办公用品管理制度.doc

山东鲁虹农业科技有限公司办公用品管理制度1、目的 为进一步规范办公用品的管理，明确办公用品的申购、审批、采购、验收、报销及领用等规定，减少办公费用开支，特制定以下规定。2适用范围为加强修试所办公用品管理，控制费用开支，规范修试所办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据修试所实际情况，特制定本办法。 3、分类定义3.1固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、电话机、路由器、无线上网卡、空调等。 3.2非常规消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、卡纸刀、订书机、文具盒、转笔刀、印台、白板、文件夹、文件柜等。 3.3常规消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、记号笔、电池、回形针、大头针、便签贴、涂改液等。 4、职责4.1公司行政人事部负责办公用品的全面管理。 4.2公司行政人事内勤具体负责执行。 5、具体规定5.1办公用品的采购及审批规定：5.1.1行政人事内勤核对办公用品领用表与办公用品台账库存后，每月编制办公用品申请购置计划表，经行政人事总经理审批签字后，将采购计划单交由供应部进行采购，于每月的月底进行统一采购。（附件：表1办公用品采购申请单；表2办公用品申请购置计划表）5.1.2固定资产类办公用品和非常规消耗性办公用品的采购：各部门申请人首先须报本部门经理审批，然后报行政人事总经理审批后，方可由供应部采购，如果价值超过2000元以上的，还必须报总经理批准后方可采购。5.1.3行政人事部内勤填写采购单时，必须详细注明所采购用品之名称、规格、数量、单价及申购部门等，对于常规的办公用品，应固定一个物美价廉的品牌，不宜随意变更。5.1.4采购人员应根据已审批的采购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则出现采购错误，由采购人员承担责任。5.1.5所有办公用品由供应部统一采购，特殊用品经行政人事总经理批准后可由申请使用部门购买，且均须提供发票（以加盖印章方为有效）和购买处地址及电话，以便市场调研。5.2办公用品的验收及报销规定：5.2.1行政人事部内勤负责办公用品的验收。5.2.2行政人事内勤验收办公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向行政人事总经理反映。5.2.3所有办公用品必须凭正规发票后附入库单，经行政人事内勤验收签字，行政人事部经理审核，分管财务总经理审核签字后，财务方可报销。5.3办公用品的领用规定：5.3.1办公用品由行政人事部统一保管、发放，各部门需使用办公用品的可按审批程序到行政人事部领取。 5.3.2各种笔芯、铅笔、墨水、橡皮、双面胶、胶带、文件夹、文件袋、回形针、大头针、大小便笺、稿纸等消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。 5.3.3每月1日至5日为行政人事部常规消耗性办公用品的统一发放日期，各部门人员需在此日期内把本人本月所需的常规消耗性办公用品领用完毕，每人每月领用常规消耗性办公用品的额度详见常规消耗性办公用品领用额度表，月度办公用品使用定额由上月6日下月1日为一个周期。（附件：表5常规消耗性办公用品领用额度表）5.3.4领用人到行政人事部应自觉填写完办公用品领用表的详细内容后方可由行政人事内勤给予领用。（附件：表4办公用品领用表） 5.3.5领用人务必在行政人事部统一发放日期内领用常规消耗性办公用品，否则不予领用；如有特殊情况在非统一发放日期内领用的行政人员需填写办公用品申领单经本部门负责人和行政人事部经理批准后，方可凭此单到行政人事部办理领用。（附件：表3办公用品申领单）5.3.6行政上新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个、文件架一个、笔筒一个，如新员工临时急用品可根据实际情况，适时发放，行政人事部每月可适时备用部分用品。 5.3.7圆珠笔、中性笔、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。5.3.8计算器、电话机、U盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理签字同意，经行政人事部经理审批准外，领用时还须以旧换新。5.3.9打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱、电话、计算器、打孔机、鼠标、键盘等贵重办公用品用具的领用，必须由行政人事总经理批准，方可领用，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。5.3.10行政人员离职时，须清还领用之办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价扣还。5.3.11会议期间办公用品管理规定A、公司会议期间会务组按需填写会务组用品申领单，由会务组负责人审核签字后提前一周交行政人事总经理审批，行政人事部凭生效的会务组用品申领单进行采购、领用。（附件：表6会务组用品申领单）B、行政人事内勤人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附件：表7会议期间物品领取登记表）5.4办公用品管理员职责5.4.1公司办公用品管理员即行政人事内勤，管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。5.4.2管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。5.4.3管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。5.4.4管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 山东鲁虹农业科技有限公司 二零一二年一月一日表1： 办公用品采购申请单序号物品名称规格型号数量估计价格用途需用日期备注 编号： 申请部门： 年 月 日 注：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联交供应部。表2： 办公用品申请购置计划单 日期： 年 月 日申请部门预计购置时间编号品 名规格单位数量预算额度实际金额备 注总裁/董事长 签字供应部门行政人事总经理 签字行政人事管理员注：管理员编制购买清单行政总监审核签字总裁/董事长签批采购部门采购。表3： 办公用品申领单 日期： 年 月 日所在部门申请人（部门）编号申请物品规格单位数量是否领取备注部门领导 签字领取时间 表4： 办公用品领取登记表领取时间物品名称规格单位数量领用部门领用人签字备注 注：此表由领用人负责登记、行政人事内勤建档。表5 常规消耗性办公用品领用额度表物品名称型号月额度(个/月)使用周期可否以旧换新备注签字笔0.5中性11月可圆珠笔11月可铅笔2B11月否橡皮4B-50A11月否笔记本薄/厚12个月否尺子20cm/40cm13个月否笔芯黑色/红色11月否胶水液体/固体11月否订书钉统一/加厚12月否便签纸32开11月否电池5号/7号21月否修正液12ml13个月否回形针11月否大头针11月否记号笔粗细两用11月否生产上可灵活领用便签贴11月否表6： 会务组用品申领单会议主题：会议时间：申请人：申请日期：编号物品名称规格单位数量是否领到备注部门领导 签字行政人事总经理 签字注：会务组人员按需申请会务组负责人审核行政人事部签批行政人事内勤发放。表7： 会议期间物品领取登记表会议主题会议时间领取人/日期物品名称规格单位数量单价总价备注