加强规范化建设提高仪器设备管理水平.doc

加强规范化建设，提高仪器设备管理水平各位领导、老师：下午好！根据设备处第二期实验室工作人员培训班的安排，按照徐州师范大学教学实验室评估办法，我就如何加强仪器设备规范化、信息化管理，提高仪器设备管理水平，更好的为教学、科研服务这一话题与大家探讨，如有讲的不到的地方，请大家多提宝贵意见。今天主要和大家一起探讨两个方面的问题：即“仪器设备的规范化管理和仪器设备网络化平台的利用”。一、仪器设备的规范化管理仪器设备是实验室进行教学、科研、实习、实训、生产等活动必备的物质基础，随着科学技术的发展和进步，仪器设备精度越来越高，资金投入越来越大，对管好、用好仪器设备的要求更高。作为实验室战线上的同志们，肩负起我校两亿多元仪器设备和固定资产的管理和利用工作，如何让仪器设备在我们的管理之下产生最大效益，避免因管理不到位产生的浪费，影响学校事业的发展，影响教学质量的提高，这是值得我们每位从事实验室工作的人员认真思考的。就目前的实际而言，应当从规范管理、科学管理、制度管理、机制管理等方面开展研究，认真做好基础性工作，为实验教学提供保障和优质服务。加强设备管理工作意义重大。管好仪器设备，能够保证设备的正常运行，能够提高设备的使用效益，更好的为教学、科研服务。对仪器设备使用管理的各个环节进行有效的控制就显得尤为重要。仪器设备的使用管理是由多个环节相互结合而组成的一个有机整体, 只有各个环节都做好,仪器设备的管理工作才有保障。仪器设备管理过程大致可分为论证、购置、验收、入库、登账、使用、维护、维修、报废等环节，各个环节之间既密切相关,又自成体系。设备管理工作需要认真细致，可以说在仪器设备的整个生命周期内，我们都得管。管理的重任就落到了我们在座的各位身上，可能您只涉及到其中的一个或几个环节，但就是一个小小的细节也要规范操作。这里主要谈谈仪器设备规范化管理中经常遇到的有关工作。 验收验收：对新到的仪器设备进行技术信息核对、性能测试、货物签收的工作。基本要求：要做到仪器设备的品名、规格、型号、数量等与合同相符，质量指标合格，零配件、说明书及其它技术资料齐全。如发现破损短缺，性能指标达不到说明书要求等情况，应向供货或运输单位提出交涉，办理退、换、补、赔等手续。对仪器设备进行调试、试运行，并做好各项记录。验收合格的仪器设备应及时填写验收报告单，验收人、领用人签名后，将验收报告送交设备处设备供应科，由设备处的相关科室对仪器设备建立管理档案。完成上述手续后将由主管部门领导签字，按财务规定和合同约定报帐付款。对于自制仪器设备，在制作完成后，要组织验收，达到设计要求的，办理有关仪器设备固定资产入账手续。重点提示：1.不能让供货人填写验收单！2.验收单上要注明仪器设备放置的房间号。3.设备验收工作，请和设备处设备供应科联系，电话：83500222验收程序：1.验收前准备：仪器设备的使用人、管理人员要认真学习有关技术资料，熟悉仪器设备的性能、参数指标。大型精密、贵重仪器设备订购合同签订后，要配备专职管理人员或操作技术人员，并开展技术培训，按照仪器设备环境的要求，做好装机条件的准备工作。大型精密仪器设备到货前，必须组织由校主管部门、使用管理部门专家和使用技术人员组成的验收小组预先制定验收方案。必要时可及早聘请有关单位或兄弟院校的专家协助验收及安装调试。做好涉及大型精密仪器设备在安装调试工作中所需校检的仪表、检测仪器、特殊起运设备及专用工具，试样和材料等准备工作。2.验收要求： 外观检查： 首先要检查仪器设备的外包装是否完好，有无破损，有无撞伤。有无浸湿受潮变形。内包装防震装置是否可靠、完好等。 检查仪器设备、附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。发现存在问题的应作详细记录，必要时拍照留据。 数量验收： 以合同为依据，检查设备主机、附件的数量（逐件核对清查）。 仔细检查主机和附件的规格、型号、编号是否与装箱单一致。 认真查对随机资料，是否完备齐全，如仪器说明书、操作规程、检修手册，产品检验合格证等。 做好数量验收记录，特别是大型精密仪器应写明验收地点、时间、参加人员，注明验收箱号、品名，应到和实到数量等信息。 质量验收： 严格按仪器使用说明书或操作手册的规定和程序进行开机调试。 试机前，要按照说明书的要求，认真做好准备工作。仔细检查线路连接是否正确；供电电压与仪器设备输入电压是否吻合，需要接地的要认真检查接地地线是否符合规定，杜绝和严防因供电或操作不当而造成的仪器损坏。 认真进行各种参数的测试，检查仪器的技术指标和性能是否达到要求，并做好测试记录。 若发现某些指标调试困难，性能不够稳定或存在质量问题，应将详细情况书面通知设备供应科，以便根据情况确定是否退货、更换或要求厂商派员来校安装测试等。 验收程序： 仪器设备到货后组织有关技术人员进行验收，并详细填写验收报告。 验收期限一般为35天(自通知使用单位日期起计算)，因验收拖期造成仪器设备出现质量或其它问题，由使用单位负责退货、更换、承担经济损失；大型精密贵重仪器设备和进口仪器设备到货后，验收期限根据有关情况协商确定。由设备处、使用单位组织有关人员到场一起开箱验收，同时详细填写书面验收报告。 仪器设备验收合格后，使用单位持徐州师范大学仪器设备验收报告到设备处办理入库、登帐、建卡手续，设备供应科按合同约定办理汇款或报销手续。 仪器设备验收不合格，要立即将验收情况书面报告报设备供应科办理退货、更换、拒付货款等手续。 进口仪器设备验收除按以上程序外，还应做好以下工作。 大型精密仪器设备对环境条件要求较高，在仪器设备到货前，充分做好装机条件的准备工作。如仪器设备用房的基建、改造或装修工程；机房的电源、地线、水源、温度、湿度、防尘等环境应符合说明书的要求。 熟悉和翻译厂商所提供的技术资料(图纸、安装说明书、使用操作说明书、维修手册、验收文件等)。 应做好技术验收方案，如准备好技术验收所需要的检测仪器、试样或设计小课题等。 仪器设备到货后，按上级文件的有关规定，不属于免检(商检局)的仪器设备，由设备供应科通知商检局，办理报检、交费等手续，并商定时间由商检局派员来校共同开箱验收；按合同由外商安装调试的，必须在外商技术人员在场时，共同开箱验收。 按合同条款，进口仪器索赔期是九十天(指仪器到我国港口之日开始计算)，为此，验收工作必须在索赔期截止前二十天全部完成。对于验收不合格的仪器设备，在规定时间内提出报检申请单，报检单要力求详细，文字精练，中英文对照，证据齐全。由设备供应科和相关部门协同完成报检申请，并做好准备接待商检局人员来校复检。 验收结束后要及时填写验收报告，并附验收记录，同时认真整理随机所带的保修单、装箱单、说明书等技术文件，以便建档备案。 凡仪器设备正式投入使用后，在保修期内，由于原件材质、装配和设计等方面存在缺陷，造成仪器性能下降或不稳定，达不到指标要求或出现故障的，要及时提出报告，报商检局复验出证，并由设备供应科联系供应商办理退货、更换或外商派员来修复事宜。 报废、报损、报失加强我校仪器设备的管理，规范仪器设备的报废工作，防止国有资产浪费和流失，是仪器设备管理的重要工作职责。依据国家国有资产管理局、财政部下发的行政事业单位国有资产管理办法、行政事业单位国有资产处置管理实施办法及省教育厅、财政厅下发的江苏省省属高校国有资产管理暂行办法以及学校的管理规定做好仪器设备的报废、报损、报失管理。报废仪器设备范围报废的含义：指仪器设备由于各种原因丧失原有功能，而无法继续使用，按规定进行核销（产权注销）的资产处置的工作。仪器设备报废是仪器设备生命周期的终结。符合下列条件之一的仪器设备，可申请报废。1.超过使用期限，主要部件或结构已经损坏，没有修理价值的；2.经技术鉴定，属技术落后、技术性能指标达不到标准的；3.不能迁移的仪器设备，因实验用房的改建、搬迁而必须拆毁的；4.因各种原因造成损坏的、无零配件或维修费用过高，超过新购费用的50以上的；5.凡上级主管部门有文件规定，属淘汰或不准继续使用的；6.因各种原因造成的非正常损失不能继续为教学和科研服务的；7.存在安全隐患，无法继续利用的等。仪器设备使用期限的界定（一般认为）1.电子计算机及通用测试仪器设备 510年 2.自动控制仪表设备 810年 3.机械设备 1015年4.动力设备 1520年相关概念1.多余：是指多购置而积压的仪器设备及器材。2.闲置：是指学校各个单位中长期不用的仪器设备及器材。3.报损：指仪器设备由于呆账造成损失，正常因素造成部件功能缺失损失、非正常因素造成部件功能缺失损失、损坏等4.报失：因意外原因或责任原因造成的仪器设备遗失。特别提示：1未达到年限的，原则上不予报废；2大家容易形成的一个误区，就是认为填写了报废申请单就可以报废了。实际上报废工作也是有流程的，首先要设备管理部门批准，其次要上报省教育厅批准，省教育厅批复后才能确认设备报废，进行设备处置和账务核销。大家填了报废申请单只能说明该设备处于待报废状态。3根据省教育厅的文件精神，报废的仪器设备必须上交。这就需要在平时的管理中高度注意，不能到报废时找不到仪器了，要保证仪器设备的完整性。4填写报废申请表时，仪器编号一定要准确，如果没有仪器编号或者仪器编号不准确根本就不能进入报废程序。报废、报损、报失申报表的填写1原则上每份表只能填一件仪器，如果是一批具有相同名称、规格型号、单价、购置日期、厂家的仪器设备，可在一张单子上填写，但各仪器设备的编号一定要写清楚，做到不重不漏。2申报理由要充分，不能简单的写报废两个字（可参照报废范围填写）。如性能下降，不能满足教学科研需要，经维修仍达不到精度要求等；主件损坏，无法维修或无维修价值等。不能填长期无人使用等理由！长期无人使用，就说明我们的管理存在漏洞。不能使设备长期处于闲置状态，我们可以通过转帐、调拨等手段发挥设备的作用。申报人指仪器设备的领用人，要求本人签字，不得代签！3院系分管领导意见一栏，不能只签名，需写明是否同意报废！4如为报失，除了在申报理由中写明情况外，还要出具保卫处的立案记录、现场勘察记录等。5填表务必字迹清楚，符合规范，否则在上报省教育厅时不会通过，还得返工。6设备单价在20000元及其以上的，同时填写报废鉴定审批表。7.进行设备报废工作，可以和设备处设备管理科联系，电话：83500223同意报废仪器设备的回收1.经上级部门批准报废的仪器设备，由设备处统一进行回收处理，各部门未经许可无权处理。仪器设备未经正式报废前，各单位不得擅自拆卸、挪用设备的零部件。正式批准并办理消账手续后，经主管部门批准后方可拆卸利用。2.仪器设备在未批准报废和回收处理之前，仍由使用部门负责保管，一旦丢失或损毁，应由使用部门承担责任。3.设备处应及时将批复结果通知使用部门，并对批准报废的仪器设备及时进行回收管理。4、设备处由专人负责对报废物资进行查实、登记和回收工作。回收的物资要有专门库房存放，不得置于室外。库房有专人负责回收物资的清点、分类、登记。做到：进有登记，出有手续。同意报废仪器设备的处置1.对拟报废的仪器设备，如属淘汰机型，尚有一定使用价值的，设备处应本着物尽其用，充分发挥其效益的原则，优先安排校内调拨。确实在校内无法使用的，经上级主管部门或主管校长审批后，可向校外有偿调拨或捐赠。2.经批准报废的仪器设备，原则上不作留用，使用部门确需留做教具或拆卸零件作为维修材料的，须提出申请，经设备处批准同意，并贴上报废留用标签。3.对仍有使用价值的零备件部分，可由仪器维修室将可用部件拆下，作为维修仪器零备件。4.经批准处置的资产需保证其安全完整，登记造册后，统一移交省产权交易所集中公开处置。 转帐是对由于人员变动、仪器设备调拨等原因所发生的仪器设备管理归属权转移而进行的账、物调整的行为。如果涉及到领用人的变更，一定要及时履行签字交接手续，上报设备管理科，及时修改。涉及到人员的校内变动，如换岗、退休等情况，需要及时通知相关人员进行仪器设备交接，需要带离的设备，由院系出具证明，教职工本人到管理科办理转帐手续。涉及到人员调离我校，院系需出具仪器设备交接手续，到管理科进行审核无误后给予盖章。如果涉及自酬经费、科研费购买的仪器设备需带离，院系要明确意见，并加盖公章交设备管理科。请各单位做好因故死亡人员的仪器设备清理工作。 条码管理条码的粘贴要及时，领到条码后要及时交给使用人或进行现场粘贴，防止遗漏。特别提示：一般设备的条码也要及时粘贴，有时一批一般设备数量比较多，容易忽略条码粘贴的问题，会造成后续的管理不顺的问题。可以粘贴在不经常变动的设备上，以免在调拨、报废时不知道该批设备的编号。涉及到设备维修后更换设备的，如更换了投影机，要及时建帐、调帐、转帐，防止时间长遗忘。 对帐除了日常的及时调整账目以外，设备处每年3月份开始进行一次对帐工作。对帐工作是对一年工作的梳理，各单位务必认真对待，对帐必须准确、及时。有帐无物的有哪些，如何处理；有物无帐的有哪些，如何处理；历史遗留问题有哪些，如何处理等。均要详细的注明情况，以便设备处对全校仪器设备的账目情况有总体把握。不能今年对帐有的问题，明年对帐还出现同样的问题。尽量不要挂帐，能在本次对帐工作中落实的，一定要想方设法落实，拖的时间越长，越难核对。另外，签字一定要工种。联系对账工作，请找设备处设备管理科:电话83500223。 维修仪器设备需要维修的，应在设备处网站上下载设备维修申请表，并根据仪器设备的单价，确定是否需要论证，经批准后开展维修，并作好维修记录，对仪器设备的维修应实行档案化管理。各个学院（部门）定期对需要维修的仪器设备进行登记，及时申报，避免因维修不及时影响实验教学工作。凡是需要由设备处维修科联系维修的请拨打电话：83500225。 低值耐用品及实验耗材管理低值耐用品及实验耗材管理是吧管理中的一个弱项，需要强化，要规范，主要做到：1.有计划，早准备，不马虎。2.采购、入库、出库、领用、记账各个环节要细致，保证质量。3.做到入库、出库、领用等手续齐全。4.加强对购置环节的管理，购买实验耗材至少有两人以上经手。5.入库要及时，验收要认真，签字要负责。 调拨校内仪器设备的调拨工作，需要调出单位认真核查，仪器设备的编号等信息力求全面，如果信息不全，则会给调拨后的转帐工作带来不便，甚至是转不成帐。对调拨的仪器设备，要及时办理调出、调入交接手续。 捐赠校内任何单位和个人无权将学校的仪器设备资产对外捐赠，如需捐赠，必须请示学校主管领导或主管部门，在取得了主管领导或主管部门的同意后实施捐赠。一旦进行了捐赠，需要捐赠部门和接受捐赠部门办理相关捐赠与交接手续，如提供捐赠协议书，交设备处设备管理科备案。二、关于仪器设备信息化管理仪器设备网络化管理快捷、方便。我校已经购置了北京化学化工学院的管理软件，经过一段时间的运行，查询功能比较全，比较好用，而且易学。