会议纪要制度的重要性与记录要点.ppt

目录 一 三 四 五 会议纪要的定义及记录形式分类 会议纪要的重要性 会议纪要的记录要点 会议注意事项 会议纪要的主要运用范围 六 二 会议纪要的组成要素及特点 交流环节 七 一 会议纪要的定义及记录形式分类 什么是会议纪要 会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿 是对会议的主要内容及议定的事项 经过摘要整理的 需要贯彻执行的具有纪实性和指导性的文件 一 会议纪要的定义及记录形式分类 白板书写记录 电脑录入打印 其它形式记录 记录形式分类 白板书写优点 方便 直观 易改修 效率高 二 会议纪要的组成要素及特点 标题 用概括性的语言 写明会议的主旨 会议纪要的组成要素 会议时间 注明会议的具体时间 会议说明 对会议召开的背景 会议目的及主要议题进行一个简要说明 正文部分 它是纪要的主体部分 是对会议的主要内容 主要精神 主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述 结尾部分 对会议内容进行一个总结 得出总结性的结论 参会人员的签名 二 会议纪要的组成要素及特点 概括性 会议纪要必须精其髓 概其要 以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论 既要反映与会者的一致意见 又可兼顾个别同志有价值的看法 纪实性 会议纪要必须是会议宗旨 基本精神和所议定事项的概要纪实 不能随意增减和更改内容 任何不真实的材料都不得写进会议纪要 条理性 会议纪要要对会议精神和议定事项分类别 分层次予以归纳 概括 使之眉目清晰 条理清楚 会议纪要的特点 及时性 会议纪要内容要及时进行分发并传达执行 三 会议纪要的重要性 会而必议议而必决决而必行行而必果 参会者共同努力的结晶忠实的反应会议讨论内容的决定 下一步工作的指导或今后处理问题的依据 具有 对事不对人 的效应 避免因人员的更换而出现工作重复 存档备查资料具有一定的法律效应 保护作用 向领导或其它部门呈现我们工作的材料 四 会议纪要的记录要点 1 要从会议的客观实际出发 从会议的具体内容出发 抓中心 抓要点 抓中心就是抓住会议中心思想 中心问题 中心工作 所谓要点 就是会议主要内容 会议纪要的记录要点 2 会议纪要是以整个会议的名义表述的 因此 必须概括会议的共同决定 反映会议的全貌 凡没有形成一致意见的问题 则需要分别论述并写明分歧之所在 四 会议纪要的记录要点 3 属于介绍性文字 笔者可以灵活自由叙述 但属于引用性文字 必须忠实于发言原意 不能篡改 也不可强加于人 会议纪要的记录要点 4 会议结论必须清晰明确 要将会议结论引导向本次开会的目的 针对会议讨论事项 特别是问题点相关 必须明确各项的担当及实施时间 期限等 较多记录事项时 可采附件方式补充 五 会议纪要的主要应用范围 基本应用 拓展应用 1 代表公司与外单位的交谈记录 如 项目预验收会议纪要等 2 公司内高阶交流决策事项 如 办公会议纪要 3 部门间的交流纪要 如 车型试装启动会的分工纪要等 双方或多方就达成的共识 共同签定的记录 如 仕样的检讨记录及会办意见 问题点对策商讨制订等 六 会议注意事项 是代表个人参会 还是代表小组参会 还是代表部门参会 还是代表公司参会 1 立场认知 会议主题的了解相关事项的确认及团体意见的收集 2 会前准备 3 决策请示 针对会议上的决策 若超出自己权限或与自己代表团体的关系重大难以决策时 应进行请示或注明会后某时间点回复 六 会议注意事项 开会时需时刻铭记本次召会 或参会 的目的 并在开会过程中进行引导 以将会议结论更好的引导向开会目的 4 结论引导 注明签字者代表的单位尽可能在会议结束时就签字 不要采用会后补签方式 重要附件的签字也不要忘 建议立会人员的签名与会议纪要的内容签在一起 不要单独一张签名表 方便日后会议纪要执行时的使用及避免不必要的争议 5 签字环节 七 交流环节 交流环节