WPS-2016表格学习教程

X WPS表格学习教程 Error Reference source not found 目录 1 报表数据准备 1 1 1 特殊数据录入 1 1 1 1 长数据录入 1 1 1 2 快捷键录入 1 1 1 3 数据填充 2 1 1 4 自定义序列 2 1 2 常用文档储存格式 3 1 3 数据阅读方式转换 4 1 3 1 阅读模式 4 1 3 2 护眼模式 4 1 3 3 夜间模式 5 1 3 4 大数据阅读 5 1 3 5 编辑栏折叠 6 1 4 单元格设置 6 1 5 中文大写 7 1 6 数据格式转换 8 2 报表数据处理统计与分析 9 2 1 数据排序和筛选 9 2 1 1 升序 降序 9 2 1 2 仅筛选此项 9 2 1 3 多条件排序 10 2 1 4 多关键字排序 10 2 1 5 改变 WPS 排序规则进行自定义排序 11 2 2 重复数据处理 13 2 2 1 拒绝输入重复项 13 2 2 2 高亮显示重复项 13 2 2 3 删除重复项 14 2 3 数据约束力 有效性 14 2 3 1 日期 数值 文本限定 14 2 3 2 制作特定数据选定下拉框 15 2 4 数据拆分 16 2 5 数据透视表应用 17 2 5 1 生成数据透视表 17 2 5 2 数据透视表字段设置 18 2 6 常用函数使用 19 2 6 1 公式 19 2 6 2 函数 21 2 6 3 常用统计函数 21 2 6 4 逻辑函数 22 2 6 5 日期函数 22 2 6 6 文本函数 23 2 6 7 查找函数 23 2 6 8 常用公式 23 3 报表数据可视化呈现 25 3 1 突出显示单元格 25 3 2 商业图表的类型和使用场景 25 3 3 精美图表制作与设计 28 3 3 1 图表样式套用 28 3 3 2 增加删减图表元素 29 3 4 组合图制作 29 3 5 常用图表创建规范 30 4 数据安全性 32 4 1 工作簿保护 32 4 2 工作表保护 32 4 3 单元格保护 33 第 0 页 共 37 页 1 报表数据准备 1 1 特殊数据录入 1 1 1 长数据录入 功能描述 经常我们在表格中会录入身份证号码 银行帐号等长数据 WPS Office 针对长数据的录入进行了本土化的改进 无需做任何设置即可直接输入如身份 证号码 银行账号等内容 1 1 2 快捷键录入 功能描述 通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度 掌握快速录入的方法和技巧 Ctrl Tab 切换到下一个工作簿 Ctrl Shift Tab 切换到上一个工作簿 Tab 在选定区域中从左向右移动 Shift Tab 在选定区域中从右向左移动 Ctrl D 向下填充 Ctrl R 向右填充 Alt 下方向键 显示清单的当前列中的数值下拉列表 Ctrl 输入日期 Ctrl Shift 输入时间 Alt 用 SUM 函数插入自动求和公式 Ctrl Enter 用当前输入项填充选定的单元格区域 第 1 页 共 37 页 Ctrl Z 撤消上一次操作 Alt Enter 在单元格内换行 1 1 3 数据填充 功能描述 使用自动填充功能可以完成智能录入 快速输入一部分数据 有效提高输入效 率 操作步骤 选中数据单元格 将鼠标移动到数据单元格右下角 鼠标指针变成十字星 按下鼠标左键 并向下拖拽鼠标 按着 Ctrl 下拉填充效果将改为复制填充数据 1 1 4 自定义序列 功能描述 速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列 操作步骤 WPS 表格 选项 自定义序列 新序列 录入常用序列 添加 确定 第 2 页 共 37 页 1 2 常用文档储存格式 功能描述 WPS 支持微软 xls 格式 金山 et 格式和其他常用文档储存格式 因为微软不支 持 wps 格式的打开 所以默认的格式设置是 xls 用户也可以在另存为中根据需求选在不同 的文件保存格式 操作步骤 WPS 表格菜单 另存为 选择格式 第 3 页 共 37 页 1 3 数据阅读方式转换 1 3 1 阅读模式 功能描述 在进行复杂数据表格阅读查找等工作时 使用阅读模式可以有效地防止数据阅 读串行 方便了我们对数据把评标的查阅 操作步骤 状态栏 阅读模式 1 3 2 护眼模式 功能描述 在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时 护眼模式可以保护用户的眼镜 不易疲惫 操作步骤 状态栏 护眼模式 第 4 页 共 37 页 1 3 3 夜间模式 功能描述 在灯光较暗的环境进行数据表格阅读查找等工作时 夜间模式可以将表格调暗 保护用户的眼镜不易疲惫 操作步骤 状态栏 夜间模式 1 3 4 大数据阅读 功能描述 将数字的分隔符用中文显示出来 便于用户一眼看出多位数据的单位 尤其适 第 5 页 共 37 页 合财务人员 例如 1 123 456 789 在 WPS 表格状态栏中显示为 11 亿 2345 万 6789 操作步骤 状态栏 右击 勾选带中文单位分隔 1 3 5 编辑栏折叠 功能描述 当单元格内容过多时 编辑栏就会呈多行显示 此时会导致编辑栏下方的单元 格被遮挡 而 编辑框折叠 功能很好的解决了这个问题 便于单元格的阅读与编辑 操作步骤 点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择 1 4 单元格设置 功能描述 单元格可以设置的格式属性有 12 种类别 分别为常规 数值 货币 会计专用 日期 时间 百分比 分数 科学记数 文本 特殊和自定义 操作步骤 选中数据单元格 右击鼠标 选中设置单元格格式 第 6 页 共 37 页 1 5 中文大写 功能描述 在财务工作中 我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额 如填写 发票 员工填写差旅费报销凭证等 利用 WPS 表格的单元格数字格式也可以很轻松地实 现 第 7 页 共 37 页 操作步骤 选中金额数据单元格 右击鼠标 选中设置单元格格式 特殊 人民币大 写 1 6 数据格式转换 功能描述 在工作中 我们可能会遇到数值存成了文本的情况 导致存成文本的原因大部 分来自单元格格式设置成了文本 只是通过设置单元格式为常规或数值并不能将已经存成 文本的数值转换为数值 遇到这样的情况我们可以使用 WPS 的文本转换为数值的功能解 决 操作步骤 选中文本数据单元格 开始选项卡 格式 文本转换为数值 第 8 页 共 37 页 2 报表数据处理统计与分析 2 1 数据排序和筛选 2 1 1 升序 降序 功能描述 排序是最常用的数据整理方法之一 WPS 可以根据需求进行升序降序排列简单 操作功能 操作步骤 选择排序区域 数据 选项卡 排序 2 1 2 仅筛选此项 功能描述 在数据筛选过程中 用户不需要经过繁琐的项目勾选 可直接使用 WPS 仅筛 选此项 功能快速提取所需数据 操作步骤 选择需要筛选的区域 数据 选项卡 自动筛选 在筛选区域点击筛选下 拉框 进行选择 第 9 页 共 37 页 2 1 3 多条件排序 WPS Office2016 中 对排序功能有了进一步优化 可设置多个排序条件 且可以将单元格 颜色 字体颜色等作为排序依据 使排序更为多元化 如下图所示 2 1 4 多关键字排序 功能描述 排序是最常用的数据整理方法之一 WPS 的排序功能提供了同时满足 3 个关键 字的排序效果 操作步骤 选择排序区域 数据 选项卡 排序 选择关键字所在字段 排序效果 第 10 页 共 37 页 排序规则说明 在多关键字排序中 次要关键字 将作为更进一步的排序依据 如下图 当主关键字的内容相同时 继续对这些相同的工资进一步以次要关键字进行排序 2 1 5 改变 WPS 排序规则进行自定义排序 功能描述 在 WPS 表格中默认的排序依据包括数字的大小 英文或拼音字母的顺序等 第 11 页 共 37 页 但很多时候用户需要依据超出上述范围的某些特殊的规律来排序 例如公司职位高低 学 历高低等 操作步骤 创建自定义序列 数据 选项卡 排序 次序 自定义排序次序 选 择序列 次序下拉菜单 第 12 页 共 37 页 2 2 重复数据处理 2 2 1 拒绝输入重复项 功能描述 在录入数据时 经常会遇到数据不能重复 通过 WPS 的重复项功能可以很轻 松的限制重复值的录入 操作步骤 选择单元格区域 数据 选项卡 拒绝录入重复项 确定 2 2 2 高亮显示重复项 功能描述 查看报表时通过 WPS 表格中的重复项功能快速查找 高亮显示重复项 操作步骤 选择单元格区域 数据 选项卡 高亮显示重复项 确定 第 13 页 共 37 页 2 2 3 删除重复项 功能描述 快速将某一列有重复的值删除掉 仅保留一个 操作步骤 选择单元格区域 数据 选项卡 删除重复项 确定 2 3 数据约束力 有效性 2 3 1 日期 数值 文本限定 功能描述 数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制 对于 符合条件的数据 允许输入 对于不符合条件的数据 则禁止输入 这样就可以依靠系统 检查数据的正确有效性 避免错误的数据录入 操作步骤 选择单元格区域 数据 选项卡 有效性 选择限制种类 限制条件 第 14 页 共 37 页 输入错误值时表格就回弹出报错窗口 如下图 2 3 2 制作特定数据选定下拉框 功能描述 在数据有效性中通过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框 不仅能限制 规范录入数据 同时也可以使录表人快速的录入指定数据 操作步骤 选择单元格 数据 选项卡 有效性 序列 手动录入或选取单元格数 据 第 15 页 共 37 页 2 4 数据拆分 功能描述 分列功能很好用也很强大 它可以对有规律的一些数据进行分列处理以此得到 我们想要的结果 操作步骤 选择数据 数据 选项卡 分列 分隔符 在分隔符号中勾选其他 在 其右侧小框内输入日期之间的小斜杆 完成 第 16 页 共 37 页 2 5 数据透视表应用 2 5 1 生成数据透视表 功能描述 WPS 表格数据透视表是一种建立在 WPS 表格数据基础之上 用于对复杂的数 据进行分类汇总和分析交互的 交叉制表的报表 数据透视表通过对数据不同的视角显示 数据并对数据进行比较 揭示和分析 从而将数据转化成有意义的信息 操作步骤 选择报表内任意一个有数据的单元格 插入 选项卡 数透视表 拖动字 段到数据透视表区域中 第 17 页 共 37 页 从任务窗格里的字段列表中 拖动字段到数据透视表区域中的 页区域 区域 数字区域 就可以进行数据的分析对比 如下图 2 5 2 数据透视表字段设置 功能描述 数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和 除了求和之外数据透视表还 提供了多种计算的方式如 计数 最大值 最小值 操作步骤 选择数字单元格 数据透视表工具 字段设置 选择计算方式 第 18 页 共 37 页 2 6 常用函数使用 2 6 1 公式 功能描述 公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式 有助于分析工作表中的数据 使用公式可以对工作表中的数值进行加 减 乘 除等运算 公式可以包括以下的任何元 素 运算符 单元格引用位置 数值 工作表函数以及名称 如果要在工作表单元格中输 入公式 则可以在编辑栏中输入这些元素的组合 操作步骤 在 WPS 表格中 以西文等号 开头的数据被系统判定为公式 公式是对工 作表中数据进行运算的表达式 公式中可以包含单元格地址 数值常量 函数等 它们由 运算符连接而成 具体来说 一个公式通常由以下几部分组成 西文等号 表示将要输入的是公式而不是其他数据 字体统一 数值 由阿拉伯数字 0 9 构成的可以参与运算的数据 或者是包含有某个数值的 单元格地址 其他参数 可以被公式或函数引用的其他数据 圆括号 用于设置运算优先顺序 运算符 用于连接各个数据 在 WPS 表格中 可以使用的运算符分为算术运算 符 比较 逻辑 运算符和字符串运算符 3 大类 其功能见下图 类 别 运算符 功 能 备 注 加号 加法运算 减号 减法运算 乘号 乘法运算 算术运算符 除号 除法运算 运算顺序按数学运算的惯例处 理 括号里的表达式优先计算 先乘除 后加减 同一级别运 算 由左至右依次执行 第 19 页 共 37 页 类 别 运算符 功 能 备 注 百分比 乘方 乘方运算 等于 大于 大于等于 小于等于 比较运算符 不等于 比较运算符用于比较两个数据 后得出 真 或 假 两个逻 辑值 当符合条件时为 True 真 否则为 False 假 通常用于构建 条件表达式 字符串运算符 连接字符串 将几个单元格中的字符串合并 成一个字符串 例如 WPS 表格 得到 WPS 表格 冒号 区域运算符 产生对包括在两个引用之间的 所有单元格的引用 例如 A1 A3 表示引用 A1到 A3单 元格之间的区域 逗号 联合运算符 将多个引用合并为一个引用 例如 SUM A1 A3 B1 B5 表 示两不同的单元格区域的并集 引用运算符 空格 交叉运算符 产生对两个引用共有的单元格 第 20 页 共 37 页 类 别 运算符 功 能 备 注 的引用 例如 A1 A3 A2 B5 表示两个不同的单 元格区域的交集 2 6 2 函数 功能描述 为了使操作更简便 WPS 表格将一些公式定义为函数 用户只需按照一定的语 法使用这些函数 操作步骤 调用函数的语法都是一样的 其基本形式为 函数名 参数 1 参数 2 参数 3 2 6 3 常用统计函数 1 SUMIF 函数 条件求和 语法参数说明 区域 条件 求和区域 2 COUNTIF 函数 条件计数 第 21 页 共 37 页 语法参数说明 区域 条件 3 SUMIFS 函数 多条件求和 语法参数说明 求和区域 区域 1 条件 1 区域 2 条件 2 区域 3 条件 3 4 COUNTIFS 函数 多条件计数 语法参数说明 区域 1 条件 1 区域 2 条件 2 区域 3 条件 3 2 6 4 逻辑函数 1 AND 函数 所有条件成立返回 TRUE 否则返回 FALSE 语法参数说明 条件 1 条件 2 2 OR 函数 所有条件都不成立就返回 FALSE 有一个成立也返回 TRUE 语法参数说明 条件 1 条件 2 3 IF 函数 判断一个条件是否满足 如果满足返回一个值 否则返回另一个值 语法参数说明 条件 条件是满足返回值 条件不满足返回值 2 6 5 日期函数 1 DATE 函数 组合日期 语法参数说明 年 月 日 2 TODAY 函数 返回当前日期 语法参数说明 没有参数 3 DATEDIF 函数 计算两个日期相距的年月日 语法参数说明 开始日期 结束日期 计算单位 第 22 页 共 37 页 2 6 6 文本函数 1 LEN 函数 返回字符个数 语法参数说明 字符串 2 LEFT 函数 从字符串左边开始取字符 语法参数说明 字符串 取几个字符个数 3 RIGHT 函数 从字符串右边开始取字符 语法参数说明 字符串 取几个字符个数 4 MID 函数 从字符串的指定位置取字符 语法参数说明 字符串 从第几个字符开始 取字符个数 2 6 7 查找函数 1 VLOOKUP 函数 数据匹配 语法参数说明 查找值 数据表 列序数 0 2 MATCH 函数 返回指定内容在指定区域的名次 语法参数说明 查找值 数据表 0 2 6 8 常用公式 功能描述 WPS 表格中的常用公式向导能力 为你简化公式操作 轻松完成复杂计算 操作步骤 公式 选项卡 插入函数 常用公式 第 23 页 共 37 页 身份证提取生日 个人所得税计算 第 24 页 共 37 页 3 报表数据可视化呈现 3 1 突出显示单元格 功能描述 在数据可视化上 WPS 表格提供了智能显示功能 可根据用户的需求突出不同 属性的数据 包含数字 文本 日期 特殊值等 3 2 商业图表的类型和使用场景 功能描述 如何在 WPS 提供的多种图表中找到适用的图表类型 哪种图表更能表达自己 的观点 通过 WPS 图表中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表 操作步骤 选择数据 插入 选项卡 图表 实时预览窗口 第 25 页 共 37 页 第 26 页 共 37 页 第 27 页 共 37 页 3 3 精美图表制作与设计 3 3 1 图表样式套用 功能描述 通过 WPS 提供的图表样式快速美化图表修改图表样式 操作步骤 选中图表 图表样式按钮 选中 第 28 页 共 37 页 3 3 2 增加删减图表元素 功能描述 增加 删除或更改图表元素 例如 标题 图例 网格线 数据标签等 操作步骤 选中图表 图表元素按钮 勾选 3 4 组合图制作 功能描述 通过图表类型组合图制作双轴图或复杂的图表 操作步骤 选择数据 插入 选项卡 图表 组合图 设置系列图表类型 设置 次坐标 第 29 页 共 37 页 3 5 常用图表创建规范 功能描述 美观 专业的图表 会让你的报告显得更严谨 更容易获得客户和 BOSS 的信 任 而粗糙的图表则会让人对你的专业素质产生疑虑 操作步骤 双击需要修改的元素 饼图 数据不要太多 保持在五项以内 超出五项可以使用复合饼图 不要把所有的饼图使用饼图分离 不建议使用图例 尽量不使用标签线 如果使用切忌凌乱 推荐边框使用白色边框线 使图表有较好的切割感 柱形图 同一数据序列使用相同颜色 第 30 页 共 37 页 建议不要使用倾斜标签 纵坐标轴一般刻度从 0 开始 建议柱子之间的间距小于柱子的宽度 折线图 折线的线型要相对粗些 线条一般不超过五条 建议不要使用倾斜标签 纵坐标轴一般刻度从 0 开始时 第 31 页 共 37 页 4 数据安全性 4 1 工作簿保护 功能描述 数据的第一重保护 可以通过密码保护原始文件或限制进一步的修改 操作步骤 另存为 加密 4 2 工作表保护 功能描述 数据的第二重保护 可以通过密码保护表格内的数据只能阅读不能修改 操作步骤 审阅 选项卡 保护工作表 输入密码 勾除选的锁定单元格 勾除选 的未锁定单元格 第 32 页 共 37 页 4 3 单元格保护 功能描述 数据的第三重保护 可以通过密码保护部分内容只能阅读不能修改 使部分单 元格可以修改 例如需要保护设置了公式的单元格不能修改 其它单元格可以正常录入数 据 操作步骤 选定需要锁定的单元格或单元格集合 审阅 选项卡 锁定单元格 保护 工作表 输入密码 勾除选的未锁定单元格