电算化会计账薄的变化及风险防范对策.doc

电算化会计账薄的变化及风险防范对策 摘 要电算化会计账薄相对于传统会计账薄而言，改变了数据的输入方式、处理方式、存储方式、记忆方法，但它存在因开发与设计软件不严格、业务操作不当和使用管理不规范而带来的风险。其防范为：加强软件购置与开发的管理，加强操作程序控制，加强数据输入与输出管理，加大检查监督力度。【关键词】电算化会计，账薄变化；风险分析；防范对策；财务分析一、电算化会计账薄的变化1、改变了数据输入方式。传统的会计账薄主要是根据审核无误的凭证，逐笔或汇总记录在会计账薄上。登帐工作繁琐复杂，易于出错。电算化环境下会计账薄的记录直接取决于数据采集端口的原始单据或记账凭证，而原始数据的采集与输入形式已大为扩展，如人工键盘输入，磁盘、光盘、U盘等磁介质导入，远程网络收集与传输，输入方式呈现出迅速、开放、多元、高效的特点。2、改变了数据处理方式。在传统的会计核算程序中，采用平行登记方法的总分类账与明细分类账的登记是一项原理简单而核算过程繁杂的工作，实行电算化后，账薄数据的整个处理过程分为，输入、处理、输出三个环节，会计信息系统基本采用集中处理的方式，即多个子系统采集原始凭证信息，记账凭证一次输入或生成，各种账表数据在记账凭证分录库的基础上派生形成。3、改变了数据存储方式。传统的会计账薄以纸介质存储方式保留会计信息与管理会计信息。在计算机方式下，账务处理与系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，以电磁介质作为会计信息的存储载体，还可以存储在计算机磁盘、内存、磁带等磁介质与光盘等电介质上，需要时可以通过打印机输出纸介质账薄。原始数据的输入端口、高度依存的电算化软件系统、易隐藏信息的存储介质，成为影响电算化环境下会计账薄风险的三大主要因素，这些因素不仅引起了传统会计账薄外在形式的变化，而且带来了会计账薄实质性的变革。4、改变了数据登记方法。传统账薄中，会计数据的登记按会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大账户，并设置总分类账和明细分类账。而在电算化会计账薄中，所有账户都被赋予一个科目号，科目号的第一位用于标志这个会计科目的大类别，如资产类为1、负债类为2、权益类为3、成本类为4、损益类为5，前三位用于标志总账的会计科目如现金是101、银行存款102、这样就可以方便的进行总账、明细账、日记账各种账目的处理，实现数出一门（都出自凭证），数据共享的特点【1】。总分类账和各级所属明细分类账也不再是一种重复平行的关系，而演化为一次登记，逐级共享的关系。二、电算化会计账薄带来的风险1、开发和设计软件不严格带来的风险。目前，国家对财务软件研发环节没有严格、有效的限制性法律条款制约，对财务软件推广环节也没有强有力地市场准入制度保护。一方面，一些软件企业为打开市场，追求市场占有率，满足少数企业的不正当需要，在“反审计”、“反记账”、“反结账”、“修改数据库”、“删除操作日志”等方面为企业大开“绿灯”【2】，为少数企业和人员违反会计法规提供了可乘之机。另一方面，在软件研发过程中，由于研发人员考虑问题不十分全面，也给犯罪分子以可乘之机。2、业务操作不规范造成的风险。企业应用现代化的管理工具代替了陈旧落后、繁琐的手工核算，但是企业管理者的管理理念没有转变，严格而科学的管理往往只停留在形式上。同时，由于国家缺乏对电算化环境下会计账薄存储介质的严格规定，其原始性和可靠性无法得到保证，电子数据转入、修改大为便捷，出现了“无痕迹修改”、“瞬时删除”、“快捷拼凑”等行为现象，极大地破坏了会计账薄信息的原始性、真实性和完整性。滥用或盗用操作密码进行操作的现象时有发生，也给数据账薄带来了风险【3】。3、使用管理不给烦带来的风险。由于国家对财务软件及其安装环境存贮方式都缺乏明确的规定，例如，有些企业没有用于会计核算的专用计算机，使财务软件与其他的应用软件交错在一起，不利于会计信息的专门监管；对计算机维护不当，操作失误等，也给账薄管理到来了风险，在网络环境下，服务器是数据集中存储介质，也是电算化会计账薄的重要组成部分，有些企业由于种种原因未达到某些目的，采取隐匿服务器、跨地域存放服务器、以代理行使设置服务器等方式，造成会计账薄的不完整和数据信息风险。三、电算化会计账薄的风险防范对策1、加强软件购置及开发的管理。应惩治财务软件开发商的违规开发、违规推广问题，切实保证财务软件遵从会计及审计法律法规用户购置系统软件应是经过实践应用并被证明是安全可靠地，购置的会计应用软件必须是财务部门审计通过的并有详细的操作说明的。单位自行开发研制会计电算化应用软件的必须进行全面深入的调查，科学系统的分析和设计，开发、研制过程一定要规范，开发、研制出的软件必须符合财政部颁布的会计核算软件的基本功能规范的要求。开发研制出的软件在投入运行前必须经上级有关部门的评审鉴定。2、加强操作控制会计电算化。操作应严格遵循会计业务和处理流程进行，在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和失误操作的控制程序，如违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止，建立操作日志制度，计算机程序中应对所有操作留有记录、包括操作时间，操作人员姓名，操作内容等。对日记账和结账业务设置不可进行修改或操作程序，要修改必须通过编制记账凭证充正或补充登记来更正，以保证账薄数据的真实性和完整性。3、加强数据输入（出）管理。电算化会计系统主要是由数据输入、数据处理、数据输出三个部分构成。在这些环节中，应预测出现风险的可能性，考虑系统设计过程中是否该在实现各个功能时嵌入相应的内部控制措施，而嵌入的内部控制措施是否有发挥作用。对于一些潜在的可预见风险，应考虑是否在系统中采取预防措施，对不可预见风险，应考虑是否留有系统空间等，由此保证各个环节的数据准确有效和张博数据的安全完整。4、加大检查监督力度。要健全企业内部定期检查监督力度，对会计账薄资料定期检查，主要检查电算化脏污处理是否准确，是否遵照会计法规行事，审核费用签字是不是符合本单位内部控制要求，凭证附件是否完整等。另外，计算机犯罪具有智能化、隐蔽化的特点。因此，加强网络法制建设，加大网上执法力度，对不法分子的不法行为进行打击以起到震慑作用的任务势在必行。同时还应配备杀毒软件，定期或不定期的查杀病毒。总之，在电算化会计下，账薄风险是客观存在的，但只要我们正视各种风险并认真分析，积极采取正确有效的措施进行严密的风险预防，那么电算化下账薄的风险是完全可以控制和减少。通过课程培训和实际操作发现手工和电算化存在着一些共同点和不同点，具体为：一、共同点为：1、无论是传统手工会计和电算化会计其最终目的仍是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经济决策，提高经济效益。2、传统手工会计和电算化会计都是遵循会计法则，会计法规是会计工作的重要依据。3、传统手工会计和电算化会计都遵循基本的会计理论与会计方法及会计准则。4、传统手工会计和电算化会计基本功能相同，基本功能为：信息的采集与记录、信息的存储、信息的加工处理、信息的传输、信息的输出。5、保存会计档案6、编制会计报表二、不同点为：1、运算工具不同于传统手工会计运算工具是算盘或电子计算器等，计算过程中运算一次要重复一次，由于不能存储运算结果，人要边算边记录，工作量大，速度慢。电算化会计的运算工具是电子计算机，数据处理由计算机完成，能自动计时的存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。2、信息载体不同：传统手工会计所有信息都以纸张为载体，占用空间大，不易保管，查找困难。电算化会计除了必要的会计凭证之外，均可用磁盘，磁带做信息载体，它占用空间小，保管容易，查找方便。3、账薄规则不同：传统手工会计规定日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册，账薄记录的错误要用划线法和红字法更正，帐页中的空行、空页要用红线法划消。电算化会计不采用传统手工会计中的一套改错方案，凡是登记过账的数据，不得更正（当然还是要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以更正，以留下改动痕迹，对需要打印的帐页的空行、空页可以用手工处理。4、账务的处理程序（会计核算形式）不同于传统手工会计处理账务的程序有4种，但都避免不了重复转抄与计算机的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。成熟的电算化会计的账务处理程序用同一模式来处理不同企业的会计业务，成本核算程序件固话形式在计算机里，从会计凭证到会计报表的过程都由计算机处理完成后，而任何要求的输出都能得到满足。5、会计工作组织体质不同：传统手工会计的会计组织工作以会计事务的不同性质为制定宝贵的主要依据；电算化会计组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。6、人员结果不同：传统手工会计中的人员均是会计专业人员，其中的权威应是会计师；电算化会计中的人员由会计专业人员；电子计算机软件；硬件及操作人员组成，其中权威应为掌握电算化会计中级的会计师。7、内部控制不同：传统手工会计对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计科目等项目来审核；对账户的正确性一般从三套账的相互核对来验证；还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。电算化会计由于账务处理程序和会计工作组体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理都由计算机部门负责。内部控制方式部分被计算机技术替代，由手工控制改为人机控制。以上种种区别，集于一点，就是由于电算化会计数据处理方式的改变引起了传统手工会计各个方面的变化。电算化会计辅助财务分析随着时代的发展，计算机在企业管理及会计信息处理中的迅速普及和广泛应用，给人们带来了极大的效益。但目前会计电算化的应用主要是会计核算，如何利用计算机技术对现有技术进行财务分析评价，以便更准确、快捷、实时、完整地为决策者提供重要的决策信息，使企业财务工作人员所面临的一项紧迫的任务。本文在简要介绍了财务分析的基础上，对电算化会计辅助财务分析的优越性进行了总结，并为电算化会计环境下的财务分析作了简要的阐述。财务分析：随着时代的发展，计算机在企业管理及会计信息处理中的迅速普及和广泛应用，给人们带来了极大的方便和效益。计算机网络技术以及数据库技术、远程通讯技术、多媒体技术、以及光盘存储技术等现代信息技术的发展，将使得会计信息的发布和传输逐步由现在的书面形式转向电子形式。一个全国性乃至全球性的会计信息搜集、分析和检索网络将形成，尤其是计算机联机实施系统的出现和应用，将使会计业务数据在发生的同时即可实时的记录和处理，而信息使用者通过联机直接进入会计信息系统，及时有效地选取分析所取信息。因此，将计算机技术应用于企业财务分析，构建一个方便、快捷的财务分析系统使今后管理会计发展的必然趋势。一、财务分析的主要内容财务分析是指利用专门的方法，系统分析和评价企业的过去和现在的经营成果和财务状况及其变动，目的是了解过去，评价现在，预测未来，帮助利益关系集团改善决策财务分析的基本功能，是将大量的会计信息转换成对待定决策有用的信息，减少决策的不确定性及其变动，目的是了解过去，评价现在，预测未来，帮助利益关系集团改善决策。财务分析的基本功能是将大量的信息转换成对特定决策有用的信息，减少决策的不确定性。财务分析可以分为外部分析和内部分析两大类：外部分析是指以财务报表和其他资料为依据进行的分析，是使用者包括经营管理人员、现有和潜在的投资者、债权人、供应商、政府、中介机构等、根据各自需要和分析目的，对企业有关情况进行了分析。内部分析是指以企业所有的经营管理信息为依据进行的分析，内部分析使用者包括企业经营管理人员、现有的股东，内部分析的目的是判断和评价企业生产经营是否正常、顺利，检验企业的资金运营情况、贷款及债务的支付和偿还能力，评价企业的盈利能力和资本保值增值能力，及时、准确的发现企业经营管理中出现的问题，为企业未来生产经营的顺利进行指明方向。二、电算化会计环境下财务分析的优越性财务分析的最大难点就是及时、全面获取所需要的会计信息，而电算化会计的发展给这一顽疾带来了希望，计算机技术的发展在会计领域的应用，不仅节省了人力资本，更重要的是在信息提供的基础环节上显示了其强大功能（一）会计信息集成化首先，由于电子计算机具有强大运算功能，网络会计系统执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理，人工干预大大减少，客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多现状，同时，又承担起存货计价、成本计算和计提折旧等繁杂的核算工作，因此，相对于手工记账而言，电算化会计的技术性使得会计处理工作的复杂程度大幅度降低。其次，会计信息集成所有数据于一个数据库，实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程，在网络环境下，信息技术的发展使得财务业务的协同成为可能。企业的管理信息系统将企业自个生产经营活动的每个信息采集点都纳入企业信息网之中，大量的数据通过网络从企业内部管理子系统（如生产管理系统、库存管理系统、人事管理系统）直接采集并通过公共借口与有关外部系统（如银行、税务、经销商等）相连接，使会计系统不再是信息的“孤岛”，大部分的业务信息能够实现转化，直接生成会计信息，会计数据处理呈集成化之势。（二）会计信息及时全面会计信息化下财务软件具有很多辅助功能，包括供应商、职工、客户、项目、部门等功能，非常方便进行资料查询。由于财务软件采用数据库技术，将大量信息分类计入数据库，在进行查询时根据信息某一属性轻而易举就可找到很多信息。财务软件在建账时就将供应商、职工、客户等辅助核算对象的基础数据录进系统，在以后每发生一笔与这些辅助核算对象相关的业务，软件会将其数据计入这些账户。nbsp:比如，供应商辅助功能中，在采购一批原材料时，财务人员根据原始凭证登记入账，财务软件会根据相应的供应商名称计入明细账，包括了采购数量、金额、商业折扣等信息，再加上软件中登记的相关基本信息、经营状况、信用政策等内容，非常方便管理人员进行查询。而手工会计下，这些信息则要分散许多，想获得对某一供应商的全面信息需要查阅很多账薄，比如应收账款、预付账款账户等，甚至有些管理信息得去做调查后才能获得。辅助功能提供的信息非常有利于财务分析中的资料搜集。财务分析中的资料搜集过程非常庞大，本身财务软件的数据搜集就要比手工会计下更快更及时，再加上有了财务软件自带的辅助核算功能，能提供一些软件开发时就设置好的基础报表，省去手工系统下许多查找、抄录工作，比如往来账款的账龄分析表、个人借款明细表、催款单余额表、项目成本费用明细表、产品成本按部门明细表等等。数据库技术在财务软件中的应用使得财务数据的查找工作非常方便快捷，数据的加工处理依靠软件中的财务分析系统也更加迅速。（三）会计信息准确度提高首先，使用财务软件使得会计原始数据一次录入即可，避免了多次录入的误差。在会计信息化条件下，数据的录入可以进入到所有相关系统，在后续的计量和核算中，每个环节和每个部门产生的数据作为共享数据，这就保证了数据的一致性。其次，在会计核算过程中，财务软件自身附带稽核功能和人员进入限制功能，保证了会计信息的准确性。财务软件随时保证借贷双方的余额相等，并根据数据期末数据进行自动结账，避免了人工抄录下的差错，人员进入限制功能贯彻了会计上下不相容职务的原则。三、电算化会计辅助财务分析实践应用外部财务分析是现代企业制度下的基本形式，目前较受重视，但对企业自身来说，在电算化会计广泛使用的环境下，如何有效运用会计电算化系统，解决企业实际工作中的内部财务分析问题，及时发现企业经营过程中的不足，使企业强化自身管理、提高经济效益的关键所在。（一）应用财务分析系统进行会计管理和分析。财务分析系统是指将各种常用的分析方法设置在程序中，并以菜单的形式将各分析功能提供给用户，供用户选择，以便财务人员应用财务分析系统，利用现有的数据管理和分析。财务分析系统直接从会计核算系统各辅助功能中获取数据，生成分析结果。目前的会计软件中财务分析系统，一般都具有以下功能：比率分析，具体包括变现能力比率、资产负债率、负债比率、盈利能力比率、市场比率等。结构分析，包括本年数与上年同期对比分析、实际数与计划数对比分析。趋势分析主要分析任意会计科目各期变动情况等，有绝对数和相对数两种情况。综合分析主要有财务比率综合分析和杜邦分析。图解分析，用户根据需要可以方便的绘制除饼图、直方图、折线图等各种分析图。通过财务分析系统提供的菜单功能进行选择，简便易行，但是由于分析功能是固定设置在程序中的，知识适用于简单的、基本的经营环境，一旦经济环境变化就要修改程序，而且此类财务分析系统提供的功能，往往都是通用功能，无法满足不同用户特定情况下的需求。（二）利用报表系统进行会计管理和分析除了财务分析系统，会计核算软件中.一般还提供报表系统。在报表系统中，可以根据用户需求定义简单分析模型，并能根据用户定义从会计核算系统及其他系统中获取数据，生成用户期望的分析结果报表系统的财务分析数据源有两类：会计核算数据源和辅助数据源。其中会计数据源主要是财务系统提供会计核算数据。辅助数据主要有：人事数据、生产经营数据、同行业主要经营比率、金融市场数据等。用户可根据需要定义分析项目、定义分析的功能，根据各自需求对项目名称、数据采集公式、计算公式进行定义，报表系统能够从会计核算数据源和辅助数据源提供数据，并根据用户的定义自动生成所系要的分析结果。这一系统在一定程度上弥补了财务分析系统的缺陷。四、结论.会计电算化的发展，推动了计算机在会计中的普及应用，电算化会计在辅助企业进行财务分析的过程中，效果十分显著，但鉴于目前我国会计核算软件财务分析功能不是很完善，我国企业在实施电算化会计辅助财务分析时，应根据企业自身经营特点合理应用电算化财务分析，通过与手工财务处理相结合的方法，来加强企业财务分析。 参考文献 浅议会计电算化存在的问题与对策 李长山 集团经济研究 2007 中小企业会计电算化存在的问题及探讨 陈新 集团经济研究 2007浅谈会计电算化安全问题 张小红 商场现代化 2007 2014年8月20日