CAD电子文件管理系统的功能要求.doc

CAD电子文件管理系统的功能要求随着我国经济的持续高速发展，房地产业蓬勃兴起，建筑工程设计单位不仅在数量上有了大幅度的增长，在技术手段上也有了长足的发展，CAD计算机辅助绘图技术逐步普及和广泛应用，设计单位的工作方式发生了根本性的变化，工作效率得到了大幅度的提高，不仅使纸质图纸等文件材料形成数量激增，也产生了大量的CAD电子文件，虽然这些电子文件在签署的有效性等方面暂时无法和原件相提并论，但其便于计算机检索以及更易于重复利用的特点却是原件所无法比拟的。工程设计单位已认识到将这些电子文件归档管理的重要性和紧迫性，国家建设部也明确提出了工程设计行业要在2005年前建成包含档案管理系统的设计和管理初步实现一体化的集成计算机应用系统，而且要求把对文件和图档实行计算机管理作为工程设计资质评定的一个标准。同时，做好工程设计档案特别是CAD电子档案的计算机管理工作，对设计单位档案部门工作方式的转变和地位的提升也将起到巨大的推动作用。要实现对工程设计档案特别是CAD电子档案的计算机管理，就必须有一个适合的功能完备的软件平台，部分软件开发商已经认识到这个市场所蕴藏的潜力，开发出了一批针对工程设计档案主要是CAD电子档案管理的软件。如何选择最适合设计工作和设计档案工作实际需求的软件，如何科学设定CAD电子档案管理系统的功能，成为摆在设计单位面前的一道难题。一 选择有实力的合作单位从我国目前大部分工程设计单位的实际情况看，虽然计算机应用化程度较高，基本都配备了计算机专业技术人员，有些甚至开发了一些软件，包括技术复杂性不高，功能相对简单的计算机辅助档案管理软件，但现在完全依靠自身的力量开发工程设计档案管理软件，无论是从人才、技术、成本、周期，还是从需求分析和自我完善方面考虑，都不是一种可行的选择。可行的办法是选择经验丰富的专业软件开发单位开发的产品化又相对开放的软件，由设计单位的档案部门和计算机技术部门在业务上和技术上相互配合和支持，对部分功能进行定制和修改。所选择的软件开发单位，一方面要有丰富的技术力量和资源，其产品具有成熟的用户，确保随着信息技术的发展和设计档案特别是CAD电子档案管理需求的变化不断地修改和完善软件的功能，并能提供长期稳定的服务；另一方面要熟悉设计和设计档案工作，特别是CAD电子档案管理工作，这样才能全面、及时、准确地沟通和理解设计单位的需求，而且能够以自身的经验参与、帮助和指导设计单位制定符合本单位设计档案工作实际的需求，对设计单位的不合理的管理方式提出改革建议。二发挥档案工作人员和计算机技术人员、软件开发人员各自的优势现实情况是，大多数设计档案工作人员熟悉档案业务，也具有一定的计算机应用操作知识，但对CAD电子档案管理知识缺乏足够的认识；设计单位的计算机技术人员比较熟悉CAD电子文件产生和形成的特点，但对档案业务知识所知甚少；软件开发人员了解设计档案管理的一般需求，但对结合不同设计单位档案工作实际的一些个性化的需求难以在短时间内全面准确地掌握。因此就要求上述三方面的人员发挥各自的优势，紧密配合，相互学习和促进，才能使软件最大程度地满足需求。在这个过程中，档案人员可以逐步认识和熟悉CAD电子档案归档、管理、检索利用等技术，本单位的计算机技术人员也会随着对档案工作认识的不断加深，在软硬件的运行和维护以及档案管理现代化过程中更加积极地参与和支持。三、科学设定CAD电子文件的功能要求1、系统的权限控制既要全面严密，又要灵活方便和其他档案不同，工程设计档案实际上就是工程设计单位的直接产品和劳动成果，具有利用率高，图纸可重复利用的特点，特别是CAD电子档案可直接进行重复利用，从而有效地提高工作效率，降低成本。设计档案管理软件系统将面向每位设计人员，成为他们设计工作中不可缺少的工具。为了保护这些宝贵的劳动成果的安全，同时让设计人员方便灵活地利用，对系统操作权限的控制就提出了更高的要求。系统不仅应具备按部门、专业、用户级别设置权限的功能，还应做到同时对档案分类、每条档案记录，甚至于档案记录的每个字段都进行权限的控制，如可以对某个字段即表格的一列内容设置权限限定只有设计人员或者档案管理人员才可以进行特定的操作。系统对操作权限的设置应根据实际工作情况进行细化，以避免因权限划分过于笼统而造成安全控制上的漏洞。如对电子档案查看利用方面的权限就可以分为：既不能浏览电子档案，也不能查看其对应的档案记录；不能浏览电子档案，但可以查看其对应的档案记录；可浏览电子档案，但不能下载；可浏览电子档案并可以限次数下载；可浏览电子档案并可不限定下载等。系统的授权方式应灵活方便。设计人员的需求是多元化的，有时一些合理的需求会超出预置的权限范围，这就需要临时申请和授权，如系统对CAD电子档案的传出（下载）权限往往控制得很严格，普通的用户需要经过申请批准后才可将电子文件传出，这种申请程序就必须方便灵活，尽量减少步骤和层级，才能不影响系统使用的效率和使用人员的积极性。系统还应结合工程设计行业的特点考虑到用户角色的变化而引起的权限的变化。和用户的所属部门、专业、职务等保持相对稳定不同的是，用户在不同的项目中可能担任总负责人，或者专业负责人，或者绘图人等不同的角色，因此他在系统中对不同项目档案的操作权限也应随着角色的不同而变化。2、系统应具备独立的、完善的归档功能为了保证归档!#电子文件等的真实性、完整性和有效性，最有效的措施就是采用实时归档的办法，即图纸出图时相应的电子文件同时完成归档。大部分设计单位在信息化建设过程中，采取了先建立对相对静态信息进行管理的档案系统，而后逐步建立设计流程管理等系统的分阶段实施的策略。在设计流程管理系统建立之前，CAD电子文件是无法做到自动归入档案数据库的，而必须经过设计人员的著录、检验，和档案人员的审查后才能归入档案数据库，这就要求系统必须具备适应实时归档需要的、独立的、完善的归档功能。系统归档功能的具体操作流程可以是：设计人员在个人计算机上进入系统，录入规定的著录信息，连接对应的电子文件，保存到系统的归档文件数据库中，送交技术负责人对著录信息和电子文件的真实性、准确性和有效性进行审核，通过后由档案人员转入档案数据库中。大量CAD电子文件著录信息输入工作的繁琐是可想而知的，这在一定程度上也影响了设计人员归档电子文件的积极性。现在已经有技术可以做到智能识别和自动读取CAD电子文件的特定信息，利用这种技术将会大大减轻著录信息输入工作的繁琐性和重复性，从而促进电子文件的归档工作。3、系统应具备不必安装和启动应用软件而直接打开和浏览各种格式电子档案的功能受到CAD辅助设计等应用软件资源的限制，系统用户计算机一般只选择安装工作必需的应用软件，如设计人员的计算机必须安装!#辅助设计软件，而不一定安装文字处理工具软件，档案管理人员的计算机通常会安装文字处理工具软件，而不一定安装CAD辅助设计软件。为了使所有用户都可以直接、快速地打开和浏览各种格式的电子档案，而不必安装和启动相应的应用软件，系统就必须具备专用浏览工具，浏览工具除了具有电子档案缩放、下载和保存、打印等功能外，还可以针对CAD电子档案具备图层、字库等管理功能。4系统应具备完善的管理纸质档案信息的功能虽然工程设计档案以图纸档案为主，而且大部分图纸档案已形成了CAD电子档案，但系统不能仅仅成为一个电子图库管理系统，还应具备完善的管理纸质档案信息的功能。一方面，设计单位已经形成和归档保管了大量的纸介质的图纸、文字材料等档案，要将这些档案完全数字化既不现实，也没有必要，只能选择部分有较高查考利用价值的档案进行数字化。另一方面，目前归档的设计档案除图纸档案基本上都形成了!#电子档案外，大部分文字材料档案并未形成电子档案，而根据国家标准电子文件归档和管理规范以及国有企业文件材料归档办法的规定，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须保存相应的纸质档案，因此可以预见，在相当长的一段时期内，电子档案还无法取代纸质档案。这就要求系统一方面要将电子档案管理好，同时要将电子档案及其对应的纸质档案信息的管理有机地结合起来；另一方面，还必须将大量的未形成电子档案的纸质档案信息统一进行管理。对工程设计档案包括!#电子档案管理软件系统的选用，不仅要满足当前实际工作的需求，也必须考虑到随着信息技术的发展和设计档案工作方式的不断发展，而能够不断的完善和成熟。