东南大学设备资产管理信息系统需求分析说明书V.doc

东南大学设备资产管理信息系统 需求分析说明书 编制人员 编制部门 ERP 规划部 模版文件版本 V1 3 1 适用项目范围 URP 项目 文件修改记录表 序号 修改人 修改内容 批准人 生效日期 版本号 1 张驰 初稿 0 9 2 3 4 5 6 7 8 9 10 文件审批表 单位名称 负责人签字 可多人 签字日期 金智教育 东南大学教务处 东南大学 目录 1 引言 1 1 1 编写目的 1 1 2 文档书写约定 1 1 3 术语定义 1 1 4 参考资料 1 2 系统概述 2 2 1 系统目标 2 2 2 系统功能概述 2 3 系统功能需求 4 3 1 业务功能需求定义 4 3 1 1 登入验证 R00 4 3 1 2 仪器设备管理子系统 R01 4 3 1 2 1 编码设置 R01 01 4 3 1 2 1 1 功能清单 4 3 1 2 2 设备报账管理 R01 02 4 3 1 2 2 1 功能简介 4 3 1 2 2 2 业务流程管理 5 3 1 2 2 3 功能描述 5 3 1 2 2 4 主要数据信息 6 3 1 2 2 5 特殊说明 8 3 1 2 2 6 用户文档 8 3 1 2 3 卡片管理 R01 03 9 3 1 2 3 1 业务介绍 9 3 1 2 3 2 功能描述 9 3 1 2 3 3 数据需求 9 3 1 2 3 4 特殊说明 11 3 1 2 3 5 用户文档 11 3 1 2 4 财务管理 R01 04 12 3 1 2 4 1 业务流程 12 3 1 2 4 2 功能描述 12 3 1 2 4 3 数据需求 12 3 1 2 4 4 特殊说明 13 3 1 2 4 5 用户文档 13 3 1 2 5 精贵仪器管理 R01 05 13 3 1 2 5 1 业务流程 13 3 1 2 5 2 功能描述 13 3 1 2 5 3 数据需求 13 3 1 2 5 4 特殊说明 14 3 1 2 5 5 用户文档 14 3 1 2 6 设备转下年 R01 06 14 3 1 2 6 1 业务流程 14 3 1 2 6 2 功能描述 14 3 1 2 6 3 特殊说明 14 3 1 2 6 4 用户文档 14 3 1 2 7 仪器设备划拨管理 R01 07 15 3 1 2 7 1 业务流程 15 3 1 2 7 2 功能描述 15 3 1 2 7 3 特殊说明 16 3 1 2 7 4 用户文档 16 3 1 2 8 仪器设备外借 回收管理 R01 08 16 3 1 2 8 1 业务流程 16 3 1 2 8 2 功能描述 17 3 1 2 8 3 特殊说明 17 3 1 2 8 4 用户文档 17 3 1 2 9 资产减值 R01 09 17 3 1 2 9 1 业务流程 17 3 1 2 9 2 功能描述 18 3 1 2 9 3 特殊说明 18 3 1 2 9 4 用户文档 19 3 1 2 10 仪器设备受赠管理 R01 10 19 3 1 2 10 1 业务流程 19 3 1 2 10 2 功能描述 19 3 1 2 10 3 特殊说明 19 3 1 2 10 4 用户文档 19 3 1 2 11 维修管理 R01 11 19 3 1 2 11 1 业务流程 19 3 1 2 11 2 功能描述 20 3 1 2 11 3 特殊说明 21 3 1 2 11 4 用户文档 21 3 1 2 12 典型问题 21 3 1 2 12 1 常用分类编码 21 3 1 2 12 2 编码不够问题 21 3 1 2 12 3 报账后设备更换问题 21 3 1 2 12 4 财务处审核查询问题 21 3 1 2 12 5 离校人员相关资产检查 22 3 1 2 12 6 报废设备公示 22 3 1 3 物资管理系统 R02 22 3 1 3 1 仓库信息管理 R02 01 23 3 1 3 1 1 业务流程 23 3 1 3 1 2 功能描述 23 3 1 3 1 3 数据需求 24 3 1 3 1 4 特殊说明 24 3 1 3 1 5 用户文档 24 3 1 3 2 供应商管理 R02 02 24 3 1 3 2 1 业务流程 24 3 1 3 2 2 功能描述 24 3 1 3 2 3 数据需求 25 3 1 3 2 4 特殊说明 25 3 1 3 2 5 用户文档 25 3 1 3 3 物资种类管理 R02 03 25 3 1 3 3 1 业务流程 25 3 1 3 3 2 功能描述 25 3 1 3 3 3 数据需求 26 3 1 3 3 4 特殊说明 26 3 1 3 3 5 用户文档 26 3 1 3 4 物资请领计划管理 R02 04 26 3 1 3 4 1 业务流程 26 3 1 3 4 2 功能描述 27 3 1 3 4 3 数据需求 27 3 1 3 4 4 特殊说明 27 3 1 3 4 5 用户文档 28 3 1 3 5 采购计划管理 R02 05 28 3 1 3 5 1 业务流程 28 3 1 3 5 2 功能描述 28 3 1 3 5 3 数据需求 28 3 1 3 5 4 特殊说明 29 3 1 3 5 5 用户文档 29 3 1 3 6 入库管理 R02 06 29 3 1 3 6 1 业务流程 29 3 1 3 6 2 功能描述 29 3 1 3 6 3 数据需求 29 3 1 3 6 4 特殊说明 30 3 1 3 6 5 用户文档 30 3 1 3 7 出库管理 R02 07 30 3 1 3 7 1 业务流程 30 3 1 3 7 2 功能描述 30 3 1 3 7 3 数据需求 30 3 1 3 7 4 特殊说明 31 3 1 3 7 5 用户文档 31 3 1 3 8 退料管理 R02 08 31 3 1 3 8 1 业务流程 31 3 1 3 8 2 功能描述 31 3 1 3 8 3 数据需求 31 3 1 3 8 4 特殊说明 32 3 1 3 8 5 用户文档 32 3 1 3 9 库存管理 R02 09 32 3 1 3 9 1 业务流程 32 3 1 3 9 2 功能描述 32 3 1 3 9 3 数据需求 32 3 1 3 9 4 特殊说明 33 3 1 3 9 5 用户文档 33 3 1 3 10 供应商开票管理 R02 10 33 3 1 3 10 1 业务流程 33 3 1 3 10 2 功能描述 33 3 1 3 10 3 数据需求 33 3 1 3 10 4 特殊说明 34 3 1 3 10 5 用户文档 34 3 1 3 11 经费管理 R02 11 34 3 1 3 11 1 业务流程 34 3 1 3 11 2 功能描述 34 3 1 3 11 3 数据需求 34 3 1 3 11 4 特殊说明 34 3 1 3 11 5 用户文档 35 3 1 3 12 物资盘库 R02 12 35 3 1 3 13 借用物资 R02 13 35 3 1 3 14 库存查询 R02 14 35 3 1 3 15 经费查询 R02 15 35 3 1 3 16 本期仓库结帐 R02 16 35 3 1 3 17 物资库存转下年 R02 17 35 3 1 4 实验室信息管理 R03 35 3 1 4 1 实验室基本信息维护 R03 01 35 3 1 4 1 1 功能简介 35 3 1 4 1 2 功能描述 36 3 1 4 1 3 数据需求 36 3 1 4 1 4 特殊说明 36 3 1 4 1 5 用户文档 37 3 1 4 2 实验室管理人员维护 R03 02 37 3 1 4 2 1 功能简介 37 3 1 4 2 2 功能描述 37 3 1 4 2 3 数据需求 37 3 1 4 2 4 特殊说明 38 3 1 4 2 5 用户文档 38 3 1 4 3 培训时间申报 R03 03 38 3 1 4 4 实验室基本情况管理 R03 04 38 3 1 4 5 实验室经费 R03 05 38 3 1 4 5 1 功能简介 38 3 1 4 5 2 功能描述 38 3 1 4 5 3 数据需求 39 3 1 4 5 4 特殊说明 39 3 1 4 5 5 用户文档 39 3 1 4 6 教学实验项目 R03 06 39 3 1 4 6 1 功能简介 39 3 1 4 6 2 功能描述 39 3 1 4 6 3 数据需求 40 3 1 4 6 4 特殊说明 40 3 1 4 6 5 用户文档 40 3 1 4 7 实验室情况分析 R03 07 41 3 1 4 7 1 人员变动分析 41 3 1 4 7 2 培训时间对照 41 3 1 4 7 3 经费情况对照 41 3 1 4 7 4 成果情况对照 41 3 1 4 8 功报表生成及打印 R03 08 41 3 2 系统功能需求定义 41 3 2 1 系统维护 R04 41 3 2 1 1 编码设置 R04 01 41 3 2 1 2 系统参数维护 R04 02 41 4 非功能需求 42 4 1 用户特点 42 4 2 系统环境 42 4 3 安全性 42 4 4 可靠性 43 4 5 性能 43 4 6 标准化 43 1 引言 1 1 编写目的 本需求分析报告的主要目的是为东南大学设备资产管理信息系统提供需求来源 预期 的读者是 ERP 系统分析组 资产管理信息系统产品开发组 测试组及校方资产管理业务主 管人员 1 2 文档书写约定 红色斜体 文档编写内容指导和帮助 文档确认成稿后需删除该部分内容 蓝色斜体 文档编写内容示例 文档确认成稿后需修改为黑色正文字体或删除该部分 绿色字体 文档中最新修改部分为了以示区别 可以在适当的时候调整为绿色字体 文档确认成稿后 需修改为黑色字体 粉红色字体 文档中作为强调或待定部分内容 可以在适当的时候调整为粉红色字体 文档确认成稿后 需修改为黑色字体 1 3 术语定义 术语 术语解释 Rxx yy zz 需求功能编号 一级单位 主要是指学校院系级单位 如教务处 财务处等 二级单位 主要指从属于一级单位的科室 如设备科 中心实验室等 1 4 参考资料 序号 名称 版本 作者 发布时间 是否保密 1 教育管理信息化标准 第一版 教育部 2002 12 否 2 教育部办公厅关于报送高等学校 实验室信息统计数据通知 教高 厅函 2006 45 号 教育部 2006 否 2 系统概述 2 1 系统目标 设计开发设备资产管理信息系统 满足东南大学对设备资产的管理要求 并促进设备资 产管理的信息化 2 2 系统功能概述 本说明书在用户需求的基础上 经过需求分析和数据整理 设计开发包括以下功能模 块 登入验证 仪器设备管理子系统 物资管理子系统 实验室信息管理子系统 系统管 理等 功能结构示意图如下 编号 名称 使用部门或人员 角色清单 优先级 R 00 登入验证 User 高 R 01 仪器设备管理 设备科 财务处 二级单位 一级单位 设备管理员 财务人员 高 R 02 物资管理 设备科 二级单位 一级单位 物资管理员 中 R 03 实验室信息管理 设备科 实验室管理员 高 R 04 系统管理 系统管理员 高 3 系统功能需求 3 1 业务功能需求定义 3 1 1 登入验证 R00 系统支持统一身份认证系统集成登入验证过程 登录以后 根据每个人的角色取得相 应的功能编号 也就是可以使用的功能 形成菜单 对数据的划分 由内嵌在功能中的逻 辑决定是否可以访问部分数据 而数据划分的逻辑条件是由角色加上角色的属性组成一个 条件 该条件在该角色的连接存在时一直有效 3 1 2 仪器设备管理子系统 R01 3 1 2 1 编码设置 R01 01 3 1 2 1 1 功能清单 功能名称 功能说明 使用角色 设备分类代码管理 采用教育部的设备分类代码体系 对设备分类号进 行增加 修改 删除以及批量导入管理 设备科 地方分类代码管理 对地方或者主管部门的设备分类进行增加 修改 删除以及批量导入管理 供上报和统计用 设备科 我的编码库 为个人 部门指定可用的分类编码 如果没有设置 使用教育部分类代码 一级单位 设备科 附注 地方分类代码 可以根据不同统计口径设置 如 购买资产的经费性质 该经费性质可以与财务经费 性质一致 便于统计分析 以解决日后与财务对账统计口径不一致问题 3 1 2 1 2 主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 分类编码 字符 8 不能为空 2 分类名称 字符 64 不能为空 3 父类编码 字符 8 不能为空 4 编码类型 字符 1 不能为空 1标准 2地方 3个人 5 个人编码 字符 20 当编码类型为3时 不能为空 6 计量单位 字符 20 类别使用的计量单位名称 7 备注 字符 50 备注信息 任意字符 可以为空 3 1 2 2 设备报账管理 R01 02 3 1 2 2 1 功能简介 仪器设备到货后 根据单价或总价 由设备科 一级单位独立或联合验收 验收后 由一级单位登记验收结果 是否到货 是否合格 如果验收通过 由一级单位申请设备报 账 提交设备信息到设备科待建卡 3 1 2 2 2 业务流程管理 流程图如下 3 1 2 2 3 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 个人设备查询 查询指定人员相关设备的设备使用情况和状态 一级单位 设 备 报 账 流 程 一级单位 二级单位设备科 资 产 信 息 登 记 到 货 验 收 按 设 备 手 工 操 作 到 货 验 收 资 产 入 库 入 仓 单 资 产 卡 付 款 登 记 可 多 次 审 核审 核 二级单位 设备科 设备报账申请 个人 部门设备报账申请管理 新增 修改 删除 打印申请单 一级单位 二级单位 设备附件报账申请 个人 部门设备附件报账申请 新增 修改 删除 打印申请单 一级单位 二级单位 主管部门审核 主管部门对一级单位取人的报账单申请进行审核 对申请批复 一级单位 设备科 主管批复管理 增加 修改 删除常用批复意见 一级单位 设备科 附注 个人设备查询 设备科可以在人员离校时查询指定人员设备保管情况 若该人员名下仍有设备未移交 则不办理离校手续 3 1 2 2 4 主要数据信息 设备报账主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 校区代码 字符 1 数据取自校区定义表 2 设备年份 字符 4 不能为空 4为年份信息 3 分类号 字符 8 不能为空 仪器设备分类编码 值 按 2000 年5 月国家教育部高教司统 一颁发的 高等学校固定资产分类 编码手册 的规定填写时 不能自 行增加新的分类号 若目录中没有 则二级以下的可填 4 仪器设备名称 字符 30 汉字表示 超过长度个汉字的可缩写 不能为空 5 型号 字符 20 按仪器设备标牌或说明书标示填写 型号不清的仪器设备 经学校管理 部门核实后 填 超出字段长 度应截取主要部分填写 默认为 6 规格 字符 30 指仪器设备的规格和主要技术指标 规格不清的仪器设备 经学校管理 部门核实后 填 超出字段长 度应截取主要部分填写 默认为 7 单价 数值 14 2 不能为空 系统默认值为0 8 数量 数值 4 不能为空 系统默认值为1 9 经费科目 字符 1 不能为空 是指购置 或报帐时 某仪器设备使用经费的大项来源 数据取自标准定义库 包括 1 教育事业费 2 科研专款及基金 3 基建设备费 4 自筹经费 5 世界银行贷款 6 捐赠 9 其他 10 设备来源 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 购置 2 捐赠 3 自制 4 校外调入 11 使用方向 字符 1 不能为空 指某台仪器设备的使用 性质 其中 科研是指主要用科学 研究方面的仪器设备 一台仪器设 备教学与科研使用机时各占一半时 可填入该项内 数据取自标准定义 库 包括 1 教学 2 科研 3 行政 4 生活与后勤 5 生产 6 技术开发 7 社会服务 9 其他 12 存放地点编码 字符 20 不能为空 数据取自楼宇房间的房间编号 13 存放地点 字符 60 不能为空 数据取自楼宇房间的房 间名称 包括楼宇名称 如化学实 验楼 基础实验室 14 国别代码 字符 3 指仪器设备具体的生产国家代码 数据取自标准定义库 15 国别名称 字符 20 指仪器设备具体的生产国家名 数据取自标准定义库 16 生产厂家 字符 90 国产设备的厂家 填汉字 其他可 填英文名称或译名 没有的填 无 17 出厂编号 字符 20 可填任意字符 18 出厂日期 字符 6 前 位表示年 后 位表示月 月份不清的填 不能为空 19 购置日期 字符 6 指仪器设备到校验收日期 前 位表示年 后 位表示月 不能为空 20 供应商 字符 40 21 发票编号 字符 10 22 设备现状代码 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 在用 2 多余 3 待修 4 待报废 5 丢失 6 报废 7 调出 8 降档 9 其它 A 调入 B 转入 C 转出 D 退库 23 设备现状描述 字符 8 同上 24 进货渠道 字符 8 国内采购 国外进口 25 是否免税 字符 1 可以为空 26 币种 字符 12 可以为空 27 外汇单价 数值 14 2 可以为空 28 合同编号 字符 30 与供应商签订合同的编号 29 附件数量 数值 3 表示该台仪器设备所带附件的总件数 默认为0 30 附件总价 数值 14 2 某仪器设备全部附件为人民币原值 以元为单位 且若附件数不为零 则附件总价不允许为零 默认为 0 31 科研号 字符 20 存放经费科目为 科研 的设备的科研项目编号 可以为空 32 单据号 字符 20 指采购凭证单据号或进口产品定货合同号 可以为空 33 备注 字符 200 可以为空 34 填报日期 字符 10 不能为空 35 操作员代码 字符 20 不能为空 36 操作员名称 字符 20 不能为空 37 单位编码 字符 10 仪器设备所在单位编号 校内具有唯一性 38 单位名称 字符 50 仪器设备所在单位名称 不能为空 39 保管人代码 字符 20 不能为空 40 保管人名称 字符 20 不能为空 41 审核标识 字符 1 1为已审核 0为未审核 42 主管批准意见 字符 200 43 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 44 主管批准人 字符 20 批准人姓名 45 财务审核标识 字符 1 该台仪器设备是否通过财务部门审核 T 通过 F 没通过 46 财审核时间 字符 10 该台仪器设备通过财务部门审核的时间 没审核默认为1900 年 47 财务审核人 字符 20 审核人姓名 48 是否为贵重仪器 字符 1 1为贵重仪器 0为非贵重仪器 49 设备照片 字符 64 存放设备照片名称及路径信息 可以为空 附件报账主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 校区代码 字符 1 数据取自校区定义表 2 设备年份 字符 4 不能为空 3 主设备编号 字符 8 不能为空 4 附件编号 字符 11 不能为空 规则 XXXXXXXX 前8 位为主设备编号 XXX 3位流 水号 5 分类号 字符 8 6 附件名称 字符 30 使用汉字或汉字缩写 7 附件型号 字符 20 8 附件规格 字符 30 9 附件单价 数值 14 2 不能为空 系统默认值为0 10 数量 数值 4 不能为空 系统默认值为1 11 经费科目 字符 1 不能为空 是指购置 或报帐时 某仪器设备使用经费的大项来源 数据取自标准定义库 包括 1 教育事业费 2 科研专款及基金 3 基建设备费 4 自筹经费 5 世界银行贷款 6 捐赠 9 其他 12 设备来源 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 购置 2 捐赠 3 自制 4 校外调入 13 使用方向 字符 1 不能为空 指某台仪器设备的使 用性质 其中 科研是指主要用 科学研究方面的仪器设备 一台 仪器设备教学与科研使用机时各 占一半时 可填入该项内 数据 取自标准定义库 包括 1 教学 2 科研 3 行政 4 生活与后勤 5 生产 6 技术开发 7 社会服务 9 其他 14 存放地点编码 字符 20 不能为空 数据取自楼宇房间的房间编号 15 存放地点 字符 60 不能为空 数据取自楼宇房间的 房间名称 包括楼宇名称 如化 学实验楼 基础实验室 16 国别代码 字符 3 指仪器设备具体的生产国家代码 数据取自标准定义库 17 国别名称 字符 20 指仪器设备具体的生产国家名 数据取自标准定义库 18 生产厂家 字符 90 国产设备的厂家 填汉字 其他 可填英文名称或译名 没有的填 无 19 出厂编号 字符 20 可填任意字符 20 出厂日期 字符 6 前 位表示年 后 位表示月 月份不清的填 不能为 空 21 购置日期 字符 6 指仪器设备到校验收日期 前 位表示年 后 位表示月 不能 为空 22 供应商 字符 40 23 发票编号 字符 10 24 设备现状代码 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 在用 2 多余 3 待修 4 待报废 5 丢失 6 报废 7 调出 8 降档 9 其它 A 调入 B 转入 C 转出 D 退库 25 设备现状描述 字符 8 同上 26 进货渠道 字符 8 国内采购 国外进口 27 是否免税 字符 1 可以为空 28 币种 字符 12 可以为空 29 外汇单价 数值 14 2 可以为空 30 合同编号 字符 30 与供应商签订合同的编号 31 附件数量 数值 3 表示该台仪器设备所带附件的总件数 默认为0 32 附件总价 数值 14 2 某仪器设备全部附件为人民币原 值 以元为单位 且若附件数不 为零 则附件总价不允许为零 默认为0 33 科研号 字符 20 存放经费科目为 科研 的设备的科研项目编号 可以为空 34 单据号 字符 20 指采购凭证单据号或进口产品定货合同号 可以为空 35 备注 字符 200 可以为空 36 填报日期 字符 10 不能为空 37 操作员代码 字符 20 不能为空 38 操作员名称 字符 20 不能为空 39 单位编码 字符 10 仪器设备所在单位编号 校内具有唯一性 40 单位名称 字符 50 仪器设备所在单位名称 不能为空 41 保管人代码 字符 20 不能为空 42 保管人名称 字符 20 不能为空 43 审核标识 字符 1 1为已审核 0为未审核 44 主管批准意见 字符 200 45 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 46 主管批准人 字符 20 批准人姓名 47 财务审核标识 字符 1 该台仪器设备是否通过财务部门审核 T 通过 F 没通过 48 财审核时间 字符 10 该台仪器设备通过财务部门审核的时间 没审核默认为1900 年 49 财务审核人 字符 20 审核人姓名 50 是否为贵重仪器 字符 1 1为贵重仪器 0为非贵重仪器 51 设备照片 字符 64 存放设备照片名称及路径信息 可以为空 3 1 2 2 5 特殊说明 无 3 1 2 2 6 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 3 卡片管理 R01 03 3 1 2 3 1 业务介绍 在同意申报的报账单中选择一个报账单 进行设备卡片的建立 当申请单中具有多个 设备时 根据设备编码规则生成多个卡片 3 1 2 3 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 设备建卡 增加 修改 删除设备卡片信息 设备科 设备附件建卡 增加 修改 删除附件设备附件卡片信息 附件 价值计入主设备 设备科 打印设备条码 打印主设备卡片及条码信息 设备科 打印设备附件条码 打印设备附件固卡片及条码信息 设备科 3 1 2 3 3 数据需求 设备卡片主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 校区代码 字符 1 2 设备年份 字符 4 3 仪器设备编号 字符 8 不能为空 编码规则 XX 年 份 XX 分类号前两位 XXXX 购置流水号 4 分类号 字符 8 5 地方分类号 字符 8 可以为空 6 设备名称 字符 30 7 型号 字符 90 8 规格 字符 60 没有时填 9 单价 数值 14 2 10 数量 数值 4 11 经费科目 字符 8 12 设备来源 字符 8 13 使用方向 字符 8 教育部报表用 14 存放地点编码 字符 20 15 存放地点 字符 40 16 资产属性 字符 8 17 生产厂家 字符 90 不知道可以填 18 购置日期 字符 10 19 国别代码 字符 3 20 国别名称 字符 20 21 供应商 字符 40 22 发票编号 字符 10 23 出厂编号 字符 20 24 设备状态代码 字符 1 教育部报表用 25 设备状态描述 字符 8 26 进货渠道 字符 8 国内采购 国外进口 27 是否免税 字符 1 28 币种 字符 12 29 外汇单价 数值 14 2 30 合同编号 字符 30 单价 3 万及进口设备必填 31 附件价值 数值 14 2 32 备注 字符 70 33 填报日期 字符 10 34 操作员 字符 20 35 部门编码 字符 20 36 保管人代码 字符 20 37 保管人名称 字符 20 38 报账申请编号 数值 8 报账申请批准后自动填入 设备附件卡片主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 校区代码 字符 1 2 仪器设备编号 字符 8 根据规则系统生成 3 附件编号 字符 11 不能为空 规则 XXXXXXXX 前 8位为主设备编号 XXX 3位 流水号 4 分类号 字符 8 5 地方分类号 字符 8 可以为空 6 附件名称 字符 30 7 型号 字符 90 8 规格 字符 60 没有时填 9 单价 数值 14 2 10 数量 数值 4 11 经费科目 字符 8 12 设备来源 字符 8 13 使用方向 字符 8 教育部报表用 14 存放地点编码 字符 20 15 存放地点 字符 40 16 资产属性 字符 8 17 生产厂家 字符 90 不知道可以填 18 购置日期 字符 10 19 国别代码 字符 3 20 国别名称 字符 20 21 供应商 字符 40 22 发票编号 字符 10 23 出厂编号 字符 20 24 设备状态代码 字符 1 教育部报表用 25 设备状态描述 字符 8 26 进货渠道 字符 8 国内采购 国外进口 27 是否免税 字符 1 28 币种 字符 12 29 外汇单价 数值 14 2 30 合同编号 字符 30 单价 3 万及进口设备必填 31 附件价值 数值 14 2 32 备注 字符 70 33 填报日期 字符 10 34 操作员 字符 20 35 部门编码 字符 20 36 保管人代码 字符 20 37 保管人名称 字符 20 38 报账申请编号 数值 8 报账申请批准后自动填入 3 1 2 3 4 特殊说明 无 3 1 2 3 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 4 财务管理 R01 04 3 1 2 4 1 业务流程 设备卡片建立后 财务部门根据设备卡片信息完成设备入账 建立固定资产台帐 并 进行资产对账管理等操作 3 1 2 4 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 财务审核 按照部门 申请人 时间等条件对报账申请进行审 核确认 财务处 设备和财务对账 根据导入的财务信息和当月设备金额对账 财务处 导入财务报账信息 导入财务系统中已报帐设备信息 财务处 导出未报账设备信 息 导出未报账设备信息 财务处 财务报账信息不一 致处理 根据对账结果 修改卡片信息中的金额等 以财务 为准 财务处 财务未达账查询 查询 浏览设备已经建卡但在财务中没有报账的设 备报账申请或附件报账申请 财务处 设备未达账查询 查询已经在财务中进行了报账 但在设备中没有建 卡的设备 附件申请 财务处 科研项目查询 生成指定科研项目相关资产资金信息 可生成 excel 等 财务处 附注 由于财务系统可能没有实时联网 可以将设备的未报账信息导出 提供电子数据供财 务使用 同时系统通过提供 WebService 服务 发布资产报账信息 供财务系统实时获取相关资 产资金信息 以便对账 3 1 2 4 3 主要数据信息 财务导出供对账使用的数据格式 序号 中文名 类型 长度 备注 1 仪器设备编号 字符 8 不能为空 编码规则 XX 年 份 XX 分类号前两位 XXXX 购置流水号 2 设备名称 字符 30 3 型号 字符 90 4 规格 字符 60 5 单价 数值 14 2 6 设备状态代码 字符 1 7 附件总价 数值 14 2 8 购置日期 字符 10 9 单位编码 字符 20 10 单位名称 字符 40 11 保管人代码 字符 20 12 保管人名称 字符 20 3 1 2 4 4 特殊说明 无 3 1 2 4 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 5 精贵仪器管理 R01 05 3 1 2 5 1 业务流程 使用情况申报 设备科判别情况 生成教育部 SJ3 贵重仪器设备表 3 1 2 5 2 功能描述 由设备保管员或者一级单位进行精贵仪器使用情况申报 设备科根据申报情况生成教 育部 SJ3 贵重仪器设备表 3 1 2 5 3 主要数据信息 精贵仪器主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 设备编号 字符 8 2 申报年份 数值 4 3 使用机时 教学 数值 4 用于教学工作的使用机时数 根据仪器设备使用记录按教学 方面统计机时数 若无使用机 时 填 0 不能空项 使用 机时 必要的开机准备时间 测 试时间 必须的后处理时间 4 使用机时 科研 数值 4 用于科研工作的使用机时数 根据仪器设备使用记录按科研 方面统计机时数 若无使用机 时 填 0 不能空项 5 使用机时 社会服务 数值 4 用于社会服务的使用机时数 根据仪器设备使用记录按社会 服务方面统计机时数 若无使 用机时 填 0 不能空项 6 开放使用机时 数值 4 仪器对用户开放使用 用户自 行上机测试 观察样品 的机 时数 7 测样数 数值 6 本学年在本仪器设备上测试 分析的样品数量 按照原始记 录统计填报 同一样品在一台 仪器上测试 统计测样数为 1 与测试方法和次数无关 8 培训人员数 学生 数值 4 本学年在本仪器上培训的能够 独立操作的学生数 不包括各 种形式的参观人数 按照原始 记录统计填报 9 培训人员数 教师 数值 4 本学年在本仪器上培训的能够 独立操作的教师数 不包括各 种形式的参观人数 按照原始 记录统计填报 10 培训人员数 其他 数值 4 本学年在本仪器上培训的能够 独立操作的其他人员数 不包 括各种形式的参观人数 按照 原始记录统计填报 11 教学实验项目数 数值 3 本学年利用本仪器设备开设的列入教学计划的实验项目数 12 科研项目数 数值 3 本学年利用本仪器设备完成的各种科研项目或合作项目数 13 社会服务项目数 数值 4 本学年利用本仪器设备完成的为校外承担的社会服务项目数 14 获奖情况 国家级 数值 2 利用本仪器设备在本学年获得的国家级奖励情况 15 获奖情况 省部级 数值 2 利用本仪器设备本学年获得的省部级奖励情况 16 发明专利 教师 数值 2 利用本仪器设备在本学年获得 的已授权发明专利数 不 含实用新型和外观设计 17 发明专利 学生 数值 2 利用本仪器设备在本学年获得 的已授权发明专利数 不含实 用新型和外观设计 18 论文情况 三大检索 数值 3 利用本仪器设备在本学年发表论文情况 三大检索指 SCI EI ISTP 19 论文情况 核心刊物 数值 3 利用本仪器设备在本学年核心期刊发表论文情况 20 负责人姓名 字符 8 指本仪器设备或机组的负责人姓名 3 1 2 5 4 特殊说明 无 3 1 2 5 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 6 设备转下年 R01 06 3 1 2 6 1 业务流程 本年设备结账 生成下年相关表格 相应数据转为下年 3 1 2 6 2 功能描述 对本年设备帐结帐 生成下年的相关表格 并将相应的数据转入下年 将当前的年份 改为下年 在财务与设备没有完成对账时 不可转下年 3 1 2 6 3 特殊说明 无 3 1 2 6 4 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 7 仪器设备划拨管理 R01 07 3 1 2 7 1 业务流程 仪器设备可以在不同的部门之间划拨 包括 相同一级单位下的不同二级单位之间的划拨 不需要其它部门审核 所以 仅由一级单位手工变更设备仪器的使用单位 本单位下属二 级单位 不需要流程支持 但需要保留划拨记录 不同一级单位之间的划拨 需要拨出二级单位 拨出一级单位 接收一级单位 设备科按流程逐级审核 具体流程见下图 3 1 2 7 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 单位内部划拨 仅由一级单位手工变更设备仪器的使用单位 本单 位下属二级单位 不需要流程支持 但需要保留划 拨记录 一级单位 划拨申请 由调出二级单位或一级单位网上登记内部调拨单 需指定设备详细信息和接收单位 调出二级 单位 划拨审核 调出单位 如果由调出二级单位网上申请内部调拨 则由所属 一级单位审核该内部调拨申请 审核不可修改原始 信息 调出一级 单位 划拨审核 接收单位 接收一级单位需上网确认内部调拨申请 接收一级 单位 划拨确认 设备科 设备科需上网确认内部调拨申请 设备科 3 1 2 7 3 主要数据信息 划拨申请主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 划拨申请编号 字符 10 划拨申请编号 规则 XXXX 4位年份 XX 2 位月份 家具 跨一级单位划拨管理流程 设备科 接收一级单位 拨出一级单位 拨出二级单位 划 拨 申 请 划 拨 审 核 划 拨 审 核 划拨审核 实 施 设 备 转 移 计算机操作 手工操作 手工操作 XXXX 4 位流水号 2 调出单位编码 字符 20 不能为空 3 调出单位名称 字符 40 不能为空 4 调出设备保管人编码 字符 20 不能为空 5 调出设备保管人名称 字符 20 不能为空 6 调入单位编码 字符 20 不能为空 7 调入单位名称 字符 40 不能为空 8 调入设备保管人编码 字符 20 不能为空 9 调入设备保管人名称 字符 20 不能为空 10 申请日期 字符 10 不能为空 11 操作员代码 字符 20 不能为空 12 操作员名称 字符 20 不能为空 13 划拨原因 字符 200 不能为空 14 存放地点 字符 200 不能为空 15 备注 字符 200 可以为空 16 调出单位审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 17 调出单位批准意见 字符 200 18 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 19 调出单位批准人 字符 20 批准人姓名 20 调入单位审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 21 调入单位批准意见 字符 200 22 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 23 调入单位批准人 字符 20 批准人姓名 24 设备科审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 25 设备科批准意见 字符 200 26 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 27 设备科批准人 字符 20 批准人姓名 划拨申请设备主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 划拨申请编号 字符 10 划拨申请编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 仪器设备编码 字符 11 不能为空 仪器设备编码和附件编码共用字段 3 仪器设备名称 字符 30 不能为空 仪器设备名称和附 件名称共用字段 4 型号 字符 90 5 规格 字符 60 没有时填 6 单价 数值 14 2 7 生产厂家 字符 90 不知道可以填 8 出厂编号 字符 20 9 数据类型 字符 1 1 表示设备 2 表示附件 10 备注 字符 200 可以为空 说明 选择仪器设备信息后 其附件信息自动带过来 3 1 2 7 4 特殊说明 划拨申请由设备处审核通过后 需要修改设备的当前保管人 保管单位信息为调入单 位保管人及调入单位信息 3 1 2 7 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 8 仪器设备外借 回收管理 R01 08 3 1 2 8 1 业务流程 仪器设备外借需要由二级使用单位或一级使用单位网上提交申请 如果由二级使用单 位提出申请 则需要所属一级使用单位审核 再由设备科最终核定 设备外借时必须登记预计归还时间 到期未还 系统应该自动提醒 提醒查阅人包括 外借单位 一级或二级 所属一级单位 二级申请 设备科 设备归还时 由外借单位直接录入归还相关信息 不需要网上审核 如下流程图所示 仪 器 设 备 外 借 管 理 流 程 一级单位 二级单位设备科 外 借 申 请 外 借 审 核 外 借 审 核 实 施 外 借 手 工 操 作 3 1 2 8 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 外借申请 仪器设备外借需要由二级使用单位或一级使用单位 网上提交申请 一级 二级 单位 外借审核 如果由二级使用单位提出申请 则需要所属一级使 用单位审核 一级单位 外借确认 设备科需上网确认外借申请 设备科 归还登记 设备归还时 由外借单位直接录入归还相关信息 不需要网上审核 一级 二级 单位 外借到期未归还提醒 系统检索到期未归还的设备信息 将发系统消息给 借入设备保管人 原设备保管单位可以查询到期未 归还的设备信息 一级 二级 单位 3 1 2 8 3 主要数据信息 外借申请主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 外借申请编号 字符 10 外借申请编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 借出单位编码 字符 20 不能为空 3 借出单位名称 字符 40 不能为空 4 借出设备保管人编码 字符 20 不能为空 5 借出设备保管人名称 字符 20 不能为空 6 借入单位编码 字符 20 不能为空 7 借入单位名称 字符 40 不能为空 8 借入设备保管人编码 字符 20 不能为空 9 借入设备保管人名称 字符 20 不能为空 10 申请日期 字符 10 不能为空 11 操作员代码 字符 20 不能为空 12 操作员名称 字符 20 不能为空 13 借出原因 字符 200 不能为空 14 存放地点 字符 200 不能为空 15 预计归还时间 日期 不能为空 16 备注 字符 200 可以为空 17 实际归还时间 日期 不能为空 18 归还说明 字符 200 可以为空 19 归还操作员代码 字符 20 不能为空 20 归还操作员名称 字符 20 不能为空 21 借出单位审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 22 借出单位批准意见 字符 200 23 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 24 借出单位批准人 字符 20 批准人姓名 25 设备科审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 26 设备科批准意见 字符 200 27 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 28 设备科批准人 字符 20 批准人姓名 外借申请设备主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 外借申请编号 字符 10 外借申请编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 仪器设备编码 字符 11 不能为空 仪器设备编码和附件编码共用字段 3 仪器设备名称 字符 30 不能为空 仪器设备名称和附件名称共用字段 4 型号 字符 90 5 规格 字符 60 没有时填 6 单价 数值 14 2 7 生产厂家 字符 90 不知道可以填 8 出厂编号 字符 20 9 数据类型 字符 1 1 表示设备 2 表示附件 10 备注 字符 200 可以为空 说明 选择仪器设备信息后 其附件信息自动带过来 3 1 2 8 4 特殊说明 无 3 1 2 8 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 9 资产减值 R01 09 3 1 2 9 1 业务流程 仪器设备丢失 报废 捐赠需要由二级使用单位或一级使用单位网上提交申请 如果 由二级使用单位提出申请 则需要所属一级使用单位审核 再由设备科网上确认 确认后 自动从资产库中销户 报废设备在一级单位确认后 需要在指定时间内网上公示 若该设备其他部门可以使 用 需要按照部门划拨流程进行部门间资产划拨 具体流程见如下流程图 3 1 2 9 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 丢失申请 由二级使用单位或一级使用单位网上提交申请 一级 二级 单位 丢失申请审核 如果由二级使用单位提出申请 则需要所属一级使 用单位审核 一级单位 仪 器 设 备 丢 失 报 废 捐 赠 管 理 流 程 设备科 二级单位一级单位 申 请 审 核 申 请 申 请 认 定 实 施 报 废 捐 赠 手工操作 丢失申请确认 设备科核定申请 设备科 报废申请 由二级使用单位或一级使用单位网上提交申请 一级 二级 单位 报废申请审核 如果由二级使用单位提出申请 则需要所属一级使 用单位审核 一级单位 报废申请公示 对报废设备网上公示 公示期过后方可报废 其他 部门仍可使用的设备 走部门间划拨流程 一级部门 报废申请认定 设备科核定申请 设备科 捐赠申请 由二级使用单位或一级使用单位网上提交申请 一级 二级 单位 捐赠申请审核 如果由二级使用单位提出申请 则需要所属一级使 用单位审核 一级单位 捐赠申请认定 设备科核定申请 设备科 3 1 2 9 3 主要数据信息 减值申请主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 减值申请编号 字符 10 减值申请编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 减值类型 字符 1 1 丢失 2 报废 3 捐赠 3 申请单位编码 字符 20 不能为空 4 申请单位名称 字符 40 不能为空 5 申请设备保管人编码 字符 20 不能为空 6 申请设备保管人名称 字符 20 不能为空 7 申请日期 字符 10 不能为空 8 操作员代码 字符 20 不能为空 9 操作员名称 字符 20 不能为空 10 原因说明 字符 200 不能为空 11 备注 字符 200 可以为空 12 主管单位审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 13 主管单位审核意见 字符 200 14 审核日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 15 主管单位审核人 字符 20 批准人姓名 16 设备科审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 17 设备科批准意见 字符 200 18 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 19 设备科批准人 字符 20 批准人姓名 减值申请设备主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 11 减值申请编号 字符 10 减值申请编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 12 仪器设备编码 字符 11 不能为空 仪器设备编码和附件编码共用字段 13 仪器设备名称 字符 30 不能为空 仪器设备名称和附件名称共用字段 14 型号 字符 90 15 规格 字符 60 没有时填 16 单价 数值 14 2 17 生产厂家 字符 90 不知道可以填 18 出厂编号 字符 20 19 数据类型 字符 1 1 表示设备 2 表示附件 20 备注 字符 200 可以为空 说明 选择仪器设备信息后 其附件信息自动带过来 3 1 2 9 4 特殊说明 无 3 1 2 9 5 用户文档 编号 文档名称 存储形式 是否保密 3 1 2 10 仪器设备受赠管理 R01 10 3 1 2 10 1 业务流程 设备科估价格 登记使用单位并登记入库 国资网上确认 3 1 2 10 2 功能描述 功能名称 功能说明 使用角色 受赠登记 估价 登记入库 登记使用单位 一 二级单位 受赠确认 设备科受赠确认入账 设备科 3 1 2 10 3 主要数据信息 受赠登记主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 受赠登记编号 字符 10 受赠登记编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 登记单位编码 字符 20 不能为空 3 登记单位名称 字符 40 不能为空 4 登记设备保管人编码 字符 20 不能为空 5 登记设备保管人名称 字符 20 不能为空 6 登记日期 字符 10 不能为空 7 操作员代码 字符 20 不能为空 8 操作员名称 字符 20 不能为空 9 原因说明 字符 200 不能为空 10 备注 字符 200 可以为空 11 主管单位审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 12 主管单位审核意见 字符 200 13 审核日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 14 主管单位审核人 字符 20 批准人姓名 15 设备科审核标识 字符 1 T为已通过 F为未通过 0为未审核 16 设备科批准意见 字符 200 17 批准日期 字符 10 日期 格式 XXXX XX XX 18 设备科批准人 字符 20 批准人姓名 受赠登记设备主要数据信息 序号 中文名 类型 长度 备注 1 受赠登记编号 字符 10 受赠登记编号 规则 XXXX 4 位年份 XX 2 位月份 XXXX 4 位流水号 2 校区代码 字符 1 数据取自校区定义表 3 设备年份 字符 4 不能为空 4为年份信息 4 分类号 字符 8 不能为空 仪器设备分类编码 值按 2000 年5 月国家教育部高教司 统一颁发的 高等学校固定资产 分类编码手册 的规定填写时 不能自行增加新的分类号 若目 录中没有 则二级以下的可填 5 仪器设备名称 字符 30 不能为空 仪器设备名称和附件名称共用字段 6 型号 字符 90 7 规格 字符 60 没有时填 8 单价 数值 14 2 9 数量 数值 4 不能为空 系统默认值为1 10 经费科目 字符 1 不能为空 是指购置 或报帐时 某仪器设备使用经费的大项来源 数据取自标准定义库 包括 1 教育事业费 2 科研专款及基金 3 基建设备费 4 自筹经费 5 世界银行贷款 6 捐赠 9 其他 11 设备来源 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 购置 2 捐赠 3 自制 4 校外调入 12 使用方向 字符 1 不能为空 指某台仪器设备的使 用性质 其中 科研是指主要用 科学研究方面的仪器设备 一台 仪器设备教学与科研使用机时各 占一半时 可填入该项内 数据 取自标准定义库 包括 1 教学 2 科研 3 行政 4 生活与后勤 5 生产 6 技术开发 7 社会服务 9 其他 13 存放地点编码 字符 20 不能为空 数据取自楼宇房间的房间编号 14 存放地点 字符 60 不能为空 数据取自楼宇房间的 房间名称 包括楼宇名称 如化 学实验楼 基础实验室 15 国别代码 字符 3 指仪器设备具体的生产国家代码 数据取自标准定义库 16 国别名称 字符 20 指仪器设备具体的生产国家名 数据取自标准定义库 17 生产厂家 字符 90 国产设备的厂家 填汉字 其他 可填英文名称或译名 没有的填 无 18 出厂编号 字符 20 可填任意字符 19 出厂日期 字符 6 前 位表示年 后 位表示月 月份不清的填 不能为 空 20 购置日期 字符 6 指仪器设备到校验收日期 前 位表示年 后 位表示月 不能 为空 21 供应商 字符 40 22 发票编号 字符 10 23 设备现状代码 字符 1 不能为空 数据取自标准定义库 包括 1 在用 2 多余 3 待修 4 待报废 5 丢失 6 报废 7 调出 8 降档 9 其它 A 调入 B 转入 C 转出 D 退库 24 设备现状描述 字符 8 同上 2