应遵循 物尽其用 以旧换新 杜 绝浪费 的原则 第二节 管理及分类 第四条 综合办负责办公用品的采购 日常保管 库存统计和 发放 并负责控制办公费用 第五条 办公用品分为非消耗性 消耗性 清洁用品及招待礼 品四类 如下表所示 类型 项目名称 非消耗性 计算器 电话机 打孔机 剪刀 U 盘 裁纸刀 白板 订书机 文件夹 光盘 盒 等各类文具 消耗性 中性笔 笔记本 签字笔 圆珠笔 铅笔 橡皮 胶水 复写纸 订书 钉 笔芯 印刷品 墨盒 复印纸 传真纸 水性笔 白板笔 曲别针 胸卡皮 电池 胶带 大头针等 色带 速印机墨 速印纸 软盘 影 印液 晒图纸 硒鼓 信封等与文印相关的各类物品 报销单 借款单 账本 入 出 库单 粘贴单 口曲纸等各类单据 清洁用品 纸篓 拖布 毛巾 笤帚 垃圾袋 垃圾桶 洗洁净 香皂 洗手液 纸巾等所有与卫生清洁有关的物品 招待礼品 纸杯 纯净水 茶叶 保温瓶 饮料 礼品等 第三节 办公用品的申购 第六条 每月 25 日前各部门负责人需填写 部门办公用品申 请单 并将电子版发给综合办 申请单中应列清本部门下月各类办 公用品的需求 尽可能清楚描述品牌 型号 规格 数量 以便综 合办统一安排采购 第七条 采购人负责将各部门的办公用品需求计划汇总 经综 合办负责人审核批准后统一采购 任何部门或个人不准私自购买办 公用品 第八条 综合办在采购办公用品时应确保价格合理 透明 购 置前应做好市场调查 充分掌握欲购物品的性能 价格及附加优惠 条件 多家 三家及以上 询价 比价 议价后再进行选择 以保 证所购物品质优价廉 第九条 各部门如需申请购买计划外的物品时应填写 部门应 急物品采购审批单 按照审批权限 经本部门负责人审核 报综 合办批准后安排采购 对随意申报造成物品积压的 应按照公司相 关奖惩规定进行处罚 第四节 办公用品的保管 第十条 办公用品入库前 综合办内勤应检验合格后再办理入 库并建立台账 第十一条 办公用品出库后应及时登记销账 月底盘点应做到 账 物相符 第十二条 办公用品存放应符合物品特性要求 避免因保管不 当造成物品变质或损坏 第十三条 内勤要做好各类库存用品统计工作 每月出具办公 用品库存报表 保证库存合理 对库存时间过长 有保质期要求 长期存放会贬值 已不再使用的物品应明确列出 及时报告综合办 负责人进行处理 第十四条 购买办公用品应凭综合办负责人签批的入库手续 方可办理财务报销 第五节 办公用品的领用 第十五条 各部门负责人应对本部门申请的办公用品严格审核 减少不必要的办公费用开支 第十六条 各部门在领取办公用品时 可以旧换新的办公用品 必须提交旧物 综合办根据旧物实际数量予以发放 领用时 各部 门应凭部门负责人签字领取 并在 办公用品领用单 上签字 第十七条 各部门领取所需的物品 包括 办公用品 招待用 品及礼品 应先经部门负责人或相关领导签字后再到综合办领取 第十八条 公司员工应本着节约的原则使用办公用品 不得将 办公用品随意丢弃废置 第二章 办公费用控制管理规定 第一节 总则 第一条 为降低公司办公成本 减少行政管理费用开支 使钱 财 物效用达到最大化 特制定本规定 第二节 行政费用预算管理原则 第二条 公司各项行政费用的支出统一实行预算管理 应严格 按照公司相关预算管理制度 每月提前完成下月资金计划并上报 第三条 各部门的办公设备 办公用品的采购需求 应按照公 司 办公用品管理规定 要求 于每月 25 日前报至综合办以便统一 协调 采买 第四条 除特殊情况外 各部门均应严格避免计划外采购 如 必须进行采购的 须由相关部门填写 应急物品采购审批单 并 报公司总经理审批后方可购买 第三节 日常办公费用节约办法 第五条 文件打印 复印费用 1 文件尽可能双面打印 自用文件利用回收的单面废纸打印 2 复印纸由综合办统一保管 各部门或个人因工作需要时向综 合办领取 第六条 修缮费 1 综合办设专人进行日常检查并定期盘点 对盘点丢失 损坏 的物品 设备及时上报综合办负责人申请维修 同时应查明损坏原 因 属于人为因素的 应追究相关责任人责任 2 对于修缮完毕的物品 设备应及时入库 以延长使用时间 3 加强对易毁损的公共设施重点防范 以减少可能发生的修复 费用 防患于未然 第七条 电话费的控制 1 公司内部之间的工作交流可使用微信 QQ 尽量不使用电话 2 一般情况下 尽量不打长途电话 如确需拨打长途电话时应 尽量简短 第八条 车辆使用费的控制 1 车辆使用费包括车辆燃油费 维护保养费 养路费 过路过 桥费 保险费及其他费用 2 各部门应严格按照公司 车务管理规定 要求使用公务车辆 外出用车应提前申请 由综合办统一调度 合理派车 可以合办的 事情尽量合办 减少车辆的使用频率 3 驾驶员应提高成本节约意识 增强参与管理的积极性和主动 性 在行驶过程中应平稳驾车 减少熄火次数 适时更换机油 注 意汽车的保养 行驶过程中应规划出最佳路线 4 燃油费 加油必须到指定的加油站 由综合办人员陪同双方 签字 出差加油须凭正规发票报销 5 严禁利用油品谋私利 一经发现将按照公司有关规定严肃处 理 第九条 差旅费的控制 1 尽量减少出差的次数 人数 2 一般员工出差提倡乘坐火车 长途汽车等交通工具 尽量不 使用公车 凡可通过邮寄 电话 网络等形式进行沟通的工作 尽 量不出差 3 同性别人员 高管以上人员除外 出差应尽量选择两人共住 一间 第十条 水电费及绿植费用的控制 1 春秋季节不应使用空调 夏季 原则上室温低于 30 度时 不使用空调 6 月份和立秋后 晚上九点后不使用空调 其它月份 23 30 8 00 次日 不使用空调 空调开启后 白天温度设定在 26 度为宜 冬季 原则上室温低于 0 度时 开启使用空调 空调开 启后 温度设定在 20 度为宜 不能频繁启动压缩机 停机后必须隔 二到三分钟才能开机 2 办公照明用电 办公区域应尽量使用节电较好的节能灯 坚 持各办公场所人少少开 人走灯灭的原则 3 空调 饮水机 风扇等电器的电源在最后一个人离开办公区 域时全部关闭 4 应避免长流水现象 各部门发现有漏水现象 应及时通知综 合办及时维修 5 绿植应每隔三天浇水一次 应按照其生长习性选择摆放地点 以确保其正常生长 第十一条 其它费用 1 大宗印刷费 综合办负责统一使用印刷品的印制 各部门应 根据实际需要进行领用 杜绝浪费 2 会议费 公司召开会议应本着从简的原则进行费用支出 一 般会议 不购买水果等物品 同时应尽量减少会议用餐