贸易公司财务管理制度.doc

贸易公司财务管理制度及办法 目录 第一章 现金管理制度 1 第二章 银行存款管理制度 3 第三章 印章管理制度 4 第四章 公司费用 款项支付审批程序 6 第五章 发票管 理制度 11 第六章 应收账款管理制度 14 第七章 预付账款管理制度 17 第八章 存货管理制度 20 第九章 固定资产管理办法 23 第一章 现金管理制度 为了加强对现金收支业务的监督 保证资金安全 根据国务院颁布的 现 金管理暂行条例 结合公司的具体业务情况 特制定本制度 本制度适应于 系统内各公司及员工 各公司的资金支付及调配统一由资金管理中心管理 一 现金收支的总体规定 1 现金收支必须坚持收有凭 付有据 杜绝由于现金收支不清 手续不全 的一切漏洞 2 除出纳或财务部授权的人员外 任何单位和个人都不得代表公司接收现 金或与其他单位办理结算业务 3 现金收支要做到日清月结 不跨期不跨月处理现金账务 4 出纳人员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位 不得谎报用途套取 现金 不得利用银行账户代其他单位或个人存及或支取现金 不得将单位收入 的现金以个人名义存入银行 5 出纳因特殊原因不能及时履行职责时 必须由财务部经理指定专人代其 办理有关现金业务 出纳不得私自委托 二 现金收取的规定 1 出纳人员在收取现金时 应审核单据的内容 款项当面点清 出纳人员 收取现金 应认真鉴别钞票的真假 误收假币或发生短款 由出纳人员承担一 切损失 1 因业务需要在公司外部收取大量现金的 应及时向公司财务经理汇报并 妥善处理 任何人不得随意将款项带回自己家中 否则发生损失由责任人承担 2 现金收取后 出纳员应在收款凭证上加盖 现金收讫章 并签名或盖 出纳人员私章 3 公司每天的现金收入 超出库存限额金额以上的部分 应及时送存银行 不得挪用 挤占和公款私存 三 现金的支付 1 出纳人员应严格按照上述现金的使用范围来办理现金支付业务 因特殊 情况确需超范围或大额支付现金的 需本公司财务经理及总经理批准 2 出纳人员支付现金 需审核相应原始凭证的合法性 合规性 真实性与 正确性 对未完成本公司规定的审批程序的业务 应拒绝办理 3 出纳人员支付现金 需由现金收款人在相应的单据上签名确认 款项支 付后应在相应的报销凭证上加盖 现金付讫 章 并签名或盖出纳人员私章 四 现金的保管 1 本公司申请的库存现金限额为三天至五天的日常零星开支所需的现金 超额部分应及时存入银行 2 出纳人员对于限额内的现金于当日核对清楚后 一律放在保险柜内 不 得放在办公桌内过夜 不得将现金带离单位 3 本公司出纳员应按笔登记现金收支业务 并做到日清月结 下班前全面 盘点库存现金 发现长 短款时应及时报告 五 其他 1 本公司财务经理或指定的会计主管对收银员 出纳的现金收 付款业务 负有监督责任 应定期或应不定期对出纳的现金进行抽查盘点 不少于两次 2 出纳员因休假等原因需要代班的 双方需对所代办理的业务单据进行复 核 款项进行清点并签名确认 以便分清责任 第二章 银行存款管理制度 一 银行账户的开立 1 本公司严格按照中国人民银行公布的 银行账户管理办法 的规定 只 开立一个基本存款户 并根据管理需要开立一般存款账户 银行账户的开立应 由财务门提出申请并报公司总经理 贸易公司总裁批准 2 本公司银行账户的使用需符合 银行账户管理办法 的相关规定 不得 办理与本公司无关的款项收支业务 即不得出租和出借银行账户 3 本公司对外部单位的业务结算 一般应通过银行进行 二 银行收款业务 1 出纳人员应及时从开户行取回转账或电汇业务的收款回单 并依此登记 银行存款日记账 2 出纳人员应将银行收款的进账回单与相应的业务原始凭证核对粘贴在一 起 交会计人员作进行账务处理 三 银行付款业务 1 出纳员办理银行付款业务 需审核相应的原始凭证 对未完成本公司规 定的审批程序的业务 应拒绝办理 2 对外结算业务不能开具现金支票 提取备用金按本公司规定的程序操作 3 出纳员应及时掌握存款账户余额信息 四 其他与银行有关的业务管理 1 实行 资金日报表 管理 出纳员每天须填制 资金日报表 当天的报 表 于次日上班后向财务经理 总裁报送 2 网银 管理 系统内各公司银行网银 均由资金管理部负责管理 负 责所有银行的收 付 转业务的办理 网银 支付业务 付款提交人与付款授权人不得为同一人 3 银行存款余额调节表管理 每月月末结账后 财务出纳员 须针对 财务 账面的 银行存款余额 与 银行对账单 的差异 作 银行存款余额调节表 并 妥善留存 银行存款余额调节表 财务负责人应不定期的检查 银行存款余 额调节表 4 银行授信管理办法 融资部门负责办理银行授信业务 包括 组织各相 关部门编写材料 报送银行需要的资料 报送财务报表等 6 出纳员应对所经办的银行收 付款业务逐笔登记 并与银行存款对账单 逐笔勾对 对于未达账项应按月编制银行存款余额调节表 未达账项的挂账时 间不得超过三个月 年末结账前应保证银行存款余额与银行对账余额一致 7 本公司财务经理或经授权的会计主管对出纳的银行结算业务负有监督责 任 每月对其银行余额调节表的内容进行核对 需特别关注未达账项的内容 8 出纳员因工作疏忽开具空头支票而导致罚款的 应承担一定的责任 第三章 印章管理制度 一 印章的制作 废止和保管 1 公司业务流程所涉及的印章由公司指定统一制作 相关人员严禁私自制 作印章 2 经相关管理人员授权后由行政部负责制作涉及业务流程方面的印章 具 体分为财务专用章 人名章 3 公司合同专用章由各公司指定专人进行保管 使用 财务专用章由财务 部指定专人进行保管 使用 人名章由章上所刻的人员自己保管或由本人授权 他人保存 未经授权的人员一律不得接触 使用印章 同一人员不得保管使用 同一单位两枚 含两枚 以上印章 4 各印章的保管人员一律不得将印章转借他人 否则所造成的后果由印章 保管人员负责 5 印章保管人若管理不慎使印章遗失 被盗或损毁 需立即上报行政部 由行政部登记后按法律程序申明作废并制作新的印章 二 印章的使用 6 使用印章时 使用人必须填写 印章使用申请单 说明使用印章的理 由 起止时间 印章的种类 材质及申请人等 7 印章使用申请单 经有关领导审批后 连同需用印盖章的文件一同交 由印章保管人盖章 8 印章保管人要仔细审核 印章使用申请单 的事项和相关管理人员的批 示 若认为不符合相关规定 可拒绝盖章 9 经授权的印章代理人员使用完印章后 要将盖章依据与 印章使用申请 单 交由印章管理人进行审核 并由各盖章人员保存 每月月底汇总后交予指 定部门存档 10 销售部与购货方订立销售合同所盖合同专用章 必须由印章保管员根据 经审核审批后的表单并与销售合同核对一致后才能盖章 若乱用合同专用章造 成公司损失的 要追究相关责任人的责任 11 公司财务方面的印章原则上不允许带出 确需带出公司使用时 必须在 印章使用申请单 上说明事由 经公司总裁批准后方可带出 12 出纳要将财务的有关印鉴簿交给银行 当印章变动时要及时与银行联系 更新印鉴簿 13 印章保管人应及时填写 印章领用登记簿 说明印章使用事由 使用 对象 盖章时间等 并由申请人签字确认 14 印章保管人员离职或调动时 必须将所保管的印章及相关文件交接 否 则不允许离职或调动 15 公司中任何涉及财务印章的使用事项均需按本办法规定的程序执行 严 禁擅自使用印章 第四章 公司费用 款项支付审批程序 一 有关资金支付审批权限 本公司有关支出均经审批后进行 实行 费用审批 资金支付一支笔 原 则 即任何资金的支付必须经过贸易公司总裁审批 付款时必须经过财务经理 集团财务总监审批 为保证日常业务的正常运转 上述审批人员如因工作或其他原因未能办理 审批事项的 可授权委托公司有关管理人员代为审批 如遇突发事件未能及时 现场签批的 可先以手机发信息形式批准 凭手机信息进入下一审批程序 并 在事后补签 借款后再填单报销或取回发票冲账的业务审批 按上述审批授权及下列审批 程序进行 二 资金支付审批注意事项 1 费用报销的控制原则 分级负责 层层把关 由各部门负责人负责本部 门人员费用报销相应的业务真实性进行审查 财务审核会计对业务票据的合规 性 金额计算的准确性进行复核 总裁对所报销费用经办业务的合理性及事先 审批情况进行把握并进行总体审批 集团财务总监对款项的支付方式及时间进 行审批 2 款项支付均需填写相应的单据 以下合称 支付单据 办理业务如由 需要先借支款项 需由经办人员填写 借款审批单 办理费用报销 需由经 办人员填写 费用报销单 办理采购货款支付 需由经办人员填写 付款申 请审批单 并按规定贴粘相应的票据 合同等作为附件 并按相应的流程进 行审批 3 借款审批单 应列明 借款的性质 借款的用途 借款的预计金额 款项支付预计时间等内容 先报部门负责人 总裁审核批准后 再报财务部审 核会计及财务总监审核 最终由出纳根据款项支付的类别支付现金或填写支票 4 经办人在填写 费用报销单 时 应遵照 实事求是 准确无误 的原 则 费用的发生原因 发生金额 发生时间等要素填写齐全 并在 费用报销 单 经办人处签署自已的名字 交共同参与的人员复查 并由其在证明人一栏 上签名 经办人应及时将收集到的费用单据加以整理归类 按本公司 费用报 销单 规范粘贴 粘贴过程中应区别费用性质 如交通费 差旅费 招待费 办公费等 分类粘贴 便于归类计算和整理 费用报销单 的填写一律不允 许涂改 尤其是费用金额应保证金额的大 小写填写一致 否则无效 5 采购货款支付审批单 应列明收款单位开户行及账号 业务内容 金 额 预付款货时应附上相应的采购合同 正常货款结算时应附上相应的采购发 票及材料物资验收单据 三 资金支付审批基本流程 第一步 经办人应将填写完整 附件齐全的支付单据先交本部门负责人进行 审批 部门负责人重点对款项发生事项的真实性 预算金额与实际金额的差异 合理性进行审查 部门负责人审查无异议后 应在 单 或借款单部 门负责人一栏签名 第二步 经办人将经审批后的支付单据送交财务部门进行审核 审核会计 对所附的原始发票和单据进行合法性审查 对支付款项与合同条款进行核对 对款项的历史支付记录进行复核 对费用金额及办理程序的完整性与公司的规 定进行复核 对金额计算的正确性进行复核 对于不符合规定要求的报销单据 财务部门有权退回并要求报销人重新整理 对于前欠款未结清的借款人 如无 特殊原因原则上暂停支付新的借款 对于超过公司标准的费用报销财务人员可 直接核减 对于未按规定完成前期审批的业务 财务人员可拒绝受理 对支付 单据审核无误后 审核会计注明相应的审核内容后签名确认 第三步 经办人将取得本部门负责人审批后的支付单据按授权审批权限送 交主管副总及总经理进行审批 对业务报销的合理性及事前特许事项进行确认 第四步 经办人将经会计审核后的支付单据按审批权限交财务经理 集团 财务总监审批 集团财务总监根据资金计划对款项的支付方式及结算时间进行 签批 第五步 经办人将完成审批程序的支付单据交出纳办理支付手续 出纳应 对 费用报销单 进行审核 重点看报销单是否有涂改 费用计算是否正确 后附的发票是否齐全合法 审批手续是否齐备 审核无误后在 费用报销单 出纳一栏处签名 并按财务经理批准的结算方式及结算时间安排资金 通知经 办人领取现金 支票 汇票 并签名确认收款事宜 采取转账及电汇方式的 在办妥后通知经办人员 对其他付款单据也要进行相应的复核 出纳办妥款项 支付后 应及时在费用报销单及附件上加盖 现金付讫 或 银行付讫 专用 章 并及时登入现金或银行存款日记账 或票据台账 附件 1 借款审批流程简图 附件 2 费用报销流程简图 附件 3 货款支付报销流程简图 附件 1 本公司借款审批流程简图如下 1 经办人填 写 借款单 2 经办人将填写 好的 借款单 交 部门负责人审核 3 经办人将完 成上步程序后的 借款单 交总 裁审批 4 经办人将完 成上步程序后的 借款单 交财 务部会计审核 5 经办人将完成 上步程序后的 借 款单 交集团财务 总监审核 6 经办人将完 成上步程序后的 借款单 交集 团副董事长审核 附件 2 费用报销流程简图如下 附件 3 采购款项支付审批流程简图如下 1 经办人填 写 报销单 整理 粘贴合 规票据 2 经办人将完成 上步程序的 费用 报销单 交部门负 责人审核签名 3 经办人将完成上 步程序的 费用报 销单 交主管会计 复核 4 经办人将完 成上步程序的 费用报销单 交总裁审核签名 5 经办人将完成上 步程序 费用报销 单 交集团财务总 监审核签名 6 经办人将审 核完毕的 费用 报销单 交出纳 复核并安排资金 7 出纳人员根 据资金安排情况 通知经办人领取 款项 8 经办人取得 款项清点无误后 在受款人处签名 确认 9 出纳人员对 已支付 费用报 销单 及相关票 据盖 付讫 章 7 经办人将审 核完毕的 借款 单 交出纳安排 资金 8 出纳人员根 据资金安排情况 通知经办人领取 款项 9 经办人取得 款项清点无误后 在受款人处签名 确认 1 经办人填 写 付款申请 审批单 2 经办人将填写 好的 付款申请审 批单 交部门负责 人审核 3 经办人将完成 上步程序后的 付 款申请审批单 交 总裁审批 10 出纳人员对 已支付 借款单 盖 付讫 章 七 对外付款的审批流程 1 各公司对外付款以及同一公司不同银行间转款 包括网银支付 支票支付 等 均采用统一的 付款审批单 逐级签字审批后交到财务出纳处办理 支付货款及相关费用应以合同号为准 其他付款 应注明相关用途 第五章 发票管理制度 1 职责权限 1 业务员 负责提交 开票申请单 核对发票内容 发票开具 后及时交客户 检查发票的真实性 合法性 准确性负责 及时交财务认证和 入帐 2 部门经理 审批部门内部 开票申请单 复核开票资料 监 督和检查使用情况 3 部门会计 审核收到发票的准确性 完整性 递交发票管理员 4 经办人将完成 上步程序后的 付 款申请审批单 交 财务部会计复核 5 经办人将完成上 步程序后的 付款 申请审批单 交集 团财务总监审核 6 经办人将完成上 步程序后的 付款 申请审批单 交集 团副董事长审核 7 经办人将审 核完毕的 付款 申请审批单 交 出纳安排资金 8 出纳人员根 据资金安排情况 通知支付款项 9 出纳人员对 已支付 付款申 请审批单 盖 付讫 章 作发票认证 审核 开票申请单 的准确性 完整性 4 财务人员负责发票的申购 核销 保管 开具 认证等工作 负责复核开票资料 协助解答有关税务问题 5 财务经理 监督发票管理的执行情况 制定纠正措施并组织实施 2 发票的日常管理 财务部会计须按 中华人民共和国发票管理办法 做好发票的申购 领开 具 检查 核销 保管及认证等日常工作 保证业务正常开展 3 发票开具 1 公司销售商品 提供劳务以及从事其他经营活动 对外发生经营 业务收取款项应当向付款方开具发票 2 业务部取得销售收入申请开具发票时 必须提供 开票申请单 销售合同 业务结算单 列明开票详细内容 属赊销货物的开票 须提供 赊 销审批表 且经财务经理批准 初次开具增值税发票的客户还须提供营业执照 副本 国税登记证副本 一般纳税人资格证等复印件 3 申请开具增值税发票的客户名称须与实际收款和购货的客户名称 一致 开具内容须与是经营业务相符 4 财务部主管会计在收到 开票申请单 后审核完毕 发票管理员 在收到审核后的 开票申请单 及时开出发票 递交业务员签收 5 业务员应核对发票内容 并在收到发票后及时交给客户签收确认 如发现发票有错漏 应要求客户当月退回发票 重新提交财务开具 6 业务部取得代理手续费 租金等其他业务收入申请开具发票时 必 须提供 开票申请单 业务结算单和相关合同 7 对于转口贸易应开具形式发票 用于财务部门做账和进行财务监督 业务部门必须按照财务会计的要求及时开具并递交给财务部门 4 发票收取 1 公司购买商品 接受劳务以及从事其他经营管理活动支付款项 费用 应当向收款方收取发票 必须要求对方先开出发票再付款 取得发票时 不得要求变更品名 金额及项目 2 收到发票时 须检查一下内容 发票抬头必须是本公司全称 发票印章必须盖对方的 财务专用章 或者 发票专用章 发票摘要与接受的服务或者购买的货物须一致 发票金额与实际付款金额须相符 发票填写栏目清晰 完整 书写没有涂改 发票的商品名称或项目内容不具体明细时 须列明细清单 3 收到增值税发票除检查以上内容外 还须检查 发票票面字迹清晰 不得压线 错格 销货方的名称 纳税人识别号 地址是否与对方的税务登记证内容一 致 公司的纳税人识别号 公司地址 开户行和银行帐号是否准确 发票的商品品名 计量单位 数量 金额等要素完整准确 出口货物的 增值税专用发票的品名 计量单位 数量须与出口报关单内容一致 发票的收款人 复核 发票人必须完整 发票联和抵扣联须加盖财务专用章或者发票专用章 4 业务员发现有符合上列要求开具的发票 有权拒收且要求客户重开 发票 5 业务员在收到当月开具的增值税专用发票 发生销货退回 开票有 误等情形 符合开票方作废条件的 退回发票联和抵扣联给开票方进行作废处 理 并要求开票方重新开具符合要求的发票 6 业务员收到发票后发生销货退回 开票有误等情形但不符合作废条 件的 应按照以下两种情况分别进行处理 该发票未认证的 写拒收证明单 连同发票联和抵扣联退回给开票方 并要求开票方重新开具符合要求的发票 该发票已经认证的 由我司提供所属税局出具的 开具红字增值税专 用发票通知单 开票方凭通知单开具红字专用发票 并重新开具符合要求的 发票 7 业务员遗失收到的专用发票 凭销售方提供的相应专用发票记账联 复印件进行认证 认证相符后凭销售方所在地主管税务机关开具的 丢失增值 税专用发票已报税证明单 经我公司主管税务机关审核同意后 可作为增值 税进项税额的抵扣凭证 8 业务员在收到发票后及时交财务部办理认证和入账手续 增值税专 用发票 海关进口增值税专用缴款书须在开具之日起 30 天内认证 超过 70 天 将无法认证 9 不符合规定的发票 不得作为财务报销凭证 公司有权拒收 第六章 应收账款管理制度 1 职责权限 1 业务员 是应收账款管理的第一责任人 负责提供客户信息 评估 客户资信情况 按照要求拟定销售合同 填写 赊销审批表 提交结算单证 定期核对确认应收款项 在合同规定时间内收回应收账款 2 会计部门 核算并跟踪应收账款 每月清理核对应收账款 编制 应收账款情况表 及时报告逾期应收账款情况 3 业务部经理 是部门应收账款管理的总负责人 审核客户资信评估 情况 审批 赊销审批表 签订销售合同 督促业务员追收 核对 确认应 收账款 对于逾期应收账款 制定纠正措施 4 财务部经理 按规定权限审批 赊销审批表 组织定期清理核对应 收账款 及时反馈逾期应收账款情况并提出改进措施 4 5 法务部经理 负责定期及不定期对应收账款进行审计 对逾期应收账 款进行专项审计 4 6 总裁 按规定权限审批 赊销审批表 及销售合同 组织实施纠正措 施 2 审批管理 1 业务员根据客户的经营状况 财务状况对客户资信进行初始评估 按照要求拟定销售合同 填写 赊销审批表 申报信用额度 2 业务员在拟定合同时 须充分考虑资金回收的风险 特别是货款的支 付方式和期限 延期付款的违约责任 风险保障措施等 用法律维护公司权益 赊销期限原则上不超过 30 天 3 业务部经理按照 合同评审程序 要求 评审客户资信 评审合同 金额 内容 条款是否与客户的经营规模 资产 信誉度等相适应 确保合同 的风险责任界定清晰 履约安全 规范 4 总裁按公司 审批权限控制表 审批合同 3 核算与跟踪管理 1 逾期应收账款和逾期确认收款 业务员须按合同条款跟进并催收账款 在 预计收款日期 内须收齐账款 超期未收款的视为逾期应收账款 预计收款日期须与合同约定保持一致 业务员对可能逾期的应收账款 必须提前 3 天书面报告财务部及公司领导 以便做好资金安排 2 客户来款跟进 财务部每天跟进到期的应收账款 对到期未收的款项发出催款通知书 业务员在收到催款通知书后 1 个工作日内提交书面报告 说明逾期回款原 因 客户还款计划及采取追收措施 报业务部经理 主管副总审批 财务部根据审批的还款计划跟踪资金回笼 每周编制 逾期来款情况表 报送公司领导审阅 3 业务部交单结算 业务员须在销售商品 产品或提供劳务后 10 天内办理交单结算 业务员办理交单结算时 应根据业务执行情况 提交 赊销审批表 销售发票 商品出库回单 业务结算单 等资料 并在 商品出库 回单 注明 预计收款日期 合作业务原则上收齐客户货款后 才予开票结 算 未收齐货款的需书面说明原因并注明 预计收款日期 总裁审批 4 部门会计根据合同审核业务结算单证 分客户 业务员 合同号 币种等对应收账款进行核算 跟踪应收账款到期及到账情况 每月进行核对 勾销 及时反馈逾期应收账款 5 部门会计每月 10 日前编制 应收账款情况表 报送业务部核对确 认 要求每一笔应收账款都落实到客户 业务员及合同号 6 业务员应核对并书面确认每一笔应收账款 对于逾期应收账款 须以 书面方式说明逾期原因和预计收款时间 7 业务部经理审阅业务员书面确认的 应收账款情况表 在每月 15 日前前面 盖章后交回部门会计 对于逾期应收账款 应制定纠正措施并落实 执行 确保及时收款 4 风险防范与应对措施 1 业务员要随时关注客户的经营状况 对于出现逾期应收账款或经营 状况不佳的客户必须停止赊销业务 并立即采取追收措施或风险保障措施 2 财务部定期对大额或逾期半年以上应收账款 向客户寄送 询证函 要求对方确定并加盖公章 作为双方对账的原始依据 保证应收债权的法律 时效 客户在发函一周后仍未回复的 业务员必须上门追收 取得欠款或者书 面还款计划 必要时 通过法律途径解决 3 年终考核计算利润时 对于逾期应收账款参照坏账准备金计提方法 按逾期时限分档计算坏账准备金并扣减考核利润 其中 逾期 3 个月内的按 5 逾期 3 个月到半年的按 20 逾期半年至一年的按 50 逾期一年以上的按 100 逾期应收账款待收回后再返还利润 第七章 预付账款管理制度 1 职责权限 1 业务员 是预付账款的第一负责人 负责提供供应商资料 评估供应 商资信情况 拟定采购合同 填制 付款申请表 提交结算单证 定期核对 预付账款 对预付账款的安全和交单结算负责 2 部门会计 核算并跟踪预付账款 每月清理核对预付账款并编制 预 付账款情况表 及时报告逾期预付账款情况 3 业务部经理 是部门预付账款的总负责人 对预付账款的支付风险负 责 审批 付款申请表 督促业务员定期核对 确认预付账款 对于逾期预 付账款 制定纠正措施 4 财务部经理 按规定权限审批 付款申请表 组织定期清理核对预 付账款 及时反馈逾期预付账款情况并提出改进措施 负责定期或者不定期对 预付账款进行审计 对逾期预付账款进行专项审计 5 总裁 按规定权限审批采购合同及 付款申请表 组织实施纠正措 施 2 审批管理 1 业务员根据供应商的经营情况 财务状况对供应商资信进行初步评估 按照要求拟定采购合同 在申请预付账款时填写 付款申请表 按合同的约 定注明 预计交货日期 并附采购合同 提交业务经理审批 业务员在拟定合同时 须充分考虑资金支付的风险 特别是供应商的交货 能力及产品质量 延期交货等违约责任 风险保障措施等 用法律维护公司权 益 预付账款比例原则上不超过合同金额的 20 2 业务部经理按照 合同评审程序 要求 评审供应商资信 合同金额 内容 条款是否与供应商的经营规模 资产 信誉等相适应 确保合同的风险 责任界定清晰 条约安全 规范 业务部经理根据合同条款审核 付款申请表 并审批 3 财务部经理根据采购合同及相关单证审批 付款申请表 4 总裁按 审批权限控制表 审批采购合同和预付账款 3 核算和跟踪管理 1 业务员付款后须在 预计交货日期 内提交 采购发票 商品入 库回单 办理入库交单手续 否则视为逾期预付账款 2 预付账款跟进 对于未交货的逾期预付账款视为同应收账款 参照 应收账款管理制度 来管理 3 部门会计根据 付款申请表 和支付单证 分客户 业务员 合同 号 币种等对预付账款进行核算 跟踪预付账款到期及交单情况 每月进行核 对 购销 及时反馈逾期预付账款 4 部门会计每月 10 日前编制 预付账款情况表 报送业务部核对 确认 做到每一笔预付账款都落实到业务部 业务员 客户及合同号 5 业务员应核对并书面确认每一笔预付账款 对于逾期预付账款 须以 书面方式说明逾期原因和预计清理时间 6 业务部经理审阅业务员书面确认的 预付账款情况表 并在每月 15 日前签名 盖章后交回部门会计 对于逾期预付账款制定纠正措施并落实执 行 确保及时交单结算 4 风险防范与应对措施 1 业务员要随时关注供应商的经营状况 对于出现逾期预付账款或经营 状况不佳的供应商必须停止预付业务 并立即采取追收措施或风险保障措施 2 财务部定期对大额或逾期半年以上预付账款 向客户寄送 询证函 要求对方确认并加盖公章 作为双方对账的原始依据 保证预付账款的法律有 效 在向客户发函一周后仍未回复的 业务员必须上门追收 取得欠款或者书 面还款计算 必要时 通过法律途径解决 3 业务部经理及业务员须对预付账款承担清理责任 当发生人事变动时 必须办理债权交接手续 将预付账款落实到具体责任人 4 财务部应跟踪每一笔预付账款到期及结算情况 及时报告逾期预付 账款 每月 10 前上报 预付账款情况表 按要求跟踪并反馈 第八章 存货管理制度 1 职责权限 业务员 是存货管理的第一责任人 对存货周转及变现能力负责 对存货价格 质量 数量 安全负责 拟定采购合同 填制 付款申请表 办理存货验收 入库 出库手续 提交结算单证 每月月底定期盘点和核对存 货 按时上报 盘点表 部门会计 核算并跟踪存货 每月清理核对存货 编制月度 存 货情况表 季度 存货分类情况表 定期参与存货盘点 及时报告预期存 货情况 业务部经理 是存货管理的总负责人 对存货周转及变现能力负 责 签订采购合同 审批 付款申请表 督促业务员定期结算 清理 核对 存货 核对逾期存货情况 财务部经理 定期组织清理存货 及时反馈逾期存货情况并提出 改进措施 总裁 按规定权限审批采购合同与 付款申请表 组织实施纠 正措施 2 存货的管理 存货的购进 业务员填写 付款申请表 注明 预计交货日期 并附采购合同 按 审批权限控制表 中规定的资金审批权限逐级报批 出口及业务 原则上应取得货权 发票并验收合格后付款 进口业务 按与外商签订的采购合同付款条件支付 业务员应在公司或委托报关行缴纳进口关税 增值税及消费税等税金 由报关行代缴税金的 业务部须提供委托报关的协议和报关行缴税凭证复印件 业务员在海关完税后一个月内 必须将海关完税凭证交财务部进行网上 确认 业务员应履行及时交付税票的义务 并承担迟交税票造成不能申报抵扣 的责任 4 存货入库前必须办理验收手续 业务员应核对采购合同 供货单 位提供的材质证明 各种证书 装箱单等原始单据与待检验商品数量 质量是 否相符 对验收不合格商品 业务员应及时退货或索赔 业务员对存货的质量 数量和安全性 完整性负直接责任 财务部对存 货计价金额的准确性负责 月末财务人员根据本月出入库情况编制 出入库汇总表 对于以销定购等零库存贸易 业务员直接填制 商品入库回单 5 业务部必须设置存货台帐登记制度 对存货收发品种 数量逐笔 进行登记 月末必须与财务部负责会计进行核对 6 业务部定期对存货的保存情况进行抽查或全面检查 将检查结 果做书面记录 若发现异常情况 须及时书面报告财务部及总经理 3 存货的核算与跟踪管理 1 逾期交单和逾期存货 业务员须在收货或发货后当天提交 商品入库回单 和购货发票 商 品出库回单 和结算单等 办理入库 出库结算手续 否则视为逾期交单 2 存货的取得和发出均按照实际成本计价 低值易耗品采用一次摊 销法摊销 3 部门会计根据 商品入库回单 和购货发票 商品出库回单 和结算单等 商品 数量 业务员 合同号 币种对存货进行核算 跟踪存货 结算情况 及时反馈存货 按月进行核对 勾销 4 部门会计每月 10 日前编制 存货情况表 每季度 10 日前编制 存货分类情况 报送业务部核对确认 做到每一笔存货都落实到业务部 业务员 商品及合同号 5 业务员应核对并书面确认每一笔存货 对于逾期存货 须以书面 方式说明逾期和预计清理时间 每月 10 日前向财务部报送 盘点表 和 存 货余额调节表 6 业务部经理审阅业务员书面确认的 存货情况表 并在每月 15 日前签名 盖章交回部门会计 对逾期存货制定纠正措施并落实执行 提高存 货周转速度 减少损失 第九章 固定资产管理办法 1 固定资产按经济用途和使用情况分类 日常办公用固定资产 包括房屋 车辆 电脑 服务器 投影仪 办公桌 椅以及其他各类工作机器及设备等 非日常办公用固定资产 主要包括临时租赁的员工宿舍 非日常办公用固 定资产管理规定另行制定 2 固定资产采购由综合部负责 财务部督办 固定资产单件采购或一次性采购金额在一万元以上 含一万元 的 必须 要与供货方签订合同 详细注明供货品种 规格 质量 价格 交货时间 货 款交付方式 供货方式 违约经济责任等 如因责任不清或未留存证明性文件 造成的损失由采购人员负责 具体的合同签订按 合同管理办法 执行 行政 部 财务部备案 3 固定资产发票入账及付款程序 固定资产采购后 综合部进行登记备案 行政部采购人员对所采购物品的 质量负有全面责任 固定资产采购付款原则上采取先入账后付款的制度 特殊情况下需预付款 的单位 经总经理批准 可以办理采购预付款手续 4 公用类固定资产 如因工作需要带出公司使用的 需报总经理批准 需到 行政部进行备案 5 固定资产更新 在办理申报审批手续的同时 应办理需更新固定资产的报废 手续 6 对超出规定年限 经检查不再具备维修或使用价值的固定资产 可由使用部 门填写 固定资产报废审批表 经行政部核准 财务经理 总经理批准签字 后方可报废 5 4 5 财务部对报废资产建立台帐 对报废所得收益 按公司财务制度规定进行 帐务处理 5 4 6 固定资产的出租 外借 转让 变卖由行政部登记办理有关手续 由总经 理核准后方可进行 对出租 转让及报废残值所得的收益 由财务部按相关制 度进行帐务处理 对租入的固定资产 由租入单位负责其维护和保养 检修工 作 5 4 7 行政部每年根据财务提供的 固定资产台账 对各部门的固定资产进行 一次全面清查 由财务部审查落实盘盈 盘亏和应报废机器设备等各类固定资 产管理情况